人才流動背景下醫院人事檔案管理路徑探究

文/駐馬店市中醫院 龔留慶

醫院人事檔案記錄了醫院在職醫務人員的個人信息、工作簡歷、職位調動等信息，與在職醫務人員的社會勞動保障、工資待遇、組織關系等有著緊密的關系。同時人事檔案不僅可以了解到每個工作人員的所有信息，還可以根據發展經歷了解工作人員的思想、狀態等，這對提高醫院人力資源管理水平，促進人力資源價值和作用的最大發揮具有重要意義。近年來，我國醫療事業發展迅速，再加上人員社會壓力較大，所以醫院人才流動越來越頻繁，人事檔案也需要進行同步，對人事檔案管理工作而言具有一定的挑戰性。醫院人事檔案管理工作是一項十分復雜、繁瑣、多變的工作，如何保證其質量和效率是需要重點考慮的問題。

一、醫院人事檔案管理概述及意義

醫院人事檔案包括醫院在職醫務人員的個人身份、資歷、學歷、工作年限、崗位情況及崗位調動情況、薪酬待遇、晉升材料、入黨材料等諸多信息。基于人事檔案可以反映醫院職工的學習經歷、醫德醫風、醫療技術、科研能力、工作經歷等。而醫院人事檔案管理工作簡單理解就是對這些信息進行收集、儲存、錄入、利用的一項工作。在醫院管理當中，人事檔案管理是一項尤為重要的工作內容。由于醫院人事檔案海量、繁雜，所以對醫院人事檔案管理工作也提出了更高要求，這也使得醫院人事檔案管理工作具備了復雜性高、繁瑣多變的特點。對于醫院發展而言，人才是基礎保障和核心動力，要促進醫院的持續穩定發展，就必須保證人才整體水平。對此，就需要基于科學合理的人事檔案管理工作來提高醫院人力資源管理水平。科學合理的人事檔案管理工作不僅有利于人力資源的科學管理，同時還可以為醫院重要決策提供可靠的參考。這對提高醫院整體管理水平，促進醫院持續穩定發展都具有重要意義。

二、人才流動背景下醫院人事檔案管理現狀

（一）人事檔案更新速度較慢。人才流動背景下，醫院人事檔案的可變性越來越強，當發生人才流失或人才引進時，都需要人事檔案管理工作及時對相關人事檔案進行同步更新，這樣才可以保證人事檔案管理的實時性，進而為人力資源管理提供保障。但是就實際來看，很多醫院在人才流動背景下，其人事檔案更新速度比較慢，常常會出現人員流失后，檔案信息仍未同步的情況。更新速度之所以比較慢，與諸多因素有關，比如管理人員更新意識較弱、管理工作效率低下等。

（二）缺乏完善健全的管理體制。基于人事檔案管理工作的系統性，為了保證其質量和效率，還需要有相應的管理體制作為支撐。但是就實際來看，很多醫院在發展過程中其重心都放在醫療工作方面，對于人事檔案管理工作往往缺乏高度重視，因此，相應的管理體制也存在不完善、不健全、不合理的問題。比如管理體制中存在職位、責任不明確、制度不健全等問題。

（三）人事檔案管理技術落后。人事檔案管理工作十分繁瑣而系統，僅僅靠基礎的計算機設備和人工管理往往無法滿足管理工作所需。而就目前來看，很多醫院在人事檔案管理方面較為突出的問題即管理工作技術落后。人事檔案管理工作若沒有相應的技術作為支撐，不僅無法保證管理效率，同時還容易因人為因素導致各種信息錯誤、丟失、遺漏等問題的發生。

三、醫院人事檔案管理的優化路徑

（一）樹立實時更新意識。在人才流動背景下，醫院人事檔案管理的實施更新也面臨更高要求。若醫院人事檔案管理工作中，對于人才流動情況無法實施更新，就會直接影響到人力資源管理工作的開展。基于此，為了優化醫院人事檔案管理工作，就需要基于人才流動背景，樹立人事檔案實時更新意識。當醫院職工因辭職、免職、工作調動等因素導致職工工作關系發生變更時，需要第一時間將職工個人檔案進行更新，同時需要依據相關規定將個人檔案以檔隨人走的原則進行轉遞。而在實踐中，檔案管理人員常常會發生忘記登記、延遲登記的情況，從而導致人事檔案不完整。這就需要管理部門加強對檔案管理人員的培訓和教育，比如要基于人才流動背景，加強對檔案管理人員的思想引導和指導，幫助檔案管理人員認識到檔案信息實時更新的重要性和必要性，形成實時更新意識。這樣可以避免各種由于延遲更新、忘記更新導致各種問題的發生。為了保證檔案的實時更新，管理部門還可以要求管理人員定期對檔案進行檢查、補充，若有信息缺失問題，需要及時補充完整。

（二）健全完善人事檔案管理體制。健全完善的管理體制對提高人事檔案管理工作質量和效率具有重要的作用。所以在醫院人事檔案管理的優化路徑中，健全完善人事檔案管理體制十分重要。比如醫院應該構建一個專門的人事檔案管理部門，由該部門全權負責檔案管理工作。針對該部門，醫院需要明確管理責任、管理內容、管理目標、管理要求等，同時做好人員、職位、權屬劃分工作，以保證檔案管理工作的順利有效開展。基于人事檔案管理工作的復雜性、系統性，檔案管理部門則可以進一步細化管理制度，比如制定檔案收集制度、檔案錄入制度、檔案利用制度、檔案備份制度、檔案核查制度，這樣可以保證各項檔案管理工作規范、高效開展。以檔案收集制度為例，其中需要明確檔案收集的內容、收集的標準、收集的要求等，檔案核查制度則是對職工檔案進行審查、核對，避免出現檔案篡改、造假問題的發生。檔案管理人員是檔案管理工作開展的核心，為了保證檔案管理隊伍的整體素質與能力，醫院和檔案管理部門還需要針對檔案管理人員制定相應的制度，包括制定檔案管理人員培訓制度、激勵制度、考核制度、責任制度等。在各項制度的指導和約束下，可以更好地保證檔案管理人員的工作水平。

（三）推動人事檔案管理信息化發展。醫院人事檔案具有海量、繁雜的特點，所以僅僅靠基礎設備和人工進行人事檔案管理是十分困難的，尤其在人才流動背景下，檔案管理工作更為復雜、多變。基于此，醫院及檔案管理部門需要提高對信息化管理的重視，切實根據檔案管理需求和要求，加強引進先進的技術和人才，以實現人事檔案管理的信息化、電子化、智能化。比如醫院可以基于信息技術、大數據技術、計算機設備、網絡技術等，構建人事檔案在線管理系統。該系統可以實現對人事檔案的實時更新、同步錄入、快速檢索、高效利用，同時還可以實現對人事檔案信息的共享，這些對提高人事檔案管理水平都具有重要的意義。人事檔案管理工作以先進技術為支撐，更加高效、便利，以往需要人力耗費大量時間所做的工作，都可以通過系統快速完成。但是在應用人事檔案在線管理系統需要注意信息安全問題，對此，醫院可以對系統設置密碼，應用先進的網絡安全防控技術來保證信息的安全和私密。為保證人事檔案在線管理系統的有效應用，醫院還需要加強對檔案管理人員的信息技術培訓。

四、結語

近年來，在醫院發展過程中，人才流動現象越來越突出，在人才流動背景下，需要加強對醫院人事檔案管理工作的優化和改革，保證人事檔案管理工作能夠應對人才流動帶來的影響和沖擊。人事檔案管理工作在優化和改革過程中，要加強對管理制度、管理體系的創新和完善，同時還需要加強對先進技術的應用，這對提高人事檔案管理工作質量和效率具有重要的意義。醫院人事檔案管理工作水平的提升，可以為醫院人力資源管理、醫院經營發展提供相應的保障。