新醫(yī)改形勢下以干部人事檔案信息化實(shí)現(xiàn)人力資源精細(xì)化管理

韓 婧

（石家莊市第二醫(yī)院，河北 石家莊 050200）

干部人事檔案其工作是記錄干部經(jīng)驗(yàn)、政治思想、品德作風(fēng)、工作能力、工作業(yè)績等文件資料，將此作為考察和正確選拔的依據(jù)。隨著醫(yī)療事業(yè)的快速發(fā)展，對醫(yī)院各方面的要求也在逐步提升。醫(yī)院實(shí)施精細(xì)化的人力資源管理是確保醫(yī)療服務(wù)有序開展的前提[1]。當(dāng)醫(yī)療隊(duì)伍、醫(yī)療人員相應(yīng)擴(kuò)充，進(jìn)行高效管理的難度也隨之提升。從傳統(tǒng)的工作模式上思考，醫(yī)院以往進(jìn)行人事檔案管理并未充分利用信息化技術(shù)的便利，在工作上有較大的人力資源損耗，工作進(jìn)度較為緩慢，工作結(jié)果會受各方面因素影響存在不確定性。新醫(yī)改下，對醫(yī)院人力資源管理方面提出了更高的要求[2]。醫(yī)院充分運(yùn)用現(xiàn)代信息化技術(shù)來改善干部人事檔案管理以實(shí)現(xiàn)人力資源的優(yōu)化，是相應(yīng)新醫(yī)改號召需進(jìn)行的重要工作。結(jié)合大部分醫(yī)院在干部人事檔案管理中普遍存在的問題進(jìn)行探討，積極思考信息化技術(shù)融入的可能性，通過各項(xiàng)優(yōu)化措施解決顯著問題，可有效提升醫(yī)院人事檔案管理的質(zhì)量，促進(jìn)人力資源朝著精細(xì)化方向改革。

一、醫(yī)院實(shí)施干部人事檔案信息化的重要意義

1.推動檔案發(fā)展

新醫(yī)改形式下醫(yī)院開展人事檔案管理必須要改掉既往粗獷化的管理模式，朝著精細(xì)化方向進(jìn)步[3]。精細(xì)化檔案管理勢必需要相關(guān)工作人員投入更多的精力去完善、改變、革新以往人事管理中存在不足的地方[4]。由于醫(yī)院隊(duì)伍不斷增大、相應(yīng)醫(yī)療人員不斷擴(kuò)張，此項(xiàng)工作涉及的內(nèi)容、覆蓋面也在逐步擴(kuò)展，繁雜且龐大的工作內(nèi)容單靠人力完成其任務(wù)量是較為沉重的。在此基礎(chǔ)上充分利用信息化技術(shù)的便利，將一些煩瑣且復(fù)雜的事項(xiàng)交由計(jì)算機(jī)處理，可較大程度改善現(xiàn)狀，提升工作效率。同時(shí)，利用信息化進(jìn)行檔案管理內(nèi)容的添加，可實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，促進(jìn)人事檔案信息在線傳輸和共享，讓檔案管理工作更加高效、便利。

2.實(shí)現(xiàn)資源共享

通過信息化技術(shù)進(jìn)行干部人事檔案的優(yōu)化，相關(guān)人員可在線上系統(tǒng)中快速調(diào)取指定人員的檔案，實(shí)現(xiàn)高效管理。同時(shí)，將線上管理系統(tǒng)開放給相應(yīng)部門或相應(yīng)人員，可以實(shí)現(xiàn)部門與部門之間、部門與人員之間的信息共享。共享可結(jié)合醫(yī)院實(shí)際需求，對相應(yīng)內(nèi)容、信息等進(jìn)行共享，若人員之間需要協(xié)同合作修改、更新干部人事檔案中的信息，還能實(shí)現(xiàn)共同在線編輯，將編輯結(jié)果及時(shí)同步更新，讓檔案更新更加高效化。

3.提高管理效率

人事檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜且煩瑣的工作，在信息化技術(shù)還未充分應(yīng)用時(shí)，使用紙質(zhì)檔案處理相關(guān)事宜工作量較大也容易出現(xiàn)檔案遺失等風(fēng)險(xiǎn)[5]。就具體內(nèi)容進(jìn)行分析，當(dāng)需要對部分人員進(jìn)行薪酬調(diào)整時(shí)，需要對檔案進(jìn)行反復(fù)查閱，這樣一來不僅工作效率低下，更容易因?yàn)椴僮鲉栴}導(dǎo)致檔案損毀或遺失，產(chǎn)生不必要的影響。在信息化技術(shù)引入后，通過線上平臺的幫助醫(yī)院即可成立與紙質(zhì)檔案內(nèi)容相等的電子檔案，通過電子、紙質(zhì)檔案共同配合實(shí)現(xiàn)資料快速調(diào)取、良好保存，不僅可以減輕相應(yīng)的工作量，而且還能夠降低紙質(zhì)資源浪費(fèi)，節(jié)約醫(yī)院資源。

二、醫(yī)院干部人事檔案信息化內(nèi)容

1.人事檔案管理信息化

人事檔案管理從紙質(zhì)化過渡到電子檔案是促進(jìn)效率提升的必然需求[6]。在進(jìn)行人事檔案管理時(shí)可結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況選擇符合醫(yī)院內(nèi)部需求的系統(tǒng)軟件用于人事檔案管理。通過線上系統(tǒng)的幫助對檔案進(jìn)行分類管理、收集儲存、有效利用等，以此充分發(fā)揮信息化技術(shù)的便利，促進(jìn)人事管理檔案實(shí)現(xiàn)優(yōu)化。

2.人事檔案資源數(shù)字化

從既往人事檔案管理工作中跳脫出來，醫(yī)院需要對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進(jìn)行搜集整理，將紙質(zhì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理。要知道，醫(yī)院人事檔案信息化的關(guān)鍵點(diǎn)就是將資料檔案信息數(shù)字化，以數(shù)字化為基礎(chǔ)運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行處理，能夠提升處理信息的效率，減輕工作煩瑣程度。

3.人事檔案檢索自動化

在紙質(zhì)化檔案管理模式中，相關(guān)工作人員要想檢索指定人事檔案需要通過人工操作的方式從庫房中調(diào)取相應(yīng)內(nèi)容再進(jìn)行核查，這種方式效率低下且容易消耗掉不必要的時(shí)間，在緊急情況下會對相應(yīng)工作形成阻礙。利用信息化技術(shù)提升檢索的自動化，在線上平臺進(jìn)行信息檢索只需要輸入關(guān)鍵詞或者制定編號即可進(jìn)行快速調(diào)取。在線上檢索還能結(jié)合相應(yīng)人員的需求進(jìn)行快速自動檢索，不論是檢索的效率還是檢索的準(zhǔn)確率均比常規(guī)方式更出色。

4.人事檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化

依托于現(xiàn)代信息技術(shù)，醫(yī)院人事檔案的傳輸可實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化[7]。網(wǎng)絡(luò)化的便利之處是可以將醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)作為基礎(chǔ)，在醫(yī)院內(nèi)部通過OA 辦公進(jìn)行檔案資料傳輸、審核、儲存和鑒定，提升檔案管理的效率。網(wǎng)絡(luò)化在實(shí)現(xiàn)信息共享、信息同步處理的同時(shí)，醫(yī)院還能對不同人員開通不同權(quán)限實(shí)現(xiàn)認(rèn)識檔案個(gè)性化管理。

三、醫(yī)院干部人事檔案信息化現(xiàn)存問題

1.檔案管理模式單一

干部檔案管理工作需具備一定的保密性質(zhì)[8]。在既定的工作流程下做好相應(yīng)的檔案管理，相關(guān)人員一旦熟悉相應(yīng)流程，那么流程下的內(nèi)容就會相對固定。長期固化的管理模式會導(dǎo)致人員喪失激情，失去靈活的應(yīng)變能力。在進(jìn)行檔案管理時(shí)可能存在信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)相關(guān)人員的工作質(zhì)量和工作效率也會受傳統(tǒng)管理模式影響，呈逐步下降然后保持平穩(wěn)的狀態(tài)。在傳統(tǒng)管理模式下人員不必尋求過多的變化即能完成日常工作，容易產(chǎn)生懈怠心理。在對檔案進(jìn)行歸檔、查閱或登記時(shí)容易出現(xiàn)延誤、遺漏登記等情況。若醫(yī)院只是在傳統(tǒng)管理模式上進(jìn)行優(yōu)化，那么模式始終還是處于相對單一的狀態(tài)，不能達(dá)到較好的效果。

2.相關(guān)人員意識和素質(zhì)不足

將現(xiàn)代信息化技術(shù)引入醫(yī)院的日常管理中，可以提升管理的效率，降低相關(guān)人員的工作量，促使各項(xiàng)工作有序開展[9]。結(jié)合實(shí)際情況，醫(yī)院在繳費(fèi)、掛號等方面已經(jīng)熟練運(yùn)用信息化技術(shù)進(jìn)行相應(yīng)的處理，醫(yī)院可通過掛號的便攜度提升、繳費(fèi)的智能化提升感受到信息化技術(shù)的促進(jìn)作用。但在人事檔案管理上，信息化的介入還不夠充分。原因是受既往工作模式影響，大部分醫(yī)院適應(yīng)了紙質(zhì)檔案的管理、儲存和分類，認(rèn)為在既定情況下，實(shí)施相應(yīng)變革會增加一定程度的工作量。受領(lǐng)導(dǎo)層類似思想的影響，對既往工作模式過于依賴或不積極尋求變革，那么信息化的引入勢必會受到阻礙。受限于領(lǐng)導(dǎo)層、相關(guān)人員意識方面的影響，信息化技術(shù)一旦推進(jìn)遲緩或難以推進(jìn)，那么醫(yī)院則不能深切感受到信息化帶來的便利，從而形成惡性循環(huán)，不積極采取變革，依舊使用舊的管理模式，依舊在人力資源上浪費(fèi)較多資源，導(dǎo)致變革的進(jìn)程再度放緩。

一方面，受人員意識限制，檔案管理容易受到阻礙；另一方面，人員綜合素質(zhì)也會對檔案管理造成影響。相關(guān)人員若綜合素質(zhì)不高，那么在實(shí)施信息化技術(shù)引進(jìn)的過程中，勢必會受到工作模式上相應(yīng)變化的沖擊，使之不能同既往工作實(shí)現(xiàn)良好的融合。基于此情況，檔案管理的革新則難以開展。人員綜合素質(zhì)涉及專業(yè)素質(zhì)、思想素質(zhì)、協(xié)調(diào)能力等多個(gè)方面；專業(yè)素質(zhì)欠缺則容易在引入信息化管理后無法適應(yīng)，難以充分利用線上平臺實(shí)現(xiàn)工作方面的積極轉(zhuǎn)變；思想素質(zhì)欠缺人員則容易出現(xiàn)抵觸心理，拒絕接受信息化技術(shù)的融入，依舊主張或依舊實(shí)施舊的管理方式，對新的改革不認(rèn)可、不服從；協(xié)調(diào)能力欠缺容易在工作銜接上出現(xiàn)問題，導(dǎo)致相應(yīng)工作開展困難，部門與部門、部門與個(gè)人之間的協(xié)調(diào)出現(xiàn)問題。

3.檔案更新頻率不足

若醫(yī)院研究傳統(tǒng)的管理辦法，使用紙質(zhì)檔案保存干部相關(guān)情況，那么受大體量的影響，醫(yī)院難以用較高的頻率、準(zhǔn)確規(guī)定的期限進(jìn)行檔案更新。這是因?yàn)榧堎|(zhì)載體會隨著人員逐步擴(kuò)展而變得越來越龐大，定期更新需要對既往資料進(jìn)行核查，從而進(jìn)行相應(yīng)項(xiàng)目的更新。龐大的體量會增加相關(guān)人員的工作量且傳統(tǒng)管理模式存在較多的不確定性，受人為因素影響，檔案信息易缺乏有效性和可靠性。基于此情況下進(jìn)行紙質(zhì)檔案更新，容易出現(xiàn)耗費(fèi)人力較大卻不能獲得較好成果的現(xiàn)狀。并且，隨著醫(yī)院從業(yè)人員數(shù)量的提升，需要進(jìn)行全面記錄與人力資源整合的需求越來越強(qiáng)烈，若醫(yī)院不能通過人事檔案管理及時(shí)掌握人員基本情況，那么容易在人員分配上出現(xiàn)紕漏，影響醫(yī)院的人力資源管理。

四、以檔案信息化實(shí)現(xiàn)人力資源精細(xì)化管理的建議

1.完善檔案管理系統(tǒng)

以干部人事檔案信息化來實(shí)現(xiàn)人力資源精細(xì)化管理，首先就要建立起完善的檔案管理系統(tǒng)。在線上建立完善的系統(tǒng)不僅僅是將相關(guān)數(shù)據(jù)“搬”到線上系統(tǒng)中就行，而是要形成相應(yīng)的體系并確保系統(tǒng)能具備安全、準(zhǔn)確、便攜的功能，為線上檔案管理提供幫助。建立健全線上管理系統(tǒng)，首先，需要解決以往數(shù)據(jù)易出現(xiàn)錯(cuò)誤、遺漏等情況，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。同時(shí)，系統(tǒng)應(yīng)具備良好的信息收集和分析水平，當(dāng)相關(guān)人員進(jìn)行關(guān)鍵詞搜索、數(shù)據(jù)信息篩選時(shí)，系統(tǒng)可以通過分析整理快速調(diào)取人員需要的資料。在進(jìn)行高級檢索操作時(shí)，系統(tǒng)需在保持效率的同時(shí)確保信息的準(zhǔn)確性，以此來降低煩瑣的核對、調(diào)取等流程，充分展現(xiàn)線上系統(tǒng)所帶來的便利。其次，要認(rèn)識到干部人事檔案信息的重要性，在人力資源調(diào)度與調(diào)整上做到公平、公正。因醫(yī)院干部人事安排、任免必須要基于真實(shí)、準(zhǔn)確的前提下進(jìn)行，所以進(jìn)行人事檔案調(diào)取時(shí)需在確保安全性的情況下，保證信息的準(zhǔn)確程度，為調(diào)度及調(diào)整提供參考依據(jù)。最后，干部人事檔案應(yīng)具備一定隱私性，線上系統(tǒng)需確保整個(gè)系統(tǒng)是安全的，才能對所有信息資料負(fù)責(zé)。在進(jìn)行信息調(diào)取、核查等操作時(shí)，需保證信息的安全性，確保信息不會被篡改、私自下載等。為提升系統(tǒng)的安全性可結(jié)合技術(shù)開放人員設(shè)置適用于內(nèi)部的防火墻或其他安全保障措施，提升系統(tǒng)內(nèi)信息資料的安全性。

2.提高檔案信息化管理水平

實(shí)現(xiàn)人力資源精細(xì)化管理就需要在了解其綜合性和復(fù)雜性的前提下，充分發(fā)揮各部門人員的力量，為高效管理做出貢獻(xiàn)[10]。在干部人事檔案信息化建設(shè)過程中，醫(yī)院需要整個(gè)多個(gè)部門的力量，實(shí)施明確的分工機(jī)制。對各部門人員進(jìn)行精細(xì)化管理，將部門下人員的工作進(jìn)行充分落實(shí)，才能確保管理有條不紊地開展下去。從人事檔案材料形成之初即開展人力資源精細(xì)化管理，醫(yī)院可就人事處進(jìn)行分工，讓部門主要負(fù)責(zé)年度考核、工資變動、職稱晉升等內(nèi)容并將具體工作落實(shí)到相應(yīng)人員手中。黨辦部在人事檔案中主要負(fù)責(zé)交送入黨材料、政治審核等，可對應(yīng)將工作分工到相應(yīng)人員手中。同理，工會和紀(jì)檢查部門主要負(fù)責(zé)獎懲材料，醫(yī)務(wù)處負(fù)責(zé)醫(yī)師職業(yè)變更，將相關(guān)部門所涉及的事務(wù)進(jìn)行精細(xì)化分工，在充分利用人力資源的前提下可保證相關(guān)內(nèi)容順利推進(jìn)，提高人員利用率，有效推動認(rèn)識檔案信息化的發(fā)展。

3.提升人員的綜合能力

充分落實(shí)干部人事檔案信息化，實(shí)現(xiàn)人力資源精細(xì)化管理，對相關(guān)人員的綜合素質(zhì)要求較高。為提升人員素質(zhì)，醫(yī)院需要重視人才培養(yǎng)，積極進(jìn)行相應(yīng)的嘗試。首先，應(yīng)該培養(yǎng)人事檔案管理人員對信息技術(shù)的掌握能力。醫(yī)院可定期邀請信息化領(lǐng)域講師進(jìn)行授課，通過專題講座、一對一答疑解惑、實(shí)踐操作等形式提升人員對信息化技術(shù)的掌握能力，為人事檔案信息化的深入落實(shí)打好基礎(chǔ)。同時(shí)，醫(yī)院還需注重人員自我意識、責(zé)任感方面的提升，通過團(tuán)隊(duì)建設(shè)、專家授課等方式強(qiáng)化人員責(zé)任感和進(jìn)取精神，促使人員能夠以積極飽滿的狀態(tài)應(yīng)對變化的工作內(nèi)容。在自我意識提升上充分調(diào)動人員的積極性，為醫(yī)院人力資源管理的改良提供強(qiáng)有力的支持。

結(jié)語

隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的逐步引入及運(yùn)用，它所展現(xiàn)的優(yōu)勢已十分明顯。在醫(yī)院干部人事檔案管理中充分運(yùn)用信息化以提升管理的準(zhǔn)確度和效率，對醫(yī)院來說意義重大。同時(shí)，人事檔案能夠?qū)θ肆Y源優(yōu)化配置起到促進(jìn)作用，醫(yī)院可通過此項(xiàng)革新改變以往粗獷的人力資源管理模式，朝著精細(xì)化方向前進(jìn)。