網絡新媒體在高職院校辦公室管理中的應用

文/漳州城市職業學院 楊麗

近年來，隨著國家對職業教育的重視程度逐年提升，將職業教育置于與高等教育同等重要的地位看待。在這一背景下，各類高職院校在招生規模、專業設置、硬件提升、師資優化等諸多方面紛紛發力，步入高質量發展的快車道。與此同時，辦公室作為學校黨委、行政的綜合辦事機構，是關鍵的中樞機構、核心部位、參謀部門，其重要性不言而喻，各項事務日益繁忙，各項工作復雜多樣，辦公室管理工作的難度與日俱增。本文針對辦公室工作的特點和所面臨的形勢，結合網絡新媒體的特點，就辦公室發揮主觀能動性并創造性開展工作進行了探索。

一、高職院校辦公室管理工作特點分析

在新時期，高職院校辦公室管理既繼承了原有的工作特點，同時也融入當前時代的新特征，主要體現在政策性、服務性、綜合性、機要保密性等幾個方面。

（一）政策性。就整個高職院校而言，辦公室主要起到上傳下達的作用，將黨的教育政策原原本本地下達至每一個院系，并確保這些政策不折不扣地予以執行，是整個行政管理體系的核心部門和窗口部門，發揮著至關重要的作用。具體而言，在新時期做好高職院校辦公室管理工作，必須要以習近平新時代中國特色社會主義思想為指導，堅決貫徹落實黨的十九大和十九屆歷次全會精神，及時、完整、全面傳達黨的教育路線、方針、政策。

（二）服務性。在實際工作中，辦公室負責協調各方，同時更重要的作用是為各方服務，確保各個方面的力量集中到一起，形成最大合力，確保各項工作能夠順利完成。因此，辦公室既要具備從宏觀層面俯瞰全局、把握全局的能力，同時也要能夠撲下身子，全心全意地做好本職工作，為每一個院系、每一個部門、每一位教師、每一位學生扎扎實實地做好各項服務和保障工作，解除他們的后顧之憂。

（三）綜合性。作為高職院校的綜合辦事機構，辦公室的作用是協調各方、縱覽全局，這就要求辦公室始終具備大局觀念和全局意識，要對各方的業務工作、相關情況等全面了解甚至十分熟悉，只有這樣，才能夠統籌規劃好各項事務，做到“胸中有丘壑”。因此，在實際工作中，辦公室管理是多層次、全方位、綜合性的管理工作。

（四）機要保密性。由于辦公室具有離領導層較近的特點，因此，在消息、政策、制度的知悉方面具備“近水樓臺先得月”的優勢，領導意圖、上級決策等各項內容，都會比其他部門人員更早獲悉。但由于這些消息涉及黨委常委會、校長辦公會、人事安排調動、檔案材料、保密文件等相關內容，一般相對比較重大，且在正式公布之前屬于機密，這就要求辦公室人員要具備較強的保密意識，并自覺遵守保密相關制度，扎實履行好保密義務。

二、基于網絡新媒體創新辦公室管理模式

“新媒體”是與“舊媒體”相對而言的，也就是與廣播、電視、報紙、雜志等傳統媒體相對比而存在的。“網絡新媒體”是利用互聯網技術傳播信息的多種新型媒體的集合。后來，隨著自媒體等新興傳播主體的出現，“網絡新媒體”這一概念不再局限于“媒體”行業，而是泛指一切能夠傳播信息的新興手段，如微博、微信、QQ、客戶端等等，這些技術發展迅速，掀起了傳媒革命的新一輪浪潮，并開始向包括辦公室管理在內的各領域滲透，高職院校辦公室管理借助網絡新媒體開展模式創新極有必要。

（一）是提高管理效率的必要措施。近年來，高職院校辦公室工作任務逐年加重、各項工作標準逐漸提升。同時，各種新工作、新任務層出不窮，這對從業人員提出了更多更新的挑戰。在這一形勢下，如果單純依靠傳統的管理方式開展工作，不僅耗時耗力，而且工作質量、效果、效率等都將大打折扣，與當前時代發展的需求不符。在這一背景下，借助網絡新媒體技術開展辦公室管理，可以因地制宜發揮各種技術手段的優勢，促進工作效率提升，并圓滿完成各項工作任務。

（二）是更好服務師生的必要手段。辦公室既要協調各方，又要親力親為，歸根結底就是要為教師、學生做好各項服務。但在新時期，隨著經濟社會的發展和進步，師生的要求出現了新變化，呈現出更加多元化、個性化的特點。面對這樣的變化，如果再借助傳統的“一刀切”管理模式，勢必不能滿足師生的合理訴求。因此，借助網絡新媒體可以實現服務的“一對一”，在適應社會發展變化的同時，也滿足了師生的合理訴求，提升了師生對學校工作的滿意度。

（三）是順應發展潮流的必要方式。社會節奏越來越快，各項事務越來越多，在這種情況下，人們的時間被分割成一個一個小塊，呈現出典型的“碎片化”特征，如果再像過去那樣，單獨抽出大段的時間來處理某一項具體事務，顯然是不切合實際的。所以，很多工作開始由“線下”轉為“線上”，打破了時空的限制。因此，借助網絡新媒體進行辦公室管理模式的變革，順應了線上線下互動的發展思路，有利于各項工作的開展。

三、高職院校辦公室管理模式創新研究

基于網絡新媒體對辦公室管理模式創新的必要性，再結合二者各自的特點和發展現狀，接下來就如何實現二者有效融合，更好促進辦公室工作開展進行探索。

（一）借助網絡新媒體，構建協同辦公新模式。要以新媒體技術為載體和工具搭建新平臺，提升辦公室管理工作的協同性、規范性。目前，隨著技術手段的更新，辦公室管理工作要緊跟技術進步的步伐，通過組織多種活動、培訓、學習等形式，進一步提高多媒體技術的利用率和普及率，提倡無紙化辦公，還要積極鼓勵教師、學生多多接觸新媒體、利用新媒體。其一，辦公室可以申請微信公眾號，將各種信息、消息在公眾號上及時發布，并在公眾號上開辟信息反饋專區，保障學校各項信息及時傳遞到每一名師生，確保了傳播效果，而且還構建起了消息反饋的有效渠道，可以及時、全面獲悉師生對于學校各方面工作的意見建議，實現雙方順暢溝通。此外，抖音、微博、校園網等新媒體在年輕人群體中很受歡迎，學校可以利用這一特點，利用上述幾種載體，有意識地開展思想政治教育，對學生進行正確引導，促進他們樹立正確價值觀、人生觀，實現全面發展。其二，要科學合理使用OA協同辦公管理平臺，提高工作效率的同時，降低各種資源消耗，實現綠色管理。具體來說，要實現線下管理與線上管理的融合，將考勤管理、督辦催辦、任務布置等能在線上實現的工作均在線上開展，實現移動辦公、數據共享、在線及時溝通等便捷服務，提升辦公室管理工作的數字化、科學化、智能化、多元化水平。其三，構建無紙化會議系統。多媒體會議技術伴隨著信息技術的發展也日新月異，現如今開會不再僅僅是安裝一個投影儀那么簡單，而是要采用無紙化會議平板終端或無紙化升降式會議終端，進一步提升會議系統的便捷性。借助這項技術，無論是會議發言，還是界面共享、投票表決等多項議程，直接在平板上就可以完成，大大提高了效率、節約了成本。

（二）堅持以人為本，完善工作激勵機制。在新媒體環境下，各項管理工作更加便利快捷的同時，也容易產生各種弊端，如工作人員的積極性、主動性衰減，這就要求在開展辦公室管理工作時要最大限度規避網絡新媒體帶來的負面影響，通過各項制度的不斷完善和優化，規范工作人員的自身行為，既要堅持以人為本、實行人性化管理，同時又要充分調動每個人的主動性、積極性，構建和諧的工作關系。其一，要善于借助網絡多媒體開展價值觀引領、教育，通過潤物細無聲的方式，促進每一名工作人員解放思想、與時俱進，摒棄保守、單一、片面的工作理念及思路方式，積極主動地面對當前高職院校辦公室管理工作所面臨的新問題、新形勢，創造性地開展工作。其二，借助網絡新媒體，定期開展線上培訓、學習、分享，讓大家在頭腦風暴中形成新的思維模式和工作思路，并在實際工作中促進文字能力、溝通能力、協調能力、組織能力的全面提升，更好地為師生服務。其三，借助新媒體，完善目標管理制度并促進其實施。在制定考核制度、規章制度時，可借助網絡廣泛征求、借鑒各校意見和成功經驗，并將公務接待制度、會議室使用制度、崗位目標責任考核制度等每項制度予以細化，利用多媒體技術進行制作，采用人們喜聞樂見的方式進行宣傳、監督，促進每項制度深入人心。

（三）借助網絡新媒體，創新辦公室文化建設。在當今時代，管理是生產力，文化也是生產力，團結、高效、向上的文化對于工作人員積極性、主動性的調動起到了至關重要的作用。就辦公室而言，只有積極加強文化建設，才能為服務好師生打下堅實的基礎。要利用多種形式的線上學習機會，主動學習各地在支部活動、辦公室圖書角、在線學習平臺等文化建設方面的好做法、好經驗，通過文化建設提升團隊的協作性和戰斗力，為構建和諧校園、書香校園作出貢獻。

四、結語

綜上所述，網絡新媒體與辦公室管理融合，既是技術發展的大勢所趨，也是高職院校提升管理效率的必由之路，我們應積極主動行動起來，因地制宜、多措并舉，促進二者充分、有效、深度融合，促進高職院校高質量發展。