淺談JCI國際標準醫院檔案信息化建設的優勢條件

文/鄂東醫療集團市中心醫院 石倩昀（通訊作者） 汪麗萍

檔案信息化建設，是應用現代信息技術，對檔案信息資源進行數字化管理并提供利用的過程。而“省特級”是目前檔案管理的最規范化標準，對檔案信息化在軟硬件條件、數據資源、數據安全、信息查詢等方面有更特殊和嚴格的要求，明確規定要建立專用機房、服務器和檔案管理軟件，建立覆蓋全面的目錄數據庫，實現計算機檢索查詢等，可在單位內部局域網上按訪問權限查閱檔案全文數據。通過結合鄂東醫療集團市中心醫院檔案創建情況，分析已通過JCI國際標準評審的醫院在檔案信息化建設中所具有的優勢條件。

一、JCI醫院檔案信息化建設的意義

在過去的傳統觀念中，醫院檔案部門作為醫院的輔助職能部門，長期處于邊緣化的地位。在“互聯網+”和大數據時代背景下，信息化已成為發展趨勢。醫院檔案管理工作如何快速實現信息化建設，發展與挑戰并存。鄂東醫療集團市中心醫院的檔案目標管理晉升“省特級”JCI標準下的醫院檔案信息化建設，就是充分利用JCI創建成果，使用相應的信息技術平臺和檔案管理軟件，對醫院各門類檔案進行歸檔、掃描、管理，并提供查找利用。很多在一般醫院中的檔案建設難點問題，在JCI標準醫院里成為較為容易實現的重點環節，為醫院各項工作的開展打下了堅實的基礎。

二、JCI醫院檔案信息化建設的優勢條件

（一）領導重視為檔案信息化建設提供有力支持。JCI是世界公認的醫療服務標準，核心理念是患者安全為中心、持續進行質量改進，要求為患者提供完善、優質的個性化服務。參與JCI評審的醫院，一般都需要長達數年的準備工作，對醫院硬件、軟件進行全方位的建設和完善，才能夠最終通過JCI國際評審。鄂東醫療集團市中心醫院為了達到并鞏固JCI標準，先后通過了多項國際、國內醫療品質認證，因此在綜合實力上擁有著較高的水平，為檔案信息化建設提供充足的先天條件和實力支持。醫院檔案室要想得到充分的發展建設，離不開領導層的前瞻意識和人、財、物等多方面的支持。鄂東醫療集團市中心醫院領導班子抓住信息化發展趨勢，充分利用互聯網時代的快速發展，將云計算、云儲存等信息化革命作為推動醫院各項管理的重要抓手。鄂東醫療集團市中心醫院各項工作的發展離不開信息化建設在各個環節的促進作用。未來計劃通過移動醫療、區域醫療、遠程醫療、數字物聯網及數字醫院的建設，打造一個標準化、集成化、智能化、移動化、區域化的智慧型的區域醫療中心，創建檔案信息化是其中一項必不可少而且非常重要的工作。在此基礎上，2017年10月，該院順利通過了檔案“省特級”的評審，在全院形成了一個涵蓋財務、基建、設備、人事、病案等各門類的、完整的檔案管理網絡和信息化管理平臺。

（二）信息化網絡平臺是檔案信息化建設的必然選擇。醫院檔案除了病案檔案這門專業檔案外，還包括其他門類檔案，如綜合檔案、財務檔案、基建檔案、設備檔案、人事檔案等。因此，醫院檔案信息化建設是一項涉及全院的大工程。其中，硬件建設必不可少，比如檔案用房的功能和規模等要求，以及相對應的配套設備的完善，這些是資金投入便可短期內解決的問題，相對容易解決。因此在檔案信息化建設過程中，最困難也最重要的其實是網絡平臺的建設。只有在普及全院的較高水平的網絡平臺的基礎上，才可能實現全院的檔案信息化建設。醫院網絡平臺并不是一朝一夕就可以建立起來的，然而通過JCI國際標準的醫院，能夠輕易解決這個問題。在JCI醫院評審標準第6版第三部分“醫療機構管理標準”中，專門對“信息管理（MOI）”作了詳細要求。和人力、物力、財力一樣，信息也是資源，醫院領導者必須進行有效管理。JCI標準認為，醫療服務是一項高度依賴于信息交流的復雜工作，而信息交流時效是患者安全事件中最常見的根本原因之一，因此為了給患者提供協調整合的服務，醫院必須規劃和設計信息管理流程，依靠有關臨床醫學科學知識、患者個體、醫療服務內容、醫療服務結果、醫院績效等各方面的信息，滿足內部和外部的信息需求，并維護信息的隱私性、保密性、安全性和完整性。

鄂東醫療集團市中心醫院自2014年開始創建JCI，著手信息化HIMSS的建設，歷時4年之久，先后于2016年3月31日與2018年1月18日正式通過了HIMSS 6級及7級評審。HIMSS，即美國醫療信息與管理系統學會，是一個通過信息技術提高醫療水平的全球性非營利組織。在全球健康信息技術領域開展健康理念、健康教育、健康論壇、市場調研和媒體服務。HIMSS對病歷專業檔案有具體要求：電子病歷應用模型分為0～7共8個等級，用于評價醫療機構的信息化建設水平，評級要點包括各類功能模塊的建立、系統整合、醫療設備接入、閉環管理、臨床決策支持、信息共享和無紙化等。達到HIMSS EMRAM 7級代表醫院在醫療信息化方面達到了國際領先水平。為了優化病歷檔案的錄入和管理，該醫院投入100多萬元，在病案檔案管理中新增了病案歸檔系統，實現病案檔案電子信息化，完成了CA認證簽名。同時，借助信息中心網絡平臺配備了檔案專用服務器，在綜合檔案室配置了多個端口的網絡版檔案管理軟件，使各門類和載體的檔案實現了統一集中管理。借助醫院信息中心HIMMS 7級的水平，醫院進行了病案檔案無紙化推進，進入無紙化時代，實現了檔案管理質的飛躍。可以說，前沿的信息化網絡管理平臺，為鄂東醫療集團市中心醫院檔案信息化建設提供了扎實的基礎。

（三）全員檔案意識促進檔案工作有效開展。由于JCI對信息管理標準的高要求，使全院職工在日常工作中對信息的管理達成共識。而HIMMS 7級網絡信息平臺在全院的普及和應用，加快了全院推進信息化建設的步伐。從預約診療到自助就醫、從門診到住院、從臨床醫技到行政后勤，實現了全院信息系統互聯互通，以及臨床醫療、行政管理、后勤保障全數字信息化管理。醫院建立了結構化的電子病歷系統、全院級影像系統和區域化的實驗室系統、臨床數據中心、自動化藥房、臨床決策支持系統、用藥閉環管理系統、計算機化醫生醫囑錄入系統以及信息化的后勤保障物流系統和辦公自動化系統等，改變了傳統就醫模式，也改變了職工們的工作模式。無論是病案、綜合、財務，還是基建、保障、人事等各門檔案牽涉的部門，無論是臨床一線還是行政職能部門，無論是使用臨床的病歷書寫系統還是OA辦公系統，每人每天的工作其實已經離不開頻繁的資料錄入與輸出，也就是檔案收集與整理的過程。因此，檔案意識早已悄無聲息地滲透進每位職工的日常工作中。在進行醫院檔案信息化建設時，職工們已經明白自己的工作與檔案有關。也深知檔案與醫院的發展和個人的工作有直接關聯的意義，因此在日常生活與工作中能有意識地收集、整理、保存重要的檔案資料信息，并形成規律，將“對歷史負責，為現實服務，替未來著想”的責任感和主人翁意識貫穿到日常工作中，不知不覺形成了全院大檔案意識。在檔案創建過程中，全員參與、高度配合，極大提高了檔案創建工作在全院的支持力，為檔案創建“省特級”營造了良好的大環境。基于JCI標準及醫院信息平臺建設的基礎上形成的全院大檔案意識，為醫院檔案工作的有效開展提供了強力支撐。

三、結語

綜上所述，在信息化時代背景下，醫院推進檔案信息化建設，只要足夠重視，并有能力在人、財、物方面提供有力支持，通過建立覆蓋全院的信息化網絡平臺作為支撐，加強全員檔案意識，利用信息化不斷優化和完善醫院檔案管理工作，全面提升醫院檔案管理工作的效率和安全性，促進醫院穩定長遠發展。