信息技術在事業單位檔案管理中的應用

文/福建省南平市浦城縣事業單位服務中心 鄧方

改革開放以來，中國的發展和建設都得到了空前的推動，但是社會和環境卻變得越來越復雜。為了適應現代化新常態，中國針對事業單位展開了多次改革，但隨著工作的日益深入，發現事業單位檔案管理工作難度系數越來越大、涉及的范圍越來越廣，傳統的檔案管理工作模式已經無法滿足于現狀。21世紀被標記為信息時代，之所以有這個名稱，是因為現代信息技術的普及十分廣泛，這項技術所發揮出的功能促進了各個行業的發展，所以事業單位的檔案管理信息化工作改革將是必然趨勢。

一、信息技術和檔案管理的相關概念

（一）信息技術。信息技術作為新時代背景下所產生的一種全新的概念和工具，主要運用于各行業的管理和信息處理當中，從而形成了一個稱呼。能夠對各種信息進行收集、傳輸、整理、分析、顯示、提取、加工以及儲存等等，而且所演變出的領域覆蓋了多個方面，包括軟件的開發設計還有計算機安裝升級等，對其應用離不開硬件和軟件設施。總體分析可見，信息技術的管理和處理能發揮多元化功能，就像共享機制，可以在網絡平臺上讓多個人員和系統共同享受資源，同時也能從網絡中傳送大量信息，呈現的方式可以是圖片、視頻以及音頻等。現代化社會背景中，社會活動數量有所增加，其中信息量逐漸增多，人們對于信息資源的需求增長，全球已經進入全面信息化時代，相關信息產品已然成為重要資源，信息技術對各行業都產生了重要影響。

（二）檔案管理。檔案管理這項工作指的是人們在從事社會活動當中對一些有價值的信息進行記錄與保存，但必須要保證其真實可靠性，并尊重客觀事實。對于企業而言，落實檔案管理工作可以作為各項工作開展的憑證，同時也能達到記錄和參考等作用，可為日后的活動開展打下良好基礎，對這些檔案信息深入挖掘有著極為重要的意義。對于事業單位進行分析發現，他們所從事的活動大多是公益項目，而且涉及社會、經濟、政治等多個層面，記錄信息是有必要的。此外，很多檔案能為事業單位日常運營管理和發展提供可靠的數據依據，把工作還有績效進行記錄有著深刻的意義。開展檔案管理工作不僅能對一些記錄起到保護作用，同時也能提高其使用壽命，讓檔案的價值和作用充分發揮出來，避免出現損失和破壞。檔案管理中包括分類、收集、編輯、儲存等等，方便日后的使用還有各項工作的開展。從上述可以看出，檔案管理無論是對于企業還是事業單位而言，都有非常重要的作用，所以加強管理刻不容緩。

二、事業單位開展信息化檔案管理的意義

事業單位涉及的領域主要有衛生、教育、科技以及公共服務等方面，發展的過程中并不是以營利為目的，更重要的是維護國家和人民的利益，同時為社會造福，也會從公益的角度落實服務功能。從我國經濟發展還有事業單位制度體系改革中能看出，事業單位在業務活動的范圍上日益廣泛，并且類型更多。因此經營管理活動開展過程中產生的檔案數據信息量將更大，這給事業單位開展檔案管理工作帶來了新的挑戰與難度，傳統的檔案管理模式顯然無法繼續沿用，因為這個階段大多檔案是紙質版，很容易出現破損褶皺，再加上防火防潮等方面費時費力，顯然會增加事業單位在人力、物力和財力等方面的投入力度。信息技術融入事業單位檔案管理工作以后，基礎性價值體現可為事業單位檔案管理工作改革創新帶來技術上的支持，信息化檔案管理也將成為改革的新趨勢。這一模式能在一定程度上提高檔案管理工作的整體水平和效率，數字化檔案信息管理工作實施以后，不僅降低了檔案工作的難度和投入力度，同時也能彌補傳統檔案管理中的缺陷。把檔案信息資料儲存到計算機或服務器上可防止出現損壞和丟失，以此來體現檔案的價值，將更加安全可靠，所以事業單位必須要對信息化檔案工作上加以重視，然后認真落實。

三、事業單位檔案管理對信息技術的應用

對于信息技術融入事業單位檔案管理工作的重要性已經不言而喻，事業單位在目前新的社會環境中要積極適應，針對檔案管理工作，要認清目前的發展趨勢，從工作的理念和方式做出改變，提高信息化建設力度，落實管理任務。對于事業單位信息化檔案管理的具體應用，主要分為以下幾個方面：

（一）提高信息化水平。事業單位要想把信息技術合理融入檔案管理工作當中，就要對此構建一個新型的管理模式，積極認識信息技術給事業單位檔案管理工作水平提升所帶來機遇，然后聯動開展辦公信息化建設。具體構建過程中，應當保證資金充足，按照檔案管理工作的真實需求選擇最合適的思路，要讓檔案建設變得更加具有針對性和實效性。如果資金方面較為充實而且檔案的數據量很大，可以選擇性購買數據服務器自己構建數據庫，珍惜那些結構穩定且性能優異的系統，能將檔案數據加工分析和提取等工作變得更加高效。如果事業單位在資金上存在不足的話，可選擇租賃的方式。落實信息化建設，在云端服務器中儲存檔案，但對云端服務器的選擇必須慎重。

（二）檔案管理信息化。要想讓檔案信息化管理在事業單位中全面落實，有必要進行檔案信息整合，要考慮這些檔案數據在收集和利用等方面的問題，設計合理的檔案管理系統，可選擇模塊化設計，結合相應的數據模板降低信息數據收集難度。在此期間，可以利用CDR去獲取HIS還有CLS相關信息，用在數據庫中，可將數據冗余的問題有效解決，科學控制數據重復現象，從而最大化提升檔案管理的水平。針對數據沒辦法自動收集相關信息，可以用Excel錄入，生成檢索功能，更方便于利用者檢索。為了進一步確保檔案數據的安全性，事業單位可以針對檔案管理設置用戶認證系統，有權限的人員才能登錄檔案系統之中。

（三）加強人才的培養。人才是目前各行業競爭的核心要素，事業單位檔案管理工作需要有專業化人才支持才能有效完成，傳統的檔案管理工作和現代化信息檔案管理工作模式在本質上有區別，因為涉及信息互聯網，那就要求相關工作人員必須掌握計算機操作的能力，而且在水平方面有相應要求。如果工作人員在這一方面有所缺陷的話，他們就無法高效開展檔案管理工作。就目前實際情況分析，國內大多數事業單位工作人員信息技術方面嚴重缺乏，尤其是管理者，并不重視對計算機人才的培養，也不積極引進這方面的人才，現有的工作者大多是年紀大且接受新技術差的工作人員，因此無法更好地開展信息化檔案管理工作。

（四）實現共享管理。信息互聯網時代，為計算機在事業單位檔案管理工作的融入打下良好的基礎。對此，事業單位必須適應時代發展的潮流，根據自身實際需要，將信息技術進一步運用到工作中。在此期間，應當意識到云計算這一技術應用的重要性，要通過移動終端設備展開具體工作，這非常有利于檔案管理人員實時接收和收集信息。在共享功能機制方面，信息技術能在檔案管理工作上發揮作用，網絡的多元化支持更多信息儲存保管。同時，在大數據平臺上，把一般檔案進行公開，方便觀看，這種共享機制非常有利于檔案管理工作的展開。除此之外，事業單位檔案管理部門對于互聯網理念應當有所了解，畢竟網絡環境中存在很多安全隱患，如果病毒或者木馬出現，很可能導致信息檔案被損壞和丟失，這一點必須要加以防范，可以安裝先進的防火墻和病毒查殺軟件，把一切威脅排除，堅決維護單位的利益。

四、總結

綜上所述，事業單位在我國發展建設過程中起到非常重要的作用，而且檔案是他們在日常工作中的基礎內容，在新的社會發展常態中，有必要關注，從中積極引進信息化技術，并在原有的工作基礎上及時發現和解決問題，借助互聯網、信息技術多元化功能為檔案管理工作助力。與此同時，還要注意加強軟件硬件設施更新換代、人才培訓、安全防范以及監管體系構建等等，從而促進信息技術在事業單位穩定運行。