信息化時(shí)代勘察設(shè)計(jì)單位檔案管理工作研究

文/河北省交通規(guī)劃設(shè)計(jì)研究院有限公司 趙惠芹

信息化已成為時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，數(shù)字化辦公的應(yīng)用，促進(jìn)了檔案管理數(shù)字化的發(fā)展。檔案管理信息化不僅能夠極大地提升檔案管理的效率，同時(shí)也能夠節(jié)省檔案管理工作中的成本消耗，使檔案管理更加專業(yè)化、人性化，給檔案管理工作人員提供便利。在勘察設(shè)計(jì)單位中，勘察設(shè)計(jì)檔案資料管理是一項(xiàng)重要的工作內(nèi)容，在信息化的時(shí)代背景下，檔案資料也由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子信息檔案。勘察設(shè)計(jì)單位要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，充分利用與發(fā)揮電子檔案的優(yōu)勢(shì)，結(jié)合勘察設(shè)計(jì)單位的具體情況，在建設(shè)信息化檔案的同時(shí)，保證檔案的完整性與安全性，為勘察設(shè)計(jì)單位檔案管理工作提供可靠全面的檔案資料。

一、勘察設(shè)計(jì)單位檔案資料管理概述

在開展任何一項(xiàng)工程之前，都需要進(jìn)行勘察設(shè)計(jì)工作。這些年來，我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展，基礎(chǔ)設(shè)施不斷完善，增加了我國(guó)工程建設(shè)的規(guī)模與數(shù)量，進(jìn)而促進(jìn)了勘察設(shè)計(jì)單位的發(fā)展。在勘察設(shè)計(jì)單位中，檔案管理工作有著重要的作用與意義。

勘察設(shè)計(jì)單位檔案管理工作主要由人事檔案管理與勘察資料檔案管理兩部分構(gòu)成，人事檔案管理是人事管理制度的基礎(chǔ)，能夠證明個(gè)人身份與學(xué)歷資歷等信息，人事檔案與個(gè)人的薪酬水平、社會(huì)勞動(dòng)保障以及組織關(guān)系緊密相關(guān)，同時(shí)也具有法律效力，是人生軌跡的重要記錄載體。勘察設(shè)計(jì)單位的人事檔案也是國(guó)家人事檔案也是負(fù)責(zé)記錄工作人員的個(gè)人信息、工作履歷以及榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)等資料，是工作人員日后任用考核選拔的重要依據(jù)。勘察資料是勘察設(shè)計(jì)單位在勘察規(guī)劃設(shè)計(jì)工作中收集與整理的勘察數(shù)據(jù)與信息，是勘察設(shè)計(jì)單位工作內(nèi)容的歷史記錄，也是非常重要的信息資源。勘察設(shè)計(jì)資料對(duì)勘察設(shè)計(jì)單位的經(jīng)營(yíng)與發(fā)展起到重要的作用。

二、勘察設(shè)計(jì)單位傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子信息檔案概述

（一）紙質(zhì)檔案。紙質(zhì)檔案是一種傳統(tǒng)的檔案類型，在現(xiàn)代信息化時(shí)代，其地位正受到信息化檔案的挑戰(zhàn)與沖擊，逐漸暴露出了越來越多的弊端，同時(shí)在當(dāng)代也很難滿足勘察設(shè)計(jì)單位檔案管理的需求。首先，環(huán)境因素會(huì)對(duì)紙質(zhì)檔案起到直接的影響，紙質(zhì)檔案在潮濕、高溫等環(huán)境中很容易受損，同時(shí)受到氧化劑的作用，很容易出現(xiàn)氧化反應(yīng)，一旦紙張氧化就會(huì)變得易損易碎，進(jìn)而對(duì)檔案資料的完整性造成影響，使其失去原有的價(jià)值，這對(duì)勘察設(shè)計(jì)單位工作的正常開展造成嚴(yán)重的影響。其次，勘察設(shè)計(jì)工作中涉及大量的數(shù)據(jù)與資料，使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式會(huì)浪費(fèi)大量的紙張，同時(shí)會(huì)占據(jù)大量的儲(chǔ)存空間。勘察設(shè)計(jì)檔案資料具有豐富性、多元性的特征，在對(duì)檔案資料進(jìn)行分類時(shí)，要將其放置在不同的檔案架上，這不僅會(huì)增加檔案管理的成本，同時(shí)也會(huì)增加檔案管理人員在整理與查閱檔案時(shí)的工作量。最后，紙質(zhì)檔案具有數(shù)量多、儲(chǔ)存規(guī)模大、攜帶不便的弊端，很容易受到儲(chǔ)存環(huán)境的影響，一旦遇到自然災(zāi)害或人為災(zāi)害時(shí)，對(duì)紙質(zhì)檔案造成的損失是不可挽回的。

（二）電子信息檔案。電子信息檔案是利用互聯(lián)網(wǎng)與計(jì)算機(jī)等設(shè)備收集與儲(chǔ)存的檔案，與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)，以卷宗為單位，通過電子圖像文件進(jìn)行整合。勘察設(shè)計(jì)單位工作人員以光盤、磁盤等材料作為檔案的收集載體，儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)硬盤或云盤中。

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案需要人工識(shí)讀，而電子檔案則不需要人工識(shí)讀，由計(jì)算機(jī)進(jìn)行解碼與編譯，將其轉(zhuǎn)化為人們能夠識(shí)別并閱讀的符號(hào)字體，以供利用。電子信息檔案的儲(chǔ)存具有高密度性，其儲(chǔ)存在虛擬空間中，不需要固定的儲(chǔ)存位置，也不需要固定的載體。同時(shí)電子信息檔案也可以非實(shí)體的方式進(jìn)行復(fù)制、攜帶閱讀與傳輸，打破時(shí)間與空間的局限性，隨時(shí)隨地的進(jìn)行共享與使用。電子信息檔案能夠整合圖像、文字、動(dòng)畫與聲音，提升電子信息檔案儲(chǔ)存的廣度，以便勘察設(shè)計(jì)人員的使用。電子檔案對(duì)系統(tǒng)的依賴性較高，電子信息檔案的創(chuàng)建、傳輸與使用都需要信息化技術(shù)的支撐，在儲(chǔ)存與閱讀時(shí)，也需要相應(yīng)的電子軟件或硬件支持。

三、勘察設(shè)計(jì)單位電子檔案的優(yōu)勢(shì)

（一）共享性。勘察設(shè)計(jì)單位電子檔案的共享性是指同一份檔案，不受時(shí)間與空間的限制，能夠隨時(shí)隨地完成傳輸與共享。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案通常為獨(dú)份，在傳輸時(shí)有可能受到時(shí)間與空間的限制，因此紙質(zhì)檔案的共享性較差。

（二）多樣性。勘察設(shè)計(jì)電子檔案有著多樣性的優(yōu)勢(shì)，電子信息檔案整合了文字、圖片、視頻與音頻，能夠以多種形式呈現(xiàn)給利用者，同時(shí)電子檔案可以直接在計(jì)算機(jī)上編輯內(nèi)容與格式或錯(cuò)誤點(diǎn)，對(duì)檔案進(jìn)行修改。而紙質(zhì)檔案的形式單一，在修改時(shí)的難度與復(fù)雜度都較大。

（三）經(jīng)濟(jì)環(huán)保性。電子檔案具有經(jīng)濟(jì)環(huán)保的優(yōu)勢(shì)，能夠在網(wǎng)絡(luò)條件下通過計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存在虛擬空間中，利用計(jì)算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)的共享性進(jìn)行電子檔案的實(shí)時(shí)分享，降低了資源的浪費(fèi)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在收集整理時(shí)需要耗費(fèi)大量的紙張，增加了檔案管理的成本，同時(shí)紙質(zhì)檔案也缺乏經(jīng)濟(jì)性與環(huán)保性。

（四）保護(hù)原件性。電子檔案具有較強(qiáng)的安全性，即使文件出現(xiàn)損壞，也可以通過相應(yīng)技術(shù)進(jìn)行恢復(fù)。而紙質(zhì)檔案受環(huán)境等因素的影響較大，一旦出現(xiàn)損壞將造成難以挽回的損失。

（五）傳輸便捷性。電子檔案儲(chǔ)存在虛擬空間中，利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸，文件共享能夠打破時(shí)間與空間的限制，提升了信息資源的利用效率。而紙質(zhì)檔案在傳輸時(shí)，需要通過多種媒介并且受時(shí)間的限制，檔案的利用效率較低。

四、勘察設(shè)計(jì)單位檔案管理信息化的必要性

（一）傳統(tǒng)的管理模式無法適應(yīng)新時(shí)代的信息節(jié)奏。在勘察設(shè)計(jì)單位中，檔案資料的保管周期很長(zhǎng)，但是在管理體系與設(shè)備等方面建設(shè)還存在著很大的缺陷，無法滿足時(shí)代發(fā)展的要求，這些缺陷與弊端不僅會(huì)對(duì)勘察設(shè)計(jì)單位的經(jīng)濟(jì)效益造成影響，同時(shí)在管理中也會(huì)增添很多的困擾。因此強(qiáng)化整體的管理工作，進(jìn)行信息化建設(shè)是非常必要的。

（二）強(qiáng)化檔案管理對(duì)勘察設(shè)計(jì)單位的發(fā)展有著重要的作用。近年來，伴隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，勘察單位也實(shí)現(xiàn)了迅猛的發(fā)展，在勘察單位中應(yīng)用傳統(tǒng)的檔案管理方式，不利于檔案管理人員進(jìn)行資料數(shù)據(jù)的收集與整理，同時(shí)在查找與利用檔案時(shí)也較為繁瑣復(fù)雜，這不僅難以提升檔案管理工作的整體效率，同時(shí)也會(huì)降低檔案的利用率，對(duì)企業(yè)的發(fā)展造成阻礙。勘察設(shè)計(jì)單位檔案資料的信息化建設(shè)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案收集整理分類的專業(yè)化、科學(xué)化、便捷化，有利于提升檔案管理的工作效率，同時(shí)在查找與使用檔案時(shí)也會(huì)更加便捷，提升檔案的利用率，有助于工作的發(fā)展。

（三）順應(yīng)信息化的發(fā)展潮流。紙質(zhì)檔案的數(shù)量越來越多，儲(chǔ)存規(guī)模越來越大，這會(huì)給檔案管理人員的工作造成很多麻煩，其儲(chǔ)存與搬運(yùn)需要耗費(fèi)大量的人力與物力，也會(huì)增加企業(yè)運(yùn)營(yíng)的成本。而信息化的檔案管理模式，則能夠省去這些成本與麻煩。數(shù)字化辦公當(dāng)前已經(jīng)得到了廣泛的應(yīng)用，電子信息檔案不僅不會(huì)占用過多儲(chǔ)存空間，同時(shí)也能夠打破傳輸過程中時(shí)間與空間的限制，令使用與查找更加便捷，有助于提升勘察設(shè)計(jì)單位中其他工作的效率。

五、落實(shí)檔案管理信息化的措施

（一）提升檔案管理人員的專業(yè)水平。檔案管理人員的專業(yè)水平與勘察設(shè)計(jì)單位中檔案管理的工作效率有著直接的關(guān)系。檔案管理工作實(shí)質(zhì)上是工作人員對(duì)于資料與物品的管理，資料的收集、歸納、整理、分類以及工作總結(jié)都需要工作人員去執(zhí)行。勘察設(shè)計(jì)單位的檔案由人事檔案與勘察設(shè)計(jì)資料構(gòu)成，與人事檔案相比，勘察設(shè)計(jì)資料更具有專業(yè)性，勘察設(shè)計(jì)單位中很多檔案的專業(yè)性較強(qiáng)，并且資料的來源較為廣泛，檔案管理人員在對(duì)檔案進(jìn)行分類時(shí)，需要相應(yīng)的理論知識(shí)基礎(chǔ)與管理技術(shù)。因此勘察設(shè)計(jì)單位在選用檔案管理人員時(shí)，要盡量選擇具有完善知識(shí)體系與服務(wù)意識(shí)的綜合性人才。針對(duì)在崗的檔案管理人員定期進(jìn)行培訓(xùn)，使其能夠不斷地豐富與提升自身的專業(yè)水平，滿足信息化時(shí)代的發(fā)展需求。

（二）完善電子設(shè)備，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理。在信息化時(shí)代，勘察設(shè)計(jì)單位也要構(gòu)建電子檔案搜索系統(tǒng)，配置完善的電子設(shè)備。針對(duì)資金方面，短期來看投入資金可能較大，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案更新為電子信息檔案的工程較大，所需時(shí)間較長(zhǎng)，也會(huì)在一定時(shí)間內(nèi)為檔案的查詢與利用造成負(fù)擔(dān)。但是立足于長(zhǎng)遠(yuǎn)來看，檔案管理的信息化是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，通過電子檔案搜索系統(tǒng)，不僅能夠更加便捷地查找到所需檔案，同時(shí)也能夠提升檔案管理的效率，降低檔案管理的成本消耗，提升單位的經(jīng)濟(jì)效益。從工作人員的工作內(nèi)容方面來看，數(shù)字化檔案管理能夠更加便捷地進(jìn)行檔案的分類，這樣不僅能夠讓急需資料的人們及時(shí)地獲取所需材料，同時(shí)也能夠降低檔案管理工作人員的工作壓力。

（三）落實(shí)現(xiàn)代化管理方法。首先，要保證管理體系的流暢性，這是信息化檔案管理的根本，勘察設(shè)計(jì)單位要根據(jù)《檔案法》以及《關(guān)于加強(qiáng)企業(yè)檔案信息建設(shè)的意見》落實(shí)各項(xiàng)規(guī)定，建設(shè)完善的管理體系，將責(zé)任分配到具體工作人員身上，保證檔案管理工作能夠順利開展。其次，應(yīng)用現(xiàn)代化管理設(shè)施是開展信息化檔案管理的基礎(chǔ)，否則即使體系建設(shè)完善，但缺乏相應(yīng)的設(shè)備，信息化檔案管理工作也無法展開。伴隨著電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理工作要順應(yīng)時(shí)代的步伐，在原有的檔案管理體系下，檔案資料的維護(hù)通常局限在檔案庫房防水、防電、防塵、防輻射等方面，在信息化檔案資料管理背景下，檔案類型不斷豐富，出現(xiàn)了音頻資料、圖像資料與電子資料等，與以往的檔案儲(chǔ)存形式相比，很多資料的儲(chǔ)存介質(zhì)與儲(chǔ)存媒介都截然不同，因此勘察設(shè)計(jì)單位要配置相應(yīng)的儲(chǔ)存設(shè)備，便于信息化檔案管理的落實(shí)。

（四）強(qiáng)化信息化檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。建設(shè)完善的檔案數(shù)據(jù)庫也是信息化檔案管理不可缺少的一部分。數(shù)據(jù)庫的建設(shè)是檔案管理工作中的重點(diǎn)，勘察設(shè)計(jì)單位檔案管理工作向信息化管理轉(zhuǎn)型的過程中，加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫的建設(shè)工作能夠加快檔案管理工作的進(jìn)展。數(shù)據(jù)庫的建立工作要從基礎(chǔ)做起，循序漸進(jìn)地進(jìn)行。在漫長(zhǎng)的建設(shè)過程中，要保證計(jì)算機(jī)技術(shù)和檔案管理工作的協(xié)調(diào)性，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)的時(shí)效性將數(shù)據(jù)與檔案目錄有機(jī)結(jié)合在一起，保證檔案信息化的結(jié)構(gòu)模式更加完善，形成開放與分散式網(wǎng)絡(luò)互相結(jié)合的數(shù)據(jù)庫網(wǎng)絡(luò)模式，使信息化的檔案管理工作效率進(jìn)一步提高。

六、結(jié)語

在勘察設(shè)計(jì)單位中，檔案資料管理是一項(xiàng)重要的工作內(nèi)容，根據(jù)檔案的具體性質(zhì)區(qū)分，檔案屬于企業(yè)的一種無形信息資產(chǎn)，同時(shí)也是企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的一項(xiàng)重要保障。檔案資料的信息化管理是現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，但由傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案向信息化檔案的轉(zhuǎn)變是一個(gè)漫長(zhǎng)又復(fù)雜的過程，既需要完善的技術(shù)與設(shè)備支持，同時(shí)也需要提高工作人員的專業(yè)素養(yǎng)。檔案管理信息化的發(fā)展還面臨著諸多問題，需要一一攻克，進(jìn)而才能真正實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，為勘察設(shè)計(jì)單位的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。