創新意識在事業單位綜合檔案管理中的運用

文/山東省濱州市濱城區統計局 王玉鳳

檔案資料詳細記錄了事業單位的發展歷史、財務、人事、項目開展等各方面信息，是寶貴的文件資料。為了更好地適應現代社會的發展需求，事業單位在綜合檔案管理方面應作出創新。改變傳統的工作理念、方式方法、工作模式等，應用最新技術，營造良好的工作作風，將創新作為重要抓手，促進綜合檔案管理的順利進行。

一、事業單位檔案管理創新的意義

當前我國經濟發展進入全新階段，隨著互聯網技術、信息技術的推廣和應用，事業單位管理工作在迎來新的機遇的同時，也面臨著更為嚴峻的挑戰。信息技術的應用，以及對傳統技術的創新，都會大大提升事業單位檔案管理的工作效率。事業單位的檔案資料以往多為人工管理，以紙張作為主要載體，隨著檔案事業單位業務規模的擴大，各類型的數據信息呈爆炸式增長，如果依然沿用傳統工作方法，顯然已經無法滿足當前事業單位的發展需求。因此，要將創新理念應用于事業單位檔案管理工作中，突破工作瓶頸。事業單位利用計算機作為新的檔案管理載體，可大大節省紙質檔案保存的占地面積，且在文件傳輸、共享、借閱等方面有著突出優勢，提升了資源利用率。

二、事業單位綜合檔案管理的原則

（一）規范性和靈活性相統一。事業單位的綜合檔案管理要按照國家和行業標準執行，朝著標準化和規范化的方向發展。同時，在實際工作中，需要考慮到不同事業單位的工作性質、內容等各方面的差異，制定針對性的檔案管理工作計劃，實現規范性和靈活性的統一。

（二）兼顧職責權益。綜合檔案管理部門要依循職責、權益兼顧的原則，明確各崗位的責任和工作內容，使各項工作嚴格按照要求執行到位，以免出現權責不清的問題。

（三）制定與執行并重。隨著我國事業單位內部改革的深化推進，綜合檔案管理機制、工作方法也要相應地進行創新。此外，還需將制度落實到位，在實踐中對其進行優化和完善，從而提升綜合檔案管理工作水平。

（四）靜態與動態相結合。事業單位檔案管理工作并非一成不變的，而是要隨著時代的發展不斷做出調整，無論是管理理念、工作方式還是人員的綜合素質，都要相應發生改變。可將靜態和動態相結合，將傳統管理工作和網絡、國際接軌，從而起到完善和創新檔案管理工作的作用。

三、事業單位綜合檔案管理的現狀

（一）綜合檔案管理的重視程度不足。事業單位的部分領導沒有意識到該工作的重要性，不管是在資金還是人力方面投入都嚴重不足，導致該工作無法按照要求順利開展。

（二）檔案管理隊伍綜合素質有待提升。檔案管理人員是主要落實者，其專業水平的高低和工作質量有著密切聯系。但是就目前情況來看，部分事業單位在人員聘用、選拔、培訓等各方面的力度不足，人才隊伍綜合素質得不到提升，無法適應崗位工作需求。

（三）工作模式較為落后。以往檔案管理工作以紙質文件管理為主，效率低下，且容易出現失誤。在新的時代背景下，將綜合檔案管理和信息技術相結合是必然趨勢，但是部分單位的信息化建設力度不足，并未配備完善的硬件設備，也沒有針對性地開發檔案管理的信息化軟件、網站等，工作效率難以得到提升。事業單位檔案資料對單位的重要性不言而喻，一旦資料丟失，或是內部管理機制沒有落實到位，將會對事業單位發展帶來嚴重影響。由于個別單位對監督工作并不重視，沒有根據要求制定監管機制，對歸檔、編輯、借閱、保存等各方面的管控不足，很容易出現資料泄露、管理不力等問題，影響到綜合檔案管理工作成效，為單位發展帶來了較大風險。

四、事業單位綜合檔案管理中創新意識的運用

（一）落實信息化基礎建設。當前我國科學技術發展迅速，事業單位的檔案管理創新應該順應時代發展趨勢，大力開展信息化基礎建設，了解并掌握新形勢下檔案管理工作重難點內容，通過科學規劃、合理建設等方式，為檔案信息化管理工作的順利開展創造良好條件。在此背景下，單位檔案管理工作將會邁入新的發展階段，在未來很長一段時間內，都會為使用者提供社會服務。為了實現這一目標，有關人員要深入了解檔案信息化管理的相關知識和技術的應用方法，具體可從以下幾方面進行：1.事業單位的電子檔案建設，是以“互聯網和大數據”為基礎的，能夠在互聯網平臺中實現數據的傳輸和共享。有關部門要加大資金、人才以及技術的投入力度，完善硬件配置，加強人員培訓。2.要掌握互聯網思維，轉變思想理念。檔案的信息化建設并非為了盈利，而是要提升檔案管理工作水平和效率，切實為事業單位的持續發展而服務。要營造全員參與的良好工作氛圍。3.要掌握新時代下事業單位檔案管理工作的正確方法，規劃好未來的發展方向，為后續工作的順利開展創造有利條件。4.有關人員要重視紙質檔案和電子檔案的結合，以單位實際需求為主，針對性地打造網絡管理平臺。可采用分類設計的方法，突出人事檔案管理內容、財務檔案管理內容、項目檔案管理內容等。5.在整體統籌和規劃的背景下，適當地對信息技術進行創新，為該工作的開展注入新的活力。

（二）創新工作思路。綜合檔案管理難以在短時間內看到成效，是長期的、系統的工作，由于無法為事業單位帶來直觀的效益，因此很容易被領導忽視。綜合檔案管理是腦力與體力并存的工作，要協調好檔案管理部門和其他各部門之間聯系，提升檔案利用率。在新時代背景下，事業單位內部可加大宣傳力度，組織檔案管理的主題活動，例如知識競賽、經驗分享交流會議等，提升從業人員責任感和使命感。領導班子應充分發揮模范帶頭作用，意識到該工作對促進事業單位發展的重要性，學習借鑒其他單位的先進工作經驗及方式方法，確保綜合檔案管理的系統化和有序性。要摒棄傳統的“重業務，輕檔案”的思想理念，提升檔案管理工作地位，營造人人參與、同心協力的良好工作氛圍。

（三）創新工作模式。在對事業單位綜合檔案管理模式進行創新時，可依循雙向制約的改革方向，即以職工和領導作為制約對象，推動該工作的規范開展。以往檔案數量少、類型并不多樣，多采用將紙質檔案保存至庫房的方法。在新時代背景下，隨著事業單位發展規模的擴大，以及業務范圍的拓展，不同類型檔案的數量持續增加，如果依然沿用傳統工作辦法，不僅無法提升工作效率，還有可能出現嚴重的失誤。在工作模式創新過程中，可推行分卷立冊的綜合檔案管理模式，實現分類登記管理，以免出現檔案資料過于分散以及管理混亂的問題。不僅如此，當前我國科學技術發展迅速，先進技術在很多行業和領域都得到了廣泛應用，取得了不錯成效。以往事業單位綜合檔案管理工作多依靠人工開展，紙質檔案不管是收集、儲存還是查詢利用方面都十分困難。人工裝訂、分類整理會造成大量的資源浪費，耗時耗力且無法取得理想效果。為了解決這一問題，可將綜合檔案管理和信息技術相結合，采用紙質檔案與電子檔案雙軌制的管理模式。加大資金和專業人才投入，完善硬件設施，包括掃描儀、計算機等，將相關資料掃描后錄入到系統的不同類目中，也便于后期查詢。在信息平臺的輔助下，各部門信息資料傳輸效率會大幅度提升，打破“信息孤島”，全面提升事業單位綜合檔案管理水平。

（四）創新管理制度。1.除了要轉變思想理念，創新工作模式外，事業單位還應針對綜合檔案管理制度進行完善。以單位的實際發展情況為主，推進檔案管理體系的建設，深入分析當前工作中存在的缺陷，制定針對性的解決對策。在新的時代背景下，要拓寬檔案資料的收集范圍，對目前體系進行革新，使之更好的為單位發展助力。2.提升服務水平。綜合檔案資料的主要功能是給使用者提供便利和服務的，而并非將資料進行永久保存。在管理制度建設過程中，應針對檔案服務提出明確的要求，提升資源利用率，提升檔案工作者的服務意識和能力。3.明確當前事業單位綜合檔案管理的工作思路與方向。例如在信息時代背景下，要加強傳統工作和現代化技術的結合；為了激發職工積極性，可建立獎懲分明的制度體系等。

（五）創新監督管理。事業單位為了順應時代發展趨勢，都針對檔案管理工作進行了深化改革，并建立了相關制度體系。但是部分單位的制度并不能按照要求落實到位，只完成了“面子工程”應付領導檢查。為了解決這一問題，加大監督管理力度十分有必要，對制度無法落實到位的，制度本身就有缺陷的單位予以警示和處罰。檔案資料詳細記錄了事業單位的發展歷史、項目開展、人員變動等各方面情況，能夠為其未來發展奠定堅實基礎。如果檔案不慎發生盜竊、丟失、隨意涂改等問題，要第一時間找到負責人，嚴重的可追究刑事責任。以往檔案管理工作并不透明，監督工作也難以按照要求落實到位。在現代化背景下，事業單位可創新工作方式，優化組織結構，成立專門的綜合檔案監督管理小組，在資料的出庫、入庫、上傳、借閱等各環節制定明確的標準，包括對借閱人身份進行登記、記錄檔案借還時間、用途，及時更新檔案信息化管理系統等。在紙質檔案倉庫可增設監控探頭、紅外線檢測儀等，從源頭上杜絕不良現象的發生。

（六）創新人才培養機制。事業單位綜合檔案管理工作較為復雜，難度大，需要對檔案進行收集、分類、整理、編輯、入冊等，且在信息技術得到廣泛應用的背景下，對檔案人員專業能力也提出了更高要求。傳統的人才培訓多以集體培訓為主，通過開展會議和灌輸式的口頭說教來提升人員的綜合素質。這種方式使得檔案管理人員十分被動，效果并不理想。為了解決這一問題，要在原有的人才培養機制上進行創新，推動綜合檔案管理工作能夠順利地開展。首先，明確人員聘用標準，采用競聘上崗的原則，擇優錄取工作經驗豐富、專業能力突出的檔案工作者，為專業團隊注入新的活力。其次，落實崗前培訓制度，可推行“老帶新”的一對一模式，讓新進入崗位的職工快速了解工作內容及流程，學習相關經驗。再次，采用差異化的培訓形式。要深入了解不同職工在性格、工作能力等方面的差異，例如部分職工理論知識儲備豐富，但缺乏實踐操作，則應該多讓其深入一線，對檔案進行收集、編輯、分類等；部分人員對計算機技術的應用不熟練，在人才培訓時，要更側重檔案信息化管理軟件的使用技巧。最后，創新培訓方式。目前我國科學技術發展迅速，在移動設備、電腦的廣泛普及的背景下，人員培訓也可利用網絡學習、在線直播等方式進行，或是通過網絡課程來提升檔案人員專業能力，打破時間和空間的局限。在各類網絡平臺的應用下，培訓者和檔案工作者能夠進行實時交流，培訓效果也會更為直觀。

（七）做好保密工作。當前網絡環境日益復雜，信息技術在檔案管理中的應用，一方面，為事業單位相關工作的開展提供了可靠的技術支持；另一方面，在電子檔案管理和傳輸過程中，也存在著較大風險，容易造成數據丟失和遺漏，為單位發展帶來隱患。為了解決這一問題，有關人員要創新工作理念，將保密、安全等作為檔案管理中的重點內容，具體可從以下幾個方面進行：1.在檔案借閱環節，應對有關人員的身份進行驗證，對借閱檔案的時間、類型、用途等進行詳細記錄，當出現異常情況時，能夠及時找到負責人。2.要做好檔案的保密工作。可對檔案進行備份處理，當軟硬件設備發生損壞時，可通過賬號密碼找回丟失的資料，減少單位損失。可設置檔案管理系統的登錄密碼，或采用分級管理方式，權限不夠的職工不可隨意查看檔案資料，避免機密文件丟失。

五、結語

在新時代背景下，事業單位檔案管理工作要適當進行轉變，可將先進的工作理念及技術進行融合，實現突破。要從思想理念、管理制度、工作方式、監督管理、人員培訓等各方面進行創新，推動綜合檔案朝著規范化、現代化的方向發展，提升事業單位的檔案工作水平。