高職院校優化檔案管理工作機制的路徑探析

于鋒

摘要：檔案管理工作機制是指檔案管理部門和人員依據檔案管理的相關法律法規和制度在管理檔案過程中逐漸形成的一整套管理結構和運行機理。新時代背景下，高職院校檔案管理呈現如下特點：檔案管理工作具有事業型、專業化、服務型等特點；其逐漸重視文件和檔案的有機聯系，向一體化、整合化方向發展，重視管理標準的高度統一和資源的合理配置。但其也存在資源分散與統一管理的矛盾、內部管理與社會管理的矛盾及單一資源與集合資源的矛盾。這些矛盾的出現導致當前檔案管理環節出現問題。不斷優化檔案管理的機制，可以促使檔案管理更加規范化，提升檔案管理工作的質效。

關鍵詞：高職院校；檔案管理；工作機制；路徑

在高職院校管理體系中，檔案管理工作非常關鍵，其中包括管理經驗總結、管理規律知識以及教育發展歷史等諸多內容，有力支持各項管理工作的順利進行。在深化教育改革背景下，高職院校的檔案管理工作應摒棄錯誤的管理思想，優化檔案管理機制。現階段，我國高職院校呈現迅猛的發展態勢，教育管理體系的規模不斷擴大，做好檔案管理工作是維護高職院校高效運行的重要基礎，應抓住發展契機進行優化改革，推動高職教育事業可持續發展。

1檔案管理工作機制的內涵及特點

1.1檔案管理工作機制的內涵

檔案管理工作機制是指，檔案管理部門和人員依據檔案管理的相關法律法規和制度在管理檔案過程中逐漸形成的一整套管理結構和運行機理，其包括檔案行政、業務機構的設置及其隸屬關系、職權定位和組織管理方式等。檔案管理工作機制是檔案事業體系的重要組成部分，檔案管理工作機制是檔案工作理論與實踐核心。①正是在這一機制的保障下，檔案管理工作得以科學、高效、便捷、有序地運行。

具體而言，檔案管理工作機制主要包括檔案收集機制、整理機制、保護機制、利用機制等方面。其中，收集機制是指，檔案管理部門根據檔案本身的性質和類型，有差別地進行收集，明確收集的主體、要求、范圍和方法；整理機制是指，按照一定的標準、方法對已經收集的檔案進行分整理、排序編號等；保護機制是指，運用一定的技術手段和標準對已經收集、整理的檔案進行有效保護，以確保其安全；利用機制是指，合理運用有效的技術手段、方式和途徑，使保存的檔案得以充分的利用，發揮檔案的最大價值。

1.2高職院校檔案管理工作的特點

當前高職院檔案管理體制經長期發展逐漸完善，結合高職院自身的特點和檔案管理體制的內在演化特點，高職院檔案管理工作有其優勢與矛盾。

1.2.1當前高職院檔案管理工作的優勢。檔案管理體制經歷從分散管理轉向集中式管理，其具有現實合理性和歷史必然性，這一轉變也改變了檔案管理狀況，與高職院校的發展相適應。從管理的角度，按照國家的“精簡、統一、放權”的管理體制要求，檔案管理機制中進一步明確了隸屬關系，這有利于提高指令質性和管理效率。其縱向精簡了管理級層，強化行政力；橫向拓展提升規模及專業化建設程度。②檔案管理工作的性質由國家模式逐漸轉為社會模式，突出其事業型、專業化、服務型等特點。同時現有的高職院校檔案管理機制逐漸重視文件和檔案的有機聯系，向一體化、整合化方向發展，重視管理標準的高度統一和資源的合理配置。

1.2.2當前高職院檔案管理工作中存在的矛盾。一是資源分散與統一管理的矛盾。高職院校檔案管理涉及范圍很廣，很多工作不是學校檔案管理部門單方面可以做好的。比如，文書處理與檔案處理、業務系統與檔案管理等經常各自為政，容易忽視其銜接性。因此，高職院校的檔案管理工作需要多個部門齊力參與、齊心協力，才能做好。二是內部管理與社會管理相矛盾。伴隨著學生數量的不斷增加，我國高職院校的檔案文件數量呈現出逐年增加的態勢，這就造成了高職院校的檔案管理任務重、壓力大。大部分檔案管理人員缺乏檔案管理的相關知識和經驗，沒有能力對檔案分類整理、儲存、保護和利用，各級檔案的“條”“塊”調度與負責有時會脫節，機構、人員及經費等受到一些限制。檔案管理有時會投向社會，一方面“政、事、企”分開，一方面又將檔案管理推向市場，優化資源配置，其協調性的忽視會造成內部管理與社會管理的矛盾。三是單一資源與集合資源的矛盾。大檔案資源觀下，單一資源與集合資源相矛盾，其設立的各類專業性檔案館、部門檔案館超脫于綜合檔案館，客觀上割裂了文件資料之間的有機聯系。高職院校的檔案管理理應打破館舍界限，走向檔案信息的整體性和開放性，從而有助于檔案信息的整合和流動。這些矛盾的出現，導致當前檔案管理工作出現如下的問題。

2當前高職院校檔案管理工作中的問題

改革開放以后，高等職業教育得到了迅速地發展，并逐步成為我國高等教育體系的重要構成部分。在此背景下，作為高職院校管理重要基礎之一的檔案工作也面臨著更大的挑戰。高職院校的檔案是學校在長期的實踐活動中積累下來的，其信息資源具有極高的價值。提升檔案管理質量對高職院校人才培養質量與實現自身的創新發展具有非常重要的價值。而從當前的情況來看，高職院校檔案管理工作機制中仍存在諸多問題。

2.1檔案管理機制存在不適性

在各大高職院校的檔案工作中，檔案管理機構設置存在一定差異。一些院校選擇獨立建館進行檔案管控，部分高職院校則選擇建立綜合檔案室，并設置多個建制級別。在高校教育管理體系中，檔案館起到重要的教輔作用，而綜合檔案室則歸二級機構進行管控。這使得高職院校檔案工作的管理職能不斷弱化，與其他職能部門差距明顯拉大。這種情況下，部分工作規章制度出現執行不力的現象，缺少對檔案管理工作有關的法律政策的宣傳，很多管控措施難以落到實處。當前，很多高職院校的檔案管理機制存在落后新時期發展要求的情況，導致部分檔案管理工作的運行受到較大限制，所設計的管理制度難以全面覆蓋資料信息整理等環節，導致檔案管理存在不足。在檔案工作的頂層設計中，部分高職院校沒有對收集檔案等工作進行協調，缺少相應的規章制度要求，導致檔案工作部門與其他部門難以實施高效對接，檔案資料信息的收集率不高。此外，部分高職院校并未設置有關檔案管理的獎勵制度，導致工作人員對檔案管理的積極性不高，難以促進檔案管理工作發展。

2.2檔案管理體系有待進一步健全

經調查分析，各大高職院校檔案館的檔案管理范圍存在一定差異，實際檔案管理水平也有所不同。高職院校的檔案館需要對學校綜合檔案及學生檔案等進行統籌管理，管理內容涉及多個方面，而部分高職院校的檔案館只對學校綜合檔案進行管控，由人事處負責管理人事檔案，由學生處負責管控學生檔案。其次，高職院校的檔案管理工作必須依照相關管理辦法實施檔案管理，但對電子檔案管控以及實物檔案管控等沒有明確規定，導致實際管理工作缺乏有力依據，缺乏實踐操作性。此外，部分高職院校沒有從發展角度對檔案工作進行分析，只是按照管理辦法完成簡單的檔案資料管控工作，缺少對電子化檔案載體、專業檔案等的關注。這會使高職院校的檔案管理不夠全面，檔案資源管理體系建設出現漏洞，會制約檔案工作管理效率的提高。

2.3檔案管理機制存在局限性

高職院校的檔案管理工作僅屬于內設機構，主要是向高職專業教師及學生等提供服務，對于檔案資源的挖掘不夠深入，在服務公眾方面并未進行有效拓展，實際服務管理范圍有待擴張。在高職院校的檔案工作的具體服務方式上，部分高職院校對檔案管理工作不夠重視，沒有制定適合的發展規劃，相應的檔案信息化建設方面存在不足，實際檔案管理質量不高。這會對高職院校檔案管理工作的效果造成較大程度的影響，在具體管理過程中出現漏洞。部分高職院校的信息化程度較低，無法建設配套的網上展廳等，遠程查檔受到限制。

2.4檔案管理隊伍專業素養有待提升

在高職院校的檔案工作隊伍中，很多檔案管理人員是兼職管理人員，對檔案學及信息資源管理等專業知識了解不足，只有很少的管理人員有計算機學科專業學習背景。同時，在高職院校的檔案管理過程中，管理人員的學歷層次不高，管理結構設置缺乏合理性，出現檔案管理水平參差不齊的狀況。此外，高職院校要求檔案管理兼職人員負責部門內的專職工作，同時也要負責檔案的整理移交等多項工作，這導致很多檔案兼職管理人員的工作缺乏主動性。

總體而言，檔案管理工作中存在管理機制的不適應性、檔案管理體系健全性缺乏、管理機制的局限性和管理隊伍的專業素養有待提升等問題，具有時代背景性和問題回潮性，這些問題的應對與解決是檔案管理工作的重要任務。

3高職院校優化檔案管理工作機制的意義

3.1延續高職院校校園文化的傳承性

在高職院校建設管理中，檔案管理工作將會直接影響多項管理工作的順利進行，起到極為關鍵的作用。學校文化的積淀和歷史傳承性是支持高職院校發展建設的基石。因此，高職院校應結合時代發展趨勢，對檔案管理工作的機制進行優化，提高檔案工作的管理質量，使相關管理人員更好地履行檔案管理職責，從而提供高質量的檔案服務。高職院校通過優化管控能更好地保護與繼承各類檔案的歷史痕跡，傳承與發揚校園文化的精華部分，為傳遞學校發展理念提供必要路徑。

3.2促進高職院校管理決策科學化

在高職院校的檔案材料中，詳細記錄了高職院校建校籌備、基建管理以及各部門設置等工作內容，同時也包含實際教育運作中的黨建工作、專業教學以及招生管理等多項資料信息，這些檔案為院校未來各方面的發展提供參考資料。高職院校的領導人員可借鑒檔案中的教育管理經驗，利用檔案中詳細的資料信息，正確判斷與及時處理各種類型的管理問題，制定更科加學的管理決策，促使院校整體管理更加合理化、有序化，從而實現穩定發展的管控目標。

3.3滿足高職院校規范化發展的需求性

在新時期教育改革背景下，我國注重全面推進社會主義教育強國政策，高度關注高職院校的發展建設。具體而言，高職院校應分析具體的教育改革政策，在實際管控運行中加強檔案工作的管理，完善相應的工作管理機制與體制，利用檔案中的資料信息開展各項管控工作，促進管理工作質量與效率大幅度提高。同時，高職院校可借助優化檔案管理工作管控，推動科研與教學工作，促使各項管理工作更加規范化，更好地響應教育強國的政策，從而使高職院校管理朝現代化方向發展。

4高職院校優化檔案管理工作機制的路徑

為了加強檔案管理，進一步規范檔案管理模式，高職院校急需構建出一套健全的工作機制，為高職院校的建設與創新發展提供有力的信息保障。對此，以下將結合高職院校檔案管理工作實際情況，提出高職院校優化檔案管理機制的具體路徑。

4.1完善檔案管理組織機構設置，簡化檔案管理業務流程

對于檔案工作，高職院校應統一領導檔案管理工作的實施，同時落實分級管控，對檔案組織機構進行優化設置，使整個檔案工作管理過程更加扁平化。高職院校應簡化檔案化管理工作，適當集中部分檔案管理權力，促使檔案管理事業服務進行外放，以更好地適應改革發展的新趨勢。首先，為有效提升檔案管理的文化傳承效用，高職院校應抓住改革契機優化檔案管理工作的機制等，分析未來檔案工作的重點內容，科學裁剪原有的檔案機構設置，對檔案管理流程進行優化，實施集約化管控。其次，高職院校應優化檔案管理體系的建設，了解新時代信息資料管理的發展趨勢，始終堅持以人為本的管理原則，同時完善相應的檔案利用管理體系，加強檔案資料的安全管理，實現檔案管理力度的不斷提高。高職院校的檔案工作應在管理實踐中秉持服務人民的原則，及時聽取師生的意見反饋，對相應的管控措施進行適當調整，開設個人隱私保護設置，為師生個人檔案信息安全提供有力保障。最后，高職院校應在檔案管理中創設檔案利用服務，借助網絡技術對實際檔案管理范圍進行拓展，改善傳統檔案管理服務中的不足，采用高效的檔案信息服務方式。這能使高職院校的檔案管理服務效率明顯提高，支持檔案服務層面的有效延伸。

4.2完善檔案管理制度，加大檔案管理的宣傳力度

在新時期背景下，高職院校在實際發展過程中，應全面分析檔案管理中的問題，提高對檔案管理的重視程度，讓相關領導人員、管理人員等在學習檔案工作中記錄歷史信息、文明傳承等內容。同時，高職院校的領導人員應完善檔案管理的頂層設計，圍繞涉及檔案管理的具體內容，制定健全的管理制度，并加大對檔案管理的法制宣傳教育，讓全校師生更好地了解檔案管理工作。首先，高職院校應分析國家及教育部發布的有關檔案管理的法律政策等，了解實際檔案管理要求等，對檔案管理制度進行優化完善，促使檔案管理質量提高。如高職院校應在檔案管理中設置校長責任制度，讓校長、黨紀委書記等牽頭負責檔案管理工作，主要是對檔案管理工作隊伍進行管控，設置相應的檔案管理部門，要求每位工作人員認真按照制度要求執行管理措施。其次，高職院校檔案工作的管理部門應安排二級檔案員負責管理檔案網絡體系，對檔案工作實施垂直管理，剔除不適合的管理環節。最后，對于檔案工作，高職院校應加大檔案管理的宣傳力度，讓各部門工作人員、教師及學生等加深對檔案工作的了解，使他們能認識到檔案管理的社會價值等，有效提升他們對檔案管理工作的配合度。高職院校可發放有關檔案管理的宣傳手冊，在校園走廊等公共區域展示檔案管理的圖片等，設置檔案管控的標語，設置檔案管理公開課，讓全體師生都能增強檔案管理意識，使檔案管理滲透到師生的工作與生活中，使全體師生提高對檔案管理的認知，促進檔案管理的影響力拓展。

4.3積極學習檔案管理理念，加大對檔案信息化建設的資金投入

高職院校在檔案管理過程中，大多數師生對檔案管理工作職能不太了解，通常會認為檔案管理就是收集與整理有關材料，負責檔案材料保管與提供利用等工作，導致檔案工作的發展比較緩慢。對此，高職院校應讓全校師生充分了解檔案管理的生命周期及影響因素等，促使師生對檔案管理有正確的了解。同時，高職院校應對檔案管理各個環節進行系統安排，管理人員需挖掘學校檔案中的文化內涵，如通過建立文化檔案管理專區等，讓全校師生更好地傳承本校的文化理念。與此同時，高職院校應充分利用數字化信息技術，實施檔案工作機制管控，探索建設檔案工作的電子文檔，并對紙質檔案實施規范化管控，推進雙元制管理模式在檔案管理中的應用。此外，高職院校可利用信息技術對紙質檔案材料進行掃描入庫，嚴格檢查其中的檔案管理細節，對檔案信息化資料實時安全保管。高職院校的檔案管理可借助電子檔案提供相應的檢索及服務，促進檔案管理效率的有效提高。

4.4強化檔案管理人員的培訓，提升檔案工作隊伍的整體素質

高職院校的檔案管理工作應由更多高素質的管理人才負責，當前檔案管理隊伍中只有部分專業教師兼職，并且缺少新生代的專業管理人員。對此，高職院校需要通過校園招聘、社會招聘等多種渠道，主動吸納更多的經驗豐富的檔案管理人才，優先錄取檔案管理專業的應屆畢業生，積極吸納有從事檔案工作意愿的年輕應聘者。其次，高職院校應安排現有的檔案管理工作隊伍進行信息化培訓，將檔案網絡化管控等作為培訓重點，同時還應要求兼職管理人員強化對檔案管理的學習，促進檔案管理工作隊伍的整體素質的提高。

5結論

綜上，在新時期背景下，高職院校的檔案管理工作過程中，相應的工作機制出現明顯不適性，導致了不少檔案管理問題。因此，為推動檔案管理工作發展，高職院校應分析檔案管理中的問題，完善檔案管理組織機構設置，簡化檔案管理業務流程，健全相應的檔案管理制度，加大檔案管理信息化建設的投入，安排檔案管理人員進行強化培訓等，以不斷促進檔案管理工作的效果與質量。

注釋：

①徐擁軍，張臻，任瓊輝.我國檔案管理體制的演變：歷程、特點與方向[J].檔案學通訊，2019（01）：15—22.

②李雪枝，程巧.高校檔案管理體制改革路徑探析[J].理論導報，2014（11）：56—58.

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