大數據背景下實現醫院檔案信息化管理的路徑探索

武啟峰

（河南省人民醫院，河南 鄭州 450000）

醫學科學技術水平的提高以及醫療建設水平的提升使得醫療檔案管理的內容也日漸豐富，檔案信息越來越復雜，依靠單一的檔案管理體系既不利于檔案的有效管理，也無法適應醫院長遠建設的需要。所以，在大數據應用已經廣泛涉及了社會行業的大背景下，醫院的檔案管理部門可以利用大數據分析，從而使檔案的管理更加透明化、信息化，檔案保管工作也會變得更加便捷。

一、檔案屬性

檔案是具有清晰、確定的原始記錄作用的信息，產生于人們普遍的社會實踐活動中。社會性、歷史性和原始記錄性是檔案的特性。醫院檔案作為檔案的下屬分類之一，在檔案的固有屬性下有自身特點。

第一，醫院檔案是在日常工作中形成的，包括醫療診斷、人事任聘、黨務工作開展等。它不是自然界的產物，是在醫院日常工作中形成的具有法定效力的文件信息。醫院檔案的社會性決定了檔案的現實價值，它是重要的參考資料，是促進醫院發展建設的重要憑證。

第二，醫院檔案內容繁多，不同分類的檔案保管期限也不盡相同，住院病歷檔案可以追溯到30年前，有價值的病歷檔案可以保存更久，甚至永久保存，人事檔案保管期限可以到離職或保存時間更長。這就導致醫院檔案管理工作繁雜，對檔案管理人員專業性要求高。

第三，醫院檔案是在日常活動中直接形成的文字記載，不僅包括醫療檔案，還有其他工作檔案。但是，醫院檔案的原始記錄性不代表客觀性和可靠性，也會有記載錯誤的記錄，這是無可避免的，醫院檔案管理人員要確保檔案記載的真實。

二、醫院檔案管理現狀

檔案的屬性決定了檔案的重要作用，具有憑證價值、情報價值、現實價值和長遠價值。醫院檔案的價值更不用說，它是保存病歷資料、防止醫患糾紛、人事選聘任免，提高醫院建設水平的重要媒介。然而，在實際的醫院檔案管理工作中，存有一些問題，阻礙了醫院檔案的可持續高效的信息化管理。

1.重視程度不夠

醫院在日常工作中更多精力和時間放在了對病人的診治和醫院建設中，忽略了對檔案的保管管理，等遇到問題要參考檔案時，需要耗費大量時間在雜亂的檔案中搜尋到正確的那一份檔案，甚至會遇到檔案丟失的情況。據分析研究，一些醫院的主管領導和檔案管理部門工作人員未能及時意識到在醫院長遠建設發展目標下檔案信息化管理的重要意義，進而未能投入更多的經費資源和人員資源給檔案管理部門，使醫療檔案的信息化管理工作舉步維艱，檔案管理效率低下、管理措施和技術手段陳舊滯后，由此可能導致檔案的真實性大打折扣。由此可知，醫院對檔案管理工作的關注程度會極大影響檔案管理工作的更新優化[1]。

2.管理制度簡陋

檔案管理是項專業性極強的工作，尤其對于分類復雜的醫院檔案來說，首要是對檔案分門別類整理，之后針對不同檔案的特點針對性管理，醫院檔案管理制度是否完善成為檔案管理的重要影響因素。然而，據筆者分析研究，一些醫院的檔案管理制度較為缺乏，這可能會導致其警示和約束的作用降低，進而造成部分檔案保管人員工作較為馬虎，最終可能導致一些寶貴的醫院檔案殘缺、丟失，不能發揮其寶貴的醫學價值。并且，管理制度其中也包括員工的獎懲制度，若獎懲制度健全完善，會激勵或警示員工去認真工作，這將有利于醫院的持續發展，促進其良性循環。反而觀之，則不利于醫院的長期發展。此外，隨著信息化技術的發展，如果醫院都能將新科技融入醫院管理工作中，更新管理設備并建立起信息化檔案管理制度，就會促進醫院的科技化發展。反之，將會導致醫院落后于現代科技的發展腳步。

3.管理人員欠缺

醫院檔案保管工作不但需要健全的檔案保管制度規定，而且更需要專門的檔案保管人員。但是，據筆者分析研究，在實際的檔案保管工作中，一些醫院都缺少專門的檔案保管人員，往往是由行政、護士等其他單位的人員兼任檔案管理工作，這也從側面體現出部分醫院領導對檔案保管工作的不重視。并且，由于領導對檔案管理工作的忽視，進而會導致部分檔案保管人員可能對工作馬虎大意，工作狀態可能會顯示出隨意性，不能認真負責得處理自己的本職工作。此外，據研究分析，隨著大數據等信息化技術的快速發展，一些醫院未能及時意識到大數據對醫院檔案管理工作的重要作用，可能會錯過醫院管理信息化的建設。比如，信息化技術可幫助培訓并選拔專門的檔案保管人員；大數據技術可促進醫院檔案管理工作信息化、智能化；等等。綜上，檔案保管人員的素質要求會極大影響醫院檔案管理工作的順利開展[2]。

三、醫院檔案信息化管理路徑

由于現在的醫療檔案管理存在重視程度不夠、管理制度手段簡陋和管理人員水平不足的問題，所以在制定醫療檔案信息化管理工作的目標中就必須針對具體問題提供具體解決辦法。

1.提高檔案信息化管理意識

社會的蓬勃發展既是機遇也是挑戰，在時代大浪潮下醫院要想提升自身綜合實力，提高在醫療行業的影響力促進醫療行業的發展，就必須重視醫院日常工作的方方面面，重視醫院檔案的規范、高效管理，促進檔案信息化建設，糾正傳統重醫療實踐輕檔案記載的管理模式，重視醫院檔案的醫學價值、憑證價值和長遠價值。在醫院檔案歸納整理中分析檔案內在價值，依靠信息化技術分門別類，提高檔案工作的效率。

這一切要基于檔案信息化管理意識的建立，在日常的事務開展中，醫院領導可以加強檔案信息化管理的宣傳力度，通過醫院內部宣傳、醫院雜志刊文、宣傳欄張貼海報等方式向醫院工作人員普及檔案管理工作的重要性和檔案信息化管理的必然性，提高醫院全體員工的檔案意識。這不僅有利于醫院日常工作的開展和檔案的整理，還有利于提高醫院的影響力，增加醫院在人們中的公信力，從而促進醫院的建設[3]。

2.健全完善檔案信息化管理體系

醫院在檔案管理工作中要制定嚴格的檔案管理體系，首要是遵照國家對于醫院檔案管理工作的有關法律法規標準。其次才是在國家檔案管理標準框架下制定適應本醫院檔案管理的特色標準，兼顧不同醫院檔案管理工作的普遍性和特殊性，確保醫院檔案管理工作能針對性解決檔案管理的問題，使準則能夠真正地指導管理工作，確保醫院檔案管理工作的順利實施。在醫院檔案保管的日常工作中，檔案保管工作人員要嚴格貫徹檔案管理準則，對有關檔案分門別類嚴格管理，從檔案管理工作流程中找到制度規范的不足，并逐步健全檔案保管工作規章規范，以確保檔案管理工作的常態化、有序化開展。

首先，醫院要設立獨立的檔案管理部門，改變以往檔案管理由醫護人員代勞的管理模式，選聘專業檔案管理人才。其次，在醫院實際發展情況下設定檔案管理的工作準則和目標要求，切合實際的同時考慮到醫院的長遠建設發展。制定合理的獎懲制度，約束檔案管理工作人員的行為，提高他們的責任意識，遇到檔案殘缺丟失時要追責到人，落實獎懲制度。對檔案管理兢兢業業的工作人員，醫院領導可以采取升職加薪等方式進行獎勵，獎懲結合提高管理人員的工作積極性。最后，在檔案管理工作方面要用先進的信息化管理代替大部分傳統的紙質檔案管理，在不斷完善檔案管理體系同時促進信息化管理進程[4]。

3.信息化檔案管理的轉變

信息化管理代表著和傳統檔案管理方式的部分分裂，體現在檔案保存方式、檔案管理查詢途徑和檔案資料公開性的轉變等方面。

第一，信息化檔案管理的最大改變就是把紙質檔案轉變為電子檔案，把檔案儲存室轉變為網絡云端，這是信息化檔案管理的必然。醫院要做好網絡云端的建設，同時要保障傳輸路徑的安全，保證檔案上傳速度和質量，做到檔案的長久保存。這就需要醫院做好硬件設施的保障，不僅需要現代網絡設備，還要引進先進的網絡技術。在檔案信息化管理上，醫院領導要劃分足夠的使用資金，做好電腦、網絡硬盤、機房等網絡設施建設。

第二，信息化檔案管理使得檔案查詢更加便捷，醫院各部門、科室都能在允許下進入網絡端口查詢有關檔案，凸顯了檔案的現實功用價值。檔案管理人員要按照檔案的內容分類，把患者資料、人事資料、黨務資料等分類到專門的儲存端口，還要按照檔案的價值分類，把有重要價值的檔案進行加密重點保存，一般檔案和不重要檔案分類到各自端口。另外，檔案管理人員還要做好檔案查詢的應允機制，根據各部門的現實需求開放檔案查詢權限，監測查詢數據并及時發現異常上報，在做到檔案信息便捷使用同時做好檔案的安全性防護。

第三，信息化檔案使得檔案變得公開透明，醫院各部門都能根據需要查詢檔案資料，原先難以查詢到的檔案資料通過關鍵詞搜索就能快速檢索。檔案管理人員在檔案管理時要確保檔案的透明，做到醫院上下集體監督，發現問題并及時改正，保證檔案的真實性[5]。

4.培養專業檔案信息化管理人才

醫院檔案管理工作質量不僅體現在醫院重視程度和檔案管理體系，還與檔案管理人員的專業技能水平和相關科室的合作聯系有關。以往的醫院檔案管理工作中，大部分檔案管理工作內容由醫護人員承擔，此做法的原因是檔案室工作人員對檔案內容的割裂，不熟悉檔案記載內容，在有限的時間內不能快速處理好檔案的分類整理。因此，在當下的醫院檔案管理工作中，領導人員要重視檔案工作的統一性、協調性，做到各科室和檔案室的聯動，消除信息差異的存在。在大數據背景下，醫院部門之間可以通過網絡媒體進行交流互通，就信息方面盡量減少差異。

專業的事情應該交給專業的人做，醫院重視檔案管理工作的前提是要建立獨立的檔案管理部門，任聘專業的檔案管理人才，改變以往由其他部門員工完成檔案管理工作的管理模式。醫院可以引進檔案學專業的應屆高校畢業生，既引進了專業性人才，還緩解了高等院校畢業生就業困難的問題。醫院有關部門還可對檔案保管工作人員進行統一的技術培訓，從電腦的使用水平、醫療科室結構、醫療檔案類型與功能等方面入手，切實增強檔案保管工作人員對于醫療檔案保管工作的熟悉程度，以期進一步提高檔案保管效率與可行性。此外，醫院還可定期聘請計算機領域的專家學者開展技術培訓，切實提升檔案整理人員的信息技術水平[6]。

四、檔案管理信息化的作用

醫院檔案信息化建設的重要性不言而喻。它不僅能提高醫院檔案管理的效率，還能加強醫院資源整合水平，促進醫院的現代化長遠建設。

1.提高檔案管理效率

社會的高速發展和網絡技術的蓬勃發展使信息化工作變得日常，各行業工作中都能看到網絡技術的運用。信息化技術在醫院檔案管理工作中的運用能提高醫院檔案管理效率，避免紙質檔案存在的弊端，如紙質檔案需要保存在適宜環境中，防潮、防霉的通風環境，還要注意火災等安全隱患，查閱不便等。信息化檔案能避免這些問題。同時，醫院還要注意檔案的保密性，嚴格做好信息防護工作和網絡防火墻建設，保證醫院檔案的保密安全。

2.加強資源整合

信息化檔案的便捷性使得各科室間檔案互通，部門人員能根據需要便捷查閱檔案，提高工作效率。檔案管理部門把患者病歷檔案、人事任免檔案、黨務工作檔案等分門別類錄入，能使無序的檔案按照姓名、日期等邏輯條件進行排序，方便醫院各部門實現檔案的共享。

3.促進醫院現代化建設

社會的高速發展和經濟水平的提升，人們對健康越來越看重，而醫院在人民生活健康的作用不言而喻。大數據背景下，醫院檔案管理的信息化建設切實提高了醫院的資源共享，推動病患診斷、重難病診斷的工作效率，使得醫院部門工作在網絡技術加持下更加高效、自動，促進醫院的現代化建設。

結語

綜上所述，醫院檔案管理還存在一些問題，在大數據背景下醫院要使用現代化技術創新檔案管理模式，從檔案信息化管理意識、檔案信息化管理體系和檔案信息化管理人才等方面入手，做好醫院檔案的信息化建設管理。同時，醫院還要開展檔案保密工作，提高檔案管理人員的檔案保密意識，做好醫院網絡安全建設，杜絕出現檔案信息泄漏的問題，在時代發展要求下做好醫院檔案的建設，提高醫院的綜合影響力，促進醫療行業的整體發展。