高校人事檔案數字化管理的優勢與弊端

文/河北建筑工程學院 馬愛芝 王學光

為了提升高校人事檔案管理工作的質量和效率，各大高校人事部門開始了人事檔案的信息化、數字化建設，高校人事部門利用計算機、掃描儀等信息技術將傳統的人事檔案資源、各種文字、圖片等等轉化成為數字資源，并且建立了專門的人事檔案信息庫，為人事檔案管理工作提供了很多便利。

一、高校人事檔案管理數字化建設的必要性

（一）適應時代發展需求。在國家信息化政策的大背景下，作為人才培養高地的各高校也在積極推進和加強數字化校園、智慧校園的建設與應用。2019年發布的《中國教育現代化2035》進一步提出智能化校園的建設目標，高校信息化建設也由此邁入“智能化”階段。在各個行業、領域都開始應用信息數字技術的時代背景下，高校開展人事檔案數字化建設工作是時代發展的需要，是學校建設現代化、信息化大學的必要組成部分。高校人事部門應抓住這一契機，積極推進人事檔案數字化建設，積極探索人事檔案數字化管理的模式，不斷創新和完善管理技術和方法，充分提升高校人事檔案的管理和服務能力。近年來，隨著信息化技術的迅猛發展以及現代化設備的不斷研制開發，為人事檔案數字化建設提供了先進的技術支撐，有利于人事檔案數字化管理工作的開展。

（二）海量數據管理的需求。無論是傳統管理模式下還是信息化時代，高校人事檔案都具有龐大的信息資源量。一方面，高校人事檔案涉及的內容較多。高校人事檔案包含了教職工的履歷材料、鑒定、考核、考察材料、學歷和職務材料、加入黨團組織等十類材料。隨著時間的推移，人事檔案的材料種類、數量、內容也會越來越多，特別是考核材料、職稱評審材料、獎懲材料等每年都需要進行整理歸檔，工作內容復雜繁瑣，工作量大。傳統的檔案管理方式是以紙質管理為主，通過人工管理、人工加工的方式對信息進行搜集和歸納，容易造成案資料的重復或遺漏。而且人事檔案管理對檔案保管的空間、場地、時間的要求較高。另一方面，隨著信息技術的廣泛應用，數字文件的數量也不斷加大，人事檔案呈現出海量數據的特點，需要應用數字化技術進行處理，解決傳統檔案管理中存在的各項問題。尤其要加強大數據、云計算等技術的應用，促進信息系統的完善和升級，提升高校各個部門的服務水平，使人事檔案管理工作可以真正發揮作用。

二、高校人事檔案管理數字化管理的優勢

（一）提升管理水平。傳統的人事檔案管理以紙質檔案為主，單純依靠人工管理的方式，通過手工查找得到個人的基本信息，不僅不利于人事檔案的管理、利用和保存，而且工作效率低。通過數字化建設，可以構建完善的檔案管理信息系統，將檔案信息錄入網絡系統中，利用系統平臺管理檔案，掌握檔案的信息內容，拓寬管理范圍，滿足新時代人事檔案管理的需求。數字化檔案管理系統采用先進的數據采集工具，可以捕獲各種業務系統預歸檔案的數據，可以提供即時信息、自定義表單等服務，在檔案收集、利用等環節中，管理人員可以在線審批業務流程，實現信息化的檔案管理、移交、歸檔、統計等等。可以結合云盤類存儲產品，具有文檔在線打開的功能，支持多人同時在線編輯，創新了人事檔案的管理方式，為人事檔案利用提供了很多便利。

（二）突破時間空間限制。如果采用紙質檔案管理的方式，管理工作需要在特定的時間和空間開展，管理、查詢、使用等工作都會受到限制。應用數字化管理模式則可以打破時空的限制。數字化管理只需要采用計算機終端和互聯網絡就可以隨時隨地查詢、管理、使用人事檔案，不需要在檔案室閱讀資料，也不需要復雜的審批流程，只要設置不同用戶的使用權限即可，操作便利、流程簡單。管理系統的用戶可以檢索查找對象的關鍵詞，精準搜索檔案內容，極大節約了檔案查找的時間，同時也降低了檔案管理人員的工作壓力。采用數字化管理的方式，可以提升檔案分類、排序等工作的效率，通過數字化的整理之后，將電子檔案存儲在相應的載體中，便于檔案的查找和存儲。在數字化管理中，可以提升檔案管理的保密性，也能使檔案的分類更加詳細、精確，不僅能便于管理，也可以為使用和查找提供便利。用戶經過身份驗證之后獲得相應的權限，根據自身權限查找檔案信息，只需利用搜索引擎檢索關鍵字即可，不需要在大量的檔案中逐一翻查。

（三）促進信息內容的開發。紙質檔案具有原始性的特點，但保存難度較大，容易丟失或損毀，同時也會占據較大的存儲空間。高校對檔案室有較高的要求，不僅要有足夠的存儲空間，還要對室內的環境條件進行控制，做好防潮、防火等工作，并且采取有效的安全措施，所以查找難度較大。隨著時代的發展，高校人事結構發生了一定的變化，人事關系變得更加復雜，檔案信息也隨之增多，檔案管理人員的工作任務更加繁重。針對這種情況，應該加強數字化建設和管理，利用先進的計算機和網絡技術，為資料整理、信息加工、信息收集等工作提供高效的技術手段，促進現代化辦公水平的提升。構建自動化管理系統后，可以采用辦公自動化系統生成文件，傳閱、辦理等工作效率也隨之提升。在人事檔案管理的過程中，需要落實文件管理、整理編目、檔案利用、鑒定銷毀等多項工作，所以系統包括多個模塊，可實現自動或半自動化的管理，具有制作目錄、查詢、原文管理、案卷調整等功能。在組卷的過程中，管理人員可以通過系統軟件對整個管理過程進行監控，整理完成后，檔案室人員還可以調整各項數據，然后進行裝訂整理，為檔案的利用和查找提供便利，使檔案信息內容可以得到進一步開發和使用。

三、高校人事檔案管理數字化管理的弊端

（一）選擇受限。在信息化發展的過程中，雖然人事檔案管理工作的質量得到了改善，但數字化管理也存在一些問題。在實際管理中，很多管理人員并沒有掌握專業的網絡知識，缺少數字化操作的能力，所以很難在數字化管理中發揮作用。從目前的發展情況來看，我國檔案管理人員的專業素養還需要進一步提升，不僅要具備檔案管理的能力，還要學習先進的數字化、信息化技術，促進數字化管理系統的建設和完善。管理人員要學習相關的政策法規，提升自身的理解能力、創新能力，同時具有較高的工作敏銳度，可以及時更新工作方式，使管理水平不斷提升。由于數字化管理對工作人員有較高的要求，所以在人員篩選方面會受到限制，管理人員的從業門檻提高，人才選擇范圍縮小。所以，應該加大人才的培養力度，不僅要嚴格篩選，還要做好培訓教育工作。

（二）安全隱患。在數字化管理模式下，雖然在一定程度上提升了檔案管理的安全性，但同樣也存在一些安全隱患。包括查找使用、資料竊取、黑客入侵等安全隱患。在查找方面，應該根據不同人群對人事檔案的需求設置查找和使用權限。例如，學生在系統中可以查找自己的黨團信息、學籍卡、成績單等信息，但不能進行分享和修改，只有人事檔案管理人員才具有檔案修改、移動、刪除等權限。要避免人事檔案信息公開化，因為檔案中有很多信息涉及個人隱私，包括身份證號、家庭住址等等，所以一定要做好權限管理，學生或教師都需要在登錄后才能進行信息查詢。此外，檔案存儲鑒定也十分重要，如果沒有進行有效鑒定，則檔案保密等級劃分不合理、檔案分類不恰當，會導致機密檔案中的信息泄露出去，不僅影響個人權益，還會對學校發展造成影響。

（三）利用不足。隨著檔案管理工作任務的加重，數字化管理已經成為必然的發展趨勢。目前來看，雖然很多高校已經開始進行數字化建設，但對數字化技術的利用并不充分。因為管理人員對數字化管理的認識不夠全面和充分，僅僅將紙質檔案轉化為電子檔案，并沒有充分利用數字信息系統中的各項功能，沒有達到節省成本的效果，資源分配不合理。針對這種情況，應該加強數字信息技術的宣傳和推廣，加深管理人員的認識，加快數字化發展進程。

四、結語

綜上所述，大數據時代已經到來，信息技術、數字化技術作為不可缺少的技術手段，已經滲透到各個行業各項工作的管理過程中，數字化管理已成為高校人事檔案管理發展的必然趨勢，在高校人事檔案管理的過程中，數字化管理模式的合理應用既提升了高校人事檔案的管理效率，又降低了管理成本，但由于檔案內容、種類較多，所以管理難度較大。同時，人事檔案涉及個人隱私，所以對安全性有較高的要求。為了滿足管理要求，可以進一步優化數字化管理的方式。在數字化建設的過程中，應該充分發揮數字化技術的優勢，同時解決數字化管理的弊端。