關(guān)于企業(yè)登記檔案信息化的思考

文/呼和浩特市市場(chǎng)監(jiān)督管理局綜合保障中心 穆雷

企業(yè)登記檔案是企業(yè)從設(shè)立、存續(xù)到注（吊）銷(xiāo)這一完整過(guò)程中形成的有保存價(jià)值的原始記錄，是市場(chǎng)主體實(shí)施經(jīng)濟(jì)行為的重要依據(jù)，也是企業(yè)資信的重要組成部分，具有數(shù)量增長(zhǎng)快、利用頻次高、利用主體多樣化、開(kāi)放內(nèi)容差別化等特點(diǎn)。因此，企業(yè)登記檔案信息化建設(shè)應(yīng)充分考慮企業(yè)本身的特點(diǎn)，真正做到符合檔案管理和利用的規(guī)律，從而推動(dòng)企業(yè)登記檔案工作的發(fā)展。

一、企業(yè)登記檔案信息化建設(shè)的重要性

（一）是改變管理方式的必要途徑。企業(yè)登記檔案是各地各級(jí)市場(chǎng)監(jiān)管部門(mén)一個(gè)主要的業(yè)務(wù)檔案門(mén)類(lèi)，是公檢法系統(tǒng)、國(guó)家黨政機(jī)關(guān)調(diào)取證據(jù)和企業(yè)、律師、社會(huì)大眾獲取信息的重要來(lái)源，因此，企業(yè)登記檔案管理部門(mén)承擔(dān)著繁重的管理和查詢(xún)利用工作。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展和檔案信息需求量的增長(zhǎng)，傳統(tǒng)的企業(yè)登記檔案管理方式已經(jīng)不能滿足利用者的需求，迫切需要改變管理方式來(lái)提高企業(yè)登記檔案管理和服務(wù)水平。隨著科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展，信息化建設(shè)將是改變企業(yè)登記檔案管理方式的必要途徑。企業(yè)登記檔案信息化建設(shè)將改變以實(shí)體管理為主的傳統(tǒng)方式，實(shí)現(xiàn)以檔案信息資源管理為主、實(shí)體管理為輔的現(xiàn)代化方式；將改變傳統(tǒng)的人工管理方式，實(shí)現(xiàn)依靠計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的智能化、自動(dòng)化管理方式，從而為企業(yè)登記檔案管理工作注入新的活力。

（二）使檔案管理更加科學(xué)和規(guī)范。檔案改革發(fā)展和檔案信息化建設(shè)是相輔相成的。一方面，檔案管理的改革發(fā)展為檔案信息化建設(shè)提供了發(fā)展空間，而先進(jìn)的技術(shù)手段能夠進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理和檔案信息資源的挖掘。因此，企業(yè)登記檔案信息化建設(shè)順應(yīng)了檔案工作改革發(fā)展的步伐，為企業(yè)登記檔案管理工作提供了目標(biāo)和方向；另一方面，企業(yè)登記檔案信息化建設(shè)會(huì)帶來(lái)一系列前所未有的問(wèn)題，要解決這些問(wèn)題，就需要通過(guò)更新管理理念，改變管理方式，提高工作人員知識(shí)水平等途徑來(lái)實(shí)現(xiàn)，建立標(biāo)準(zhǔn)化工作體系，實(shí)現(xiàn)檔案科學(xué)化、規(guī)范化管理成為必然要求。

（三）使檔案利用更加高效和便捷。企業(yè)登記檔案查詢(xún)利用工作是行政審批和市場(chǎng)監(jiān)管系統(tǒng)的重要窗口，是政務(wù)公開(kāi)和為民服務(wù)的重要組成部分。在傳統(tǒng)條件下，查詢(xún)企業(yè)登記檔案不但讓利用者“跑斷腿”，而且提供檔案的全過(guò)程都需要工作人員手工操作，手續(xù)繁瑣且費(fèi)時(shí)費(fèi)力，增加了雙方的負(fù)擔(dān)。檔案信息化建設(shè)將改變這種原始的查詢(xún)利用方式，檔案工作人員面對(duì)的不再是庫(kù)房里的一卷卷檔案，而是通過(guò)操作檔案管理系統(tǒng)界面，管理人員輕松完成“審批—提供利用”這一工作；利用者面對(duì)的不再是檔案工作人員，而是檔案管理系統(tǒng)的用戶(hù)服務(wù)終端，通過(guò)直觀的界面、強(qiáng)大的檢索功能、簡(jiǎn)便的利用手續(xù)，利用者能夠快速、精準(zhǔn)獲取所需要的檔案信息。

二、企業(yè)登記檔案信息化建設(shè)遇到的問(wèn)題

（一）缺少統(tǒng)一規(guī)劃。對(duì)于如何做好企業(yè)登記檔案信息化建設(shè)，目前還沒(méi)有形成一套科學(xué)系統(tǒng)的發(fā)展規(guī)劃，導(dǎo)致在工作中缺少規(guī)范和目標(biāo)。一方面，各地區(qū)信息化水平參差不齊，雖然有些地區(qū)已經(jīng)率先完成企業(yè)登記紙質(zhì)檔案數(shù)字化和電子檔案的全過(guò)程管理，但是大部分地區(qū)的信息化建設(shè)仍處于零基礎(chǔ)的狀態(tài)；另一方面，在企業(yè)登記檔案信息化過(guò)程中，往往沒(méi)有對(duì)經(jīng)費(fèi)投入、利用者需求、參建部門(mén)職責(zé)、信息資源整合等要素建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，從而影響了具體工作的開(kāi)展，例如，有些地區(qū)因機(jī)構(gòu)改革、職能劃轉(zhuǎn)等原因，參建部門(mén)和人員劃轉(zhuǎn)到其他單位后，沒(méi)有相關(guān)科室承接這一工作，導(dǎo)致企業(yè)登記檔案項(xiàng)目的建設(shè)半途而廢。因此，做好統(tǒng)一規(guī)劃對(duì)全國(guó)各地企業(yè)登記檔案信息化建設(shè)的順利推行和取得良好效果是十分必要的。

（二）缺乏檔案信息化建設(shè)意識(shí)。無(wú)論是企業(yè)登記檔案的形成單位、保管單位還是檔案工作人員對(duì)檔案信息化建設(shè)都沒(méi)有引起足夠的重視，導(dǎo)致企業(yè)登記檔案信息化建設(shè)缺少了重要的推動(dòng)力。首先，在企業(yè)登記檔案管理工作中“重業(yè)務(wù)輕檔案”的思想一直存在。行政審批和政務(wù)服務(wù)局作為企業(yè)登記檔案的形成單位，應(yīng)積極推進(jìn)各項(xiàng)業(yè)務(wù)系

統(tǒng)建設(shè)以達(dá)到便民利民的目的，但在企業(yè)登記檔案管理方面卻沒(méi)有給予同樣的力度，對(duì)于企業(yè)登記檔案的前端控制和全過(guò)程管理沒(méi)有在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中體現(xiàn)，影響了后續(xù)電子檔案的管理和利用。其次，多數(shù)市場(chǎng)監(jiān)管部門(mén)接收企業(yè)登記檔案后，單位領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)負(fù)責(zé)人沒(méi)有全面考慮如何進(jìn)行有效的管理和提供利用，加之信息化建設(shè)需要投入大量經(jīng)費(fèi)，如果繼續(xù)沿用傳統(tǒng)的人工管理方式，則使信息化建設(shè)停滯不前。最后，大部分企業(yè)登記檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)欠缺，專(zhuān)業(yè)化程度不高，不具備檔案管理所需的理論知識(shí)和計(jì)算機(jī)能力，對(duì)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)有待提升。

（三）制度規(guī)范不夠健全。關(guān)于企業(yè)登記檔案的規(guī)范化管理（不包括各地制定的具體規(guī)定），筆者查詢(xún)到的只有原國(guó)家工商行政管理局、國(guó)家檔案局出臺(tái)的《企業(yè)法人登記檔案管理辦法》（工商〔1990〕166號(hào)）和《企業(yè)登記檔案資料查詢(xún)辦法》(工商企字〔1996〕第398號(hào)，工商企字〔2003〕第35號(hào)修訂)，分別對(duì)企業(yè)法人登記檔案的建立、管理和查詢(xún)利用做出了指導(dǎo)性的規(guī)定，但是制度內(nèi)容概括性太強(qiáng)，不夠詳細(xì)，對(duì)實(shí)際工作的指導(dǎo)性較差。此外，制度內(nèi)容不夠全面，例如，沒(méi)有明確管理體制、缺少檔案信息化建設(shè)等內(nèi)容；制度修訂也沒(méi)有做到與時(shí)俱進(jìn)，例如，機(jī)構(gòu)改革使企業(yè)登記檔案的形成單位和保管單位產(chǎn)生了變化，企業(yè)登記檔案管理的職能職責(zé)和監(jiān)管劃分隨之如何規(guī)定等等，這些問(wèn)題都需要制定具體的制度規(guī)范予以指導(dǎo)，才能有利于企業(yè)登記檔案管理工作的正常開(kāi)展，從而為檔案信息化建設(shè)打下良好的基礎(chǔ)。

（四）檔案數(shù)字資源不夠充實(shí)。企業(yè)登記檔案數(shù)字資源體系的建立是實(shí)現(xiàn)檔案信息化的前提和基礎(chǔ)。目前，企業(yè)登記檔案數(shù)字資源的一個(gè)主要來(lái)源是全程電子化形成的企業(yè)登記文件，全程電子化工作于2017年才開(kāi)始在全國(guó)范圍內(nèi)實(shí)施，因此形成的電子文件數(shù)量在全部企業(yè)登記檔案中所占的比例較小，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足檔案信息化建設(shè)的需要；而另一個(gè)主要來(lái)源是領(lǐng)導(dǎo)不夠重視、經(jīng)費(fèi)安排不足、庫(kù)存數(shù)量巨大、工作人員畏難等原因開(kāi)展緩慢甚至沒(méi)有開(kāi)展，造成了企業(yè)登記檔案數(shù)字資源的大部分缺失。此外，很多企業(yè)登記檔案因企業(yè)注冊(cè)地不同而分散在不同地區(qū)保管，由于政策的限制和檔案信息化進(jìn)程的不同，很難實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字資源的集中管理，阻礙了企業(yè)登記檔案信息化建設(shè)的開(kāi)展。

（五）檔案查詢(xún)利用服務(wù)落后。提供高效、便捷的查詢(xún)利用服務(wù)是檢驗(yàn)檔案信息化建設(shè)的重要指標(biāo)，也是企業(yè)登記檔案信息化建設(shè)的最終目的。但是，大部分地區(qū)的企業(yè)登記檔案信息化還沒(méi)有在查詢(xún)利用工作中得到運(yùn)用，查詢(xún)利用服務(wù)十分落后。在查詢(xún)企業(yè)登記紙質(zhì)檔案方面，以某市市場(chǎng)監(jiān)管部門(mén)為例：需要利用者本人攜帶介紹信、公函、有效身份證明等材料提交至檔案保管單位，經(jīng)檔案工作人員審核無(wú)誤后才能進(jìn)行利用登記，工作人員進(jìn)入庫(kù)房取出檔案原件，通過(guò)復(fù)印的方式取得復(fù)印件。在一些特殊情況下，利用者雖然手續(xù)齊全，但是遇到檔案借出的狀態(tài)，依然不能順利查詢(xún)所需檔案。這種傳統(tǒng)的查詢(xún)利用方式，其中任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)紕漏，都不能順利查詢(xún)到所需檔案，給利用者造成不便，甚至?xí)l(fā)雙方的沖突。在查詢(xún)企業(yè)登記機(jī)讀檔案方面，為了方便利用者查詢(xún)，檔案保管單位在服務(wù)大廳提供了自助終端服務(wù)，但是審批手續(xù)仍然需要人工審核，使企業(yè)登記檔案信息化建設(shè)的便捷性受到影響，信息化建設(shè)在企業(yè)登記檔案管理中的最大優(yōu)勢(shì)沒(méi)有發(fā)揮出來(lái)。

三、企業(yè)登記檔案信息化建設(shè)的建議

（一）做好企業(yè)登記檔案信息化建設(shè)規(guī)劃。企業(yè)登記檔案信息化建設(shè)規(guī)劃應(yīng)從國(guó)家和省（自治區(qū)、直轄市）兩個(gè)層面入手。國(guó)家層面應(yīng)率先做好規(guī)劃，市場(chǎng)監(jiān)管部門(mén)應(yīng)考察在企業(yè)登記檔案信息化建設(shè)方面取得突出成績(jī)的單位，并開(kāi)展試點(diǎn)單位建設(shè)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，制定企業(yè)登記檔案信息化建設(shè)總體規(guī)劃，對(duì)工作目標(biāo)、基本原則、工作內(nèi)容、工作要求、報(bào)送機(jī)制等做出具體的說(shuō)明，給各地區(qū)開(kāi)展工作提供基本方向，從而有利于企業(yè)登記檔案信息化建設(shè)在全國(guó)范圍內(nèi)推進(jìn)。各省層面的規(guī)劃是按照國(guó)家規(guī)劃要求結(jié)合本地實(shí)際制定的具體的、可行的規(guī)劃，應(yīng)從思想工作、組織工作、財(cái)政支持、實(shí)施步驟、階段目標(biāo)、監(jiān)督檢查等方面做出詳細(xì)的規(guī)定，從而有利于企業(yè)登記檔案信息化建設(shè)的落地。

（二）強(qiáng)化企業(yè)登記檔案信息化意識(shí)。管理意識(shí)是影響檔案信息化建設(shè)的重要因素，應(yīng)通過(guò)多種途徑強(qiáng)調(diào)企業(yè)登記檔案信息化建設(shè)的重要性，提高人們的認(rèn)識(shí)。應(yīng)定期開(kāi)展宣傳和培訓(xùn)工作，普及企業(yè)登記檔案管理和檔案信息化建設(shè)的重要性，提高人們?cè)谒枷肷系闹匾暎绕涫侵饕I(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)負(fù)責(zé)人的重視對(duì)信息化建設(shè)起著決定性的作用，需要他們深入理解企業(yè)登記檔案信息化建設(shè)的意義，為深入?yún)⒓有畔⒒ㄔO(shè)做好思想準(zhǔn)備。此外，應(yīng)將企業(yè)登記檔案信息化建設(shè)納入單位發(fā)展規(guī)劃，納入財(cái)政計(jì)劃，納入工作人員崗位責(zé)中，從制度上、經(jīng)費(fèi)上、人員上給予支持和保障。

（三）建立健全企業(yè)登記檔案標(biāo)準(zhǔn)化制度體系。

建立檔案標(biāo)準(zhǔn)化制度體系是企業(yè)登記檔案信息化建設(shè)的基本保障，應(yīng)集中力量率先完成企業(yè)登記檔案標(biāo)準(zhǔn)化制度體系的建立和完善工作。考慮到目前企業(yè)登記檔案管理制度的建設(shè)情況，首先要按照國(guó)家相關(guān)制度制定基礎(chǔ)管理制度規(guī)范，包括但不限于：制定企業(yè)登記檔案管理規(guī)定，對(duì)管理體制、工作體系及職責(zé)等做出規(guī)定，為檔案管理工作確定原則和方向；制定日常工作規(guī)范，應(yīng)涵蓋收集整理、移交歸檔、鑒定保管、查詢(xún)利用等各個(gè)方面；制定人才隊(duì)伍建設(shè)規(guī)范，將人員學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、考核等進(jìn)行規(guī)范化管理。在此基礎(chǔ)上，根據(jù)檔案信息化相關(guān)政策，結(jié)合企業(yè)登記檔案工作實(shí)際，制定企業(yè)登記檔案相關(guān)技術(shù)規(guī)范，包括數(shù)字化工作、電子文件在線移交、電子檔案安全管理等。企業(yè)登記檔案制度規(guī)范應(yīng)隨著企業(yè)登記檔案管理實(shí)際不斷做出調(diào)整，切實(shí)做到有規(guī)可循，有據(jù)可依。

（四）充實(shí)企業(yè)登記檔案信息資源。企業(yè)登記檔案的資源建設(shè)應(yīng)從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工、企業(yè)登記電子文件在線歸檔、建立“集中統(tǒng)一”的信息資源庫(kù)三個(gè)方面考慮。第一，企業(yè)登記檔案一般由各級(jí)各地市場(chǎng)監(jiān)管部門(mén)管理，不向檔案館移交，一旦形成就要永久保管，不存在鑒定、銷(xiāo)毀等工作環(huán)節(jié)。最早的企業(yè)登記檔案形成于建國(guó)初期，尤其從80年代開(kāi)始注冊(cè)企業(yè)數(shù)量激增，截至目前，各地市場(chǎng)監(jiān)管部門(mén)庫(kù)存的企業(yè)登記檔案數(shù)量龐大。因此，企業(yè)登記檔案數(shù)字化工作要根據(jù)企業(yè)類(lèi)別結(jié)合利用需求分階段實(shí)施，逐步完成數(shù)字化工作。第二，企業(yè)登記電子文件在線歸檔。建立企業(yè)登記業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)鏈接，使在線形成的電子文件能夠及時(shí)歸檔；考慮企業(yè)在線形成的電子文件與數(shù)字化檔案合并管理，確保同一企業(yè)的檔案完成線上的集中統(tǒng)一管理。第三，建立“集中統(tǒng)一”的信息資源庫(kù)。企業(yè)登記檔案信息資源應(yīng)突破登記注冊(cè)地的限制，在一定范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)資源共享，為檔案利用提供了信息資源支持。例如，同一企業(yè)的檔案分散保管在不同地區(qū)、不同級(jí)別的市場(chǎng)監(jiān)管部門(mén)，利用者提交一次申請(qǐng)，則可以利用這一企業(yè)的全部登記檔案。

（五）優(yōu)化企業(yè)登記檔案查詢(xún)利用服務(wù)。一是踐行“讓數(shù)據(jù)多跑腿，讓百姓少跑路”的服務(wù)理念，開(kāi)展企業(yè)登記檔案遠(yuǎn)程服務(wù)。建立企業(yè)登記檔案網(wǎng)上服務(wù)窗口，設(shè)置用戶(hù)登記注冊(cè)、利用審批、在線查詢(xún)、頁(yè)面下載等功能模塊，利用者使用手機(jī)、電腦等客戶(hù)端進(jìn)行相應(yīng)操作，實(shí)現(xiàn)企業(yè)登記檔案在線利用。二是完善企業(yè)登記檔案在線服務(wù)功能。開(kāi)展面向利用角色的查詢(xún)服務(wù)，按照企業(yè)登記檔案查詢(xún)用戶(hù)的身份設(shè)置查詢(xún)級(jí)別、標(biāo)準(zhǔn)和程序，用戶(hù)身份確認(rèn)后即可查詢(xún)相應(yīng)的檔案內(nèi)容；提供目錄、全文、關(guān)鍵詞等多種檢索方式，使用戶(hù)快速準(zhǔn)確的查找所需檔案；利用檔案管理系統(tǒng)分析總結(jié)利用規(guī)律和特點(diǎn)，開(kāi)展企業(yè)登記檔案編研業(yè)務(wù)，在線提供摘要、匯編等檔案成果。

四、結(jié)語(yǔ)

隨著科技社會(huì)的發(fā)展，檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)將會(huì)更加顯著，企業(yè)登記檔案作為檔案資源的重要組成部分，其信息化建設(shè)成為必然要求。因此，各級(jí)各地市場(chǎng)監(jiān)管部門(mén)應(yīng)當(dāng)結(jié)合企業(yè)登記檔案管理現(xiàn)狀，選擇有效的途徑和策略來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)，才能推動(dòng)企業(yè)登記檔案管理和利用工作更加有效地開(kāi)展，從而為社會(huì)公眾提供更好的服務(wù)。