企業檔案管理信息化路徑研究

董海霞

（山西焦化股份有限公司機動部，山西 臨汾 041606）

引言

網絡智能技術迅猛發展背景下，企業建設和發展迎來新機遇，企業發展和互聯網時代下的各種技術實現整合，企業發展各階段中都有網絡技術使用的身影。當前企業檔案管理的信息化建設需要合理使用互聯網技術，而且對于企業在互聯網時代發展而言，企業離不開互聯網技術，基于互聯網技術的檔案管理信息化開展可以提高工作效率。同時，企業在信息化發展中面臨信息化意識不足、軟硬件需要優化等問題。因此，要想從根本上解決檔案管理信息化發展問題，企業必須合理關注檔案管理的信息化發展。

一、企業檔案管理信息化特點

1.數字化

傳統人工管理中主要采用紙質檔案管理形式。這種方式容易出現工作誤差和問題，浪費人力、物力等資源。目前，與傳統人工管理方法相比，信息化管理手段可以節約企業檔案管理成本，又能將紙質檔案信息轉化為數字化信息。提高各類信息管理有效性，方便工作人員查詢，為工作人員順利開展檔案管理工作提供保障?；跀底只臋n案管理工作中相關人員主要依托數據庫進行檔案管理，其數據庫在建立過程中主要運用信息技術，發揮信息技術的重要使用價值。數據庫在應用中可以科學分類與有效整理各種檔案信息，通過建立健全更加規范和完整的方法進行檔案信息管理，對檔案管理過程出現的混亂問題有效規避，增強檔案管理工作時效性，使企業取得良好的管理效果[1]。

2.智能化

企業檔案管理信息化發展中依托信息化手段的檔案管理工作有著顯著的數字化特點，所以這種情況下就使信息化檔案管理具備智能化搜索和篩選功能。智能化的管理工作形式和傳統管理工作期間依靠人工查找和檢索方式相比具有很大優勢和使用價值，搜索和篩選信息的智能化功能可以讓相關人員的檔案查找和搜索工作水平顯著提升，讓工作變得十分便利。比如，如果工作人員想要尋找某份檔案資料，只需要將關鍵詞輸入到檔案管理數據庫中即可，然后其人員就能快速找到自己所需的檔案資料，也可以找到與檔案資料相似的一些資料。從而在節省管理人員時間和精力的基礎上，讓管理人員更好地兼顧其他檔案管理工作環節，提高管理工作效果[2]。

3.共享性

檔案管理工作開展中信息技術的應用可以輔助工作人員提高工作水平，信息化管理手段可以促進工作人員更好地開展相關工作?，F如今企業檔案管理信息化呈現出共享性特點，相關人員可以在信息技術應用、信息化管理手段使用的基礎上，促進檔案信息資源在企業內部的實時共享和傳播。有關人員也可以構建針對檔案資源共享的網絡共享數據庫，讓檔案調閱和查找起來更加方便。同時，其人員可以運用信息化技術的檢索功能，強化檔案信息查詢速度。在搜索相關信息時只需要輸入關鍵詞就可以，從多方面提升檔案信息查閱速度以及從數據庫當中提取信息的速度，最大程度地增強檔案信息儲存和運用的科學性。除此之外，信息化管理手段和信息技術的使用不僅可以提升檔案信息傳輸速度，還可以簡化信息傳送流程，使檔案使用效率得到最大限度的提升，改變傳統檔案管理中信息共享效率低下的情況。

二、企業檔案管理信息化問題

1.信息化意識不足

當前部分企業領導在組織檔案管理信息化活動時，未能有效意識到檔案管理信息化的意義，以及構建檔案信息活動的重要性。只是表面化地推動檔案管理信息化發展，未能真正提高管理信息化發展質量。同時，部分人員思想尚未緊隨時代發展步伐，缺少企業檔案管理信息化建設資金和人力投入力度，未能有效使用各種信息化技術和方法，最終造成管理信息化發展效果不佳。另外，由于部分企業檔案管理人員年齡較大，工作觀念和思想意識較為傳統，習慣運用傳統工作模式，對信息化管理和發展意識不足，這就造成企業檔案管理工作無法獲得實質性的進展，阻礙檔案管理信息化發展[3]。

2.軟硬件需要優化

目前，企業開展檔案管理信息化的工作中運用種類豐富的檔案管理軟件，通過相關軟件的運用提高管理工作效果。相關軟件功能大同小異，但一般情況下都可以滿足檔案管理信息化需求。雖然大多數企業檔案管理信息化發展的軟件種類豐富，但是仍然有小部分企業的軟件不能與行業發展特征相適應，缺少有效使用的價值。并且這些企業還面臨硬件設施設備陳舊的問題，未能及時優化硬件設施設備，從而導致管理信息化發展效果不佳。還有部分企業的軟件和硬件系統與設施不能高效滿足企業檔案管理規定，無法發揮各種軟件的實際工作優勢和作用。檔案管理軟件在運行中其運行速度低下，無法為信息資源共享工作的有效完成提供保障。在檔案管理硬件的運行中，因為企業缺乏對檔案信息化建設活動的關注度，所以未能將更多資金投入到硬件基礎設施設備建設中，相關設施設備不完善，不能更好地為檔案管理信息化發展提供保障。

3.標準規范待完善

企業檔案管理信息化建設中各個環節之間存在密切關聯，任何一項工作出現問題都會對眾多主體帶來不利影響。因此，在檔案管理信息化建設活動開展中，企業需要統一技術語言，更要合理明確標準規范。但是目前檔案館信息化建設標準規范仍然有待優化，在和企業具體情況緊密聯系方面存在較大困難。這種情況下使一些企業在檔案管理信息化建設和發展中缺乏標準規范的管理手段、制度，盲目地開展檔案管理信息化工作。進而為檔案管理信息化發展埋下許多風險和隱患，不利于促進各項工作順利開展。企業在管理信息化發展中未能真正將管理責任落實到部門、個人身上，有關部門和人員尚未充分了解企業信息化發展的標準規范和制度要求，參與信息化建設和管理工作的意識不足。另外，檔案信息管理工作中不少人員在接受信息化知識內容等方面存在很多困難，相關企業未能重視員工學習活動和教育工作的開展。缺少針對員工培訓和教育的標準規范，忽略人員管理信息化能力的培養，從而造成檔案管理人員個人工作能力不能更好地與檔案管理信息化發展相適應，實際工作效果受到很大影響，最終致使檔案管理綜合質量不高[4]。

三、企業檔案管理信息化方向

企業檔案管理信息化工作開展中可以從以下幾個方向出發，為檔案管理信息化發展奠定基礎。首先，完善檔案管理信息系統。企業應該以實際管理情況為主，創建較為統一和完善的檔案信息化管理系統。在前期工作中，可以將紙質檔案信息轉變為檔案數據信息，然后錄入系統當中。在設計系統過程中可以有效組合數據采集加工、信息查詢、系統維護等各模塊。與此同時，企業應該運用互聯網技術有效關聯檔案管理系統和企業不同部門，進而實現檔案信息自動化管理目標。在實際管理中可以讓數據采集加工模塊，整合所有不同業務部門的相關數據信息。但在信息查詢的過程中，應該為不同用戶設置相應的權限，讓其在合理的查詢范圍內查詢相關信息。在系統維護中，與維護有關的系統應該讓檔案后臺管理人員應用，從而輔助檔案管理人員在系統后期運行時做好系統更新和維護工作，并及時解決出現的各種問題。其次，提升檔案數據的安全性。企業在檔案管理信息化發展中有很多工作是在網絡中進行的，為了推動各項工作順利開展，企業必須保障檔案數據的安全性。在具體工作中，企業可以運用相應的安全措施，而工作人員也應該提高警惕意識，采用數據備份和身份認證等形式，有效避免不法分子和病毒對系統的侵害。企業應該高度關注網絡安全問題，可以在實際工作中設置網絡平臺的報警系統，第一時間處理網絡安全問題，進而強化檔案管理工作安全性。最后，系統技術人員需要設置用戶使用權限，防止用戶超越權限進行操作，還要充分將身份認證工作落實。從多方面保護檔案管理信息化安全，提高實際管理工作質量，使企業可以在信息化的發展和管理中提升管理效果[5]。

四、企業檔案管理信息化策略

1.強化信息化建設意識

檔案管理信息化發展中個別企業的信息化建設意識不足，而且未能明確信息化管理手段、技術使用的價值。要想改變信息化發展存在的現狀問題，企業需要強化信息化建設意識，以促進檔案管理信息化構建工作順利開展，其主要工作措施如下。一方面，企業各級領導需要提升信息化建設意識，挖掘信息化建設對檔案管理的價值。樹立與時俱進發展原則，適當在傳統思想觀念方面做出改變，也可以積極且認真地組織學習工作。在保障自身具備先進的信息化管理思想上，提高信息化建設能力；另一方面，各個企業需要按照自身實際情況，提升相關教育和培訓活動開展力度，專門宣傳檔案信息化建設觀念和相關知識，讓員工有效理解相關知識內容，多方面發展員工對信息化建設的能力和水平。另外，在促進管理信息化建設活動順利開展期間，企業需要增加資金投入力度，加強基礎設施建設活動。根據企業自身狀況，增強檔案管理人員薪資待遇，通過這種方式提高檔案管理人才吸引力，增加管理信息化建設和發展效果。

2.注重軟件硬件的創新

檔案管理信息化建設中，硬件和軟件具有較大的支撐作用，可以為信息化建設工作的開展奠定基礎?，F如今企業在檔案管理信息化建設活動實施中，應該注重軟件和硬件的創新。首先，企業有關領導和部門需要高度關注采購與配置硬件的工作，將這項工作提上日程，并為其提供足夠的資金。相關人員需要有效選擇和應用檔案管理軟件，保障使用軟件的先進性、科學性，持續促進檔案管理信息化工作發展。同時，在管理軟件的選擇過程中，企業相關人員需要以行業特征為依據，強化所選用軟件的實用性，讓其更好地運用到實際工作中。當然相關人員應該立足于檔案管理工作實際情況，適當運用新選擇和引入的軟件代替傳統工作形式，或者企業落后的軟件，提高軟件配置和應用效果。其次，在硬件設施和技術的創新中，企業需要提高硬件基礎設施設備投入力度，對現有的硬件基礎設施設備進行優化，適當摒棄傳統老舊的硬件設備，提高硬件設施的實用性，為檔案管理信息化發展提供硬件保障。最后，在軟件硬件的創新發展中，企業可以借鑒其他行業或企業比較先進的軟件硬件建設方法，也可以引入其他企業的相關軟件和硬件，對現有的信息化技術和平臺進行優化，達到管理信息化合理開展的目的[6]。

3.確定管理信息化標準

基于信息化的企業檔案管理活動構建中，企業需要將檔案信息化標準作用體現出來，而且相關建設活動在組織和實施中都需要有一定的標準作為保障。企業在實際工作中可以以國家行政力量為根本保障，積極分析信息化發展的各項法律法規和政策以及業務規范。在確保企業自身掌握各種標準規范和要求的前提下，制定屬于企業自身的統一標準。各個企業還需要在信息化標準建設中按照自身具體情況，創建現行的標準規范，改革原有企業檔案管理制度規范和相關標準要求，進而讓各項工作在實施中都有據可依。在管理細化標準建設中，企業可以針對相關人員使用信息化管理手段開展工作的這一特點，制定員工有效使用信息化手段和技術的標準規范。企業應該制定檔案管理信息化人員管理的獎懲制度，明確相關人員在實際工作中的管理信息化標準，要求相關人員結合標準來開展工作。對于積極落實信息化標準規范、制度，并取得檔案管理良好成效的人員，企業可以適當給予一些獎勵。而對于表面化開展檔案管理信息化工作、未能合理落實標準規范和制度要求的人員，企業需要對其進行處罰或者教育，從而保障相關人員在實際工作中的積極性。在相關工作開展中，企業需要重視信息化人才激勵制度和標準規范的制定，通過這種形式提高信息人才工作主動性，吸引更多人才參與到企業檔案有關的管理工作中，發揮人才的根本性作用和優勢，促使人才在檔案管理工作中更好地為企業貢獻力量。

結語

綜上所述，檔案管理屬于企業管理活動中的重要組成內容，企業要想增強檔案管理工作科學性，必須重視信息化建設活動的開展，強化信息化建設意識，有效研究與分析信息化建設和活動實施的相關工作，注重軟件硬件的創新，改進和優化信息化制度與措施，確定管理信息化標準，推動信息化工作合理進行。