信訪檔案信息化建設過程中的主要問題及對策

摘要：隨著信息化時代的到來，各種網絡軟件逐漸涌現出來，科技化辦公成了主流。同時網絡時代的到來，促使人民群眾對于社會各項事務的關注度不斷提升。而現代化技術的發展也為人民群眾維護自身利益提供了更便捷的方法和途徑。與此同時，信訪部門通過微信平臺、郵件、信件、短信、電話等等不同形式獲得的群眾信訪信息越來越多，這也使得信訪檔案管理壓力頻頻加大。在此背景下，加快信訪檔案信息化建設，提高信訪服務效率和質量，成了信訪部門的當務之急。鑒于此，筆者就以信訪檔案信息化的意義入手，對新房檔案信息化建設過程中遇到的問題以及解決問題進行闡述，并提出了改善信訪檔案信息化建設的策略。

關鍵詞：信訪檔案；信息化；建設過程；主要問題；對策

一、引言

隨著網絡信息化的全面覆蓋，傳統信訪檔案管理與科技化辦公、網絡郵件、微信、短信等多種信訪形式發生碰撞，導致信訪服務滯后、工作效率低下、檔案整理困難等問題，無法更好服務于大眾、服務于社會、服務國家。基于此，信訪檔案信息化建設已然迫在眉睫。

二、信訪檔案概述

信訪檔案是信訪部門的一種特殊檔案，是機關單位在處理人民群眾來訪工作中所形成的、具有考查利用價值的、需集中保存的真實記錄。信訪檔案的主要任務是如實的記錄來訪者的信件、各級部門具體的調查內容、最終處理結果等等信息，其記錄方式較為多樣，可以是文字，也可以是聲像、圖表等多種形式。這也決定了所以信訪檔案具備真實性、準確性和全面性等特點。信訪檔案不僅準確記錄了信訪事件所在時期社會背景、法律條例、各部門處事態度、處理結果等客觀事實，還反映出了當時社會的主要矛盾，法律、教育、科技、政務、政令等的不足之處，為社會的發展提供了原始的證據和依據。

信訪檔案的合理化利用有助于社會的和諧發展。隨著人民群眾民主意識的增強，在此背景下，信訪檔案的數量、內容、載體形式都在不斷地擴大，同時形式也更加復雜，這也增加了信訪檔案的管理難度。

三、信訪檔案信息化建設的重要意義

1.于信訪工作的意義。受信訪檔案自身特性的影響，所有信訪檔案都需要進行專門、獨立的管理。由于信訪量大，形成的檔案較多，需要根據檔案類型及歷史價值，將信訪檔案分為永久、長期、短期三類進行歸檔保存。時間越長堆積的信訪檔案越多，傳統檔案查找、調閱資料非常的困難。近幾年國家開始實施政務透明，信訪量逐漸增多，信訪形式、內容存儲方式也逐漸趨于多樣化，需要保存的信訪檔案隨之增加，這也增加了工作人員對于信訪內容的整理與保存難度。傳統的信訪檔案多以紙質形式存在，管理難度相對較低，而在信息形式多元化的現代社會，傳統的信訪檔案管理方式顯示已經不能滿足當前的管理需求。若只是一味地沿用傳統方式進行管理，不僅會增加工作人員的管理難度、降低其工作效率，同時也無法保障；信訪檔案管理質量無法得到保證。顯然傳統的檔案存儲模式已經不能承載新時代的信息巨浪，基于此，必須要加快信訪檔案信息化建設。

2.于資源共享的意義。經過長久發展，我國檔案工作已經取得了加大的發展和進步，各相關機構也在有意識地提升工作的信息化程度，檔案管理工作也逐漸出現質的各項。此時檔案機構間也開始向共同分析資源、共同交流信息等開放性方向發展。為了更好地為民眾服務，很多單位都設立了信訪部門，如檢察院、教育局、法制辦、司法局、公安局、民政局、文體旅游局、人力資源和社會保障局、國有資產監督管理局等單位，都具有信訪功能。由于沒有設立有效的溝通、聯動機制，各項法律、條例沒有明文規定，致使各信訪機構無法實現資源共享，甚至因信訪檔案調閱工作引發各種矛盾，造成信訪工作效率低下，信訪檔案的價值無法得到研究、開發、利用。基于此，構建信訪檔案信息化管理，既能化解各信訪機構之間的矛盾，實現資源共享，最大程序開發、利用信訪檔案價值，又能大力推進信訪工作的效率，提高服務質量，提升政府職能部門在群眾心中的形象和地位。

3.于決策參考的意義。信訪檔案具有歷史性和可依據性。信訪檔案信息化的建設，可提高信訪信息的查詢、分析、研究速度及便捷性，從信訪檔案中吸收更多教訓、積累更多經驗，為處理當下工作提供準確的依據和證據，提高信訪工作效率和說服力。信訪工作人員通過各種關鍵詞、時間、地點、人物等進行搜索，快速查找特定信訪信息，為領導做出相應決策提供真實有效地歷史依據，提高決策的科學性和合理性，更好地發揮出信訪檔案所具備的價值。

四、信訪檔案信息化建設過程中的主要問題

經過十幾年的努力，信訪工作基本實現信息化管理，取得了一定成效。但是也只停留在收發信訪信息，記錄信訪問題，發布處理結果等，信訪工作的重點，大多還是依靠紙、筆完成，沒有如期實現信息管理。致使信訪檔案信息化無法健全的原因如下：

1.對信訪檔案信息化建設重視程度不夠。多數信訪機構認為只要實現信訪工作信息化、政務工作透明化，完成網絡公開任務就達到了信息化建設的要求和完成了任務指標。這種想法忽略了信檔案信息化建設的必然性和重要性，導致認識度差、重視度低問題的出現，進一步造成了只將信訪資料進行掃描、錄入等工作，未完成收集信訪案件的調查過程、結果、處理依據、結果、上級下發的文件等等工作，并按類型、價值進行整理、歸檔。造成了大量信訪案件資料不全、流失嚴重等問題。

2.對信訪檔案信息化建設投入不夠。信訪部門屬于國家職能機構，所有費用依靠財政撥款，對信訪檔案信息化建設的輕視，導致財政投入不足，無法支撐信訪檔案信息化建設所需要電子設備、軟件系統、人力培訓等，造成信訪檔案信息化建設緩慢、成效低，依然使用紙質檔案的問題。

3.對信訪檔案信息化有安全顧慮。由于信訪工作的特殊性，信訪檔案需要嚴格保密，不得外泄，而信息化的構建需要通過計算機網絡系統完成，具備被黑客攻擊、盜竊、泄露信息的風險，所以各信訪機構在面對信訪檔案信息化建設時，有不同程度的安全顧慮。即便配備了相應的軟、硬設施，也未完全投入使用，無法發揮信息化檔案的作用和價值。

五、信訪檔案信息化建設實施對策

（一）提高信訪檔案信息化建設的重視程度

由于大多信訪部門學習高度和深度不足，對于構建信訪檔案信息化建設于信訪部門、社會發展、人民群眾所起到的作用和價值認識不足，致使信訪檔案信息化建設進度慢、無建樹、宣傳力度低、工作人員態度消極等問題紛紛出現。要加快信訪檔案信息化建設的步伐，上級部門和領導要加強重視程度，從自我態度開始轉變，加大、加密學習力度、宣傳力度，做到從上至下，全員重視信訪檔案信息化建設。如在辦公室做宣傳標語、將信息化建設逐漸運用到辦公自動化中、在各信訪機構的官網發布信訪檔案信息化建設進度播報，潛移默化影響工作人員的思想意識，提高工作人員的積極性，從根本上推進信訪檔案信息化建設的發展。

（二）加大信訪檔案信息化的財政投入

1.加大人力資源投入。信訪檔案信息化的建設與使用，需要有專業能力過硬的團隊來支撐，基于此，信訪部門可采取如下措施：第一，針對原有信訪檔案管理人進行培訓。原有工作人員的保密意識較強，有一定的專業度、細心度、責任感。但缺乏信息化技術，無法完成信息化檔案管理工作。針對這些工作人員，可制定信息技術培訓計劃，每兩個月進行技能評比，評比結果做過下個階段培訓的依據。每三個月進行系統化培養，保證每個工作人員及時掌握最新信息化工作技能，做到不掉隊、不滯后工作效率。第二，引進專業化人才。對于不能勝任信訪檔案信息化工作的人員，要及時進行崗位調配，將專業化、能力強的人才安排到崗。對于引進的人才，要進行嚴格的政治覺悟、忠誠度、保密意識、責任心、使命感等方面的考核和調查，具備檔案管理專業能力的同時，還要擁有熟練掌握計算機應用知識，包括硬件維護、軟件修復、網絡安全維護、數據庫信息安全使用常識及維護能力等。通過雙方面的投入，為信訪檔案信息化建設組建出高素質、高能力的檔案管理人才，全面發揮檔案信息化的優勢及價值，為信訪工作做出最大的努力與貢獻 。

2.專款專用投建數據庫。要想實現信訪檔案信息化建設，除必備的基礎設施（計算機、打印機、掃描儀、傳真機等）以外，最重要的投入是數據庫的建立，財政撥款要偏向于這類軟件系統的投入。設立監督小組和執行小組，做到責任到人，堅持專款專用，才能保證信息化建設、投入使用后的定期系統維護和升級的順利進行。避免因無人負責和無款可用而導致數據庫出現問題，影響信訪工作的開展，造成不良后果。

（三）提高信訪檔案信息化的安全系數

信訪檔案相對于其他檔案，具特殊性、敏感性，是國家、是人民、是社會的寶貴財富。因而任何接觸信訪檔案的人員都必須遵守保密條例，做好保密工作。信訪檔案信息化的建設更是要將保密工作前置，不可出現任何紕漏。

1.提高信息化信訪檔案負責人的保密意識。要提高信訪檔案負責人的保密意識可通過以下幾點：第一，信訪部門要設立專門的保密制度，嚴格約束信訪工作者的言行舉止，做到全員重視、全員遵守，不能只要求檔案負責人進行保密，而是約束所有參與信訪工作的公職人員全員保密。做到令行禁止、公平對待，任何泄露信訪檔案內容者，一律追查到底，按照保密制度嚴懲不貸，消除信訪檔案管理人員的僥幸心理，提高他們的責任心和使命感。第二，信訪部門要定期進行學習。學習的主要內容為《保密法》、《檔案法》、《公職人員政務處分法》等。法律法規知識的學習，可有效增加信訪檔案管理人員的保密意識和重視度，讓工作人員形成一切要以人民的利益、以國家的利益為重，不得以任何借口泄漏信訪檔案內容的意識。

2.提高電子設備安全系數。在建設信息化信訪檔案過程中，要想提高保密指數，要做到以下兩點：第一，專人負責。檔案信息化的建設需要整個信訪團隊來完成，但是要指定專人負責安全問題。在進行身份認證時，只能使用專門負責人的身份信息，并設置多重防火墻進行系統保護，將不需要、實用性低下的數據包全部過濾，并設置網絡安全報警系統，將危險系數降到最低，確保信訪檔案的安全。第二，及時備份。科技時代的到來，使電子設施、軟件系統更新過快，所以再好的防護措施在時代不斷發展的步伐中也會出現漏洞。因而要及時做好信訪檔案的備份工作，并且定時進行系統優化，及時清理安全隱患，彌補安全漏洞。每天進行病毒查殺，定期進行安全系統測試，杜絕一切木馬病毒、黑客的非法入侵，以此來增加信訪檔案信息的安全指數。

（四）完善有關法律條款和聯動機制

信訪檔案信息化建設需要完善法律法規，并且制定有效地聯動機制。

1.法律法規的完善需要國家層面的支持和運營。網絡科技盛行以來，出現了不同程度的問題，現有信息資源管理、網絡平臺建設普遍存在著技術操作、規范不健全、安全隱患嚴重的問題，隱私泄漏情況更是比比皆是，信息化辦公系統也未能避免。要建設信訪檔案信息化，就要建立數據庫將信訪資料進行數字化加工轉換，信訪檔案又需要嚴格保密，必須要有專門、完善的法律法規來加持。針對以上問題和困難，組織相關部門和檔案管理、計算機信息等方面的專家進行研究、商討，制定科學合理的法律法規來肅清網絡垃圾，為實現全國信訪檔案信息化保駕護航。

2.制定聯合辦公機制。建設信訪檔案信息化是為了能夠讓信訪檔案發揮最大程度的價值。查詢服務只是信訪檔案最小的價值，要將檔案數據變成為來訪者解決問題的有利依據，發揮其最大的價值。消除各職能部門之間責任互推的現象。實行信訪檔案管理集約制，調配各部門專業化人才統一辦公、統一管理，真正實現信息共享。例如：我國近幾年相繼出臺關于房地產行業新規，許多房產公司，為了一己之利，造成大量爛尾工程。大量業主進行上訪維權、分散維權，一部分業主前往信訪部門維權，一部分業主前往住建部門維權，更有甚者前往人民政府維權等，由于種種原因，造成業主長時間維權，很多事實情況已經無法再進行現場勘查，這種情況就需要各部門共同辦公，共享信息檔案資源，共同努力為上訪者解決問題，推動信訪檔案發揮最多的社會價值。

（五）建立信訪檔案數據庫

新時代背景下，信訪形式增多，信訪資料多種多樣，包括：信件、郵件、短信、視頻、照片、錄音等等。在傳統信訪檔案管理模式中，由于資料的呈現形式不同、載體不同，在管理過程中會遇到各種問題和困難，很難進行長時間保管，更無法得到有效利用，發揮其應有的價值。基于此，在進行信訪檔案信息化建設過程中，必須要建立信訪檔案數據庫。將不同載體所儲存的檔案信息，根據數據庫的功能、格式、標準，轉換成計算機系統可以正確識別的數據信息。不僅可以長久保存，方便查詢，還可實現各信訪部門的資源共享，將所有信訪檔案進行合理化歸檔利用。信訪檔案數據庫的建立，更方便監管部門的監督管理，及時進行信訪案件的追蹤，并隨時可以對信訪當事人進行回訪，聽取民意，對于信訪工作出現的問題可以及時整改、糾正，給人民大眾樹立良好的信訪形象，取得人民大眾的信任，持續優化信訪事業，創建和諧社會。

六、結束語

信訪檔案信息化建設是社會發展的必然產物，需要得到國家和各級部門的支持和重視，完善相關法律法規、加大財政投入，從而保證信息化建設的穩步發展，為信訪檔案的安全加碼。

作者單位：陳丹紅? ? 泉州市信訪服務中心

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