淺議“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校人事管理中的信息共享

文/湖南大學(xué)機(jī)械與運(yùn)載工程學(xué)院 胡潔

人事管理在高校管理中處于至關(guān)重要的地位，稱得上是復(fù)雜的系統(tǒng)工程，而人事管理各部門之間、校院之間、團(tuán)隊(duì)之間以及教師之間暢通的信息共享共用更顯得尤為重要，不僅可以顯著提高工作效率，也為各種決策提供有力的參考與依據(jù)?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”是兼具跨界融合、互聯(lián)互通、開(kāi)放共享等特征的一個(gè)有機(jī)生態(tài)圈，“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校人事管理信息共享呈現(xiàn)出新的特征，也被注入新的生機(jī)與活力，為管理者突破舊有落后的工作方式提供了創(chuàng)新性的思維與開(kāi)拓性的視野。

一、現(xiàn)狀和問(wèn)題

高校人事信息涉及面廣，本身體量也很大，人員流動(dòng)頻繁，各類信息關(guān)聯(lián)度高且更新較快，很難保持各個(gè)端口的一致性與準(zhǔn)確性，這為信息資源的共享增添了難度。雖然近年來(lái)國(guó)內(nèi)各高校逐漸開(kāi)始應(yīng)用人力資源信息系統(tǒng)，并不斷進(jìn)行完善與更新，但由于各方主客觀條件的約束，現(xiàn)代信息手段未能在其中發(fā)揮最大的作用，人力資源信息共享仍存在著諸多問(wèn)題。

（一）理念滯后，管理多于服務(wù)?，F(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)日新月異，但高校人事管理的理念大多還未能跟上技術(shù)的步伐，傳統(tǒng)的人事管理理念關(guān)注業(yè)務(wù)完成度多于服務(wù)對(duì)象，很難適應(yīng)新時(shí)代的管理需求。在高校人事管理人才引進(jìn)、薪酬管理、職稱職級(jí)晉升、年度考核等方面，普遍存在工作流程復(fù)雜、效率較低等問(wèn)題，老師們難以及時(shí)了解工作動(dòng)態(tài)信息，服務(wù)效能不高。同時(shí)，許多人事管理者受過(guò)往理念的影響，工作存在隨意性與人為性，不利于統(tǒng)一的信息共享的順利開(kāi)展。

（二）數(shù)據(jù)冗余現(xiàn)象突出，收集多于分享。高校人事系統(tǒng)內(nèi)涵豐富，任務(wù)繁雜，各類基礎(chǔ)數(shù)據(jù)五花八門。同時(shí)，由于上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或不同部門數(shù)據(jù)需求的多樣性，統(tǒng)計(jì)的各類信息也存在重復(fù)建設(shè)現(xiàn)象，導(dǎo)致形成看上去相似實(shí)則不盡相同的大量冗余信息。缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致人事管理工作紊亂，極大制約了管理水平的提高。另外，管理人員因?yàn)楣ぷ餍枰?，更加重視信息的收集和統(tǒng)計(jì)，而忽視對(duì)外分享，數(shù)據(jù)交互與信息共享模式不健全，由此加劇了信息的冗雜狀況。盡管這兩年隨著高校人事信息資源系統(tǒng)的建立，這種情況已經(jīng)有所改善，但仍然存在著信息集中于少部分機(jī)構(gòu)，不同科室信息互不相通，難以獲取權(quán)威準(zhǔn)確信息的狀況。

（三）系統(tǒng)兼容性差，權(quán)限與壁壘阻礙。高校人力資源信息系統(tǒng)現(xiàn)存的一個(gè)顯著問(wèn)題是：人員招聘、報(bào)到入職、薪酬管理、職稱職級(jí)等各子系統(tǒng)的建設(shè)、應(yīng)用時(shí)間以及歸口的部門不一，系統(tǒng)間函數(shù)、規(guī)則、字段、應(yīng)用程序接口等缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃，再加上人事信息保密性較強(qiáng)，不同系統(tǒng)被權(quán)限要求限制，難以實(shí)現(xiàn)兼容與對(duì)接，只能“各自為政”，給信息共享的順暢開(kāi)展帶來(lái)了巨大的困難。系統(tǒng)不兼容間接阻礙了數(shù)據(jù)的動(dòng)態(tài)更新和系統(tǒng)的技術(shù)維護(hù)，導(dǎo)致數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、實(shí)時(shí)性、可用性不高，從而打擊了信息共享的積極性。

二、必要性

“互聯(lián)網(wǎng)+”的核心為創(chuàng)新，自2016年兩會(huì)提出“互聯(lián)網(wǎng)+”以來(lái)，黨和國(guó)家高度重視這一概念，并逐步納入國(guó)家發(fā)展戰(zhàn)略體系，高校人事信息化建設(shè)可以說(shuō)是人事管理的基礎(chǔ)，“互聯(lián)網(wǎng)+”高校人事信息共享理所當(dāng)然成為新時(shí)代的必要選擇，是當(dāng)前“雙一流”建設(shè)背景下高校走好內(nèi)涵式發(fā)展道路的必然趨勢(shì)，也是體現(xiàn)高等學(xué)校管理與服務(wù)水平的重要標(biāo)志。

（一）提高工作效率的基礎(chǔ)保障。以信息共享為基礎(chǔ)的自動(dòng)化人事信息管理可以更好地規(guī)范工作流程，進(jìn)一步提升工作效率。教師自主查詢薪資、職稱以及其他基本信息，可以大大減少人事部門管理人員與二級(jí)學(xué)院人事干事的工作量，讓他們從一般事務(wù)型、重復(fù)操作性的工作中解放出來(lái)，把更多精力投入精細(xì)化管理與其他人性化服務(wù)中，形成一個(gè)良好的工作循環(huán)。

（二）促進(jìn)工作協(xié)同的必然途徑。人事信息面向全校各職能部門、人事部門各科室、各二級(jí)學(xué)院、教職工之間的共享，可以有力打破“信息孤島”問(wèn)題，各方可以直接自主篩選出對(duì)自己有用的數(shù)據(jù)并自行加工，為決策層、相關(guān)職能管理部門的工作提供支撐和依據(jù)，為二級(jí)學(xué)院開(kāi)展學(xué)科評(píng)估等相關(guān)工作提供信息查詢與統(tǒng)計(jì)分析便利，也為不同單位在有業(yè)務(wù)交集時(shí)提供基礎(chǔ)的連接和紐帶，從而帶動(dòng)業(yè)務(wù)上的協(xié)同合作，深化管理內(nèi)涵建設(shè)。

（三）提升自主管理的有效手段。高等學(xué)校的教師從事的是一種學(xué)術(shù)性職業(yè)，他們倡導(dǎo)自由獨(dú)立的精神，因此對(duì)自主管理的需求也相對(duì)較強(qiáng)，“互聯(lián)網(wǎng)+”為高校人事管理的多元化、靈活性管理模式提供了更多可能性，教師可以通過(guò)共享的人事信息參與到管理過(guò)程中，能夠隨時(shí)隨地通過(guò)移動(dòng)端自主查詢個(gè)人職稱職級(jí)、薪資、績(jī)效、考勤等信息，也可隨時(shí)關(guān)注或接受業(yè)務(wù)辦理動(dòng)態(tài)提醒，更大限度地提高教師的主人翁精神與價(jià)值感，起到激勵(lì)作用。

三、路徑和方法

鑒于當(dāng)前高校人事信息共享面臨著諸多問(wèn)題，本文試圖從組織、制度和技術(shù)三個(gè)維度探索如何在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下進(jìn)一步加強(qiáng)高校人事管理中的信息共享，促使高校人事管理更快實(shí)現(xiàn)與新時(shí)代的“交叉融合”與“更新迭代”，釋放出新的生機(jī)與活力，助推雙一流建設(shè)。

（一）從組織維度看，應(yīng)當(dāng)在領(lǐng)導(dǎo)支持、人員培訓(xùn)與業(yè)務(wù)重組方面加強(qiáng)人事信息共享。一是加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)支持，高校決策層需要充分認(rèn)識(shí)到加強(qiáng)人事管理信息資源共享的必要性，投入人力、物力、財(cái)力等方面的資源支持，利用“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下我們所能調(diào)動(dòng)的一切信息化資源，推動(dòng)與促成這一工作順利開(kāi)展，為信息共享提供有力保障。二是強(qiáng)化人員培訓(xùn)，不僅要對(duì)管理人員的信息化素質(zhì)、互聯(lián)網(wǎng)意識(shí)進(jìn)行培訓(xùn)，使其熟練應(yīng)用人力資源信息的軟硬件系統(tǒng)，增強(qiáng)信息共享共用的具體操作能力，也要增強(qiáng)其信息共享意識(shí)的培訓(xùn)，強(qiáng)化其全局觀念，同時(shí)培養(yǎng)并營(yíng)造一個(gè)互助、可信、開(kāi)放的工作氛圍。三是再造服務(wù)流程，要實(shí)現(xiàn)順暢的信息共享，不可避免地需要與之配套地開(kāi)展相應(yīng)的業(yè)務(wù)流程整合與優(yōu)化重組，著力增強(qiáng)人事管理各項(xiàng)工作流程的一致性與統(tǒng)一性，將教職工基本信息管理、人員招聘管理、報(bào)到入職管理、績(jī)效考核管理、轉(zhuǎn)正定級(jí)管理、校內(nèi)異動(dòng)管理等模塊在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下實(shí)現(xiàn)有機(jī)統(tǒng)一。這是一個(gè)牽一發(fā)而動(dòng)全身的復(fù)雜系統(tǒng)工程，需要全校各職能部門與二級(jí)學(xué)院各方投入其中，減少無(wú)效的信息收集工作，為信息資源共享奠定良好基礎(chǔ)。

（二）從制度維度看，需要建立一整套實(shí)施機(jī)制，保障信息在橫向與縱向之間的共享共用。這套機(jī)制應(yīng)包括但不限于信息安全、部門合作、考核激勵(lì)、責(zé)任歸屬等內(nèi)容，例如在人力資源系統(tǒng)構(gòu)建與維護(hù)過(guò)程中，應(yīng)將安全性、可靠性、穩(wěn)定性著重考慮。相對(duì)應(yīng)的，需要建立起“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的人事信息定期維護(hù)制度與人事信息安全保密制度，與相關(guān)人員簽訂安全保密協(xié)議，區(qū)分好保密信息與可共享信息，明確信息的開(kāi)放程度以及范圍等；部門之間的信息共享與合作涉及許多復(fù)雜具體的問(wèn)題，其間責(zé)任如何劃分、如何激勵(lì)各單位主動(dòng)開(kāi)展共享等問(wèn)題，都需要有一定的規(guī)章制度來(lái)進(jìn)行規(guī)范和推動(dòng)。當(dāng)然，一套制度的建設(shè)與實(shí)施過(guò)程不是一蹴而就的，需要一批批人事管理人員在互聯(lián)網(wǎng)的大潮中開(kāi)展前仆后繼的實(shí)踐，并且在實(shí)踐過(guò)程中進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的總結(jié)，不斷進(jìn)行修正、改進(jìn)與完善，才能形成人事信息共享的長(zhǎng)效機(jī)制，從而促進(jìn)人事管理的可持續(xù)性發(fā)展。

（三）從技術(shù)維度來(lái)看，應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步夯實(shí)人事信息共享的系統(tǒng)基礎(chǔ)。首先，標(biāo)準(zhǔn)化是打破“孤島”、實(shí)現(xiàn)全員共享的基礎(chǔ)途徑，人事相關(guān)數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化存儲(chǔ)形式、統(tǒng)一業(yè)務(wù)系統(tǒng)接口以及訪問(wèn)調(diào)用方式，是促進(jìn)人事信息共享、增強(qiáng)高校管理與服務(wù)效能的必然之路，應(yīng)當(dāng)將人事信息按規(guī)范的格式與一定的組織方式進(jìn)行系統(tǒng)存儲(chǔ)。其次，應(yīng)從信息技術(shù)角度，打破系統(tǒng)壁壘，增強(qiáng)子系統(tǒng)之間的兼容性。二級(jí)學(xué)院錄入的信息也要力求準(zhǔn)確，并保持動(dòng)態(tài)更新，做到二級(jí)學(xué)院、各部門端口數(shù)據(jù)的動(dòng)態(tài)調(diào)整與準(zhǔn)確一致。另外，不同身份應(yīng)當(dāng)擁有相應(yīng)形式的數(shù)據(jù)共享接口，高校人事數(shù)據(jù)庫(kù)一般涵蓋基本信息查詢、信息修改與維護(hù)、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與分析等功能，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、人事處管理人員、二級(jí)學(xué)院人事干事、普通教職工等不同用戶、不同身份應(yīng)分別擁有不同查詢與管理的權(quán)限，從而形成不同的數(shù)據(jù)展現(xiàn)形式與主題分析結(jié)果。這樣，充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)實(shí)時(shí)性、高效性的優(yōu)勢(shì)，獲得信息資源及時(shí)更新的便利，減少滯后信息的干擾和部門間繁復(fù)的對(duì)接工作量，更好地服務(wù)于全校“雙一流”建設(shè)。

四、結(jié)語(yǔ)

面對(duì)“互聯(lián)網(wǎng)+”飛速發(fā)展的時(shí)代趨勢(shì)，高等學(xué)校人事信息管理還存在管理理念落后、信息冗余突出、不同系統(tǒng)壁壘嚴(yán)重等問(wèn)題，加強(qiáng)信息共享既是順應(yīng)潮流之舉，也是提高工作效率、推動(dòng)工作協(xié)同以及促進(jìn)自主管理的必然選擇，高校應(yīng)積極從組織、制度以及技術(shù)等維度推進(jìn)信息共享。首先，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)支持與頂層設(shè)計(jì)，為推動(dòng)信息共享提供人、財(cái)、物等資源支持，著力于實(shí)施人員培訓(xùn)，讓基層工作人員樹立信息共享的理念，并善于在實(shí)際工作中進(jìn)行應(yīng)用；其次，要不斷完善相關(guān)配套制度，保障信息共享的長(zhǎng)效發(fā)展；最后，應(yīng)著重夯實(shí)人力信息共享的系統(tǒng)基礎(chǔ)，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化支持，加強(qiáng)數(shù)據(jù)的動(dòng)態(tài)更新與系統(tǒng)運(yùn)維，并且大刀闊斧進(jìn)行系統(tǒng)改造，增強(qiáng)不同子系統(tǒng)之間的兼容性，按需進(jìn)行權(quán)限設(shè)置等。這樣多措并舉，增強(qiáng)“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校人事信息共享的發(fā)展質(zhì)效，推動(dòng)教育現(xiàn)代化發(fā)展和決策科學(xué)化進(jìn)程。