檔案數字化是金融類檔案管理發展的必然趨勢

劉帥 遼寧省鐵嶺市鐵嶺縣財政金融事務服務中心

檔案從古至今都是記錄歷史信息資源的重要寶庫，能夠更好地呈現出人類各領域發展的真實情況。我國歷史上先后出現過甲骨檔案、簡牘檔案、金石檔案、縑帛檔案和紙質檔案等。從記錄方式來看，書寫形式代替雕刻能夠幫助后人更好地研究歷史情況，使資源共享達到最佳的狀態。互聯網等高科技的飛速發展，為檔案的載體和記錄方式提供了更加廣闊的空間，因此，相關領域人員必須詳細探究和規劃[1]。

一、檔案管理數字化的概述

數字化檔案是高科技水平不斷發展和提高的產物，其涵蓋的高科技范圍主要包括：計算機技術、數據庫技術、儲存技術、多媒體技術、OCR 技術以及數字攝影技術等，是一種新型的檔案信息形態，能把各種載體的檔案資源轉化成數字化檔案信息，用數字化的形式儲存，用網絡形式互相連接，能夠依靠計算機系統實施管理，呈現出有序結構的檔案信息庫，實現信息資源共享。

為實現數字化檔案管理，必須將紙質的檔案轉變成電子檔案，可以將文字資料、圖表、聲像等以掃描或者錄入的形式儲存到計算機數據庫當中。檔案數字化是以政策法規、標準規范、管理制度為保障建立的數字化工作體系，主要以國家信息化建設和檔案事業發展為導向，確立數字化檔案管理目標。同時，要加大相關的數字化檔案人才建設力度，更好地實現檔案數字化的發展目標[2]。

二、數字化檔案在檔案管理中的作用

（一）推動檔案管理工作規范化

檔案數字化能夠更好地幫助相關單位建立完善的檔案數據庫，能夠將各種檔案信息轉變成電子版形式，提高人們查詢檔案的速率，提高相關檔案管理人員的管理效率。數字化檔案并非只儲存電子檔案，也可以使人們對檔案更好地進行數字化管理，讓一些單位中的檔案管理更加系統化，能夠使各個部門的工作人員隨時隨地快速地查詢到最新的檔案信息。這種數字化檔案管理形式能克服傳統儲存效果差的現象，提升查閱人員的效率，讓檔案資源得到整合和共享，提高數字化檔案的效用[3]。

（二）提高檔案管理工作效率

隨著信息化的飛速發展，各個單位也將會緊隨時代發展的步伐，不斷地通過學習各種先進技術完善管理模式。數字化檔案作為計算機技術主要傳播的載體，能夠為各單位的檔案資料提供大存儲量的信息化管理方式。以往人工整理單位中的檔案速度比較慢，還很容易出現各種差錯，直接影響檔案管理人員的工作質量。但通過數字化檔案管理，能夠更快地提高檔案管理工作人員的分類速度和管理能力，這也是數字化檔案管理中最為重要的優勢。

（三）縮減檔案管理成本

傳統檔案管理中，往往會出現紙質資料受潮或者蟲蛀的情況，需要耗費大量的人力和物力管理和修復紙質檔案。如果損毀嚴重，將會給檔案的管理造成很大的危害，最終成效并不理想。通過數字化檔案管理，不僅能節省檔案的儲存空間，而且能減少人工審核過程造成的檔案資料損壞，有效降低相關單位的運行成本。檔案管理人員可以將不同檔案用相關技術儲存到硬盤中，對大量檔案進行維護；這些數字化檔案可以被無限期地使用。相關管理人員可以通過密保措施，更好地保護本單位的數字化檔案的安全。

三、數字化檔案管理過程中存在的問題

（一）檔案管理存在問題

在信息技術快速變革的今天，數字化檔案管理已經逐漸取代了傳統檔案管理模式，是新時代檔案管理的主要發展趨勢。如今，各行各業也逐漸意識到創建數字化檔案管理模式，能夠為單位、企業提供更加詳盡的數據匯總和分析報告。相較于傳統的檔案管理方式，數字化檔案管理具有不可比擬的優勢，但是也有一些單位、企業仍然對數字化檔案管理缺乏正確的認識。由于數字化檔案管理屬于一項極為專業、嚴謹的工作內容，在數字化檔案管理工作中往往出現各種紕漏和不足。有些單位檔案管理人員很少或者并不會更新檔案管理理念，實踐應用水平不高，當出現網絡漏洞或者信息安全問題時不會處理。這給數字化檔案管理造成了很大的困難，也很容易使部分關鍵性的檔案缺失。

（二）檔案管理人員業務素質不高

為保質保量地完成數字化檔案管理的工作任務，就必須提高各個單位檔案管理人員的業務素質，但是很多單位聘用的檔案管理人員在管理數字化檔案時，往往難以處理好各種工作方面的問題，有時連最基本的計算機操作也不會，尤其是在搜集信息、處理信息方面的能力還有待提高，這將會直接影響后續檔案管理工作的順利開展。究其根本，是因為他們欠缺實際操作的技能，實際經驗并不足，與他們以往接受的教育有關。很多相關專業的教育往往過于強調書本上的知識，嚴重忽視鍛煉他們的實踐能力。還有一些企業或者單位的檔案管理人員，往往會受到金錢利益的誘惑而出賣重要的機密文件，這與他們素質不高有關。

（三）數字化檔案格式問題

由于不同單位、企業配置的數字化檔案設備中的軟件各有不同，數字化檔案的文本文件格式也各有不同，如DOC、RTF、XLS 格式等，圖片文件格式有JPEG、TIF、BMP 格式等。另外，軟件和硬件的更迭速度相對較快，新舊軟件、硬件處理的文件格式往往存在兼容問題，這就給后期管理人員在處理文件和閱讀文件時帶來了很多的難題。如果相關工作人員不熟悉軟件和硬件，不精通格式轉換，可能造成數據丟失。

（四）數字化檔案數據存在安全性問題

當前，我國數字化管理技術并不成熟，尤其是針對檔案的保密性工作。由于各個單位的數字化檔案會被儲存到網絡上，當遇到病毒或黑客的惡意入侵時，很容易導致系統的崩潰或者檔案文件被竊取。如果相關單位和企業沒有紙質檔案作為備份，未來在遭受侵害時會造成極為嚴重的后果。數字化檔案文件出現保密性問題，將會嚴重降低相關單位的檔案管理水平。

四、提高檔案數字化管理質量的策略

（一）健全數字化檔案管理制度及系統平臺

我國在實際建設數字化檔案時，需要由國家檔案局統一規劃和組織，需要從上而下地制定統一化的電子檔案管理制度和具體措施，統一規范電子檔案的掃描、制作收集及歸檔，使各級檔案部門及基層檔案工作者有章法可循。同時，要定期整理電子檔案，分類歸檔，專門配備固定人員負責保管，避免出現因相關機構出現變化作出調整個人工作崗位的現象。在移交電子檔案時，出現計算機設備更迭或者工作人員調換時，要確保數字化檔案資料的完整性和準確性。由于檔案數字化屬于一項龐大的系統工程，相關管理者要做好館藏調查管理工作。其主要的工作內容有：檔案類型、狀態、館藏數量、檔案信息利用等，要根據館藏的實際情況規劃數字化檔案，包括掃描儀等各種硬件的購置計劃和數字處理規劃等，要保證相關硬件設備能夠配套。

在檔案數字化建設過程中，要建立電子檔案應用共享平臺，可以在內部局域網服務器上開辟專區，機關單位可以根據科室情況，企業和公司可以按照業務類別建立檔案目錄。相關目錄下方要標記好存放時間，以便儲存數字化檔案，要相應地構建科學的數字化檔案管理系統。以地震局檔案部門為例，他們委托專業的部門創建符合單位特色的數字化檔案管理系統。不同部門應結合檔案管理需求和特點，科學地建設符合自身需求的檔案管理數字化系統，積極統籌和考量，優化設計。各部門在建構數字化檔案管理體系時，要及時錄入關鍵信息或數據，可以靈活地增設雙服務器，可以采用磁盤的形式儲存，還可以使用高速掃描儀集中掃描。為推動檔案數字化進程，相關檔案管理人員要對數字化檔案的設備性能實施階段性測試，更好地維護信息化管理系統。檔案管理人員要定期升級檔案管理系統，適當拓展模塊或優化磁盤排列方式，增強系統的儲存容量和性能。比如，地震局在管理數字化檔案時，按照實用性原則構建科學標準的數字化檔案管理系統，能夠更好地提高數字化檔案管理質量。

（二）提升檔案管理人員的業務素質，加強檔案管理隊伍的建設

促進數字化檔案管理可持續化發展的關鍵性因素是檔案管理人員，相關單位、企業必須樹立“人才第一”的思想，才能搞好數字化檔案的建設。相關企事業單位要根據本單位的特點，招聘一些熱愛檔案事業的專業人才，不僅需要擁有良好的檔案歸納分類管理能力，而且需要具備熟練掌握計算機技術、網絡技術的技能，這樣才會更好地滿足電子檔案管理部門的真正用人需求。在嚴格篩選好數字化檔案管理人員后，還要讓他們學習一些新的電子檔案知識、計算機管理技術或者數字化通信技術等，這些都需要相關數字化管理人員努力地學習和實踐，這樣才能有效地提高檔案管理實踐操作能力。同時，也要對相關人員定期考核，考核不合格的要重新復習和鞏固。在保障數字化檔案錄入質量時，一定要讓工作年限長、經驗比較豐富的檔案管理人員監督和審查錄入的檔案信息，確保數字化檔案信息錄入的準確性。比如，有些單位會成立專門的檔案質量控制小組，定期或不定期地監督和審核數字化檔案工作內容。檔案質量審核完成后再由各個工作環節主要負責人簽字交接，這樣才能使各個檔案管理工作環節得以更好地銜接。當在審查過程中出現問題時，要勒令數字化管理工作者及時改正，這樣能有效提升數字化檔案管理的效率，避免審查過程中長期積累錯亂情況的出現。在確保數字化檔案項目質量合格后，再由相關檔案管理人員提交保存。

有些單位檔案管理人員會出現泄露檔案機密的情況，這就需要各個單位中的數字化檔案管理人員不斷提升業務素質，嚴于律己，增強責任感，使管理人員之間形成互相監督的工作關系。當出現違背職業道德的行為時，要根據相關法律法規嚴肅處理，給予開除或者罰款降薪方面的處罰。同時，相關數字化系統設備要備有下載記錄，或者在該工作區域投放監控設備，避免出現對單位不利的情況。

（三）規范數字化檔案的文件和格式化管理

數字化檔案管理的主要核心是網絡技術、數據技術及一些配套的硬件設施，這些都是相關單位值得關注的焦點內容。檔案數字化管理中的主要硬件設施是電子計算機設備和掃描設備等。隨著現代化電子產品的更迭速度加快，相關檔案管理部門要重點關注市場上出現的各類電子產品，當本單位的檔案數字化設備出現損耗或者儲存量不足、速度緩慢時，要及時向本單位相關領導匯報提交出現問題的文件，再由相關領導決定是否需要更換或維修；可以通過招投標的方式選擇信譽度高的外包公司對本單位檔案進行數字化掃描，掃描前一定要遵守保密協議，提升檔案掃描過程的安全性和準確性。要開辟數字化檔案儲存的新路徑，為檔案管理部門配置計算機刻錄設備，要用可格式化的光盤儲存數字化檔案。要規范相關單位數字化檔案的儲存格式，要使各個軟件、機器設備能夠達到兼容性，計算機行業、軟件開發行業、檔案管理行業要加強聯合，對數字化檔案中的文檔、圖片、聲像等文件進行統一格式的管理。必須打破行業中的壁壘，建立統一性強、規范度高、兼容性強的文件儲存格式，這樣才會更好地避免出現數據突發性丟失的現象。

（四）做好數字化檔案保密工作

負責相關檔案行政管理的部門必須做好數字化檔案保密性工作，相關管理人員要對關鍵檔案進行加密或備份管理，可以在建構數字化檔案系統的過程中重新設計安全管理系統，提升檔案數據安全等級。要對所有數字化檔案資料和文件采取防火墻技術措施，避免被電子病毒侵害或者受到網絡黑客的攻擊。相關管理人員必須加強技術方面的能力提升，要增強數字化檔案形式的規范性，在儲存和錄入時要避免出現可擦除、可更改現象出現，一定要充分保證檔案的原始性。必須按照檔案的密級提供和利用檔案。為了以防萬一，比如，當相關系統出現癱瘓、損壞嚴重前，相關單位、企業可以利用其他設備或者硬盤做好檔案備份管理工作，并將相應的檔案信息詳細地標注到該設備或者硬盤上。相關檔案管理人員在工作中也要小心謹慎，避免在電腦操作過程中進入一些不安全的網站和郵件中。相關單位還要安裝全新的病毒查殺軟件，提高數字化檔案管理的安全系數，提升數字化檔案的保密性和安全性。

五、結語

總之，數字化檔案管理行業是檔案管理未來發展的主要趨勢，為跟上社會發展趨勢，必須提升相關領域人員的業務素質，建立更加安全的管理體系和制度；要規范數字化檔案的文件和格式，采取一些保密性強的數字化檔案管理措施，推動我國的數字化檔案管理工作取得突破性進展。