國家開放大學學籍檔案信息化建設研究

文/廣州市番禺區廣播電視大學 江少梅

學籍檔案是學生從入學到畢業的全過程記載，最真實、直觀地反映學生在校學習期間的思想品德、學習成績、專業能力、綜合素質等各方面的優缺點，對學生日后的工作生活、就業晉升等有著重要的作用，是用人單位評聘的重要文件，是個人信息的重要“名片”，加強學籍檔案管理十分必要。另外，學籍檔案管理是教務管理工作的重要組成部分，對教學質量的提升、加強學生管理等有重要的參考和指導意義。

《檔案信息化標準體系建設指南》（研究報告）指出：“檔案信息化是指在檔案領域應用先進的信息技術手段，將檔案資源和檔案各項管理過程數字化，形成計算機可識別、可處理的檔案信息資源，通過檔案信息系統的數據處理和檔案計算機網絡的傳輸，實現檔案信息資源的合理配置與有序、有效開發利用”。

一、國開學籍檔案管理現狀

國家開放大學（下稱“國開”）的教務管理工作采用總部、分部（省校）、地方學院（分校）、學習中心（教學點）的多地分層管理模式，實行開放式教育，學歷教育的學制為兩年制，從學生入學注冊起學籍8年內有效，最短學習年限為2.5年，學籍檔案的保存和管理時間比普通高校要長，學籍檔案管理工作量大。

學籍檔案主要分為以紙質為載體的檔案材料和教務管理系統中以數字化形式為載體的電子檔案材料。紙質材料主要包括學生入學報名登記表、畢業生成績單、畢業生登記表等原始材料，原始紙質材料供學生畢業時轉遞或領取；畢業生花名冊及成績冊、學位花名冊及成績冊等材料，則由分部或地方學院存檔。教務管理系統中電子檔案材料主要包括學生基本情況、教學計劃、課程注冊數據、報考數據、考試成績以及學籍異動等數據，主要應用于日常教務管理工作，是查詢、檢查、審核學生畢業資格的重要依據。

二、國開學籍檔案管理存在的問題

（一）管理機制方面。學籍檔案缺乏規范化、科學化的管理機制。國開的教務管理工作采用多地分層管理模式，自上而下，檔案資料收集與整理具有分散性，涉及人員較多。學籍檔案涉及的內容廣泛，涵蓋整個學習過程，缺乏完善的學籍檔案管理機制，學籍檔案資料的數據錄入缺乏統一標準和格式要求，造成紙質檔案歸檔不全的情況，學生信息資料無法補齊，降低學籍檔案的質量及檔案利用率。

（二）管理方式和手段方面。管理方式落后、利用率低下。目前，國開學籍檔案管理工作仍以“保存”為主要的思維模式，紙質材料沿用傳統的人工管理模式，通過人工錄入數據，歸檔、傳遞、檢查、保密等流程執行不嚴格，容易出現數據錄入錯誤、遺失材料和泄密等問題，工作效率低下，資源利用率不高，無法滿足當前信息化環境下使用者的需求；紙質檔案的保存和管理是學校的一項重要難題，面對海量的紙質學籍檔案，學校需要騰出越來越多的空間來存放。隨著多次的調取、查閱，紙質檔案還會出現磨損、老化甚至缺失等情況，要保護紙質檔案，對紙質學籍檔案實行數字化管理，構建學籍檔案整合利用信息化平臺刻不容緩。國開教務管理系統中的電子材料只包含近年的學生數據，往屆學生的信息只能通過紙質材料協助查閱，如紙質材料缺失，則難以核實學生信息，大大增加了學籍檔案管理人員工作的難度；而且電子檔案材料僅作學校內部使用，常被用于學生信息的查詢、審核、數據統計等，沒有生成個人的電子檔案，學生本人無法下載打印有效的個人電子檔案，只能通過學校管理部門獲悉查詢結果，檔案利用率不高。

（三）管理人員方面。各級學校的檔案管理人員素質參差不齊，管理人員數量較少，檔案意識不強，普遍認為學籍檔案管理工作就是簡單地收藏和保存檔案，有需要時才調用學籍檔案，或進行簡單的數據統計工作；管理工作容易受到人為因素影響，檔案管理安全性無法保障；檔案管理人員更迭，相關工作也會受到影響。

（四）管理平臺方面。當前，國家開放大學的管理平臺分為面向課程管理和面向教務管理兩類型平臺，面對全國海量的數據，服務器承受著巨大的壓力，平臺也一直在不斷地完善之中。如果新建專門的學籍檔案信息化管理平臺，必須投入大量的資金和人力資源。作為一所綜合性的大學，在有限的資源下，學校肯定要將大部分資源投放在學校教學和學校管理之中，學籍檔案信息化管理平臺在短時間內難以建立起來。

三、學籍檔案信息化平臺建設的必要性與可行性

（一）學籍檔案信息化平臺建設的必要性。學籍檔案的重要性已不言而喻，在信息化社會日益發展的情況下，學籍檔案信息化需求大大增加，無論是學生個人、學校的管理部門還是就業單位等等，都有著強烈的需求。如何滿足社會化的需要，是目前學校迫切面對的問題。學籍檔案的利用不只是簡單地保管、調用，如何提高學籍檔案的利用率，各大高校必須將其提上議事日程，學籍檔案信息化平臺建設迫在眉睫。

（二）學籍檔案信息化平臺建設的可行性。結合互聯網和最新的軟硬件技術手段，將海量的學籍檔案信息加以整合和利用，使用紙質材料檔案與電子檔案雙向管理通道，建立學籍檔案信息化平臺優化檔案信息管理。

1.紙質檔案的歸檔與管理。作為原始資料的紙質檔案材料，是所有電子數據的源泉，是學籍檔案信息化平臺建設的根本，學籍部門應建立相應機制，對紙質檔案材料分門別類按重要性設置保存期限，減少存放空間，同時又能保存重要資料。

2.學籍檔案信息化建設平臺。（1）國家開放大學內部學籍檔案信息化平臺建設。對于國家開放大學的分層管理模式，必須有完善的信息管理平臺，才能在各級學校推行學籍檔案信息化建設。而信息化平臺的建立，既需要強大的網絡通信技術、管理軟件及硬件支持、運行和維護的支持服務，還需要投入大量的資金和人力資源，當前的情況下，單靠分部或地方學院，難以實現國開全系統的學籍檔案信息化建設，否則只能在小范圍內實現部分學籍檔案信息化。只有國開總部建立學籍檔案信息化建設平臺，才能實現檔案的網絡化管理，提高資源的利用率。（2）國開與外部信息化平臺鏈接。當前能與全國高校提供鏈接的平臺主要是中國高等教育學生信息網（下稱學信網），可以查詢學生的學籍信息及學歷信息，但信息單一，沒有學生成績、學籍異動等其他情況，還經常會出現“無法顯示照片、數據鏈接錯誤”等問題。要在學信網上完善這些信息，平臺的支持服務非常重要，學信網平臺暫時無法支撐全國高校海量的內容。

如若由政府統籌重新建設針對高校的學籍檔案管理平臺，制定標準化的接口，連接各高校的學籍檔案信息庫，可以解決高校資源不足的問題，檔案資源利用率將會大大提升。

四、學籍檔案信息化平臺建設

（一）平臺建設方向。國家開放大學學生學籍檔案信息化建設工作刻不容緩。如何高效、準確地將文字、圖片變成有效的數字化信息，建立全國統一的管理平臺，提供快捷有效、安全性強的遠程查詢、驗證服務，是國開學生學籍檔案信息化建設工作研究的重點。當前缺乏內外部公共平臺、國開總部未統一部署的情況下，建議分步走：小范圍內實現部分學籍檔案信息化，然后逐步擴大使用范圍。小范圍可以從地方學院開始試點，逐步完善并推廣至學校分部。

（二）平臺建設步驟。平臺建設步驟并非幾句簡單的話就能概括。在缺乏開發人員的情況下，可以考慮使用公司外包的形式建立學籍檔案管理系統，但要注意學籍檔案的安全性。使用掃描儀等設備將以前的學籍檔案材料掃描歸檔、將數據導入學籍管理系統中，再結合網絡技術，實現數據實時共享、更新等；根據使用者的不同，設置不同權限，讓管理者能夠編輯數據庫，讓學生可以查詢、下載自己的檔案材料，提高工作效率和檔案的利用率，活化檔案。

五、結語

學籍檔案信息化建設工作不可能一蹴而就，而等待的結果永遠只能是原地踏步，只有各級單位重視，邁出第一步，才會有完成的可能。即使全國公共平臺不建設，國開總部不推廣，各級地方學院也不能默默等待上級的安排，必須群策群力、共同推進學籍檔案管理建設，才能使學籍管理工作走上規范化、現代化、科學化的軌道。