提升事業單位人力資源檔案管理水平的措施

侯愛萍

（孝義市應急管理局，山西 呂梁 032300）

引言

隨著近年來市場經濟的發力發展，市場環境變得更為復雜，事業單位深處于多變的經濟市場環境下，必須優化管理模式，實施精細化管理，才能促進事業單位的進一步發展，人力資源檔案管理是事業單位管理過程中的關鍵點，優化管理模式，提升管理水平，對事業單位的發展十分重要。

一、提升人力資源檔案管理水平的意義

科學的人力資源檔案管理對于事業單位的發展有著重要的意義，能推動事業單位走向可持續發展的道路，檔案管理是企業管理中的重要部分，而其中的人力資源檔案管理更為重要，決定了事業單位內部的人力資源優化配置，而人是事業單位的內部發展動力，有序地開展資源檔案管理，能夠明確事業單位每一位員工的實際工作情況，有利于落實員工的職責，從而有利于落實崗位制度，促進事業單位每一位員工的長遠發展，從而為事業單位的發展提供內在動力。高效的事業單位人力資源檔案管理，能夠保證每一位員工實現自我價值，從而不斷地優化事業單位的人力資源結構，提升員工的工作效率[1]。另外，隨著市場經濟的不斷完善，市場競爭將更加激烈，而人作為市場競爭的主要動力，優化人力資源檔案管理是提升事業單位市場競爭力的關鍵因素，因此，不斷地加強事業單位的人力資源檔案管理水平，能夠幫助事業單位在激烈的市場競爭中爭取一定的市場份額，獲得長遠的發展。此外，提升事業單位人力資源檔案管理，對于促進企業內部平穩發展有著重要的作用，強化人力資源檔案管理，能夠充分地調動事業單位員工工作的積極性，有利于提升管理層的綜合管理水平。人力資源檔案管理是對事業單位員工工作情況的全方位記錄，提升人力資源檔案管理的綜合水平，可以更為全面地了解事業單位的員工情況，從而依據此建立員工考核制度、工作評定制度、崗位職責制度等，同時，事業單位利用人力資源管理檔案，可以落實員工監督工作，有利于激發員工的工作機能，從而到達約束員工行為的目的，最終營造出良好的事業單位工作氛圍。

二、事業單位人力資源檔案管理過程中存在的問題

1.人資檔案管理意識方面存在的問題

當前導致事業單位人力資源部門在檔案管理過程中效率相對較低的主要原因是，人力資源管理中的相關工作人員不具備專業的檔案資源管理能力，以至于檔案管理問題頻發。人力資源檔案管理工作是事業單位內部管理的基礎工作，所以必須要保證整個工作流程能夠具有常規性和科學性，在管理的過程中也要制定針對性的措施，但是由于目前事業單位人員的崗位變動不頻繁，所以在對人力資源檔案進行管理的過程中，對其認識程度不夠。尤其是在檔案管理人員崗位設置，以及相應的資金、技術投入等方面都存在很多問題。在針對人力資源檔案進行管理的過程中，沒有設置契合的管理模式，并且所使用的管理設備也相對較為落后，導致人力資源檔案管理工作出現了邊緣化的問題。只有當出現了事業單位人事調動等情況時，才會對檔案進行提取和應用，而在一般情況下，對應崗位領導對人力資源檔案管理工作已經不再進行相應的監督和考察，導致其工作效率較低，工作質量不佳。

如果缺乏科學合理的人力資源檔案管理工作流程，可能會導致在后期內部人員進行調動和檔案應用的過程中出現很多麻煩，所以必須要保證單位內部人員積極地建立人力資源檔案管理工作流程。在新的發展環境中，為了使人力資源檔案管理制度能夠得到更好的完善，要保證與時俱進，充分發揮管理崗位對人資檔案管理工作起到的作用，并且保證各個不同的崗位，都能夠輔助人力資源檔案管理工作，使其正常運行，進而促進事業單位的不斷發展。

2.人資檔案管理基礎方面存在的問題

當前在針對人力資源進行檔案管理工作的過程中，其基礎方面相對薄弱，這主要是因為前期事業單位中的管理崗位領導對檔案管理工作不夠重視，針對其工作流程開展的研究深度不夠，進而使管理基礎過于薄弱。不僅影響了人力資源檔案管理工作效率的提升，也影響了事業單位人力資源管理質量，所以必須要不斷提升其基礎性管理措施，確保能夠隨著時代的不斷發展，采取高效的處理模式。例如，對事業單位中人員的基礎信息進行收集，并且建立起更加完善的檔案，這樣在人員調動以及后期人員重新分配的過程中，可以有更詳細的依據。同時，地方政府也必須要針對現階段人力資源檔案管理基礎薄弱的問題，采取合理的措施，通過采取針對性的辦法，確保能夠對事業單位人力資源檔案管理工作提出寶貴的意見。

現階段在信息化的支持下，人力資源檔案管理工作的工作效率將得到顯著的提升，所以隨著現階段科學技術的不斷提升，必須要保證能夠真正落實好標準化和規范化的人力資源檔案管理工作，確保在檔案分類以及檔案制度建立的過程中，能夠利用信息化技術，提高其工作效率。人力資源檔案管理工作基礎方面存在的問題不僅是制度不健全，還體現在了使用的高科技水平不夠，所以在互聯網模式越來越完善的今天，必須要保證能夠在基礎管理工作中使用相應的先進技術，尤其是要廣泛使用互聯網技術，提高信息處理和信息分類的效率，進而保證我國事業單位人力資源檔案管理工作質量能夠得到顯著提升。

3.人資檔案管理工作人員方面存在的問題

當前在人力資源管理工作中，工作人員方面存在的問題主要體現在了工作能力不足，以及工作意識薄弱和綜合素質相對較低等三個方面。第一個方面是針對工作人員的工作能力方面進行分析。目前，很多事業單位的管理人員中，大部分負責人力資源檔案管理工作的是實習生，這些人員在剛進入崗位進行工作的過程中，經驗還相對較少，尤其是對于復雜的事業單位人事關系進行處理的過程中，由于不明確相關崗位以及相關職責，導致在檔案信息分類以及檔案信息處理時效率較低，針對這一現象必須要保證能夠指派經驗更加豐富，以及對本事業單位人員人事關系更加熟知的工作人員進行指導，確保能夠通過雙方配合，提高人力資源檔案管理工作效率。還有部分工作人員在工作的過程中，對于信息技術和互聯網技術等不夠重視，導致在使用互聯網設備進行信息處理的過程中，其工作效率低下，雖然年輕的工作人員能夠更加熟練地操作互聯網技術，但是在檔案分類時，由于自身儲備知識相對較少，無法完成相應的工作，而對于一些年齡較大的工作人員來說，雖然對本單位中人事關系相對較為熟知，但是由于其互聯網設備的操作能力不佳，也會影響檔案分類和檔案信息處理質量，所以必須要全面提升本單位中負責人力資源管理工作的工作人員能力，確保通過培訓以及參觀其他單位工作模式等方式，提升自身的工作能力。

第二個方面是在管理意識方面相對較為薄弱。一些工作人員在長期的工作過程中，由于人力資源的變動情況相對較小，可能工作較為清閑，所以在針對一些檔案進行分類和整理時，存在不合理的意識觀念。他們認為檔案管理工作沒有必要性，所以降低了工作的積極性以及工作的效率，在后期使用先進技術針對事業單位人力資源檔案進行管理工作落實時，可能會存在很多問題。對于人力資源檔案管理工作的不重視是導致其工作效率低下的主要原因，所以相關管理人員必須要制定合理的考察機制和績效獎勵機制，對于檔案處理效果較好的工作部門則應該給予獎勵，而對于工作懶散，檔案處理效果不佳的工作人員則應該給予一定的懲罰。第三個方面是負責人力資源檔案管理工作的工作人員綜合素質相對較低，尤其是在思想觀念上較為落后。目前，事業單位中一些部門沒有設置專門的人力資源檔案管理崗位，無法對檔案管理工作進行統一的管理，導致在人力資源調配效率方面受到嚴重的影響，使檔案資源的價值難以顯現。

三、提升事業單位人力資源檔案管理的對策

1.提升人力資源檔案管理的意識

事業單位要全面提升人力資源檔案管理的水平，就要重視人力資源檔案管理環節，提升整個事業單位的管理意識，從基本的工作開始入手，加強細節管理，優化管理手段，加強重視程度，才能全面地落實事業單位人力資源檔案管理工作。但是一些事業單位由于傳統管理理念影響較深，對于人力資源檔案管理工作不重視，缺乏管控，工作質量嚴重受損，管理過于形式化。因此，事業單位要進行思想改革，重新認識和了解人力資源檔案管理工作的重要性，首先，從管理層進行思維轉變，重視人力資源檔案管理工作，并有序地落實各項人力資源管理基礎工作，加強員工培訓，提升員工的人力資源檔案管理工作意識，使所有員工從思想進行全方位的轉變，重視人力資源檔案管理環節，領導層可以指導員工培訓有序的進行，通過專家講座和主題演講的形式提升員工的自我認知，督促員工系統地學習人力資源檔案管理的知識和技能。其次，人力資源檔案管理在性質上已經有了轉變，因此要加強資金投入，為事業單位人力資源檔案管理提供足夠的內部動力，實現人力資源檔案管理的科學化發展。最后，現代事業單位的人力資源檔案管理所依靠的現代的信息技術，要積極引入新機械設備支持人力資源檔案管理工作，從而構建良好的人力資源管理模式。如現代很多事業單位已經根據自身的發展引入了計算機、掃描儀等先進設備，極大地提升了事業單位人力資源檔案管理的效率。

2.建立完善人力資源檔案管理制度

建立完善的人力資源檔案管理制度可以保證管理工作的有序進行，事業單位人力資源管理工作內容多，所涉事項龐雜，如果缺乏一定的規章制度，會使管理難度驟然增加，因此事業單位要根據自身的發展建立完善的人力資源檔案管理制度，指導管理工作有序的開展，從而使得人力資源管理工作可以規范化發展。第一步，要結合事業單位的實際發展情況，建立管理制度，為人力資源檔案管理者提供一定的工作標準，使得人力資源管理者可以依據制度進行檔案收集和整理等工作，確保各個環節可以有條不紊的進行。第二步，要建立完善的人力資源檔案管理人員考核標準，通過基本的量化考核評定人力資源檔案管理工作效率，對檔案管理者進行定期的考核，嚴格地評定檔案管理人員的綜合業務能力和職業素養，敦促員工不斷地提升自身的業務技能，從而更好地服務于事業單位。第三步，依據人力資源考核情況建立績效獎懲制度，對人力資源檔案管理者進行審查，監督其工作情況，約束其行為，一旦發現工作失誤，對當事人進行懲罰，相反對工作優異者要進行一定的嘉獎，從而起到激勵人力資源檔案管理者的積極性，為事業單位的進一步發展創造良好的基礎環境。

3.提升人力資源檔案管理者的綜合素養

事業單位中，檔案管理者的綜合素養直接影響著人力資源檔案管理的效率，因此提升人力資源檔案管理者的綜合素養十分關鍵，檔案管理者的綜合素養包含了職業素養和專業技能，因此要全面的加強。首先，要端正事業單位人力資源檔案管理者的工作態度，使其擁有良好的職業素養，具有較強的工作責任心，認同工作，認同單位，可以為單位奉獻自我的力量，激發員工的工作積極性，并且組織員工進行專業知識培訓，通過系統的培訓，提供人力資源檔案管理者專業技能[2]。第二，要加強檔案管理者思想教育，提升工作人員的思想覺悟，指導檔案管理者在工作中可發光法熱，奉獻自我，并保持良好的工作態度，保持優良的工作作風，為人力資源檔案管理工作的全面落實創造良好的基礎條件。第三，不斷地優化事業單位的人力資源檔案管理團隊結構是提升檔案管理工作質量的重要因素，人力資源管理者要全面地優化人力資源檔案管理隊伍的結構，創建高素質的檔案人才隊伍，并引導各員工貢獻自己的力量，積極地投身到實際工作中。人力資源檔案管理者在此也要深入實際工作中，學習工作經驗，學習新的信息技術，高效地完成日常人力資源檔案管理工作，從而不斷地提升自身的素養。

4.構建信息化的人力資源檔案管理模式

現在很多事業單位已經構建了信息化檔案管理模式，但是在實際的落實過程中，受到各種因素的影響，信息建設強度還有待進一步加強，所以要加強人力資源檔案管理的信息化程度，引進先進的信息技術，建立適合自身發展的人力資源信息數據庫，完善信息數據，并設計動態化信息數據更新功能，提升信息質量，并利用信息技術分析現有的人力資源檔案管理信息，分析規律，為管理提供技術支持。另外，建立人力資源檔案信息安全管理制度和信息數據備份處理回復機制，確保人力資源檔案信息的安全。

結語

綜上所述，基于人力資源檔案管理的重要意義，要在事業單位全面的開展人力資源檔案管理工作，落實各項管理制度，利用現代化管理工具，并強化對事業單位人力資源管理的重視程度，制定適合事業單位內部發展的人力資源檔案管理制度，提升事業單位人力資源檔案管理者的專業素養，從而全面地激發事業單位內部運營和管理的活力，促進事業單位平穩發展，提升事業單位的內部競爭力和動力。