企業(yè)辦公室行政管理精細(xì)化的思路與對策研究

文/湖南華菱湘潭鋼鐵有限公司高線廠 肖鳴

做好企業(yè)辦公室行政管理工作，是確保企業(yè)正常開展經(jīng)營活動(dòng)的前提。與此同時(shí)，提高辦公室行政管理精細(xì)化程度，能夠提升行政辦公效率，規(guī)范行政手段，減少工作失誤。但是，目前我國企業(yè)辦公室行政管理工作還存在一些問題，例如企業(yè)辦公室行政管理手段缺乏創(chuàng)新，針對性及實(shí)效性不強(qiáng)，精細(xì)化程度不高。為解決這些問題，需要詳細(xì)開展企業(yè)辦公室行政管理對策研究工作，創(chuàng)新行政管理手段，提升行政管理效率。

一、企業(yè)辦公室行政管理存在的問題

（一）缺少完整的行政辦公制度。管理制度是企業(yè)單位所有部門必備的內(nèi)部制度，完善的管理制度能夠提高企業(yè)辦公室行政工作的效率。但是某些企業(yè)并沒有針對辦公室行政工作的特點(diǎn)制定針對性的行政辦公制度，導(dǎo)致企業(yè)不同辦公制度的內(nèi)容雷同，工作效率低下。除此以外，有些公司對辦公室事務(wù)沒有進(jìn)行分工，崗位權(quán)責(zé)不明確導(dǎo)致行政管理工作效率低下，工作中容易出現(xiàn)相互推諉、逃避責(zé)任的情況。由于辦公制度無法明確說明行政崗位的具體職能，導(dǎo)致行政管理工作中出現(xiàn)職權(quán)交叉問題。另外，辦公室行政管理工作的內(nèi)容隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大而不斷增加，辦公室行政管理精細(xì)化程度不能與企業(yè)發(fā)展進(jìn)程相適應(yīng)，辦公室行政管理制度不完善。

（二）缺少團(tuán)結(jié)協(xié)作能力。做好企業(yè)辦公室行政工作的前提是，各部門工作人員能夠進(jìn)行有效溝通，并在工作上相互配合，才能提升工作效率。但是在實(shí)際的工作中，有些員工的協(xié)作能力較弱，無法較好地與其他部門成員協(xié)調(diào)完成工作。缺乏有效的溝通導(dǎo)致辦公效率低下，企業(yè)的管理成本也因此增多。與此同時(shí)，在企業(yè)推進(jìn)行政管理工作時(shí)，需要做到權(quán)責(zé)明確，才能夠確保行政管理工作取得一定的效果。但是，就目前的情況來看，承擔(dān)行政管理責(zé)任的主要是部門經(jīng)理，而企業(yè)的其他員工常常選擇置身事外，忽視辦公室行政管理工作問題。這種行政管理工作方法無法協(xié)調(diào)整個(gè)企業(yè)辦公室的力量做好行政管理工作，導(dǎo)致行政管理工作無法實(shí)現(xiàn)良性循環(huán)。

（三）員工綜合素質(zhì)較低。企業(yè)辦公室行政工作每個(gè)環(huán)節(jié)的具體任務(wù)都需要相對應(yīng)的員工落實(shí)，所以，員工的職業(yè)素養(yǎng)及綜合素質(zhì)在很大程度上影響了企業(yè)辦公室行政管理工作是否能順利開展。首先，行政管理決策及具體的任務(wù)由相關(guān)管理人員實(shí)施，這部分管理者的管理意識直接決定了企業(yè)辦公室行政管理工作的質(zhì)量。如果管理者的管理意識不強(qiáng)，懈怠管理工作，就會(huì)導(dǎo)致行政管理工作的開展效率低下。其次，員工作為被管理的角色，對管理工作配合程度不高，會(huì)導(dǎo)致行政管理工作難以開展。并且，由于企業(yè)員工的綜合素質(zhì)不高，缺乏工作責(zé)任感和主人翁意識，在處理行政工作時(shí)缺乏工作責(zé)任心，從而造成企業(yè)辦公室的工作堆積，行政管理工作難以進(jìn)行。

二、企業(yè)辦公室行政管理精細(xì)化的思路

（一）樹立精細(xì)化的管理制度。企業(yè)應(yīng)不斷完善辦公室行政管理精細(xì)化規(guī)章及制度，并通過采用現(xiàn)代化的信息管理技術(shù)，提高企業(yè)辦公室行政管理工作精細(xì)化水平。首先，提高管理者對辦公室行政管理精細(xì)化的重視程度，進(jìn)一步推進(jìn)企業(yè)辦公室行政管理精細(xì)化進(jìn)程。管理者根據(jù)行政管理工作的實(shí)際情況，嚴(yán)格根據(jù)國家相關(guān)的行政管理的法律法規(guī)要求，制定適用于企業(yè)內(nèi)部的行政管理精細(xì)化制度，從根本上提高企業(yè)行政管理工作的水平，促進(jìn)行政管理工作的內(nèi)部調(diào)整與改革，提升行政管理精細(xì)化程度。通過制定與辦公室行政管理工作相適應(yīng)的精細(xì)化規(guī)章制度，使辦公室行政管理工作有法可依，讓管理人員有序開展日常行政管理工作。與此同時(shí)，在開展行政管理工作時(shí)，企業(yè)管理者必須明確行政管理工作的精細(xì)化程度，不斷完善行政管理工作的流程，以此提升行政管理工作的精細(xì)化水平。

（二）強(qiáng)化團(tuán)結(jié)協(xié)作意識。增強(qiáng)員工間的團(tuán)結(jié)協(xié)作意識，能夠提高企業(yè)辦公室行政管理工作的效率。只有不斷強(qiáng)化員工間的團(tuán)結(jié)協(xié)作意識，培養(yǎng)員工的主人翁意識，才能促進(jìn)企業(yè)辦公室行政管理精細(xì)化進(jìn)程。團(tuán)結(jié)協(xié)作意識是提升企業(yè)辦公室行政管理精細(xì)化水平的重點(diǎn)內(nèi)容。提升員工間的團(tuán)結(jié)及協(xié)作意識，能夠降低行政管理工作的溝通成本，提升辦公效率，從而有效降低企業(yè)的管理成本。企業(yè)可以通過定期開展企業(yè)內(nèi)部團(tuán)建活動(dòng)，來提高員工間的團(tuán)結(jié)協(xié)作意識。除此以外，企業(yè)管理者應(yīng)該為員工創(chuàng)造和諧的工作氛圍以及良性競爭氛圍。和諧的工作氛圍能夠使各崗位工作人員形成向心力，提升工作質(zhì)量，為企業(yè)謀取更多利益。而良性競爭能夠促進(jìn)員工工作水平不斷提升，從而有助于提升辦公室行政管理精細(xì)化水平。

（三）提高工作人員的綜合素養(yǎng)。由于個(gè)別從事企業(yè)辦公室行政工作的員工綜合素養(yǎng)較低、專業(yè)技能欠缺。所以，要切實(shí)落實(shí)行政員工的職業(yè)素養(yǎng)培訓(xùn)工作，以此促進(jìn)企業(yè)辦公室行政管理精細(xì)化制度的落實(shí)。首先，企業(yè)應(yīng)當(dāng)定期開展行政辦公職業(yè)培訓(xùn)及技能訓(xùn)練，不斷提高員工對行政管理工作精細(xì)化的認(rèn)識，讓員工在行政管理工作中主動(dòng)落實(shí)精細(xì)化要求。其次，針對行政管理工作過程中出現(xiàn)的問題，企業(yè)應(yīng)該定期開展行政管理會(huì)議，管理人員之間加強(qiáng)工作交流。針對工作中出現(xiàn)的難題，共同商討解決措施，提升行政管理工作效率，促進(jìn)行政管理精細(xì)化水平提高。最后，注重行政管理人才的培養(yǎng)工作，通過招聘新型管理人才，增加企業(yè)行政管理人才儲(chǔ)備。在招聘過程中，應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)評估管理人員的責(zé)任心及管理能力。與此同時(shí)，注重培養(yǎng)內(nèi)部行政管理人才，通過增加崗前培訓(xùn)，注重培訓(xùn)行政管理知識及管理精細(xì)化內(nèi)容等，切實(shí)提高行政管理人才隊(duì)伍的精細(xì)化管理水平，以此確保企業(yè)辦公室行政管理精細(xì)化水平的提高。

三、企業(yè)辦公室行政管理精細(xì)化的對策

（一）行政考核指標(biāo)細(xì)化量化。通過建立精細(xì)化的考核指標(biāo)，能夠提高員工工作的積極性，明確職權(quán)范圍。首先，要細(xì)化辦公室行政工作內(nèi)容，讓管理者從整體上細(xì)化行政考核目標(biāo)，以便管理人員能夠從各個(gè)考核指標(biāo)中做好辦公室行政工作總量的把控工作，了解每個(gè)行政工作階段的工作量，提升辦公室行政工作的效率。其次，應(yīng)該建立系統(tǒng)化和流程化的考核評價(jià)法。通過使用行為錨定等級評價(jià)法（BARS），考核員工的工作態(tài)度、責(zé)任心、配合度等等。行為錨定等級評價(jià)法，主要通過建立等評價(jià)表的方式，量化績效評價(jià)。與此同時(shí)，還結(jié)合了關(guān)鍵性事物評價(jià)及量化等級評價(jià)法，有效提升了評價(jià)表的準(zhǔn)確性。此評價(jià)表的考核主要內(nèi)容包括：辦公室行政崗分析、評級等級的具體定義、納定職位關(guān)鍵事物的最終評價(jià)指標(biāo)及考評標(biāo)準(zhǔn)、以此建立符合崗位特點(diǎn)的最終工作績效評價(jià)體系。最后，建立辦公室行政量化記錄系統(tǒng)。通過應(yīng)用企業(yè)辦公系統(tǒng)、互聯(lián)網(wǎng)考勤技術(shù)等，對每人每日的工作進(jìn)行量化考核管理，記錄辦公時(shí)長及工作任務(wù)，作為行政考核數(shù)據(jù)參考指標(biāo)。

（二）強(qiáng)化辦公室工作人員精細(xì)化意識。強(qiáng)化辦公室工作人員的精細(xì)化意識，提升企業(yè)辦公室行政管理精細(xì)化水平。企業(yè)辦公室行政工作人員在實(shí)際工作中起著上傳下達(dá)的關(guān)鍵作用。要提升辦公室行政工作精細(xì)化水平，需做到如下幾點(diǎn)：首先，行政工作人員主動(dòng)適應(yīng)行政工作要求，落實(shí)做好崗位工作。其次，行政工作人應(yīng)該認(rèn)清形勢發(fā)展要求，從大局出發(fā)，不斷依照精細(xì)化工作要求，切實(shí)強(qiáng)化行政責(zé)任意識、服務(wù)意識、效率意識。最后，注重培養(yǎng)員工的辦公意識及公文辦理效率，提升員工的工作精細(xì)化意識。

（三）培養(yǎng)辦公室工作人員的精細(xì)化習(xí)慣。培養(yǎng)辦公室工作人員的精細(xì)化習(xí)慣，需要從以下五個(gè)方面入手：首先，要調(diào)動(dòng)辦公室工作人員的工作積極性，全面了解行政工作崗位價(jià)值及細(xì)節(jié)。通過營造企業(yè)辦公氛圍，創(chuàng)造尊重平等團(tuán)結(jié)的辦公環(huán)境，幫助員工適應(yīng)崗位要求。其次，培養(yǎng)辦公室工作人員按時(shí)完成任務(wù)的工作意識，增強(qiáng)工作人員的時(shí)間觀念，并幫助其養(yǎng)成資料分類、保持辦公區(qū)域整潔等習(xí)慣，以此提高工作人員的辦公效率。與此同時(shí)，注重提高工作人員的規(guī)劃能力，讓其養(yǎng)成制定工作計(jì)劃及任務(wù)的習(xí)慣，減少工作出錯(cuò)及返工概率，提高工作效率。注重培養(yǎng)工作人員的歸納總結(jié)習(xí)慣，通過定期召開工作匯報(bào)及總結(jié)會(huì)，幫助員工增強(qiáng)歸納總結(jié)能力，不斷提高工作水平。最后，培養(yǎng)員工的溝通協(xié)調(diào)能力，通過開展多種形式的工作分享會(huì)，促進(jìn)員工間的溝通交流，從而提升辦公室行政管理效率。

四、結(jié)語

針對企業(yè)辦公室行政管理中存在的問題，如缺少完整的行政辦公制度、缺少團(tuán)結(jié)協(xié)作能力、員工綜合素質(zhì)較低等問題。應(yīng)該明確企業(yè)辦公室行政管理精細(xì)化的思路，從樹立精細(xì)化的管理制度、強(qiáng)化團(tuán)結(jié)協(xié)作意識、提高工作人員的綜合素養(yǎng)三個(gè)方面入手，切實(shí)做好行政考核指標(biāo)細(xì)化量化、辦公室工作人員精細(xì)化意識強(qiáng)化、培養(yǎng)辦公室工作人員精細(xì)化習(xí)慣，以此實(shí)現(xiàn)企業(yè)辦公室行政管理精細(xì)化目標(biāo)。隨著時(shí)代的發(fā)展以及社會(huì)的進(jìn)步，企業(yè)辦公室行政管理精細(xì)化是信息化時(shí)代的必然趨勢。行政工作的精細(xì)化及分工專業(yè)化有助于提升辦公室行政工作的效率，提升辦公室行政管理工作的科學(xué)性，降低企業(yè)的管理成本，提高企業(yè)競爭力。