信息化背景下國有銀行檔案管理問題與對策研究

文/中國人民銀行大連市中心支行 張春梅

檔案是保存單位的發(fā)展歷程，保留每一個大事件最真實、詳細的記錄，無論是哪一種形式保存下的檔案，對于集體而言都是不可替代的寶藏，在信息化普及的今天，國有銀行需要適應(yīng)時代潮流，不斷應(yīng)對信息化背景下檔案管理工作中出現(xiàn)的問題。

一、國有銀行檔案管理改革的重要性

國有銀行檔案是資產(chǎn)組成中的一種無形資產(chǎn)，大力發(fā)展電子檔案建設(shè)工作，能夠促進國有銀行健康發(fā)展。檔案對于國有銀行乃至整個金融界而言都影響頗深，比如國有銀行需要作出某些決策時，往往會調(diào)相關(guān)檔案進行查閱。由此不難看出，國有銀行的信息化檔案管理不僅關(guān)系著自身的發(fā)展，甚至會影響整個國家金融領(lǐng)域的健康發(fā)展。另外，當金融業(yè)發(fā)展過程中遭遇瓶頸時，或者遇到與歷史上相似的難題時，相關(guān)部門會開展檔案的回顧，通過檔案中銘記的經(jīng)驗和教訓找到出路。在檔案管理工作改革中，國有銀行可以充分接觸先進管理經(jīng)驗，彌補傳統(tǒng)工作中的不足之處，及時摒棄傳統(tǒng)檔案管理工作中的落后手段和制度，在對一些遺留檔案進行分類時，往往會有很多意想不到的收獲，填補各個階段歷史的空白。科學合理地對國有銀行檔案進行信息化改革，更好地踐行國家高新技術(shù)發(fā)展方針，盡快將多功能、現(xiàn)代化的服務(wù)措施應(yīng)用于工作中，對國有銀行的可持續(xù)發(fā)展必將產(chǎn)生積極的影響。

二、國有銀行檔案管理現(xiàn)階段出現(xiàn)的問題

近些年來，科學技術(shù)的更新速度遠超人們想象，各種高新產(chǎn)品不斷應(yīng)用于國有銀行中，改變了一直應(yīng)用的傳統(tǒng)工作模式，國有銀行檔案管理工作效率依然有待提升，很多問題也急需解決。

（一）檔案管理工作人員專業(yè)性不強。就工作性質(zhì)而言，檔案管理工作可以說是日復(fù)一日面對海量的紙質(zhì)類、信息類、圖片類文件，重復(fù)著整理、錄入、查找等工作，工作較為枯燥而繁瑣，工作人員需要將這些檔案進行整體、有序地歸類。又因為檔案管理工作的重復(fù)性，相關(guān)工作人員很難有立功、升職等機會，無法從中獲得職業(yè)、生活、薪酬上的滿足，所以這一類工作崗位始終存在招聘困難、人員流動頻繁的狀況。受到傳統(tǒng)理念的影響，很多國有銀行領(lǐng)導(dǎo)層對檔案管理工作的重要性缺乏充分的認知，不能及時對外招聘相應(yīng)領(lǐng)域?qū)I(yè)人才，導(dǎo)致國有銀行檔案管理工作人員的專業(yè)性普遍較低，很多時候崗位交替頻繁，相關(guān)工作無法持續(xù)、穩(wěn)定交接，檔案記錄經(jīng)常會出現(xiàn)人為產(chǎn)生的差異，進一步導(dǎo)致檔案存放混亂、找尋困難、甚至丟失的情況。

（二）檔案檢索效率缺乏智能性。按照傳統(tǒng)的檔案管理模式，國有銀行檔案管理工作幾乎完全依賴人工，憑借工作人員勤勤懇懇的記錄和整理，將這些以紙張、案卷為載體的檔案記在心里，靠記憶和經(jīng)驗完成檔案管理工作。隨著智能時代的到來，不再像傳統(tǒng)檔案管理工作一樣，需要較多的人力進行維持，紙質(zhì)類文件激增檔案以及頻繁更迭的人員變動，導(dǎo)致依靠人力維持的情況一去不復(fù)返。面對電子文檔、視頻、錄像等多元化檔案存在形式，單純依靠人工查找，或者少量的電腦查閱，無法滿足當代人的需求，要想打破時間、空間的限制，必須利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)擴大檔案管理工作中的信息化、智能化比例，否則就會在廣度和深度上落后于時代要求。另外，有些銀行雖然進行了檔案管理信息化設(shè)備的更新，但由于缺少專業(yè)的工作人員，導(dǎo)致使用和維護都耗費巨大，在信息處理的時間性和靈活性上不能滿足需求。

（三）對檔案管理工作認知度不足，檔案信息不夠健全。當前，受到傳統(tǒng)理念的影響，國有銀行普遍對檔案管理工作認知度不足，無論是在管理計劃的制定上，還是在財務(wù)預(yù)算上都難以提高重視，導(dǎo)致檔案管理部門人才凋零，檔案信息難以得到廣泛而全面的整理。眾所周知，檔案信息與決策、應(yīng)用、咨詢等都有著重要的指導(dǎo)和借鑒作用，國有銀行之所以在檔案信息的采集、處理上難以擺脫落后局面，在于相關(guān)部門的工作人員缺乏檔案管理意識，從上到下對于檔案管理的重要性認識不足，最終導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)、管理、組織等工作無序，很多好的政策和制度無法貫徹實施，銀行的檔案管理信息化建設(shè)速度緩慢。

三、提升國有銀行檔案管理的有效路徑

（一）提高檔案管理人員的專業(yè)能力。在信息化越來越普及的今天，國有銀行很多傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)落后于時代需求，國有銀行檔案管理人員能力的提升，是我國金融領(lǐng)域信息化建設(shè)的根本保障，需要國有銀行加大工作人員培訓的深度和廣度，聘請檔案管理領(lǐng)域資深專家開展講座，通過卓有成效的培訓改變領(lǐng)導(dǎo)和員工的認知，提升工作人員的職業(yè)道德，在思想上真正明確檔案管理工作的重要性，能夠盡快吃透各級文件精神，從而對檔案管理工作成效以及管理質(zhì)量產(chǎn)生積極的影響。另外，信息化建設(shè)是高新技術(shù)的產(chǎn)物，需要工作人員熟練使用設(shè)備，精確進行檔案的采集、掃描、存檔和上傳等工作，國有銀行要做好財務(wù)預(yù)算，聘請專業(yè)人才進行指導(dǎo)和維護，對應(yīng)用進行及時、有效地升級，力求讓在職工作人員盡快熟悉操作要領(lǐng)，在工作中力求將人工失誤降到最低。要大力加強檔案管理崗位專業(yè)人才的比例，持續(xù)面向社會廣納人才，補充因?qū)I(yè)人才不足帶來的缺口，對內(nèi)要鼓勵工作人員進行自我提升，以賞罰分明的形式激發(fā)大家學習信息化檔案管理技術(shù)的積極性，為本單位乃至國家金融部門做好表率。

（二）提高檔案管理工作的認知度，加強檔案管理信息化建設(shè)。與傳統(tǒng)檔案管理工作不同，新時代的檔案管理逐漸向電子化檔案模式轉(zhuǎn)變，國有銀行檔案管理信息化需要領(lǐng)導(dǎo)在理念上與時俱進，摒棄傳統(tǒng)工作中的不作為，認真解讀中央對于信息化建設(shè)的指示，積極踐行成功的檔案管理經(jīng)驗，并在信息化建設(shè)中主動參與，發(fā)揮新時代“工匠精神”，做好本職工作。管理人員要學會關(guān)心基層工作人員，理解他們在工作上的不容易，領(lǐng)導(dǎo)要學會和普通工作人員“打成一片”，探討新設(shè)備、新平臺的應(yīng)用和推廣，遇到問題要虛心向?qū)I(yè)人才請教，在不斷學習和工作中提高彼此的實際工作能力，從而調(diào)動大家的主動性和認知度，度過信息化建設(shè)初期這一最艱難的階段。在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，檔案管理領(lǐng)域不斷發(fā)生變化，信息化建設(shè)的主攻方向就是去紙質(zhì)化，這不僅在響應(yīng)國家倡導(dǎo)的節(jié)約號召，也是降低國有銀行財務(wù)損失、提高檔案管理效率的明智之舉。將節(jié)省下來的大筆資金轉(zhuǎn)投到信息化建設(shè)中，不僅可以采購大量技術(shù)設(shè)備，擴大互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的投入比例，使各部門成為有機結(jié)合的整體，降低檔案統(tǒng)一的難度。對于傳統(tǒng)的檔案管理經(jīng)驗并非一味摒棄，要有選擇性地吸收和借鑒，既吸收先進的檔案管理經(jīng)驗，又要發(fā)揮老一輩不畏艱難的工作精神，科學、合理地對庫存檔案進行數(shù)字化處理，一旦發(fā)現(xiàn)檔案信息存在爭議，要予以多角度、全方位地論證，處理好歷史遺留檔案，認真對待傳統(tǒng)檔案管理模式與信息化建設(shè)工作之間的聯(lián)系。

（三）完善檔案管理硬件設(shè)施，建立檔案統(tǒng)一管理制度。檔案形式的轉(zhuǎn)換涉及眾多難題，首要的解決方案是完善檔案管理硬件設(shè)施，確保所存檔的檔案是合理錄入的電子檔案，這就需要國有銀行從大局出發(fā)，統(tǒng)一電子檔案系統(tǒng)格式，減少亂碼帶來的風險。銀行業(yè)要正視自身存在的問題，正視當前國有銀行硬件設(shè)施陳舊的局面，科學投入資金，按部就班開展硬件設(shè)施更迭工作，在保證銀行業(yè)務(wù)不受影響的前提下對相關(guān)設(shè)備開展維護和更新工作。另外，國有銀行要在改革中逐漸建立、健全統(tǒng)一的檔案管理制度，明確信息化建設(shè)中檔案轉(zhuǎn)換標準以及應(yīng)對突發(fā)情況的解決思路，定期對網(wǎng)絡(luò)平臺進行維護和升級，確保服務(wù)器以及硬件設(shè)施良性運轉(zhuǎn)。由于很多檔案涉及機密或者核心問題，國有銀行要做好保密協(xié)議，提高相關(guān)工作人員的保密意識，避免因為漏洞被有心人利用造成國有銀行的損失。在對外開放的網(wǎng)絡(luò)平臺上，要積極與各大互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)尋求合作，通過公開招標選擇最佳合作伙伴，做好網(wǎng)站的防護工作，尤其對待核心機密檔案要加密保護，跟隨時代腳步展開“互聯(lián)網(wǎng)+”模式下的檔案信息化建設(shè)工作。因此，摒棄傳統(tǒng)檔案管理工作中的落后方式，努力打造信息化的新型檔案管理模式，才是符合時代發(fā)展的明智之舉。

四、結(jié)論

我們所處的時代是信息化、智能化的時代，高科技已經(jīng)涉及大多數(shù)人的衣、食、住、行等各個方面，無論是社會活動，還是經(jīng)濟建設(shè)所需要的信息資源，在互聯(lián)網(wǎng)世界都可以尋找到途徑。國有銀行重視人才的培養(yǎng)和引進，逐漸擴大骨干人才的比例，制定合理的信息化、智能化建設(shè)方案，使銀行上下提高檔案管理工作認知度，實踐新思路、新方法下的檔案服務(wù)意識，結(jié)合國內(nèi)外先進檔案管理經(jīng)驗，在統(tǒng)一的檔案管理制度下開展信息化建設(shè)，正視國有銀行檔案管理工作中的問題，適應(yīng)信息化時代國有銀行檔案管理需求，早日實現(xiàn)國有銀行檔案管理信息化的宏偉目標。