基于大數據背景下公安檔案管理方法創新

文/福建省建寧縣公安局 朱建珍

大數據時代，各種電子產品、網絡技術應運而生，公安機關實際工作量也在逐年增大，需要保存的檔案數量愈來愈多，如果仍然采用人工管理的方式，不僅管理難度很大，且資料查找、檔案保存等都不夠便捷。將網絡技術應用到檔案管理當中，有效提升檔案數據儲存以及處理的效率，對于改善公安檔案管理質量來說，有著積極意義。

一、大數據技術在公安檔案管理中的特點

首先，要想充分發揮大數據的作用，需要了解大數據時代的特點，主要體現在數量大、種類多、處理難度系數高等方面。公安機關這一工作性質，在實際開展過程中會涉及大量案件及工作人員基本資料等信息數據，所以檔案管理工作系公安部門開展工作的“保障軍”，如未能及時解決當前公安檔案管理工作中所面臨的困境，不僅對公安管理效率造成影響，也會增加管理風險。其次，公安部門中檔案類型具有復雜性強的特點。為提升工作人員對數據處理的水平，需創新管理辦法，對海量數據進行分類，有助于提升數據的清晰度，從而使檔案管理工作更加有序、科學，以上是大數據時代公安檔案管理部門應用大數據的作用，亦是優勢所在。

二、大數據時代制約公安檔案管理工作的因素

（一）技術水平與管理模式的脫節。隨著互聯網技術的不斷深入，大數據處理為檔案管理工作提供了便利。基于大數據背景下的公安檔案管理工作，由于相關專業人才的技術水平存在差異，當前其管理模式仍以人工檔案管理模式為主，其技術水平與管理模式出現了脫節現象。人工管理模式制約了公安檔案管理的工作效率，將數字化、信息化、網絡化技術等應用于實際工作當中，率先梳理出計算機代替人工管理的模式及辦公流程，有利于提高檔案管理工作的效率、準確度，這就需要專業技術人才作為支撐。基于大數據背景下的現有公安檔案管理模式，存在一定的僵化問題，長此以往，會對公安檔案管理發展造成嚴重的影響，同時會耗費工作人員大量的時間、精力。

（二）信息化管理機制有待完善。一個管理部門需要制定相應制度，用以支撐整個部門工作順利開展。大數據背景下公安檔案管理機制的短板，在于公安部門信息化管理機制的不完整性及傳統檔案管理機制的滯后性。一方面，是對公安檔案管理部門信息化管理責任制度、獎懲制度、監督機制等未有明確、嚴格的規定，所以在開展公安檔案管理工作時，一旦出現問題難以追究個人責任，容易降低管理人員在工作中的嚴謹性。另一方面，由于公安檔案管理工作的數據收集、資料整理、保管、查閱利用等工作任務較重，相關人員對探究管理機制問題缺少研究時間。在大數據背景下，檔案管理機制的調整，應將“全過程管理”理念應用其中，完善信息化管理機制并彌補傳統管理機制的短板，才能提升管理效果。

（三）風險類型與數據安全存在不穩定性。公安檔案管理部門運用大數據提升了處理數據的效率、減輕了檔案工作人員工作量，也強化了數據儲存的便捷性，信息化和網絡化的應用雖然給公安檔案工作提供了創新方向，隨之而來的數據安全風險高的問題有待解決。例如，公安部門的檔案信息大多是機密性文件，不對外公開，但運用大數據進行儲存之后，部分黑客可以通過網絡入侵公安系統，肆無忌憚竊取信息。一旦出現該情況，勢必會對公安系統安全構成威脅，難以保證公安數據存儲的安全性。除此之外，網絡系統運行需要一定條件，也存在系統崩潰、病毒入侵等危險，這些都會對公安檔案工作造成重大影響。大數據時代背景下的公安檔案管理工作創新，既是一種機會，更是一種挑戰，公安機關除了運用大數據的優勢之外，也要考慮風險預防等問題。

三、大數據時代公安檔案管理創新策略

（一）建立“檔案管理系統”，加快公安機關的運行效率。大數據時代，公安機關將信息技術融入檔案管理工作中，并構建網絡化的“檔案管理系統”，實施全面化的管理制度。以公安檔案管理中人事檔案管理為例，新員工入職之后，需要按照入職要求填寫入職申請，由領導審批之后移交至檔案管理部門，由專門的人員整理信息，并采取掃描的方式錄入計算機中。為保證掃描后的信息無誤，檔案管理人員需要進一步審核、查實所錄入的信息，在保證與實際相符后，點擊保存按鈕，該人員的檔案可直接儲存到系統數據庫中。在之后發生人員調動、升職、離職等情況時，需要查詢入職人員信息，不用再像以往人工翻找檔案袋，檔案管理人員僅需在計算機上輸入關鍵詞（如：人員姓名、工號、入職時間等）便可以直接進行查找。另外，檔案管理人員可以在計算機上直接將人員檔案刪除。基于信息技術應用，在很大程度上提升了公安人員管理工作的效率，檔案管理人員不再需要人工翻閱紙質資料來查閱人員信息，也不用通過人工錄入信息進行歸檔，促使檔案管理水平全面提升。

（二）將“PDCA管理”模式應用到檔案管理模式。在大數據背景下，公安部門可以在創新檔案管理工作時，采用“PDCA管理”模式。何為“PDCA管理”？實則是由“Plan（計劃）”“Do（執行）”“Check（檢查）”“Act（處理）”四部分構成。在公安檔案管理工作中，要求將各項工作按照制定計劃、實施計劃、檢驗實施效果、納入標準等方式制定實施標準，成為一個循環，不僅能夠增強公安部門管理計劃的可行性，也保證管理質量。例如，某公安部門首先分析檔案管理部門工作現狀，從中發現問題，以“落實責任制”“現代化管理”等為明確方向，制定相應的管理計劃，并在實際中順利運行。在計劃實施一定期限之后，由相關人員運用計算機對比制度實施前后的數據，并檢查實施的結果。實施2個月后，經相關人員統計發現檔案丟失概率、信息錯誤率比以往有所下降，仍有這種不良情況產生。這表明，當前所制定且實施的計劃有一定可行性，但仍存在不足之處。通過實施“PDCA管理”模式，將大數據時代管理理念融入公安檔案管理當中，可不斷優化公安檔案管理模式，使其發展成可行性高、切合實際、實施靈活等模式，開展檔案管理工作時，自然能提升檔案管理工作執行的有效性。

（三）細化檔案類別，落實責任管理機制。基于大數據背景下傳統檔案管理機制的滯后性，顯然難以滿足實際工作需求，公安檔案管理部門將責任制度應用于管理工作中，能夠有效改善此項問題。例如：公安檔案管理部門可以從人員安排方面入手，由以往1名檔案管理人員，增至2名或以上人員負責檔案管理。劃分人員職責，按照檔案類型，對人事檔案、未破獲的案件、已破獲的案件等進行分類管理。若某部分檔案管理出現問題時，公安部門可以直接追究相關管理人員的責任。同時，有助于公安檔案管理人員之間互相監督。管理未偵破案件檔案的人員，應將檔案信息錄入計算機中，按照案件類型進行劃分，依據案件進度來調整。在公安人員偵破案件之后，檔案管理人員則將檔案傳輸給其他的檔案管理人員。通過“責任落實至個人”的管理機制，促使檔案管理人員秉持謹慎的態度對待管理工作，使管理過程更加有序且人性化，提升管理質量。

（四）優化管理流程并提高預防管理意識。大數據背景下的公安檔案管理流程，目的是使檔案管理工作方便快捷，提升管理的清晰度，從而減輕檔案管理人員的工作負擔。以“案件檔案管理”為例：首先，公安部門要將“全過程管理”應用到檔案管理中，一旦出現新的案件，公安人員會記錄案件偵破過程并將所記錄的資料通過PC端發送給檔案管理人員。檔案管理人員接收后，需按照案件類型、時間等劃分類別。其次，需要對案件信息進行規整，儲存在檔案管理系統中。之后，如果該案件信息發生了變化，依然重復以上過程，由相關人員對信息進行錄入和傳輸，供檔案管理人員參考，從而有序完成檔案管理工作。此外，網絡技術運用的前提是保證檔案的安全性，避免出現黑客入侵、檔案丟失、病毒入侵等情況。因此，應積極運用風險預防技術。首先，公安部門檔案管理系統應設置權限，只有具有權限的人員才能登錄系統。其次，不同權限的人員能操作的模塊也不同，系統自動甄別之后，允許其進行相對應的操作。再次，為應對出現大規模停電、系統故障等，檔案管理人員應具備及時備份的意識，保證檔案數據的安全性。最后，為避免黑客入侵系統，維護人員應及時升級系統避免病毒入侵，減少檔案管理的網絡風險。

四、結語

綜上所述，大數據時代，創新公安檔案管理模式，為公安機關提供了參考意見，以保證數據安全性為前提，盡量使檔案管理工作更加高效、便捷，提升管理效率。未來，公安機關應結合信息技術在實際中的應用效果，貫徹“PDCA管理”模式以及“全過程管理”方法，將責任落實到個人并預防管理風險，實現檔案管理工作可持續性發展。