如何做好辦公室行政管理工作

文/南方新聞網 鐘杰文

社會的不斷發展，對于企業提出了更高要求，企業辦公室行政管理工作面臨著新的挑戰和機會，這就需要辦公室的工作人員真正認識到自身本職工作的重要性，樹立相應的服務意識，培養良好的個人形象，提高個人的素質和能力，在工作的過程中和他人進行密切的溝通和交流，相互之間共同配合，對領導部門需要的重要材料進行全面的調查和分析，更加順利地發揮出辦公室行政工作人員所具有的行政管理職能，為企業的持續穩定發展保駕護航。

一、辦公室行政管理工作的主要職能

（一）協調內在關系。在企業行政管理工作中，辦公室實際上是一個中間的環節，它可以對企業不同層次的員工進行連接，讓領導和員工之間進行交流。也就是說企業辦公室行政管理工作人員可以傳達上級提出的要求和指令，也可以反映基層員工的需求。另外，辦公室還能夠實現統領全局的任務，實際上是一個綜合性的指揮部門以及執行決策的部門。在辦公室行政管理部門的日常工作中，需要對各部門任務進行統籌安排以及整理和分析，確保所有任務能夠及時傳達，同時要確保信息的準確性。此外，辦公室還需要對企業基層組織的運轉情況進行適當的監督和科學的管理，一旦發現基層組織運行中出現問題，就需要對其進行反映和協調處理，這樣才能夠保證企業運行狀態穩定。

（二）為領導的決策提供幫助。整個企業中，辦公室是核心的系統，需要收集一些關鍵的信息內容，從而為領導的決策提供幫助。企業辦公室針對日常行政事務進行處理的過程中，需要適當分擔領導的一部分工作內容，從而使領導在工作時提高效率，能夠降低領導的壓力。一方面，企業辦公室會接觸很多人，包括高層的領導者，同時也包括基層的員工，在這種長期的接觸過程中，辦公室就會成為各種人員信息傳達以及反饋的關鍵位置和重要途徑。企業的領導在對公司的發展方向進行統籌安排和戰略規劃時，需要獲取基層員工的一些重要意見作為參考，這個時候企業辦公室就需要發揮相對應的作用。另一方面，企業辦公室在實際的工作中，需要充分了解員工的各種問題，協調辦公室行政管理工作人員進行解決，這樣就能夠更快了解員工的工作狀態和心理預期，也能夠為企業的領導提供行政策劃建議和調整工作方案。總體來說，辦公室在開展行政管理工作時，會承擔很多的責任，具有一定的參考價值。首先需要將及時獲取的信息反映給企業的領導，并且為各個事件提供自身的建議。其次是在管理過程中，需要對各部門工作進行調查，確保獲得的數據真實準確。另外，需要對各種文件進行起草，并且準確地表達出領導的意見和要求，讓領導作出的重要決策方案能夠更加順利、正確地執行。最后還需要對企業中的一些重大事件進行快速、妥善的處理，幫助企業管理人員緩解工作壓力。

（三）體現出企業的文化。企業文化是企業實現長遠發展的精神動力，也會對企業中的員工造成極大的影響，為員工和企業的發展提供指引。對于企業來說，辦公室是展現企業文化的重要窗口，也是踐行企業文化的重要部門。管理部門要重視企業文化的合理性構建，需要采取一定的行政措施。由于企業辦公室不僅僅是企業文化的執行者，也是保證企業文化可以展現的監督者，只有讓企業內部管理層和基層員工都充分了解企業文化之后，才能夠真正意義上為企業的發展保駕護航。

二、當前辦公室行政管理工作中存在的關鍵問題

（一）對于自身的工作認識缺乏。在如今社會的發展過程中，對于辦公室行政工作的認識可能有失偏頗，人們認為辦公室行政管理工作是處理企業中的一些雜事以及瑣事，而不是處理重要事件。但實際上企業中的辦公室行政管理工作會體現出承上啟下以及溝通聯系的重要作用，也就是說他們完成的是一些傳遞領導的命令、接轉電話、傳遞信息、接待來訪、收發文件等復雜事務，但是人們卻能夠從這種工作中看到企業辦公室行政工作人員的工作作風、言談舉止以及辦事效率，這都是對企業管理人員進行評估、反映出企業運行情況以及企業文化的重要參考依據。比如在轉接電話時，看似是一項簡單的工作，但是其中會涉及上級人員的指示、內外情況的反應、企業間的業務往來、人情世故、社會關系等重大的問題。這就要求辦公室行政管理工作人員積極地內外溝通，并且聯系不同工作部門。因此，辦公室行政管理工作并不是如人們所認為的那么簡單，而是在企業中占據關鍵的地位。

（二）能力有待提高。企業辦公室行政工作人員辦事的個人能力還有提升的空間，有些企業中的辦公室行政任務數量較多，內容豐富，在整理和完成時比較復雜。但是有一些行政工作人員在完成自身的任務安排時，卻并沒有做到認真細致、踏實嚴謹，他們在工作過程中存在僥幸心理，認為只要完成上級布置的任務即可。一旦發現上級布置的任務和自己的想法以及意見存在沖突時，就無法客觀對待自己的工作任務，存在消極敷衍的情緒，因此導致工作中時常出現問題。另外，企業辦公室行政工作人員的個人素質有待提高。個別工作人員在工作時比較粗心馬虎，缺乏嚴謹認真的態度，導致辦公室行政工作的實施效果存在問題。

（三）工作效率有待提高。辦公室行政管理部門是一個傳達信息的綜合性工作部門，在開展具體行政工作中，他們要負責信息的傳達、任務的執行、工作行為的監督以及服務等不同方面的內容，同時還需要承擔文件的起草、文書的整理、收發文件、傳遞信息的事務。而現如今社會的發展過程中，不同組織的職能劃分已經更加明確，工作人員在工作的過程中，能夠了解自身需要承擔的工作內容，同時也能夠各司其職，在各自崗位上做出貢獻，這樣的職能劃分可能會導致在行政工作人員傳達上級安排的任務時，要經歷一個復雜的流程，同時也會出現時間上的浪費，導致辦公室行政工作的效率低下。

三、做好辦公室行政管理工作的有效措施和方法

（一）要樹立正確的服務意識。要了解企業中辦公室的重要職能，就要實現上傳下達。也就是說，要向基層的群眾傳達上級領導部門的重要決策以及任務安排，還要向領導部門反映出基層員工的一些意見和想法，體現出樞紐和橋梁的作用，同時也需要適當協調領導部門以及基層員工的關系，防止兩者之間出現矛盾激化，引發更嚴重的后果。這就需要辦公室的行政工作人員能夠樹立正確的服務意識，將其作為正確行為的重要引導。在具體工作中，辦公室的工作人員要強化自身的預見性以及全面性，及時與領導溝通交流，做好領導的參謀和助手。同時還需要努力規范自身工作中的流程和程序，在達到良好工作效率的同時，節省工作的時間，提高工作的質量，防止在行政工作中出現問題。此外，還需要積極培養自身的創新意識，能夠針對企業中的一些問題，提出自己新的思路和想法，滿足企業發展過程中的一些新要求。還需要制訂出自身的奮斗目標，讓辦公室行政工作人員的工作效率能夠得到顯著的提升。

（二）要樹立良好的形象。辦公室對于企業的發展意義重大，它代表著企業的文化，也體現著企業的形象，是企業的窗口，更是企業的門面。辦公室行政工作人員的形象在一定程度上代表著企業領導的形象，因此辦公室的工作人員在工作過程中，要樹立正確的人生觀、價值觀、世界觀。對待一些具體問題時，能夠從全局的角度進行分析，思考領導的態度。此外，還需要在具體的工作中嚴謹認真、遵紀守法、踏實肯干，同時要具有一定的創新意識，能夠在企業發展過程中做出相應的貢獻。

（三）要做好資料的調查。領導制訂決策并不是盲目的，而是根據一些具體的資料和數據分析之后得出的。對此，在領導需要時，辦公室的行政工作人員就需要為其搜集相對應的資料，并且針對一些資料中的信息或數據提出合理性的建議。此時，需要辦公室的工作人員重視對資料和數據開展調查工作，并將相關的工作任務落到實處，完成調查工作之后，還需要將此作為重要的基礎，去編制相應的調研報告，同時針對調研過程中的一些關鍵內容，提出自身的想法和可行性的建議和思路，為決策的制訂以及執行奠定良好的基礎，使辦公室行政工作的職能得到充分的發揮。此外，在針對工作目標進行制訂時，還需要制定出自身的奮斗目標，行政工作人員的工作效率才能夠得到顯著的提升。

（四）需要人員相互配合。要理解辦公室行政管理工作的正常穩定開展，需要所有的辦公室工作人員相互配合，讓每一個人的力量都能夠得到充分的發揮。只有將每一個人的力量進行結合，讓所有的人共同參與其中，才能夠形成一種團隊合力的模式，最終使相關工作開展得更加順利。在辦公室行政管理工作開展時，就需要充分體現出“以人為本”的重要思想，實現人性化的管理目標。同時也需要了解，人與人之間存在差異是必然的情況，因此，要善于發掘每一個工作人員的潛力，了解每一個工作人員自身的特點，并且發揮自己的作用與價值。同時還要建立更加行之有效的科學管理系統、全面完善獎懲制度體系，讓激勵作用得到充分體現，使辦公室行政管理工作人員在工作的過程中更加積極主動。

（五）要重視自身能力的提高。辦公室的行政工作人員，在實際工作中需要積極學習，在工作時注意積累經驗，提高個人能力和個人綜合素質，只有這樣才能夠更好地跟上時代發展的腳步，匹配企業的發展需求。首先需要辦公室行政工作人員學習先進的政治理論知識，具有良好的政治素養，端正自身的工作態度，擁有堅定的理想和信念，了解國家對于企業發展提出的一系列要求，為企業制訂出眾多方案，才能夠更好地開展自身的工作。其次需要提高自身的業務能力，現如今信息技術水平的提高，在各大產業中發揮了重要的作用，這就需要辦公室的工作人員努力學習計算機知識，達到無紙化辦公的要求，從而提高自身的工作效率，并且保障工作的準確性和保證工作質量。另外還需要進一步完善自身的知識結構，學習新的知識內容，如今社會對于綜合型的人才提出了更高的要求，而辦公室行政管理工作的開展，必然需要獲得綜合型人才的支持，這就需要工作人員積累一些科學文化知識，學習先進的法律法規，提高自身的技能和素養。

四、結語

總而言之，企業辦公室行政管理工作在激烈的市場形勢下，面臨著更加嚴峻的挑戰。對于企業來說，辦公室的地位極為關鍵，這就需要辦公室的工作人員能夠真正認識到本職工作的重要性，樹立良好的服務意識和良好的個人形象，在工作的過程中更加努力認真、細致負責，為企業的發展做出相應的貢獻。