加強學籍檔案管理和利用工作的實踐

陳 琳

黔東南民族職業技術學院，貴州 凱里 556000

學籍檔案是學生在校學習、實踐中形成的記錄，是證明學生學習經歷、反映學校辦學歷史、體現時代教育特點的原始資料。如每年度成績、獎懲材料、學業完成情況等，這些都是真實反映學生整體面貌的原始記錄。學籍檔案材料來源于多個部門，產生的材料內容和規格多樣，有些雖然沒有標明密級，但在提供材料時需要提高保密意識，如學生的個人成績、處分材料等。

一、學籍檔案的利用價值

學籍檔案是學生身份、在校經歷、專業特長、品行素質的全面反映，具有原始性、真實性、唯一性的特點，決定了其具有重要的現實保存價值和遠期利用價值。檔案的最終目的是提供利用，隨著高職院校在校生規模不斷擴大，以學籍檔案為主的“民生檔案”成為學校檔案工作的重心之一。

（一）學歷學籍印證

畢業生因個人保管不當等各種原因，導致畢業證遺失、損毀，需要補辦畢業證明書；學生參加專升本、執業醫師資格、職業護士資格等各類考試，需要出具學歷證明；學生參加技能大賽，需要出具新生錄取花名冊。

（二）甄別鑒定真偽

當前，因完善干部人事檔案、職務晉升、部隊提干、出生日期核實等，畢業生或其單位會到學校查閱學籍檔案，核實干部學歷真偽，在校期間獎懲情況，錄取途徑、畢業分配去向等。如某縣人事局因政審，前來核實2002屆畢業生某某的畢業證真偽，通過核查學籍、畢業驗印花名冊、未畢業生登記表，為其提供了相關證據。學籍檔案的安全保管，讓弄虛作假的行為現了原形，維護了學校和學生的良好形象。

（三）解決民生訴求

隨著國家各類政策的出臺，一些畢業生為落實相關政策，需要復印相關學籍材料、辦學合同協議等。如黔東南民族職業技術學院原鄉村醫士專業畢業生，因不能按合同協議定向分配到原鄉鎮衛生院工作，前來查找相關檔案材料。本著“以生為本”的服務宗旨，通過大量查閱學校存有的錄取新生花名冊、招生計劃，合同協議等，為學生解決就業難題提供了充分的證據。

（四）校史資料編研、展陳教育

對有利用價值、史料價值的學籍檔案做到應收盡收，有序地加工、整合、提煉，然后進行資料匯編，起到宣傳學校、存史育人的作用。如《歷屆畢業生名冊》《杰出校友名錄》；或者定期舉辦學籍檔案展陳，陳列品學兼優的學生照片、學習成績、獲獎事跡等。如黔東南民族職業技術學院搜集整理了2020年參加抗擊新冠肺炎疫情的學生信息和事跡，做成展板，大力宣傳，為弘揚正氣，鼓勵學生，學校形象都起到積極的作用。

二、學籍檔案的管理現狀

為維護正常的教育教學秩序，學校制定相應的學籍管理辦法。對學生的報到與注冊、考核與考勤、休學與復學、處分與退學、畢業與結業作出明確的規定。學籍檔案的規范、有效管理，可以起到維護正常教學秩序、督促學生遵紀守規、樹立良好學風的作用。

當前黔東南民族職業技術學院學籍檔案管理現狀如下：

（一）存在多種教育形式，學籍檔案較為繁雜

黔東南民族職業技術學院是2001年由四所中專學校合并而成的高職院校，四所中專學校中最早的辦學歷史可追溯到1956年，校內設有貴州省第六十二技能鑒定所、繼續教育部，同時每年承辦事業單位新進人員、鄉鎮在職人員培訓等。既有中專學歷教育，又有大專學歷教育；既有全日制教育，又有函授成人教育；既有技能教育，又有證書教育；因此，學校形成的學籍檔案門類繁多且復雜。

（二）宣傳力度不夠，檔案意識淡薄

部分學籍檔案的原始信息來源于學生，在填寫信息時較為隨意，往往出現錯填漏填的現象，如學籍卡中的姓名、出生日期、原畢業學校等。“教職工以及檔案管理者學籍檔案管理意識低下”[1]，個別審核教師對學生學籍檔案審核不嚴不細、疏漏錯誤，為后期提供利用帶來不便；又如很多學生由于中專升入大專，于是不領取中專畢業證，等需要時才來校辦理。

當前高職院校招生規模不斷擴大，辦學形式靈活多樣，有些負責學籍材料的工作人員認為繁雜瑣碎，有時填寫的表格不嚴謹，有些鑒定性的文字不填寫或千篇一律，導致材料缺乏可信度。更有甚者僅憑主觀意志，在學生的學籍材料中填寫負面評價，導致學生在需要利用該材料時受到一定程度的困擾。如黔東南民族職業技術學院某畢業生前來復印學籍卡，班主任在評語一欄填寫的內容，對學生形成負面影響，不利于該生就業發展，經對接，班主任表示當時因一時的喜惡而隨性填寫，因此對學生就業造成困擾。

（三）學籍檔案來源途徑多樣，認知程度不一

各類學籍檔案來源于不同職能部門，例如學籍卡、學籍異動材料、畢業生驗印名冊等來源于教務處；學生在校獎懲材料來源于學生處；新生錄取名冊、畢業去向（就業）統計表來源于招生就業處。各部門對檔案工作的認知和重視程度不一，部門之間缺乏有效的溝通協調機制，致使學生的信息資源不能共享，學籍檔案出現收集不齊全、整理不完善、紙質和電子檔案不同步、歸檔不及時的現象。

（四）學籍檔案管理隊伍建設不完善

學籍檔案的利用價值具有潛在性和滯后性，容易被學校和各職能部門忽視。許多部門只配備兼職檔案工作人員，他們的檔案法律法規意識不強，專業素質能力不高，崗位具有不固定性，從而不能有效甄別各類學籍檔案重要程度和遠期利用價值，導致資料在收集整理、分類組卷、歸檔移交的過程中，出現要素遺漏、價值判定錯誤、重要資料丟失等現象，給學籍檔案實現集中統一管理帶來較大難度。

三、加強學籍檔案管理的工作思路

“走向依法治理、走向開放、走向現代化”——新修訂的《中華人民共和國檔案法》通篇貫穿著習近平總書記關于檔案工作“三個走向”的重要指示精神，這為學籍檔案管理實現規范化、社會化、科學化提供堅強法治保障，指出了良性發展的思路。

（一）學籍檔案管理工作規范化

學籍檔案管理規范化主要體現在學籍檔案形成過程中的管理規范、分類規范、歸檔移交、提供利用規范。

一是建立檔案工作領導機制。黔東南民族職業技術學院建立學校黨委副書記分管、黨政辦公室主任主管、檔案館專管、各系各部門兼職檔案員配合管的四級檔案管理網絡體系，確保各項制度和工作任務落到實處。

二是完善檔案保管設施設備。開設專門的學籍檔案庫房，安裝監控錄像系統、消防滅火系統、溫濕度設備等。學籍檔案組卷裝盒后，按照一定的排列順序放置于檔案專用五節柜，切實做到符合國家檔案實體保管安全標準。

三是健全檔案工作制度。為建立健全收集整理、檢查審核、歸檔移交、管理保密等各項規章制度，結合《高等學校檔案管理辦法》修訂了《黔東南民族職業技術學院歸檔范圍和保管期限》。重新劃分制定一級類目12類，其中教學類圍繞學校中心工作以及學籍檔案服務對象，又劃分二級類目8類，分別涵蓋教學綜合、學科實驗室建設、課堂教學與實踐、學籍管理、招生、畢業生、教材、技能鑒定。既使得學籍檔案歸檔范圍更加具體化規范化，檔案的保管期限更加合理化，又便于各部門的兼職檔案工作人員能夠及時地將各類有保管價值的學籍檔案進行整理并有效歸檔。同時制定了《黔東南民族職業技術學院學生檔案管理實施細則》，使得學院的學籍檔案管理更加有規可循、合理有序。

四是加強隊伍素質建設。檔案館定期舉辦兼職檔案工作人員培訓班，通過加強政治理論和業務能力學習來提高檔案管理素質。“高校學籍檔案管理工作人員需要以全新的視角進行工作分析，做好管理與創新”[2]，按照檔案立卷歸檔的原則，抓源頭、抓細節，每一份材料的內容要素、落款日期、簽字蓋章都不能缺失，對學生從入校到離校過程中形成的學籍檔案材料做到應收盡收、即收即歸、歸之有效。

五是提高利用的規范便捷性。學校為查檔人員提供復印各類學籍檔案是檔案利用工作的重心，嚴格按照學院制定的《保密制度》《查借閱制度》來提供利用，嚴禁泄密、損毀、丟失、涂改和偽造檔案。提供的學籍檔案復印件必須絕對忠實于原件，以保證檔案利用中的原始性、真實性和公正性。每年度對學籍檔案清點和整理，對破損和褪色的檔案適當的修補或者復制。

（二）學籍檔案利用功能社會化

近年，學校歷屆大量畢業生為補充完善干部人事檔案、核實黨團員身份、單位審核確認學歷、解決就業訴求等問題，前來查閱利用相關學籍檔案，這些都成為學籍檔案管理服務的新熱點。

一是要把社會化服務理念擺在首位，改善服務環境，做到“三室一庫”分開。優化服務方式，如服務態度是否周到誠懇、查檔是否耐心仔細、查檔場地是否干凈舒適、利用手續是否合理簡便。

二是要與學生信息資源豐富的部門溝通交流，如學校宣傳統戰部、教務處、學生處、團委、圖書館等，豐富學籍檔案在文字、圖片、聲像、實物等方面的資源，提升學籍檔案社會化服務能力。

三是要不斷探索查檔方式新途徑，加強與學籍檔案相關業務主管部門的溝通聯系，實現學生現場、線上查檔相結合，異地查檔、跨館服務相結合，積極推進學籍檔案為民利民，切實解決民生訴求。

（三）學籍檔案管理現代化

一是給檔案工作隊伍充實計算機專業人才，提高計算機管理和運用能力，學習積累前沿的檔案數字化知識以拓寬檔案工作前瞻性。

二是適應現代化信息技術和管理手段的發展。“隨著現代信息技術的不斷發展，學籍檔案管理模式更加具有‘三化特點’，即信息化、系統化、網絡化”[3]。新的網絡信息化管理手段大量運用到學籍檔案管理工作中，由傳統的人工管理模式向智慧化網絡化模式轉變已經是大勢所趨。通過采購檔案管理系統，對紙質學籍檔案進行目錄編制、數據統計、數字化掃描掛接。黔東南民族職業技術學院的DARMS檔案管理軟件升級網頁版，專門設有各系各部門48個分類編號代碼模塊，能滿足各自產生的學籍檔案材料整理、錄入、組卷，實行誰產生，誰組卷，誰錄入，誰移交的原則，使其產生的檔案材料要素齊全、類別完整、數據準確，提高了檔案信息化建設工作的效率。

通過采購檔案數字化外包服務的方式，對學籍檔案進行全面數字化掃描并掛接管理系統。如對學生的學籍卡、學籍異動材料進行數字化，并將每份材料中的人名也一一錄入卷內題名后面，按照10個人一條題名目錄掛接，大大降低了查找時間。對保存檔案數據資源的信息系統與互聯網等其他系統嚴格實施物理隔離，做好檔案數據異質異地備份，確保檔案數據得到長期安全保存。依托智慧校園建設，加強對各部門電子文件的收集和積累。探索在互聯網上開通學籍檔案利用權限，使查檔人能夠在較短時間獲取有用的檔案信息，提高民生檔案利用效率。但同時要注意加強對查詢者的身份認證，以及對使用權限的分級設置，以防系統被惡意侵入導致的信息篡改。

（四）學籍檔案編研豐富化

在對學校辦學歷史的展現中，檔案編研是有效直接的方式，對館藏的學籍檔案有序地加工、整合、提煉，把復雜零散的資料有機地加工整理。編研出各類名錄、文摘綜述、資料匯編、數據統計、專業設置匯總等專題資料。如獲省級以上表彰的學生信息、在行業內做出突出貢獻的校友信息、歷年生源地數據統計、畢業生就業去向統計等，利用學籍檔案將分散信息變為集中信息，從被動的管理工作變為主動的開發編研，充分發揮其社會價值、史料價值，最大限度地滿足人們對檔案信息資源的需求。

（五）提供學籍印證材料多樣化

按照《高等學校檔案管理辦法》歸檔的檔案分類多樣，有些不屬于學籍檔案，同樣能夠從側面印證學生就讀身份。如黔東南民族職業技術學院原95級中專學生，當年非參加計劃內招考而錄取就讀的，沒有《新生錄取花名冊》，于是復印了1995年入學繳費的會計憑證來作為該生當年入學的佐證材料。又如歷史原因，黔東南民族職業技術學院某屆畢業生在校期間的學籍檔案皆無，僅找到當年的畢業生合影，于是為其提供掃描件來作為學生身份的印證。諸如此類因為歷史原因、檔案意識不強導致的檔案材料未能得到及時歸檔和保管的現象還有很多，作為檔案管理人員應該思索如何在不違反檔案管理規定、不改變原始檔案記錄的前提下，積極為學生解難題，辦實事。

四、結語

隨著高職院校教育發展的不斷深入，學籍檔案管理和利用工作將更加重要，以上部分工作思路已付諸實踐，部分新探索正在努力開拓嘗試。新形勢下學籍檔案工作應該秉承“服務育人”的宗旨，創新管理理念和工作方式，運用規范化標準化的制度和創新有效的方法，體現學校的用心管理和人文關懷。