論高校辦公人員的語言文字能力

文/重慶大學計算機學院 馬前

語言文字能力作為高校辦公人員的基本能力，并沒有得到廣大高校辦公室工作人員的高度重視和深刻認識。本文通過深入剖析學院辦公室工作，嘗試論證“站起來能說”“坐下來能寫”是高校辦公人員的兩大語言文字能力，也是高校辦公人員的核心競爭力，并進一步探尋提高語言文字能力的方式方法。

一、辦公室工作的三種類型

一般認為，辦公室是綜合辦事機構，是承上啟下、溝通內外、協調左右的樞紐，主要職能就是圍繞單位的中心工作提供綜合協調服務。大學的學院辦公室主要圍繞學院的教學科研工作提供綜合協調服務，是學院的綜合辦事機構。通過深入剖析學院辦公室工作可以明晰其三種類型（辦事、辦文、辦會）六個層次（辦事為一層，辦文有兩層，辦會有三層），其中每類每層因其不同的復雜程度而各具層次性。當然，這種分類分層本身是邏輯上的，實踐中它們相互聯系，而理論上分類分層又讓它們相互區別。

（一）辦事。辦公室的主要職責就是辦公共之事，當然，這里指的是廣義的辦事。辦公室所做工作的目的就是把事務處理好。這些事務因為關系承上啟下、溝通內外、協調左右而錯綜復雜，所以辦公人員經常要把自己當作“全科醫生”。但事務的難易程度是有區別的，可以根據所辦事項的復雜程度，區分出不同的類型和不同的層次。較簡單、較純粹的辦事可以歸為第一類，簡稱為“辦事”。通常是不需要起草文稿（辦文），不需要組織會議（辦會）就能解決的事情。如學院辦公室日常的OA簽報流轉、公文印發、單位蓋章等。當然，這類事務單獨來看，相對比較簡單，但很多不同的簡單的事務放在一起可能就不那么簡單了。并且，簡單并不意味著不重要，甚至有的事情只能成功不能失敗，否則沒有重來的機會。

（二）辦文。相對來說，稍微復雜一點的辦事是需要起草文稿來解決的，可以歸為第二類，簡稱為“辦文”。辦文很重要，是領導者行使職能、推動工作、實施決策的重要手段。起草文稿是高校辦公人員的看家本領，當然也是一項很艱苦的工作。進一步分析，辦文可以再分為兩個層次：第一層是通過辦文直接辦事。如目前學院教職工的離渝申請，領導簽批和公文流轉完成，事情就辦結了；又如學校要求提交某個專項報告，報告起草經領導審批后上報學校，事情就辦結了。第二層是辦文只能解決部分事務。如學院印發值班管理辦法，辦法印發后只解決了值班相關規定的問題，并沒有解決每次具體值班的安排和實施問題。具體而言，每逢節假日或寒暑假，相關工作人員還得具體安排值班表，協調值班人員等。又如學院印發公章管理辦法，辦法印發后只解決了蓋章相關規定和流程，并沒有解決每次蓋章的操作問題。可見，這里的第二層相對于第一層的復雜程度一般略大一些。它實際上包含了辦事，也可以表述為第一層的辦文加辦事。

（三）辦會。更復雜一點的辦事，是需要組織會議才能解決的事情，可以歸為第三類，并簡稱為“辦會”。一般而言，一個單位的制度越健全，辦會的次數就相對越少，反之就越多。因為有了相關的制度依循，根據相關規定和相關流程開展工作即可。這同時也說明，一個單位的制度建設通常是需要開會才能完成的。當然，這是相對而言的。如學院召開黨政聯席會議，無論學院的制度如何健全，黨政聯席會議作為例會（本身就是一種制度）是不可避免要如期召開的，因為它主要研究學院的發展以及發展中遇到的新問題。而這類問題是肯定會有的，如果沒有，說明學院發展本身就有問題，而反過來就說明更需要召開黨政聯席會議了。再仔細分析，辦會又可以分為三個層次：第一層是通過辦會直接解決辦事。如學院相關專題的學習交流會、經驗總結會等，通過開會就解決了。第二層是通過辦會解決辦文。如學院黨政聯席會議審議通過學院的相關實施方案，審議通過后直接走發文程序（辦事）即可。第三層是通過辦會解決部分辦文或辦事。如學院召開績效工資工作小組會議，會議主要研究制定學院績效工資方案，而方案需要充分發揚民主、廣泛征求意見，需要經學院學術委員會、學院工會（教代會）討論通過，由學院黨政聯席會議審議通過，并上報學校批準后執行。因此，方案需要在不同的會議上反復研究和討論，會后需要根據會議精神不斷修改和完善。它實際上包含了前兩個層次，其復雜程度可以表述為第一層的辦會加第一層的辦文再加辦事。

二、高校辦公人員應具備的兩大能力

通過對辦公室工作的三種類型進行分析，可以發現辦公室工作集中體現出對高校辦公人員的兩大語言文字能力要求，即“站起來能說”和“坐下來能寫”。這兩大語言文字能力，也是高校辦公人員的核心競爭力，一定程度上決定了高校辦公人員未來能走多好，能走多遠。

（一）站起來能說。“站起來能說”是一種駕馭語言的口頭交際能力。語言是一種以音示義的靠聽覺、憑口耳相傳的符號系統，其能力包括聽和說的能力，其中說，是最主要的語言能力，是高校辦公人員必備的語言功底。高校辦公人員只有具備較好的“站起來能說”的語言能力，才能勝任相關的工作。首先，辦事離不開“站起來能說”。辦的是事，處的是人；不僅服務對象是人，而且辦事主體也是人。如何承上啟下，如何溝通內外，如何協調左右？主要靠“說”，靠人與人之間的溝通、交流、對話。列舉一個辦公人員做好后勤服務保障日常工作的事例，如聯系維修打印機，過程通常是這樣的：一位教師發現打印機壞了，聯系辦公人員（通常是面對面說或者通過電話說）；辦公人員聯系商家來維修（通常是通過電話說）；有時候還得協調不同商家（通常是通過電話說）；商家派人到場維修時，還得具體溝通相關事宜（通常是面對面說）；維修好后還得協調財務事宜（通常是面對面說）。可見，這么一件小事，辦公人員卻一直在通過“說”（至少四～五次）來處理，整個過程離不開“站起來能說”。其次，辦會離不開“站起來能說”。邏輯上，如前所述，辦會包括辦事，或者說辦會是復雜的辦事，進一步看，一次完整的辦會可能包括制定會議方案、下發會議通知、起草會議文件、做好會務準備、做好生活安排、組織好人員報到、開好預備會議、寫好會議主持詞、組織好大會發言、作好會議記錄、安排好分組討論、組織好現場參觀、編好會議簡報、回收好會議材料、做好與會人員返程、搞好財務結算、搞好會務總結、搞好材料合訂存留、會務用品的歸還和整理等辦文或辦事程序。當然，一般的會議可能沒有這么多的環節，但可以發現其中的每件事情都離不開“站起來能說”。

（二）坐下來能寫。“坐下來能寫”是一種駕馭文字的書面交流能力。文字是一種以形示義的靠視覺、憑眼手操作的符號系統，其能力包括讀和寫的能力，其中寫是最主要的文字能力，是高校辦公人員必備的文字功底。“坐下來能寫”，不只是記錄語言的書寫符號，還要表達領導的意圖和自己的思想。可以說是高校辦公人員的看家本領。高校辦公人員不具備較好的“坐下來能寫”的文字能力，開展工作就會捉襟見肘。

首先，“坐下來能寫”決定辦文質量。實質上，辦文集中體現了對高校辦公人員的文字能力要求。辦文主要就是文稿起草，包括公文起草和其他材料起草。根據中共中央辦公廳發布的《黨政機關公文處理工作條例》（中辦發〔2012〕14號），公文主要包括上行文、平行文和下行文。對學院辦公室來講，上行文主要是報告、請示等；平行文主要是函件等；下行文包括決議、決定、通告、意見、通知、通報、批復、紀要等，其中最重要的下行文還是通知。其他材料起草常見的有講話稿、述職報告、致辭、主持詞、新聞稿件等。辦文要求辦公人員熟悉公文的文體類型、具體格式等，而最重要的就是文字功底，即駕馭文字的基本能力。

其次，“坐下來能寫”決定辦會水平。邏輯上，如前所述辦會通常包括制定會議方案、下發會議通知、起草會議文件、寫好會議主持詞、編好會議簡報、搞好會務總結、搞好材料合訂存留等辦文。因此理論上辦會就包含了辦文，辦會是復雜的辦文，因而也特別需要寫作能力。一次完整的辦會，通常要起草十余個文稿，包括起草會議方案、起草會議通知、起草會議文件、起草主持詞、起草會議簡報、起草新聞稿等等。因此，某種程度上，“坐下來能寫”的水平決定了辦會的總體水平。

三、提高語言文字能力的兩個建議

一般統稱語言能力和文字能力為語言文字能力，其實語言能力（特別包括“站起來能說”）和文字能力（特別包括“坐下來能寫”）是兩種相對獨立的語言文字能力。有人具有語言能力但不一定具有文字能力；有人具有文字能力但不一定具有語言能力。但是，語言能力和文字能力在一定條件下可以相互影響、相互轉化。無論如何，提高語言能力和文字能力都在于不斷地學習和積累，不斷地練筆和實踐，尤其需要海量閱讀和任務驅動。

（一）海量閱讀。語言文字能力是不斷學習和不斷積累而來的，而積累最重要的就是海量閱讀。習得語言能力是由聽到說，獲得文字能力是由讀到寫，因此，人的語言表達能力主要是由聽的能力決定的，文字表達能力主要是由閱讀能力決定的。《義務教育語文課程標準(2011年版)》特別提倡“要高度重視積累”，提倡“多讀書，好讀書，讀好書，讀整本的書”，強調讀書在語文學習的關鍵作用，尤其體現了海量閱讀的意義。一方面，要深入學習并仔細琢磨范本。《黨政機關公文處理工作條例》中規定的15種公文類型，每一種類型都有自己的適用范圍、寫作要求、固定格式和語言特點。這類文稿要嚴格按照文體要求去寫，文體一錯，全盤皆錯。常見公文寫作一般遵循事前請示、事后報告、一事一請示、報告不夾帶請示事項的原則，不使用匯報、說明、申請、辦法等不規范文種；另一方面，也是更重要的方面，要海量閱讀經典。語文課程標準提倡高度重視積累，強調海量閱讀。而重點就在閱讀經典，閱讀名著。通過閱讀經典名著，使思維得到訓練，并通過獲得深刻的文化教養進一步提高語言文字能力。美國教育家赫欽斯在擔任芝加哥大學校長期間便推行名著閱讀運動，其執掌芝加哥大學的21年，對芝加哥大學、對美國，甚至對全世界，都產生了長遠而深刻的影響。

（二）任務驅動。在2011年的語文課程標準修訂中，有一個突出變化就是進一步明確了語文課程的性質，認為“語文課程是一門學習語言文字運用的綜合性實踐性課程”，強調聚焦語言文字運用，突出語言文字實踐，而督促練筆和實踐的重要方法之一是任務驅動。不管說還是寫，首先需要實踐的機會，需要任務驅動。語言文字的工具性決定了語言文字能力只有在實踐中才能不斷提高，只有通過實踐才能學會運用或者說駕馭語言文字這種工具。習得語言能力是由聽到說的，但只聽不說就永遠不會說；獲得文字能力是由讀到寫的，但只讀不寫就永遠不會寫。辦公室工作有大量“站起來說”和“坐下來寫”的任務。只有把握好這些機會，利用好這些任務，才能驅動進一步提高語言文字能力。這里以文稿任務驅動為例：學院每年需要起草大量文稿，如前所述，一次完整的辦會通常需要起草多個文稿，而每個文稿起草后又必須反復修改。所以，文稿起草本身是很一項十分辛苦的工作，需要付出艱辛的努力。每個文稿都要細心琢磨，費盡思量。但是寫材料的過程，就是提高自己文字能力和水平的過程。只有通過任務驅動，在反復的起草、修改過程中，文字表達才能更加樸實、更加簡潔、更加準確。

另外，建議高校形成常規性的語言文字方面的交流和培訓機制，建立長效化的制度。目前筆者所在學院，建立了兩周一次的“學院辦公室例會”制度，其規定動作之一就是語言文字方面的學習交流活動，建立主講領學人機制，以此形成常規性、長效性的語言文字學習制度。學院也適時組織語言文字能力培訓活動，讓學院辦公人員接受科學規范的語言文字能力培訓。最重要的是，要高度重視、深刻認識作為高校辦公人員核心競爭力的兩大語言文字能力：“站起來能說”和“坐下來能寫”。