大數(shù)據(jù)背景下電子檔案管理的現(xiàn)狀與對策

文/中國冶金地質(zhì)總局山東局 鄭紅

2011年美國麥肯錫咨詢公司提出“大數(shù)據(jù)”的概念，大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用進(jìn)入爆炸式增長的時期。在此背景下，各個組織單位檔案信息產(chǎn)生的范圍不斷增大，檔案信息處理、分析和存儲的效率也不斷提高。檔案業(yè)務(wù)的電子化發(fā)展和大數(shù)據(jù)應(yīng)用，不僅可以有效解放人力，減少工作人員的大量重復(fù)性工作，還可以實現(xiàn)實時查詢、在線閱覽和信息共享，更好地為單位運營和經(jīng)濟(jì)決策提供科學(xué)依據(jù)。

一、電子檔案管理的特點概述

電子檔案管理與傳統(tǒng)的檔案管理有較大差異。電子檔案管理依賴于檔案信息系統(tǒng)的模塊來實現(xiàn)功能，檔案分類、資料收集、統(tǒng)計歸檔和信息查閱等都很方便，管理效率大大提高。與手工操作紙質(zhì)檔案相比，電子檔案降低了手動檔案信息收集不及時、不完整、資料漏抄及字跡模糊等問題。各種電子檔案的數(shù)字文件系統(tǒng)具有高度的標(biāo)準(zhǔn)性，在計算機(jī)搜索技術(shù)的支持下，電子檔案的檢索、更新也更加方便快捷，這是電子檔案的明顯優(yōu)勢。具體來說，電子檔案管理主要具有以下特點：

（一）檔案信息易于保管。與傳統(tǒng)型的紙質(zhì)檔案相比，電子檔案解決了傳統(tǒng)型紙質(zhì)文件在特定工作環(huán)境下，容易發(fā)生損壞或者被腐蝕的現(xiàn)象。電子文件存儲在光碟、硬盤、云數(shù)據(jù)庫等各種類型的電子存儲設(shè)備上，具有環(huán)保性的特點，占用的物理空間小，操作簡單，對環(huán)境要求低，可干擾的影響因素相對要少。

（二）檔案信息傳輸快捷方便，利于深度利用。傳統(tǒng)的檔案管理中，不同單位和部門之間的檔案信息很難做到相互交流和信息共享。電子檔案的數(shù)據(jù)處理采用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，一個存儲終端上的多個電子信息文件可以同時分發(fā)給若干個新的網(wǎng)絡(luò)存儲終端。檔案信息的傳輸不受空間和時間限制，傳遞速度快，查詢搜索精準(zhǔn)，使資料實時共享和深度利用成為可能。

二、大數(shù)據(jù)背景下電子檔案管理的現(xiàn)狀與問題

（一）檔案數(shù)據(jù)庫的完整性不高。目前一些單位不是很重視檔案管理，仍然以傳統(tǒng)的手動管理方式為主。電子檔案的管理體系還沒有構(gòu)建完善，很多紙質(zhì)檔案沒有及時轉(zhuǎn)化為電子存儲，資料原始性、完整性存在問題，電子檔案數(shù)據(jù)庫不全，降低了電子檔案利用的便捷性，無法充分發(fā)揮檔案的綜合價值。還有一些單位，電子檔案只是對紙質(zhì)檔案的電子化存儲，保持固定不變，很少進(jìn)行更新。隨著單位的發(fā)展，檔案工作人員沒有將檔案內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整、跟進(jìn)和完善，資料搜集、信息核對、數(shù)據(jù)校驗等大量的工作沒有做到位，這也影響了電子檔案數(shù)據(jù)庫的完整性。

（二）檔案管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)化流程。標(biāo)準(zhǔn)化是檔案管理信息化建設(shè)的技術(shù)前提和實踐基礎(chǔ)。沒有標(biāo)準(zhǔn)化，則電子檔案只可能是紙質(zhì)檔案的簡單模仿，無法對檔案信息進(jìn)行共享和深度應(yīng)用。目前一些單位在開展檔案管理信息化的過程中，受人力資源、資金設(shè)備、技術(shù)應(yīng)用等約束，檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)滯后，信息編碼缺乏統(tǒng)一標(biāo)識，檔案分類、處理、存儲等工作的隨意性大。由于沒有統(tǒng)一的運作平臺，很多單位的信息系統(tǒng)存在重復(fù)建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)化程度不高、工作規(guī)范性不足的弊病。不同行業(yè)、不同單位的信息系統(tǒng)兼容性不高，檔案管理相互孤立，存在“信息孤島”的現(xiàn)象，電子檔案的功能效用無法充分實現(xiàn)。

（三）電子檔案的深度利用效率偏低。一方面，檔案管理人員對電子檔案的認(rèn)識存在局限性。傳統(tǒng)檔案管理遵循保密的原則，過去檔案室貼上小封條的傳統(tǒng)做法和思想觀念，嚴(yán)重妨礙了新時期檔案信息向社會公開并提供公眾服務(wù)的模式發(fā)展。一些單位的電子檔案沒有劃分檔案公開的等級，將所有檔案視為私有財產(chǎn)，關(guān)閉檔案信息對外開放和網(wǎng)上查詢的通道。這給檔案利用的內(nèi)部人員和外部人員形成困擾，無法實現(xiàn)電子檔案的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益；另一方面，由于大型檔案業(yè)務(wù)管理對于計算機(jī)軟硬件設(shè)備和人力資源要求較高，且很多單位的人力財力有限，對檔案管理人員的信息操作水平?jīng)]有進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，再加上紙質(zhì)與電子檔案共存，電子檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，信息存儲和調(diào)取不方便，內(nèi)部運行數(shù)據(jù)資料不能及時全面匯總，導(dǎo)致電子檔案的應(yīng)用程度不深。

（四）電子檔案的信息安全問題。由于電子檔案所具有的開放性特點，實施電子檔案管理需要先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)來提供保障。這樣才能保證電子檔案的信息安全。但是目前，電子檔案的信息安全仍然存在一些風(fēng)險。一方面，電子檔案信息的保密等級劃分、保密措施應(yīng)對沒有統(tǒng)一。部分檔案資料信息應(yīng)該利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實現(xiàn)電子檔案在網(wǎng)絡(luò)中的公開發(fā)布與信息傳輸，使信息資源發(fā)揮更大的價值。部分關(guān)系到機(jī)密性的檔案資料信息，則需要采取相對應(yīng)的安全防護(hù)，確保信息不泄露。一些單位由于計算機(jī)軟硬件的問題、信息安全防護(hù)意識的問題、人為操作方面的問題，都會引發(fā)一些電子檔案的信息安全事故，包括機(jī)密檔案被惡意竊取，網(wǎng)絡(luò)黑客對檔案信息惡意篡改與非法偽造，對單位的穩(wěn)定運行形成威脅。

三、大數(shù)據(jù)背景下電子檔案管理的改進(jìn)建議

（一）建立規(guī)范的電子檔案工作制度。研究制定一套切實可行的電子檔案工作制度：一是完善電子檔案工作業(yè)務(wù)流程和技術(shù)操作規(guī)范，細(xì)化工作的各個環(huán)節(jié)和管理步驟；二是制定必要的安全管理措施，以保障電子檔案的信息安全性與完整性；三是制定電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化是電子檔案管理發(fā)展的重要技術(shù)基礎(chǔ)。要認(rèn)真規(guī)范電子檔案信息形成、積累、歸檔管理的全過程，落實歸檔管理責(zé)任、檢查鑒定等一系列工作環(huán)節(jié)，做到有章可循。制定電子檔案管理制度時，還應(yīng)特別注意劃清歸檔管理過程中各級工作人員的主體責(zé)任，做好電子檔案的實時動態(tài)管理。

（二）加大電子檔案查詢與共享建設(shè)。大數(shù)據(jù)背景下，檔案信息化管理技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)共享系統(tǒng)的功能增強，提升了電子檔案使用的便利性。電子檔案管理人員可以利用網(wǎng)絡(luò)平臺，進(jìn)行多種形式的檔案信息整理、收集、匯總、存儲和利用，提高檔案信息管理效率。檔案管理部門還應(yīng)將檔案信息查詢和資源共享作為工作的主要任務(wù)之一。熟練掌握多媒體歸檔編碼管理軟件，高效率的自動識別和保存電子檔案。對單位大量的電子數(shù)據(jù)信息進(jìn)行匯總，并以此為基礎(chǔ)做好單位工作的情況分析。對電子檔案進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，確保文件名和權(quán)限值的自動控制，為檔案利用者提供更加全面、快速的檢索與應(yīng)用渠道，深化電子檔案資源利用上的功能價值。

（三）提高工作人員技術(shù)水平。隨著檔案信息化體系建設(shè)的進(jìn)程推進(jìn)，現(xiàn)代檔案管理向?qū)I(yè)化和現(xiàn)代化的方向發(fā)展。檔案管理工作人員必須提高計算機(jī)技術(shù)水平，增強信息專業(yè)知識。單位可以定期組織開展電子檔案管理的培訓(xùn)，對檔案管理人員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)和管理技術(shù)的再教育，幫助他們及時更新檔案的軟硬件操作技能，使其能夠熟練操作和嚴(yán)格管理。隨著電子檔案的格式越來越復(fù)雜，檔案管理部門可定期對部門人員進(jìn)行工作指導(dǎo)，使其熟練使用數(shù)字化設(shè)備，具備良好的文字功底和科學(xué)技術(shù)水平，在日常的檔案管理工作中及時發(fā)現(xiàn)不足，分析問題并提出解決對策。

（四）加強電子檔案的安全防護(hù)。針對當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全隱患，單位的檔案管理部門也要提高警惕，盡快完善網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)備份和信息恢復(fù)管理系統(tǒng)。在計算機(jī)或者其他網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)發(fā)生安全事故時，能夠?qū)﹃P(guān)鍵信息和重要信息及時有效恢復(fù)。切實加強電信網(wǎng)絡(luò)的安全管理。通過密碼驗證獲取用戶注冊信息、輸入密碼調(diào)閱用戶口令和密碼限制用戶訪問權(quán)限。安裝先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)防毒軟件，建立安全防火墻來有效防止勒索病毒和惡意黑客對檔案的攻擊破壞和非法篡改。及時發(fā)現(xiàn)并修補系統(tǒng)管理軟件的安全漏洞，對系統(tǒng)防火墻和防病毒管理軟件進(jìn)行全天候自動維護(hù)升級，提高系統(tǒng)檔案實時上傳、下載時的安全級別和檔案訪問安全權(quán)限。在網(wǎng)絡(luò)硬件安全管理中，及時更新升級網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、云主機(jī)和網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫的相關(guān)硬件設(shè)施，加強自我安全保護(hù)和對設(shè)施的定期改善與日常維護(hù)。

四、結(jié)語

隨著人們對檔案信息的要求變化，檔案管理工作也需要不斷改革創(chuàng)新。單位要提高電子檔案管理的服務(wù)質(zhì)量，不斷完善檔案電子安全保障措施，整合電子檔案資源并加強交流與共享，提高電子檔案的深度利用價值。這樣才能準(zhǔn)確迅速地向公眾提供檔案信息資源，促進(jìn)單位和國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)持續(xù)穩(wěn)步發(fā)展。