新時期提升醫院文書檔案管理質量的有效方法思考

文/邵麗萍（濱州醫學院附屬醫院）

醫院文書檔案管理水平的高低，是衡量醫院日常管理能力的一大重要指標。近些年來，受醫療改革進程持續深化的影響，醫院醫療水平及服務工作質量得到大幅度的提升，意味著醫院的信息化水平不斷增強。而如何在新時期下做好醫院文書的檔案管理工作，則是相關檔案管理工作人員需充分重視的問題。與此同時，充分重視醫院文書檔案管理工作，能夠在很大程度上提高醫院文書檔案的利用率，為醫院各項建設工作的開展提供強有力的支持[1-2]。值得注意的是，即便文書處理工作不同于檔案工作，具有明顯的獨立性特點，但是文書是檔案的主要來源，說明文書處理與檔案管理之間聯系密切?？傮w而言，從醫院文書檔案管理質量提升角度考慮，本文針對“新時期下提升醫院文書檔案管理質量的有效方法”進行分析研究具有重要的價值意義。

一、醫院文書檔案的特點及管理工作的意義分析

（一）特點

文書檔案作為醫院的主要文件材料，不僅見證了醫院的歷史，而且還記載著醫院發展進程中的相關重大事件，具有規范性、服務性、分散性、等鮮明特點。

（1）規范性特點。絕大多數文書檔案均為醫院領導層的公文往來，而做好此類公文檔案管理工作，可以保證醫院文書檔案管理的工作成效，比如保證文書檔案利用檢查、傳遞、字跡、紙張等管理成效，進一步將文書檔案管理的規范性特點有效體現出來。

（2）服務性特點。文書檔案普遍服務于醫院領導層與管理人員，可以向領導層或管理者提供決策參考依據，從而將文書檔案的服務性特點充分體現出來，協助領導層與管理人員提升自身崗位工作效率。

（3）分散性特點。醫院文書檔案的管理工作質量與檔案管理部門文書材料接收的完整度之間存在密切聯系，同時文書檔案存在明顯的分散性特點。由此說明，醫院各職能部門、各科室中包含大量的文書檔案，在文書檔案分散分布的影響下，很大程度上增加了檔案管理的工作量與難度，易出現檔案資料信息搜集不全的問題[3-4]。

總之，醫院文書檔案的特點較多，醫院檔案管理工作人員需綜合考慮文書檔案的特點，采取有針對性的管理措施，搭建切實可行的檔案管理機制，明確劃分檔案管理人員的工作職責，將職責細化至個人，以此達到完整收集文書檔案信息的目標，進一步提高醫院文書檔案管理工作成效。

（二）檔案管理工作意義

做好醫院文書檔案管理工作的作用顯著，可以保障信息保存、傳遞的安全性與時效性，并有效提高總體辦公效率。過去醫院文書檔案普遍為紙質檔案，檔案保管、移交工作在很大程度上取決于人力、物力資源的投入量。而融入信息化技術方法后，能夠綜合考慮影響文書檔案管理成效的相關風險因素，比如溫度、距離、時間、資源大小等。尤其是在推行數字化檔案管理模式的條件下，可以縮短檔案資源的存儲時間，滿足隨時隨地備份、復制、傳輸、交換的要求，并確保信息傳遞的安全性。此外，通過搭建完善的醫院文書檔案信息化管理系統，還可以滿足各部門資源相互補充、相互分享的要求，使醫院文書檔案資源的利用價值得到全面提高。

二、醫院文書檔案管理現狀問題分析

如前所述，醫院文書檔案管理工作的開展意義重大。但是，從現狀來看，部分醫院在文書檔案管理工作開展期間，仍存在一些較為明顯的問題?？偨Y起來，具體問題如下：

（一）思想重視性不足

從現狀來看，部分醫院的檔案管理工作人員在思想層面對文書檔案管理工作的重視性不足，主要表現為：

（1）醫院采取的文書檔案管理制度及體系不夠完善，一些制度在實施過程中，由于約束性不足，進而使制度的有效性難以得到有效保障。同時，部分醫院在文書檔案管理制度方面缺乏足夠的規范性，未能從全局角度考慮，日積月累會使醫院文書檔案管理工作潛藏一系列的現實問題，比如：立卷缺乏統一性；檔案移交不夠及時等。

（2）各部門在文書檔案管理工作人員方面數量不足，或管理人員專業性不足等。對于文書檔案內容來說，醫院各部門均有涉及，不同部門管理需要相對應的專業人才，但目前醫院各部門專業人才方面較為欠缺，使文書檔案管理質量難以得到有效提高[5]。

（3）部分檔案管理工作人員對醫院文書檔案管理缺乏足夠的認識，醫院領導及相關負責人對檔案管理工作重視性不足，在具體工作開展期間，職責模糊、配合度不高問題較為常見，進一步使醫院檔案管理工作的整體質量難以得到有效提高。

（二）設施設備較為滯后

醫院文書檔案管理工作開展期間，少不了相關設施設備的支持，在完善相關設施設備的基礎上，檔案管理工作將具備充足的外部條件作為保障。然而，從現狀來看，部分醫院對文書檔案管理工作未能引起充分重視，使檔案管理所需軟硬件設備難以符合工作需求，包括掃描儀、計算機等硬件設備，物聯網以及互聯網等軟件設備，在未能達到相關要求的基礎上，則會使文書檔案管理工作的標準化水平難以得到有效提高。此外，醫院建設資金側重應用到醫療衛生方面，而對于醫院檔案管理工作投入的資金則相對有限，在資金投入不足的情況下，醫院文書檔案管理工作所需的建設資金則會更加不足，進而使醫院文書檔案管理工作設施設備呈現滯后的局面，顯然不利于醫院文書檔案管理工作質量水平的提高。

（三）檔案管理工作人員素質水平有待提高

在醫院文書檔案管理工作開展期間，檔案管理工作人員扮演著非常重要的角色。在提升檔案管理工作人員素質水平的基礎上，才能夠為醫院文書檔案管理工作質量的提高起到保駕護航的作用。但是，從現狀來看，醫院部分檔案管理工作人員在素質水平方面有待提高。一方面，部分檔案管理工作人員自主學習的意識不夠強烈，未能積極主動迎合時代發展潮流，從而在醫院文書檔案管理信息技術、系統應用方面的知識掌握不足，進而難以提高醫院文書檔案管理工作的質量[6]。另一方面，醫院未能針對檔案管理工作人員展開定期培訓教育，在培訓力度不足的情況下，則難以持續提升檔案管理工作人員在文書檔案管理方面的技術、方法，在仍采取一些傳統管理方式方法的情況下，則會影響文書檔案管理工作的質量。此外，醫院方面未能針對檔案管理工作人員配套相應的獎懲機制、績效考核機制，從而難以規范、約束檔案管理工作人員的工作行為，進而難以確保檔案管理質量水平的提高。

三、新時期醫院文書檔案管理質量提升的有效方法分析

在新時期下，為了使醫院文書檔案管理質量得到有效提高，則需根據現狀問題，落實有效的方法。結合多年的實踐工作經驗，主要的有效方法包括：

（一）正確認識醫院文書檔案管理

醫院文書檔案多為醫療業務的指導性文件，特別是在大型綜合性醫院，此類文件信息更新速度較快，且文件信息容量相對龐大，會在很大程度上增加管理工作量與難度。同時，醫院文書檔案相對重要，部分檔案詳細記錄著各種醫療糾紛事件。因此，在實際管理工作開展過程中，相關醫院需嚴格貫徹實事求是的工作原則，綜合考慮文書檔案的特點，即服務性、標準性、保密性、規范性等，不斷提升醫院檔案管理的總體水平，為保證醫院各項管理工作、醫療服務工作有序開展提供強有力的支持，進一步維護醫院自身的建設發展。此外，檔案管理人員需及時轉變原有的文書檔案管理理念，增強檔案管理安全意識，從根源上認識到開展檔案管理的重要性，確保文書檔案質量、安全管理工作落于實處。

（二）完善醫院文書檔案管理機制

為了有效解決醫院文書檔案管理現存問題，提高醫院文書檔案管理的工作效率，控制醫院文書檔案管理可能發生的相關風險，醫院方面需修訂完善文書檔案管理機制，不斷革新文書檔案管理的工作標準，以醫院文書檔案管理細節為基礎，確保管理工作合理科學開展。具體而言，需通過搭建完善的醫院文書檔案管理機制，并完善相應的檔案管理流程，尤其各部門的分管領導、科室負責人、檔案管理人員等，均需明確自身工作職責，將工作重心向文書檔案資料搜集、整理轉移，進一步提高文書檔案的管理質量水平[7]。此外，需明確劃分醫院文書檔案的管理范疇，明確各類文書檔案的保管期限，并做好相應的收發文件工作，完善內部文件批閱、流轉機制，此外不得忽略文書檔案題名、編目工作環節，以此保證醫院文書檔案后續管理工作順利、高效開展。

（三）及時更新檔案管理方式方法

進入信息化時代后，醫院文書檔案管理人員需明確自身工作職能，不斷優化文書檔案搜集、歸檔工作環節，樹立正確的文書檔案管理意識，豐富文書檔案搜集、歸檔方式方法，改變過去由各部門、各科室上交文書檔案的缺陷，使工作模式向主動搜集文書檔案轉變，進而保證檔案資料歸檔的完整性[8-9]。與此同時，在搜集、歸檔文書檔案期間，相關檔案管理工作人員需注重與各部門、各科室之間相互溝通交流，提升文書檔案管理的總體成效，并明確傳達文書檔案的搜集要求標準，確保各部門能夠主動上交文書檔案。此外，做好文書檔案的分類收集歸檔工作，合理利用現代化檔案信息管理系統、信息化技術以及計算機技術，以此使醫院文書檔案管理工作的總體成效得到全面提高。

（四）提升檔案管理人員綜合素質水平

為保證醫院文書檔案管理工作有序開展，有必要組建專業化的檔案管理人才團隊，保證醫院文書檔案管理人員綜合素質水平符合檔案管理崗位要求[10]。具體而言，需充分重視醫院文書檔案管理人員的聘用，側重全方位考察應聘者的工作能力，在錄用的條件下，定期開展專業技能培訓考核，確保檔案管理人員具備醫院文書檔案管理工作的基本素養，能夠有序完成各項工作檔案管理工作任務，消除影響醫院文書檔案管理規范化開展的相關風險因素。與此同時，重視獎懲機制在檔案管理日常管理工作的應用，對于文書檔案管理工作表現優異的人員給予精神層面或物質層面的獎勵，以此激發檔案管理人員對待檔案管理工作的積極性及責任態度。此外，通過定期培訓教育，提升檔案管理人員應用現代化信息技術、檔案管理信息系統的能力水平，使醫院文書檔案管理實現智能化、信息化、電子化管理目標，進一步全面提高文書檔案管理工作的質量及安全性。

四、結語

綜上所述，新時期下做好醫院文書檔案管理工作的意義重大，能夠提升醫院文書檔案信息資源收集、整理、存儲管理、利用的整體工作成效。當然，現狀下醫院文書檔案管理工作仍存在一些有待解決的問題，因此，從醫院文書檔案管理工作質量全面提升角度考慮，還需重視方式方法的革新，提高檔案管理人員的認知水平，完善文書檔案管理機制，并重視文書檔案管理信息系統技術的應用，進一步提升檔案管理人員綜合素質水平，在全面提升醫院文書檔案管理工作質量水平的基礎上，確保能夠為醫院日常管理工作綜合成效的提升奠定堅實基礎。