實現企業辦公室行政管理精細化要點分析

文/中鐵電氣化局集團有限公司城鐵公司 宋越

精細化管理能夠降低企業的經營、管理成本，對于國企而言尤為重要。現代管理學指出，精細化管理居于規范化、個性化之間，需保證定位精確、目標細化、考核內容細化。而通過這一管理方式能夠落實好管理責任，及時處理工作中的各類問題。

一、實現企業辦公室行政管理精細化的意義

首先，辦公室是企業的綜合協調及辦事機構，負責執行上級決策內容。精細化管理對員工工作效率、工作進度、工作質量都有一定的幫助，故需引入精細化管理的理念。精細化管理要求工作者用細致、認真的態度管控工作中的各個環節，以此改變散漫拖拉的工作作風，提高工作執行力。其次，降本增效是非常有利于企業自身發展的，借助于精細化管理，能夠最大化運用到企業現有的人、財、物資源，使工作中的資源消耗不斷下降。再者，企業管理工作屬于系統性工程。精細化管理更注重整體協調與配合，適用于辦公室行政管理工作。既能夠處理好各部門工作內容的銜接問題，也讓員工更加認同企業管理工作。

二、企業辦公室行政管理工作中的不足

（一）工作中過度依賴傳統經驗管理。經驗管理的優勢在于，既能保證良好工作方式方法的傳承，也能保障辦公室管理的穩定有序。但在工作中發現缺點也較大，難以對辦公室現行管理內容進行優化。而且，實際工作中，辦公室人員常常變動，會導致工作難以銜接。此外，員工們各憑自己的經驗，缺乏交流溝通，執行工作時常常是被動的，缺少創新意識。

（二）員工缺乏行政管理執行力。執行力是完成預定目標的能力，若執行力不高，員工工作效率會偏低，工作效果會受到影響。辦公室工作屬于事務性工作，在完成時存在較多問題，原因如下：一是任務分解不合理。在實際工作中缺乏明確的目標任務達成計劃及員工任務分配清單，導致工作任務分配缺乏清晰度，影響到任務執行。二是缺少指導與監督。若員工在執行工作時沒有前輩指導，沒有督導機制進行約束、規范，執行力很難提高。

（三）考核評價體系不健全。在實際工作中發現，雖然制定了完善的考核評價體系，但起初執行時會有所不適，需依據部門實際情況再進行調整。一是績效指標難以確認，指標要求過高，員工無法去實現，指標要求過低，員工缺乏積極性；二是績效評估難以做到公平公正，企業執行的績效評估很容易偏向領導意見或觀點；三是人事部員工很少會做跟蹤考核。

（四）崗位責任管理體系不完善。崗位責任管理需做到定崗、定責、定標準。出于內外部因素影響常不能發揮出應有作用，整體效果欠佳。實際工作時存在的問題分為三點：一是辦公室工作并非固定存在的，許多屬于臨時下發。由于事前準備不足，部分員工工作馬虎、拖沓；二是辦公室工作內容模糊，由于權責劃分不明確導致各部門工作內容交叉，發生問題互相推諉；三是辦公室工作標準不明確，一些員工認為只要領導滿意便可，工作內容是否存在問題不去深究。

三、企業辦公室行政管理精細化的思路

（一）行政管理目標及內容的精細化。辦公室行政管理包括公文管理、檔案管理、會議管理、辦公耗材管理、車輛管理、印章管理等，這一系列的行政管理工作均應實現精細化管理。通過自己的工作經驗得出，公文管理需做好公文的登記簽收、編號保管、閱批分轉、傳閱催辦、立卷歸檔；檔案管理應完成資料收集、檔案歸類、統計管理、過期文件的銷毀，規定好立卷歸檔制度、范圍及時間；會議管理則需明確會議目標、列出參會人員和參會時間，做好會議內容統計及執行反饋；辦公耗材管理重在規范辦公耗材，紙張、打印機墨盒、辦公用筆、鍵盤、鼠標、網線等均要做到物盡其用，確定各部門的耗材總費，超出則從部門經費中扣除；車輛管理方面，公司公務車均由辦公室統一管理，任何人員用車需提出書面申請并交予領導簽字。若員工需要對公務車加油，需登記油卡記錄，并說明具體辦公事項，車輛均憑卡至加油站加油；印章管理方面，如工程類企業需要頻繁使用印章，時間周期偏長，需采取書面申請印章和實物用印的方式，并做到追本溯源。

表1 辦公室行政管理類型及流程

發文→登記確認→打印下發文件→留存檔案并歸檔收文→簽收→擬辦→流轉檔案管理 接收→編號→上架→確立索引→規范管理→保管會議管理 會前準備→會議通知→會場布置→會議內容記錄→會議內容執行并反饋辦公耗材管理/車輛管理/印信管理 擬定方案→送審→執行行政管理類型 具體流程公文管理

（二）行政執行力管理的精細化。若辦公室工作人員缺乏有效的執行，即便規章制度完善也難以有較佳的管理效率。為了解決該問題，需采取如下精細化管理方式：一是借助《崗位工作手冊》細化辦公室內部工作，確定好基本工作流程、考核標準及考核事項；二是明確執行內容，強化員工的思想與行為培訓，使其改變自身素質及觀念；三是控制好工作任務，及時糾正工作中的不足，完成事前、事中與事后的各流程控制。

（三）行政成本管理的精細化。辦公室有較多的行政成本是在公務用車、辦公室耗材方面，這是由于當前行政制度中存在缺陷：一些成本屬于額外損耗，事實上是可以去除的。行政成本過高會影響到企業正常運營，辦公室人員需強化成本管理意識，轉變現行管理模式，加強行政人員培訓。

四、企業辦公室行政管理精細化的經驗

（一）以標準化和制度化推進精細化行政管理工作。標準化和制度化是推動精細化行政管理的保障力量。工作經驗總結出兩點：首先，標準化能夠給員工樹立起工作標準，員工以標準化為導向，能夠更高質量地完成自身工作。其次，應建立相關的企業管理制度，以獎懲與規范的手段引起員工對企業標準化的重視。使其在規章制度的約束下，以工作標準為導向，工作細分為過程，實現精細化的行政管理。例如公司在年初時可根據上一年經驗及單位經營現狀制定年度工作計劃，再將年度工作計劃細分為月、周、日工作計劃，通過計劃的細分來提升工作的效率。在工作計劃制定時，需將工作內容做進一步細分，如對數據進行分類，按照重要程度的順序提交數據。

（二）培養員工精細化行政管理習慣。員工的工作習慣對企業工作效率與工作質量有著重大的影響，培養員工的精細化行政管理工作習慣非常必要。首先，企業應開展多項培訓，內部由公司管理者、優秀員工擔任講師做培訓，外部則請專業的培訓公司組織員工做培訓。培訓的目的重在培養員工的綜合素質、協調能力、組織能力、決斷能力；其次，企業應不定期組織對員工進行考核，以考核測評了解員工現階段的工作水平及工作狀態，將考核結果記入績效考核，以此刺激員工積極參與和完成工作；最后，企業應制定出標準化的工作流程，使員工按照工作流程開展工作，允許員工在合理的范圍內進行自主變通。

（三）確定好考核評價的量化指標。在考核評價環節，經驗得出管理者可以給易于量化的工作定制量化指標，對不易量化的工作設計定性指標，具體的指標見表2所示。對于程序性不強，不宜量化的指標，則要人工制定出相關的工作指標。根據員工完成指標的情況做員工等級評比，若是優秀員工將給予相應的精神或物質獎勵，鼓勵員工繼續保持。若是能力偏弱的員工則進行面對面溝通，做出適當的批評教育，讓員工積極改正缺點，再接再厲。

表2 精細化評估指標及內容

精細化評估指標 精細化評估指標內容崗位工作指標 難度、時效、成本員工考核指標 熟練程度、理解程度服務質量指標 領導滿意程度、各部門滿意程度組織紀律指標 到崗時間、工作紀律思想道德指標 職業道德、個人品德

（四）明確崗位職責及細化崗位工作內容。高效的企業行政管理工作是建立在“定崗、定責、定標準”的管理基礎之上的，首先企業應當根據實際的管理需求來設置行政管理部門的工作崗位，明確每個崗位職責與內容，設置相關的工作標準，使員工在工作過程中有制度、有標準可循。在此基礎之上，公司負責人還應把工作任務進一步精細化，將細化后的工作內容，科學合理安排給具體工作人員，實現精細化行政管理工作。

五、結語

當前，企業經營規模逐年擴大，各部門的員工數量不斷增多，員工的分工也越來越細化，故在企業管理方面應專業化、精細化。在此背景下，精細化的企業行政管理成為必然的趨勢，企業應當采取一定的手段與措施推進精細化行政管理工作的開展。如此才能營造良好的工作氛圍，確保企業各項工作流程的順利運行。