醫院檔案信息化管理現狀及策略

文/福建醫科大學附屬第一醫院 林曉麗

隨著信息技術的發展和大數據時代的到來，檔案信息化管理是醫院改革與發展的必然趨勢。醫院檔案管理是對醫療、行政等數據文件和各種資料的歸納、匯總、整理和記錄。作為醫院檔案的管理者和工作人員，應充分發揮現代信息技術的優勢，不斷提高檔案管理的信息化水平，使檔案更好地服務于醫院乃至整個醫療衛生事業。

一、檔案信息化管理的優勢

（一）檔案信息資源高度共享。醫院檔案包含人事、藥品、病歷、設備采購等內容，種類繁雜且千頭萬緒。傳統的檔案都是以紙質版材料為主，需要消耗大量的人力、物力進行整理，也使得檔案管理各個環節發生錯誤的概率增加，檔案管理的工作效率難以提升。但在大數據時代背景下，檔案管理者可以根據醫院具體需求創建科學、有效的檔案管理信息化系統，對醫院的醫療、行政人事等各類檔案進行有效的采集、歸納、整理、儲存，同時借助信息化手段，對醫院檔案進一步總結、提煉、升華，提高檔案的研究價值與利用效率，助推醫院高質量發展。大部分三甲醫院都會有多個院區，且分布在不同區域。如果檔案資料都以紙質的形式存儲在各院區，就無法實現共享，檔案的利用效率也就大大降低。因此，檔案管理人員要結合醫院實際和工作部署，引進第三方建立檔案管理系統，對醫院檔案進行錄入、整理、掃描、歸檔入庫，整合醫院所有檔案信息資料，為醫院全體職工查詢檔案信息提供便利。同時，通過檔案信息化平臺，多個院區之間的檔案信息資源得以共享，對推進醫院“一院多區、一體多翼”的發展格局，促進公立醫院高質量發展具有重要意義。

（二）檔案資料存儲靈活安全。我國大部分三級公立醫院都有著悠久的歷史，醫院檔案數量隨著時間推移急劇增加，傳統的紙質檔案不僅需要占用大量的物理空間來儲存，還會面臨人為或客觀原因導致的破損、丟失。檔案一旦遭受破壞就難以恢復，也就無法發揮實際效用。有了現代信息技術，檔案管理可以在很大程度上節約成本，提升工作效率，還可以保證重要檔案的安全性。信息化技術可以快速將檔案進行復制、存儲、備份，這也在一定程度上提高了檔案的安全性。

（三）檔案材料查詢快速便捷。檔案管理人員的工作除了收集、整理，還有一個重要的任務是為他人提供查詢、搜索檔案。以前的檔案都是紙質文件，需要檔案管理人員去檔案庫、機要室現場查找、翻看不僅浪費大量的時間，而且很難查證資料的完整性和準確性。依托使用信息化技術，檔案管理人員可以把所有檔案錄入系統，對各種檔案分門別類，這樣查詢檔案時可以通過條目索引、關鍵字等快速找到需要的信息，充分實現了檔案的利用價值，大大減少了人力和時間成本。

二、醫院檔案信息化管理的現實困境

（一）信息化觀念不強。由于歷史和經濟發展的影響，醫院檔案管理信息化存在著觀念滯后的實際問題，難于發揮檔案信息化的功能和作用。檔案管理屬于日常基礎性工作，并不能產生直接的社會效益和經濟效益，個別醫院領導在思想上對醫院檔案信息化的重要性認識不足，認為檔案只是醫院資料的記錄，把檔案管理工作放在醫院發展的次要位置，從而阻礙了檔案信息化的發展步伐，無法真正發揮醫院檔案的作用。

（二）管理制度有待完善。俗話說“無規矩，不成方圓”，醫院檔案如果沒有完善、規范的管理機制，很難真正實現信息化管理，也難以發揮檔案資料的利用價值。隨著檔案信息化管理的不斷發展，檔案的收錄、歸檔和存儲等都發生了質的變化。傳統的檔案管理制度已經不能適應新的檔案信息化管理模式。而檔案信息化管理制度的缺失會直接影響醫院檔案信息的處理和交流。比如檔案管理人員對電子檔案保管沒有統一、規范的模式，會造成檔案內容雜亂或丟失，無法發揮檔案的研究和使用價值，從而給醫院帶來潛在的經濟損失。

（三）管理人員的素質亟須提升。醫院檔案管理工作人員自身的專業水平和文化素養，直接決定醫院檔案信息化建設的高度和水平。調查研究顯示，絕大部分醫院檔案管理人員專業水平相對較低，很難通過信息技術手段完成檔案管理工作。大部分醫院檔案管理人員是臨床相關專業出身，沒有經過系統化檔案管理學習培訓。同時，有很多檔案管理人員年資較老，是從其他崗位輪轉下來的，隊伍老齡化問題較嚴重，使檔案管理工作禁錮于傳統模式，無法發揮檔案的真正價值。此外，大部分醫院很少招聘專職檔案管理人員，檔案管理人員往往都有本職工作，無法將主要時間和精力放在檔案管理和技術水平的創新上，更加難以應用現代信息技術開展檔案管理工作。醫院管理者往往容易忽略檔案管理信息化的重要性，沒有采取相關手段和方法培訓和培養新型的檔案管理人才。

（四）存在不安全因素。由于網絡的不安全性及信息系統自身的漏洞，醫院檔案信息化管理的各個環節都不可避免地面臨一些安全威脅。檔案管理人員操作不當或失誤等都會導致檔案受到不同程度的破壞，甚至無法恢復。醫院檔案信息化管理依托于互聯網技術，利用現代化特殊設備或介質進行存儲、歸檔，而這些信息設備自身存在缺陷，也不夠穩定，檔案信息的安全也受到極大的威脅和挑戰。此外，由于信息時代還處在不斷發展中，我國的信息化建設水平還不夠高，依托于其中的檔案隨時可能會面臨病毒攻擊或非法訪問，使得信息檔案發生泄露，隨時可能成為影響醫院發展的危險因子。

三、加強檔案信息化管理的有效途徑

（一）增強醫院檔案信息化管理意識。醫院檔案管理并不是簡單地收集、整理，而是要對檔案資料進行研究、分析，發揮檔案作為醫學研究的重要支撐。因此，醫院管理者要創新檔案管理模式，改變傳統的檔案管理理念，以大數據思維去管理檔案。要把檔案信息化管理作為醫院發展的重要戰略之一，醫院各部門檔案管理人員要轉變檔案管理觀念，并將檔案管理信息化工作提上日常議程，通過醫院和職工的共同努力，推動檔案管理信息化發展。為進一步推動檔案信息化建設，許多醫院引進了專門的檔案管理系統，對醫院檔案進行重新梳理、歸納，規范全院各類檔案。同時加大宣傳力度，邀請檔案管理專家進行現場授課培訓，通過微信公眾號、視頻號向全院宣傳檔案管理信息化的重要性，提高全院職工對檔案管理的關注和重視。

（二）完善檔案管理信息化軟硬件設施。所謂“工欲善其事，必先利其器”，作為醫療機構，除了要樹立現代化檔案管理理念之外，也需要采用現代化的軟、硬件基礎設施。作為醫院管理者以及具體從事檔案管理的工作人員，要制訂科學、規范的管理標準與原則，充分優化檔案信息化管理的軟、硬件條件，引導、推動檔案管理信息化建設，從而提高檔案信息化管理水平。首先，醫院要確定檔案管理的發展目標，制訂科學、合理的檔案信息化管理標準，建立檔案信息化考評工作小組，制訂具體考核標準、對象和范圍等內容，對檔案信息化管理全過程分月或分季度進行監督、考核，對檔案信息化管理中存在的問題進行深入分析，作為行政管理課題調研項目，組織工作小組成員集體討論，尋求有效地解決方案并通過PDCA模式持續改進。此外，要加大檔案管理信息設備的資金投入力度，不斷強化硬件設施的配置，靈活運用現代科技和信息設備，為實現檔案信息化管理提供堅實的后勤保障，為檔案管理信息化建設保駕護航。

（三）健全規范檔案信息化管理機制。檔案制度建設是信息化發展的骨架，沒有制度的支撐，信息化建設無從談起，不利于檔案事業的規范發展。因此，醫院重視檔案信息的管理，建立實用、高效的檔案信息化管理體系和管理流程就顯得尤為重要。醫院要加強對檔案信息化的建設，首先，要結合本單位檔案工作實際，根據《檔案法》《醫療衛生檔案管理辦法》等相關法律法規，制訂一套更加科學、完整、系統、實用、有效的檔案管理制度，并形成指令性文件發布施行，讓管理機制真正落地，確保檔案信息管理制度科學化、規范化，使檔案工作者在推進信息化建設中有法可依、有章可循。其次，要發揮媒體宣傳作用，充分利用新媒體、醫院媒介對相關檔案管理機制進行宣傳、普及，讓管理體制機制深入人心，營造“人人了解檔案，人人會用檔案”的氛圍。

（四）打造檔案信息化管理團隊。檔案管理人員要注重專業能力的提升，不斷提高自身的政治與專業素養，堅定政治信念，全面系統學習現代信息技術，盡快掌握檔案信息化管理相關知識和技術。醫院要注重檔案專業人才的吸收和培養，對外可以招聘具有專業經驗的檔案工作人員，對內則可以召開檔案管理研討或交流會，加強檔案人員的專業知識培訓，提高檔案人員的專業技術水平，使其專業技能和知識水平適應信息化建設的需要，打造高素質、高水平的檔案信息化管理隊伍。醫院應高度重視檔案信息化建設進程，通過邀請檔案管理專家和經驗豐富的檔案管理人員進行現場授課培訓，開展檔案相關工作研討會，提高檔案管理人員的專業水平，同時以多種方式招聘和引進檔案管理人才，助力醫院檔案管理信息化建設。

（五）健全檔案信息安全體系。隨著信息時代的到來，醫院檔案管理越來越依賴于網絡，網絡的安全性直接影響著醫院檔案信息化建設進程。在大數據時代，網絡上的各種信息更加開放，檔案的傳輸速度大大提高。同時，網絡環境也影響了檔案信息的安全。該醫院針對檔案信息安全采取了一系列措施，并得到很好的成效。為了保護檔案不被入侵、盜用，醫院檔案管理人員對檔案數據進行加密，利用網絡防火墻等手段防止病毒破壞檔案管理系統，確保檔案信息的安全。此外，在大數據時代背景下，醫院借助微縮技術、現代科技等多種方式對檔案進行備份、異地存儲等，一旦原電子檔案受損，還可以使用備份文件，切實保障信息檔案的安全性，進而推進檔案信息化建設，從而充分發揮檔案信息的研究與使用價值。

四、結語

在當今時代，醫院檔案信息化管理已經是必然趨勢。在很大程度上，檔案信息化管理為我國醫療、科研、教學等方面提供了很大的助力和支撐。因此，醫院在建設檔案信息化管理工作的進程中，必須樹立科學的檔案信息化管理理念，建立健全的檔案信息化管理機制，持續優化檔案信息化管理軟硬件設施，搭建高質量檔案信息化管理隊伍，積極構建安全的管理系統，致力于打造智能化的檔案管理和檔案服務模式，為我國醫療衛生事業做出應有的貢獻。