基于網絡環(huán)境下檔案信息采集與安全管理的思考

文/開遠市國家綜合檔案館 李俊諭

隨著互聯(lián)網技術的不斷發(fā)展，通過網絡能夠進行檔案信息的快速采集以及有效傳播，大大方便了醫(yī)療人員日常的工作。因為網絡環(huán)境是虛擬的，空間容易受到病毒及黑客的攻擊，容易導致網絡環(huán)境下保存的檔案信息和資料損壞。所以，如何有效利用網絡技術進行醫(yī)療信息采集與安全管理，是現(xiàn)階段急需解決的問題。

一、檔案信息采集在網絡環(huán)境下體現(xiàn)的技術特性

（一）雙向性。在傳統(tǒng)的醫(yī)療檔案信息采集工作過程中，通常表現(xiàn)為單向的采集和傳播方式，因為其需要單個或一定數量的用戶進行檔案信息的采集，其中的溝通較少，用戶較難通過收集系統(tǒng)進行相關信息的了解。所以在傳統(tǒng)的醫(yī)療檔案信息采集工作中，用戶進行的體驗較少，自身對于檔案利用以及信息需求難以得到滿足。但是通過網絡環(huán)境進行醫(yī)療信息的采集，不僅能夠大大擴充單一時間內進行采集的人數，提高收集的效率，同時還能夠通過平臺搭建等功能實現(xiàn)檔案利用者對于信息的需求，實現(xiàn)從單向傳播到雙向互動的過程。

（二）異地共享性。網絡環(huán)境下檔案信息采集所存在的異地共享性，是指能夠通過網絡技術進行檔案信息的實時共享，可以令異地的檔案利用人員在需要時共享檔案信息。在傳統(tǒng)的檔案信息采集和管理過程中，通常是通過實物來進行檔案信息的記錄，而實物記錄所具有的缺點之一是其具有唯一性。實物記錄的唯一性導致多個檔案利用人員或者異地出現(xiàn)檔案利用人員時，無法立即進行檔案信息資源的共享。同時實物檔案在保存的過程中也十分困難，一旦出現(xiàn)一定的損壞，就會出現(xiàn)信息的永久性遺漏。但是通過引入網絡技術，可以實現(xiàn)實物檔案與網絡檔案的并存，既方便了實物檔案的管理，避免因為日常查閱而出現(xiàn)信息的損壞，同時，網絡檔案還能夠通過網絡技術實現(xiàn)信息的實時下載與分享。

（三）高效性。相較于傳統(tǒng)的檔案信息采集和管理工作，網絡環(huán)境下的檔案信息采集與管理工作具有更加高效的特征。這是因為網絡環(huán)境下進行的檔案信息采集與管理，能夠通過互聯(lián)網技術搭建的渠道來進行信息的高速收集以及利用。這樣在互聯(lián)網渠道下，信息能夠進行高速的流通和傳播，提高了日常信息收集的效率，使得檔案信息的采集更具高效性。

二、檔案信息采集在網絡環(huán)境下的問題與不足

（一）沒有構建統(tǒng)一的檔案信息資源管理體系。在現(xiàn)行的互聯(lián)網工作背景下，檔案信息采集和管理工作通常通過互聯(lián)網技術構建的服務網站為檔案信息的利用者提供相關的調閱服務。通過互聯(lián)網技術構建的檔案服務網站，雖然為檔案管理工作者提供了工作上的便利，也為檔案信息的利用者提供了便捷的服務。但是在實際的工作中，由于沒有構建起統(tǒng)一的檔案信息資源管理體系，所以在不同院方的檔案服務網站上存在著不同的服務功能，沒有進行統(tǒng)一，相關的管理規(guī)范也不一致。這不僅制約了醫(yī)療檔案信息采集和管理工作水平的提高，同時還使得相關的服務網站在運行過程中存在著一定的安全隱患。

（二）檔案信息管理人員沒有樹立起檔案重要性意識。隨著網絡技術在檔案信息采集與安全管理方面的應用越來越深，雖然相關人員對于技術的應用越來越深入，但是在實際的工作過程中，檔案管理人員傳統(tǒng)的檔案收集和管理思維沒有被轉變，沒有樹立起檔案信息資源重要性的意識。在傳統(tǒng)的思維模式中，檔案管理人員通常認為檔案信息與安全管理的重點在于對已經收集好的檔案進行管理，但其實工作的重點在于如何通過網絡信息技術進行檔案信息的全面收集。檔案管理人員對于檔案信息收集方面不重視，會大大影響檔案信息收集和管理工作的效率和進展，必須盡快在檔案管理人員中樹立起檔案信息資源重要的意識。

（三）檔案管理部門缺少專門的技術性人才。除了上述幾點之外，阻礙網絡環(huán)境下檔案信息采集與安全管理工作水平提升的另一個原因是，檔案管理部門缺少技術性人才。隨著網絡信息技術在檔案管理部門的應用越來越深入，其對檔案管理部門工作人員提出了更高的業(yè)務要求。傳統(tǒng)的檔案管理部門工作人員雖然具有較高的工作素養(yǎng)和意識，但是對于互聯(lián)網領域的了解較少，對于信息技術的應用較差。在網絡技術進行深入應用的過程中，缺乏推動檔案信息收集和管理網絡應用水準提高的能力。當檔案管理部門的系統(tǒng)或數據庫出現(xiàn)故障時，不能夠進行及時維護。

（四）檔案管理信息建設工作較為缺乏。想要提高網絡環(huán)境下檔案信息采集與安全管理的工作水準，必須加大對于檔案管理信息建設工作的投入，如果投入不夠，就會降低檔案信息采集與安全管理方面工作的效率。例如，如果不能夠通過資金投入來進行相關系統(tǒng)和數據庫的維護，不能夠采購相關的設備來進行信息建設的基礎性工作，就無法進行網絡背景下檔案信息收集與安全管理工作。所以必須加強對于檔案管理信息建設方面的投入，大力推動檔案信息資源建設與信息共享。

三、提高檔案信息采集和安全管理水準的策略

（一）轉變檔案管理人員思維，強化服務意識。傳統(tǒng)的檔案信息收集和管理工作都是單向的收集和傳播，所以傳統(tǒng)的檔案管理工作人員缺乏一定的服務意識，同時傳統(tǒng)的管理思維存在欠缺樹立檔案信息資源重要性的缺點。因此，為了提高網絡環(huán)境下檔案信息收集和安全管理工作的水準，必須轉變檔案管理人員的思維。首先，需要在檔案管理人員的心中樹立起服務意識，從過去的單向傳播轉變?yōu)殡p向互動，加強對于用戶的服務意識，真正滿足用戶的檔案信息需求。其次，檔案管理人員應該認識到檔案信息資源收集對于單位管理的重要性。

（二）進行檔案資源的整合管理。現(xiàn)階段檔案信息資源缺乏統(tǒng)一的管理體系，為了提高檔案信息采集與安全管理的水平，檔案管理部門必須構建統(tǒng)一的檔案信息資源管理體系，使用統(tǒng)一的標準對信息的采集、存儲以及后續(xù)的管理進行規(guī)范。對檔案信息資源進行整合管理能夠提高資源保護的安全性。例如，可以通過構建安保性能較高的交互平臺，加強信息共享以及保存方面的安全性。還可以建立安保系統(tǒng)，通過檔案信息的保密程度進行劃分，在安保系統(tǒng)內進行由低到高的全方位防護，確保檔案信息資源的安全。除此之外，對于重要的公文或是保密程度較高的檔案信息，在共享的過程中，院方應該做好加密傳輸的相關措施，避免在共享的過程中出現(xiàn)信息的泄露，降低安全隱患。

（三）加強檔案管理人員的業(yè)務能力和專業(yè)素質培訓。如前文所述，在現(xiàn)階段的工作背景下，檔案部門缺乏同時精通檔案管理工作與網絡信息技術的復合型人才。所以在相關的管理工作中，應該加強對檔案管理人員的業(yè)務能力和專業(yè)素質的培訓。首先，應該對檔案管理人員進行檔案管理能力的強化，做好自己的本職工作，提高自己的政治思想覺悟，強化職業(yè)道德素養(yǎng)。其次，應該對檔案管理人員進行信息技術的培訓和提高，確保其在互聯(lián)網技術應用越來越深入的當下，適應部門信息化的發(fā)展，為檔案信息采集與安全管理工作提供越來越多的復合型人才。

（四）進行檔案部門在線服務平臺建設。通過網絡技術的不斷發(fā)展，檔案信息采集與安全管理已經從單向的收集和傳播轉變?yōu)殡p向的互動，用戶能夠通過網絡技術進行信息的查閱，滿足自身的信息需求。在這樣的背景下，進行檔案部門在線服務平臺建設，能夠滿足民眾對于信息獲取的主流訴求。通過服務平臺的搭建，能夠構建更加容易進行信息資源獲取的渠道，通過這樣的在線服務平臺，民眾可以更加便捷地進行信息的查詢，與單位進行相應的溝通。在線服務平臺將成為民眾與單位之間的溝通橋梁，通過信息的傳播和查閱，加強兩者之間的互動。

（五）推動檔案部門信息共享平臺建設。在網絡技術背景下進行檔案部門信息共享平臺建設，不僅能夠加強網絡背景下信息的高速傳播，同時還能夠加強單位部門之間的信息流通。通過信息的傳播和共享，加強部門之間的聯(lián)系和共同發(fā)展，不僅能夠更好地為患者提供服務，同時也能夠促進單位管理水平的提高。

四、結論

綜上所述，雖然網絡技術在檔案信息收集與安全管理方面進行了較為深入的應用，但還存在著一定的問題。只有不斷進行檔案管理信息化的建設，加強人員業(yè)務能力的培訓，構建統(tǒng)一的管理體系，才能夠推動檔案信息化管理水平不斷提高。