基于信息化的物流企業(yè)檔案管理淺析

文/中國石油大港油田物資供銷公司 竇津艷

自從中國加入世貿組織之后，物流行業(yè)的發(fā)展愈加迅速。物流企業(yè)作為企業(yè)中較為重要的組成部分，對于社會經濟的發(fā)展起到了推動的作用。在物流企業(yè)的各項基礎性工作中，檔案管理工作具有重要的地位。在實際的檔案管理工作過程中，不僅需要關注大環(huán)境，還需要關注檔案管理的具體內容，應從點滴做起，助力企業(yè)成長。

一、物流企業(yè)檔案管理的必要性

（一）增強物流企業(yè)在市場經濟中的競爭實力。在信息化普及的時代背景下，企業(yè)自身強勁的競爭力是企業(yè)在市場競爭中生存的有效保障。一個具有較強競爭力的企業(yè)，比競爭力弱的企業(yè)更容易在激烈的市場競爭中獲得生存發(fā)展。信息化時代，檔案是企業(yè)的無形資產，物流企業(yè)也不例外。無論是企業(yè)檔案的形成還是企業(yè)檔案的開發(fā)利用，每一個環(huán)節(jié)都體現(xiàn)著企業(yè)的價值。而檔案管理工作的實施，可以促使企業(yè)中的管理更加合理。同時，也能夠為企業(yè)經營管理打下堅實的基礎，一個優(yōu)秀的檔案管理工作模式，不僅是對物流企業(yè)管理工作流程是否合理完善的復盤，更是對工作人員業(yè)務素養(yǎng)的有利提升，可以說，檔案管理是物流企業(yè)參與市場競爭的有效武器。毫無疑問，完善的檔案管理模式能提高企業(yè)的市場競爭力。因此，加強企業(yè)檔案管理有利于提升企業(yè)在市場經濟中的競爭實力以及在市場競爭中所處的地位。

（二）有效降低物流企業(yè)運營過程中的風險隱患。在日常的經營管理工作過程中，物流企業(yè)存在著一定程度的風險隱患。無論是什么類型的企業(yè)，在經營的過程中都會面臨許多風險因素，這是不可避免的，物流企業(yè)通過良好的檔案管理，可以將風險出現(xiàn)的頻率有效降低或者直接規(guī)避風險。檔案管理之所以能夠有效降低物流企業(yè)的經營風險，就是因為檔案管理是物流企業(yè)基礎管理工作中的重要組成部分?？梢源偈蛊髽I(yè)中的管理更加合理更加謹慎，檔案管理工作的成效對物流企業(yè)的管理工作意義非凡。通過合理有效的檔案管理工作，物流企業(yè)可以維護自身合法利益，從而實現(xiàn)物流企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。此外，加強檔案管理也是對物流企業(yè)自身資產的一種有效保護措施。是物流企業(yè)在現(xiàn)今競爭激烈的市場中依然能夠得以生存以及發(fā)展的關鍵。因此，合理有效的檔案管理工作能夠將物流企業(yè)的商業(yè)風險降低。

二、物流企業(yè)檔案管理的實踐

檔案管理工作是企業(yè)管理中最為重要的一環(huán)，日常檔案管理內容十分繁雜，簡言之，一般檔案管理的流程主要是檔案日常積累—分類整理檔案—檔案保存—檔案使用等，整個檔案管理工作程序雖然枯燥，但每天接觸的檔案內容多且新。首先，信息的出現(xiàn)便是檔案管理的開始。物流企業(yè)每天產生的信息量很大，無論是客戶信息還是物品流通信息，抑或是倉儲變動信息等，都需要做好相應的管理，以便于當物流環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題時，可以通過收集的電子檔案信息進行追溯，降低物流異常給客戶或者企業(yè)造成損失。其次，收集檔案范圍必須明確。每日物流企業(yè)產生的信息量龐大，這些信息并不都需要歸檔管理，因此需要在信息收集之前進行信息篩選，將需要進行歸檔管理的信息記錄到檔案中，進行專項管理。在檔案信息采集范圍界定上，參照國家檔案部門相關規(guī)定來確定，以不斷提升檔案管理水平。再次，檔案利用問題。檔案收集后需要利用，一方面需要為企業(yè)法務部門提供相應的材料，另一方面需要為企業(yè)文化建設提供相關材料，以助力企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展。在企業(yè)文化建設上，將收集的檔案材料結合物流企業(yè)發(fā)展史編寫成企業(yè)自身的發(fā)展奮斗史，對企業(yè)文化進行宣傳，加深職工對企業(yè)的認同感與歸屬感，提高企業(yè)的凝聚力，為企業(yè)未來的發(fā)展增磚添瓦。

三、物流企業(yè)檔案管理工作信息化建設的建議

信息化技術的發(fā)展速度極快，各種電子設備、互聯(lián)網絡發(fā)展速度驚人，且大數(shù)據(jù)、云存儲等技術更為現(xiàn)代物流企業(yè)檔案管理工作提供了便利，可以使得檔案管理工作更加輕松，也能為企業(yè)檔案的安全性提供很大幫助，筆者結合自身工作經歷，對檔案管理工作信息化建設提出建議：

（一）完善檔案信息化基礎設施。要想讓物流企業(yè)檔案管理工作的信息化建設有效落實，需要物流企業(yè)針對檔案管理工作信息化建設中所需要的基礎設施方面的建設工作進行加強、完善。合理配置檔案管理基礎設施設備，優(yōu)化管理流程，完善各項功能，確保物流企業(yè)中檔案部門軟硬件運行平穩(wěn)有序，各類數(shù)據(jù)安全有效。在進行相關基礎設施完善方面，主要從新設備選擇與原有設備更新兩方面入手，以全面確保設備滿足物流企業(yè)信息化體系建設需求。將一些損壞、使用不便的資料庫架廢除掉，更換為單獨帶鎖的資料架子。同時為確保資料庫質量，需要適當安裝通風設備，配置智能溫度、濕度檢測儀，便于隨時掌握檔案室環(huán)境情況。在信息化檔案管理平臺建設中，需要充分考量檔案存儲格式、拓展接口兼容性等，依據(jù)實際物流檔案管理工作開展情況，對設備進行更新、增減等。

（二）提升人員綜合技能水平。要想讓物流企業(yè)的發(fā)展跟上現(xiàn)今時代的發(fā)展腳步，就應對物流企業(yè)中的檔案管理工作加以重視，但僅對檔案管理工作加以重視肯定是不夠的，應當針對檔案管理工作相關工作人員的綜合素質進行提升。不斷強化檔案從業(yè)人員的數(shù)字化轉型理念，增加檔案教育培訓科目設置中有關現(xiàn)代化、信息化內容比重。在教育培訓、管理、考核等各個環(huán)節(jié)進一步加大力度，逐步打造適應檔案專業(yè)數(shù)字化轉型需求的人才。物流企業(yè)檔案管理相關工作人員自身也應當注重新知識、新技能的學習，將自身專業(yè)視野繼續(xù)拓寬，并要針對自身所處檔案管理工作的范圍以及物流企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀和動態(tài)進行深入了解，積極運用檔案管理新技術以及學科新理論。在人員素質提升上，可以多組織一些有趣的活動，例如檔案管理知識競賽、優(yōu)秀人才評選、檔案管理深造培訓等。

（三）選擇適宜的信息化檔案管理模式。面對物流企業(yè)，在企業(yè)運營中涉及的檔案信息眾多，在管理中需要充分結合自身的實際情況選擇相適宜的檔案管理模式，以適應企業(yè)檔案管理需求，不斷提高檔案管理質量。在信息化檔案管理模式選擇上，可從以下幾點出發(fā)：第一，考量企業(yè)當前及未來五年內發(fā)展情況。在檔案管理模式選擇上，需要考量當前發(fā)展情況及未來企業(yè)短期內發(fā)展情況，以便于適應當前與未來一段時間的發(fā)展，提升信息化檔案管理質量。當前互聯(lián)網、大數(shù)據(jù)等技術發(fā)展迅速，企業(yè)在檔案信息化管理中，可以結合自身實際情況，構建企業(yè)內部檔案信息數(shù)據(jù)庫，便于檔案信息管理，提升檔案管理的信息化水平。第二，考量技術問題。檔案信息化管理中，技術是保證檔案信息化管理工作可以迅速推進的重點，在檔案管理中，需要考量企業(yè)當前設備及整體信息化檔案管理資金投入規(guī)模，以便于適應實際情況，在技術允許的范圍內，最大化提升檔案信息化管理水平。

（四）明確信息化檔案管理權責。物流企業(yè)信息化檔案管理工作量巨大，涉及部門較多，在整個檔案管理中，為確保整體檔案管理質量，需要各部門相互配合，以提升整體檔案管理的流暢度，助力物流企業(yè)檔案管理信息化建設。因此，針對物流企業(yè)檔案管理實際情況，需要對各部門工作人員的具體職責進行明確，以避免各部門在交接工作中出現(xiàn)溝通不暢等情況。首先，明確檔案管理總負責人。在物流企業(yè)信息化檔案管理中，需要明確檔案管理牽頭部門、總負責人，以便于由牽頭部門和總負責人領導企業(yè)檔案管理工作高效開展。主要負責人需要具備較強的溝通能力、檔案管理經驗豐富、檔案管理信息化系統(tǒng)操作能力強。其次，明確各個部門檔案信息化管理負責人。檔案管理不僅涉及一個部門，而是多個部分，包括基建處、保密處、研究所、技術處、信息化處等，而整個檔案管理信息化工作的推進，離不開各個部門之間的相互配合，因此每個部門的檔案管理負責人需要接洽相關工作。再次，對檔案管理信息化中參與的各個部門具體職責進行劃分。如保密處主要職責有兩個：定制信息化涉密檔案資料的審批與使用制度、檔案信息化建設過程的保密安全監(jiān)督。通過將各個參與信息化檔案管理部門的相關職責進行明確，在檔案管理工作推進中，各部門可以通力合作、密切配合，提升檔案管理整體質量。

四、結語

對于物流企業(yè)而言，檔案管理屬于其管理工作的內容之一，不斷提升檔案管理水平可以助力企業(yè)的良性發(fā)展，尤其是檔案管理信息化水平。在檔案管理信息化建設中，可以從完善檔案信息化基礎設施、提升檔案管理人員綜合技能水平、選擇適宜的檔案管理信息化模式、明確檔案管理信息化權責等方面入手，促進檔案管理工作更上一層樓。