高校辦公室管理創新實踐路徑探索

文/中國礦業大學（北京） 余妍妍 王洋；北京工業大學 張琳

高校是為社會培養與輸送高素質、高質量優秀人才的重要基地，也是推動社會進步與發展的關鍵力量。近年，隨著“科教興國、人才興國”戰略的不斷深入，各階層教育體制改革愈發明顯，高校的發展更是日新月異，這讓高校辦公室管理面臨著越來越艱巨的挑戰。高校辦公室管理工作內容紛繁復雜，對管理人員有著越來越高的要求，以往粗放式的管理模式已經難以滿足當前工作需要。因此，只有不斷創新辦公室管理途徑，才能有效提升管理水平，讓學術活動、科研項目及人才培養等事項更加規范，從而提升高校的整體競爭能力。

一、管理創新實踐路徑的重要意義

（一）提升高校辦公室的工作效率。高校辦公室管理創新實踐路徑能夠有效提升辦公室工作的整體效率及管理能效。通過對高校辦公室管理路徑的創新，可以讓辦公室管理工作的方式方法得到改善，讓辦公室相關事務的管理更具全面性、系統性及科學性等特點，從而明確各成員的職責分工，更有條理地開展各項辦公室工作。

（二）提升高校辦公室的管理水平。高校辦公室管理創新實踐路徑能夠促進辦公室管理工作的開展，有效提升辦公室管理的整體水平。辦公室管理工作具有很強的綜合性，通過創新管理方式，既可以推動辦公室各項管理工作的進程，又能夠有效促進辦公室管理的改革與創新，讓高校辦公室的管理水平更加科學化與系統化。

（三）完善高校辦公室的管理機制。高校辦公室管理創新實踐路徑能夠對高校辦公室管理機制進行完善。對高校辦公室管理路徑進行創新，既能夠讓校園得到更好的建設，還可以進一步服務于高校的學生，讓學生獲得更好的學習環境及條件。由此可見，高校辦公室管理路徑的創新實踐對于高校的發展與建設有著重要的指導、借鑒意義，能夠有效促進高校辦公室管理機制的完善。另外，由于我國倡導創新型國家發展理念，社會對創新型人才的需求量也日益增長，對學生創新意識及能力的培養已經成為當前教育的關鍵，高校辦公室管理創新實踐路徑，可以提升自身的創新發展水平，為學生創新意識、創新能力的培養及發展打下良好基礎。

二、管理創新實踐路徑存在的問題

（一）辦公室管理目標模糊。高校辦公室管理過程中存在目標模糊的問題。由于高校沒有按照實際發展現狀及將來發展的各種需求來制定行之有效的管理目標，所以在開展日常工作時，常常遇到各種阻礙，嚴重影響了辦公室管理工作的管理能效。同時，由于管理目標的缺失，員工在工作中的主動性與積極性不強，不僅難以保持強烈的責任心，還經常按照個人經驗行事，難以對管理工作進行明確分工。

（二）辦公室管理的制度體系較為缺乏。高校辦公室管理缺乏較為完善的制度體系。雖說制訂了相應的管理制度，但隨著高等教育的快速發展，高校辦公室很多管理制度存有一定的局限性，難以與當前的工作要求相適應。同時，高校辦公室一些管理制度在執行時出現形式化，造成管理時常出現混亂，非常不利于辦公室管理工作的有效開展。

（三）辦公室管理人員素質較低。高校辦公室管理中有人員素質較低的問題。辦公室管理工作的終極目的便是更好地服務學生，服務學校的建設與發展，讓校園環境更加和諧美好，讓學生的學習環境更加舒適，但在實際管理工作中，許多人員素質較低，專業性不強，且管理方式與理念較為落后，在管理工作中出現很多漏洞。同時，有的人員并未正確認識到自身的工作職責，在面對學生的咨詢或其他事項時，不是態度冷漠，就是相互推諉，嚴重影響了高校管理工作的開展。

（四）高校辦公室管理對現代化管理技術運用不當。高校辦公室管理對現代化管理技術的運用不夠普遍，且運用的科學性與靈活性也較差。隨著信息技術的快速發展，信息數據量日益龐大，傳統的信息數據系統已經難以滿足當前發展的需要，而作為人才培養基地的高校，更應該強化信息技術的引用，從而建立起更為科學的數據分析、處理及管理系統，讓辦公室管理工作更為高效，但由于很多高校信息技術人才缺乏，加上在日常工作中不注重培養工作人員的信息科技水平，導致運用現代化管理技術時心有余而力不足。

三、對管理創新實踐路徑的建議

（一）對管理目標進行明確。辦公室管理工作的重要基礎與前提便是樹立明確的管理目標，這樣才能讓管理人員在同一目標的引導下全面梳理與分解各個工作流程，盡可能避免工作中的疏忽與錯誤。高校為了落實管理目標的各項要求，可以根據實際情況劃分具體的崗位職責。指定相關人員分別負責資料的起草及文字編輯、員工活動和會議的組織協調、重大事項決策及監督反饋、合同起草及審查等工作。這樣一來，將每個人的工作目標與要求明確出來，能夠保障高校辦公室管理工作有條不紊地開展，各個工作環節之間也可以更好地進行聯動，提升了辦公室管理的能效。同時，在實際管理過程中要堅持“以人為本”的理念，密切關注員工在工作中的動態及需求，重視其個體力量的發揮，從而讓管理目標更具可行性，達到事半功倍的管理成效。

（二）對管理體系進行完善。高校應當對管理規章制度體系進行不斷完善，在制度約束下讓辦公室管理工作真正做到有規可循、有章可依，切實預防和避免不規范的行為。首先，在制度中明確規定辦公室管理的內容，并對每個人的職責進行明確，并且要對現行的工作標準進行明確，讓權責一致性得到保障，避免兩者混亂造成辦公室管理工作效率及質量低下。其次，為了保障管理體系獲得良好的執行效果，高校必須創建相應的監督制度，促使管理體系發揮出最大的作用。最后，高校應當對相關的獎懲制度進行完善，對于工作中那些表現優異的員工，要進行精神及物質方面的獎勵，讓其發揮好榜樣作用，并鼓勵其他人員效仿與學習，促使辦公室工作人員的積極性得到整體提升，形成良好的工作氛圍。與此同時，對于那些在工作中比較懈怠的人員，應該對其進行適當懲罰，并通過談話、溝通等方式讓其知曉自身的工作職責，進而謹慎認真地做好本職工作，嚴守自己的工作崗位。

（三）對人員素質進行提升。管理者的專業素養不僅影響著高校辦公室管理工作的效率，而且對辦公室管理的實施效果也有著決定性的作用。高校應當定期或不定期開展專業性的培訓教育活動，讓管理者的相關技能及知識素養能夠及時更新，從而提升其綜合素質。高校還要對工作目標與內容之間的銜接關系進行明確，保證管理者在辦公室管理工作中養成良好的行為習慣。另外，高校需要重視員工職業道德方面的培訓及教育，促進其奉獻精神、服務意識及責任意識等優秀精神品質的養成，從而在其個人價值實現的同時，為高校的建設與發展貢獻一份力量。最后，創新是現階段推動時代發展的重要因素，當人才具備了創新意識及能力后，才能為社會貢獻出更多的力量，所以高校可以在培訓內容中融入一些提升創新能力的內容，譬如，利用一些創意文化節、創意比拼等活動，對學生與工作人員的創新思維進行豐富，繼而更好地為學校辦公室管理工作建言獻策。

（四）注重現代化信息技術的運用。高校辦公室管理應當注重現代化信息技術的運用與建設。首先，高校可以對工作人員增加關于現代化信息技術運用方面的培訓，或是在招聘辦公室工作人員時，選擇熟練運用現代化信息技術的人才，從而建立起一批現代化的專業性人才管理團隊。其次，高校在辦公室管理工作中，可以適當引進類似大數據技術的現代化信息技術，讓傳統信息數據系統的分類更加科學，運行速度更加流暢，進一步提升辦公室管理的現代化科技水平，從而高效服務于學校建設與學生學習。

四、結語

辦公室管理工作服務于學校的建設與發展，以及學生的教育與培養，是高校各項工作的重要組成部分，對高校各項工作的開展有著至關重要的影響。隨著高等教育改革的持續深入，高校辦公室管理工作面臨著更多挑戰和機遇，在此形勢下，高校辦公室管理創新實踐路徑存在管理目標模糊、相關制度體系缺失、人員素養低下及現代化管理技術運用不當等亟待解決的問題，導致辦公室管理工作的推進受到較大阻礙，這就需要從管理目標、機制及人員等方面做出改善與努力，推動高校辦公室管理工作不斷發展。