機關檔案收集工作中存在的問題及對策

文/青島市李滄區政府辦公室 王巖

機關檔案的收集，是檔案管理工作的基礎性環節，對后續工作的開展有著重要指導意義。收集工作能夠對大量的檔案資料進行篩選、過濾，評估檔案的真實性和完整性，避免檔案資料的丟失和泄露。“巧婦難為無米之炊”，如果連材料收集工作的質量都得不到保證，后續將會引起一連串的問題，包括檔案利用范圍的縮小、重要材料的遺失、利用價值的降低等。因此，對機關檔案收集工作進行分析具有重要意義，是促進檔案管理工作順利開展的重要保障。

一、機關檔案收集工作的主要內容

機關檔案的收集工作，是按照黨和國家的規定，通過相應的制度體系和專門的征集辦法，將分散在不同機關、個人手中的有價值的檔案信息集中到機關檔案室和檔案館的工作。一個機關應該歸檔的文件材料主要包括以下幾個部分：1.上級機關的文件資料，包括指導性文件、與本機關業務有關的文件、需要按照要求辦理的文件、重大會議材料、需要本機關轉發的材料、代上級機關草擬并被采用的文件的草稿等。2.本機關的所有文件材料，涉及的范圍比較廣，涵蓋了工作會議、代表大會、行政領導會議材料等內容。此外，還包括本機關下發的各種正式文件資料、財務報表、人事變動檔案資料信息、會計文件等。3.統計機關、非隸屬機關的文件資料，以及工作上、業務上往來的文件資料等。4.下級機關的文件材料，包括統計報表、財務預算、財務決算、備案性文件等。從以上多個方面不難看出，機關檔案收集的資料類型十分多樣，數量眾多，在開展的過程中難度大，具有復雜性、專業性的特點，要引起領導人員、檔案管理人員的充分重視。

二、機關檔案收集工作現狀及存在的問題

如果機關檔案收集工作開展不順利，或是無法甄別檔案資料的真實性和完整性，將會直接影響到檔案館的館藏資源，同時也無法為使用者提供優質的服務。很多機關事業單位，尤其是基層事業單位，對機關檔案收集工作并不重視，主要原因在于檔案管理工作無法在短時間內為單位帶來直觀的經濟效益。或是在檔案管理中，各項工作并不深入，只“走馬觀花”式地進行了管理，所收集的資料和文件內容單一，類型并不豐富，難以為后續工作的順利開展起到促進作用。機關檔案涉及干部、職工切身利益的人事檔案、文書檔案；業務部門在其工作開展中形成的專業性檔案，重要合同和協議等；財務部門制作的財務報表、會計資料；基建部門的科技檔案、實物檔案等。上述各類檔案都會為職工薪酬管理、工作晉升、評優評先，以及機關事業單位的發展帶來直接影響，作為很重要的原始憑證，其作用不可替代。如果沒有及時收集，可能在短期內不會產生較大的影響。但是隨著單位的發展以及人員變動、機構合并等，沒有歸檔的文件資料勢必會丟失，將會帶來難以挽回的損失。具體來說，機關檔案在收集方面存在的主要問題如下：

（一）收集的檔案資料較為單一。很多單位領導人員并未針對機關檔案收集工作制定相應的制度體系，導致檔案管理者對工作的標準了解不夠深入，在收集和管理中沒有能夠參考的標準。分不清哪些資料需要收集，哪些資料應該及時刪除和銷毀，增加了工作難度。很多時候只單純地將單位公務活動或會議資料進行整理，沒有對其進行甄別和分類，加大了后期工作難度。

（二）檔案收集不完整。對于部分機關單位開展的會議，檔案資料中只記錄了會議通知，沒有記錄會議開展過程中有關的內容；在上下級的請示批復方面，只有請示沒有批復，或是只有批復沒有請示；部分檔案資料中缺頁少碼。以上都是檔案收集工作開展中遇到的問題，由于檔案收集是整理、歸檔、保管的基礎性環節，當資料的完整性和真實性得不到保障時，后續各項工作也就無法順利進行。

（三）專職人員業務素質有待提升。部分機關單位檔案工作人員綜合素質有待提升，專業能力無法滿足崗位的相關要求。人員流動較為頻繁，工作上的交接不足，部門間“各自為政”的情況較為普遍，無法及時進行交流和溝通。由于領導人員對該工作不夠重視，很多部門并未定期開展專業技能培訓，也無法將《歸檔范圍和檔案保管期限表》中的相關內容落到實處。導致檔案管理人員的工作意識、服務意識并不強烈，沒有從宏觀的角度來思考問題，認為本科室形成的檔案只歸本科室所有，檔案資料沒有移交給上級部門的必要。殊不知這種做法會嚴重影響機關事業單位各項工作的開展進程，造成檔案資料的丟失、遺漏，甚至被不法分子竊取。

（四）管理制度不完善。部分單位并未建立完善的機關檔案收集制度，即便有，落實程度也不高。單位會將更多重點放在文書檔案管理方面，而忽略了科技檔案、專門檔案、人事檔案等；在紙質檔案管理方面會投入更多的人力，而沒有意識到機關檔案信息化管理的重要性。除此之外，歸檔范圍界定不清晰、檔案管理考核細則不合理等現象依然十分普遍。在這種情況下，檔案管理人員的積極性得不到激發，長此以往，工作態度也會出現問題，不利于工作的長遠發展。

三、機關檔案收集工作對策分析

（一）提升機關主管領導對檔案工作的重視度。機關檔案管理人員在工作開展的過程中，應多向上級領導人員及時反饋工作情況，多請示、匯報工作，讓主管領導對該工作有更深入的了解和把握，提升其重視程度。對于領導人員而言，應主動了解機關檔案工作的相關內容，包括學習相應的政策法規，摒棄傳統的思想觀念，學習借鑒其他單位的先進工作方法和經驗，樹立先行意識，為基層職工起到模范帶頭作用。檔案工作者應主動加強和其他部門之間的交流和聯系，提升各部門對該工作的關注度，讓社會各界知道，檔案管理是可以對其他工作進行引導的。在這種意識的引領下，機關檔案收集、管理工作也會開展得更為順利，領導人員會提升檔案管理工作的地位，納入議事日程中。如此一來，各單位內部能夠形成良好的工作風氣，使機關檔案收集工作又好又快地開展。

（二）提升檔案人員的業務素質和綜合能力。各級機關檔案室的工作人員應不斷提升自身專業能力和綜合素質，在工作中敢于創新，實現突破。1.單位領導可定期或不定期舉辦專業技能培訓，或是邀請業界專業人士前來分享工作經驗，為本單位檔案從業人員創造對外交流和學習的平臺，發現自身在工作中存在的問題之后不斷進行改正。2.根據機關檔案收集工作的相關要求和需要，開展多樣化的培訓形式，豐富培訓內容。例如目前信息技術在很多行業和領域都得到了廣泛應用，有關單位可利用QQ群、微信群等上傳和機關檔案收集有關的資料文件，供檔案從業人員隨時隨地學習。3.此外，還可引導各部門檔案人員及時完善、補充和本部門有關的檔案，在經過上級部門審批合格之后，嚴格按照《歸檔范圍和保管期限表》中的相關規定，對檔案資料進行收集和歸檔，確保文件的真實完整。4.要擴充檔案管理人員的理論知識儲備，并根據人員隊伍的特點，針對性地進行培訓。例如，對于工作中的老員工而言，應促使其轉變思想理念，合理應用信息技術、互聯網技術來實現檔案的收集，提升工作效率，培養信息素養，強化工作能力。而對于剛入職的職工而言，理論知識儲備十分豐富，但是實踐操作能力不足，缺乏工作經驗。那么在人才培訓方面，就應該盡可能地為其創造實踐的機會，將理論和實際相結合，積累工作經驗。5.除了要提升檔案管理人員專業能力之外，還應加強其職業精神、思想道德的培養。形成愛崗敬業的優良品質，深刻認識到機關檔案收集的重要意義，將責任意識滲透到工作開展的每個細節中。6.單位內部可加大對《檔案法》的宣傳，不僅要讓檔案人員知曉其中的相關內容，還應取得其他各部門的配合，通過講解實際工作中的案例，提升檔案意識和重視程度。7.機關檔案收集的主要目的并不在于將文件資料長久地保存，而是要為利用者提供優質的服務。因此在對檔案人員進行培訓時，還應提升其服務意識和服務能力。當利用者需要某些資料時，檔案人員能夠幫助其進行查找和閱讀，提升檔案資料的利用率。

（三）建立健全的檔案收集歸檔制度。為了保證機關檔案收集工作能夠更加順利地開展，應以完善的制度體系作為保障，能夠對檔案資料的收集、整理和歸檔工作進行正確引導，同時為資料移交、傳輸、共享等提供可靠的參考依據。只有這樣，檔案收集才能夠做到有章可循，避免出現管理混亂的情況。就目前情況來看，在機關檔案收集中，存在著收集過程困難、資料真實性得不到保障等問題。而歸檔制度的建設，能夠提升檔案管理的規范性，包括明確歸檔的范圍、時限，哪些資料應該進行歸檔整理，哪些資料應及時刪除和銷毀。在資料收集完成之后，有關人員應將所有的檔案文件移交給上級檔案館進行保存，任何部門和個人都不得以任何理由對檔案資料進行修改，以免給后續工作的開展產生不便。

（四）采取多樣化的檔案收集方式。機關檔案收集是檔案管理工作順利開展的重要前提與保障，隨著時代的發展以及我國各級事業單位內部改革的深化推進，檔案收集工作也應做到與時俱進，不斷創新，改變原有的、單一的收集方式。在形式上，要多種多樣，抓住各種檢查、內部機構調整、人員調動等機會，為機關領導和有關部門工作的開展創造良好條件。如此一來，文件資料的清理效率將會得到大幅度提升；檔案工作人員應主動收集整理機關領導人員外出開會或執行任務過程中產生的資料信息，整理出其中有價值的內容并歸檔。在內容方面，除了要保證檔案資料的完整性之外，還應注重收集過程的規范性，如果程序不全、流程不清晰、不符合相應的制度，則應該第一時間分析原因。不能“你移交什么，我就接受什么”，要改變這一工作模式和思想理念，有針對性地對所有資料進行甄別，分析其真實性、完整性和科學性。通過采用多樣化的檔案收集方式，能夠讓該工作開展得更為順利。

（五）利用現代化技術。信息技術在數據收集、整理、分類、儲存等各方面都有著天然優勢，能夠解決以往紙質檔案管理中存在的諸多問題，包括對儲存條件要求較高、工作效率低下、關鍵資料容易丟失、遺漏等。各級機關部門和檔案室應加大資金、人才的投入力度，完善基礎設施建設，配備和機關檔案收集、管理工作相符合的硬件和軟件。利用掃描儀將紙質文件上傳到信息化平臺中，或是在機關檔案管理庫房設置24小時的監控系統，對進出人員的身份進行登記，以保證檔案資料的安全性。在現代技術的輔助下，機關檔案收集、管理能夠朝著自動化、網絡化的方向發展；系統可自動對每份檔案資料進行審查，不合格的及時退回，合格的資料文件及時歸檔，儲存到數據庫中進行備份，以防丟失。

（六）加強后期利用。檔案工作可以細分為收集、整理、價值鑒定、保管、編目和檢索、統計、編輯和研究以及提供利用這八個主要部分，可將上述各部分大致分為基礎工作和利用工作。這種分類從側面反映了檔案的主要功能，即被使用者利用。檔案收集是檔案工作的基礎性環節，直接關系到檔案資料能否為有關人員和部門提供優質服務。因此想要提升檔案收集工作水平，可從加強檔案的利用入手，讓社會各界意識到檔案的價值和收集工作的重要意義。

四、結語

總而言之，隨著我國經濟社會的不斷發展，以及各級機關事業單位內部改革的深入推進，機關檔案收集、管理工作占據著越來越重要的地位，應引起領導者和從業人員的充分重視。要在不影響檔案資料安全性的基礎上，盡可能提升資料的利用率，為使用者提供優質服務。有關人員應深入分析當前機關檔案收集工作中存在的各種問題，針對性地制定完善對策。要提升機關主管領導對檔案工作的重視度；強化檔案人員的業務素質和綜合能力；建立健全檔案收集歸檔制度；采取多樣化的檔案收集方式；合理應用現代化技術，提升機關檔案收集的工作效率。從以上多個方面出發，能夠為機關單位和社會各界提供有效的信息服務，使機關檔案信息資源能夠更好地為社會發展服務。