互聯(lián)網(wǎng)時代下事業(yè)單位檔案管理存在的不足與創(chuàng)新策略

孫 欣

（岫巖縣阜昌街道辦事處，遼寧 鞍山 114300）

引言

事業(yè)單位作為社會公共服務(wù)的重要機構(gòu)，在社會現(xiàn)代化發(fā)展的不同階段，承擔的職責也在不斷變化。信息時代，事業(yè)單位在檔案數(shù)據(jù)處理中，應(yīng)在加強管理思維、工作方法創(chuàng)新的基礎(chǔ)上，全面提升檔案工作數(shù)字化、智能化管理水平，為事業(yè)單位全面履行新時期社會服務(wù)職能提供助力。事業(yè)單位檔案管理信息化是提升事業(yè)單位完善內(nèi)控管理機制的重要路徑，同時借助互聯(lián)網(wǎng)平臺提高數(shù)據(jù)資源的整合質(zhì)效，還能夠為事業(yè)單位下一階段的發(fā)展決策提供重要的支持。新時期，事業(yè)單位應(yīng)立足實際，積極探索檔案管理創(chuàng)新路徑，科學、合理地提升檔案應(yīng)用價值。

一、檔案管理信息化的價值和意義

1．檔案管理的重要性

檔案管理的根本目的在于利用。管理人員不斷收集檔案信息、分析可以挖掘檔案信息之間的關(guān)聯(lián)性，為機關(guān)事業(yè)單位的各項活動、為群眾服務(wù)提供參考依據(jù)，具有極強的社會價值和意義，也是實現(xiàn)機關(guān)事業(yè)單位為人民服務(wù)的直接途徑。檔案是各個機關(guān)事業(yè)單位開展工作、分析效能的基礎(chǔ)資料，記錄了機關(guān)事業(yè)單位各項經(jīng)濟、管理、服務(wù)活動的全過程。通過檔案資料可以幫助工作人員了解過去、把握現(xiàn)在。值得注意的是，通過加強檔案管理工作，可以推動民生經(jīng)濟發(fā)展，讓機關(guān)事業(yè)單位更好地服務(wù)群眾[1]。

2．檔案管理信息化建設(shè)的必要性

部分機關(guān)事業(yè)單位檔案管理存在著一定的缺陷，如很多單位注重實務(wù)管理，忽略了信息化資源的收集、分析和再利用，導致檔案管理多而雜、缺乏規(guī)范標準，沒有專業(yè)的技術(shù)型人才，限制了信息化檔案建設(shè)和發(fā)展。相關(guān)單位應(yīng)當積極探索檔案管理的特點和有效性，使檔案最終能服務(wù)于國家、地方經(jīng)濟建設(shè)和社會群體。從機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的重要意義來看，其和時代發(fā)展、群眾需求息息相關(guān)。大數(shù)據(jù)時代的到來，對我國各方面的工作建設(shè)和信息化管理提出了新的要求，這需要相關(guān)工作人員做好檔案收集、保管、歸檔和利用工作，積極全面地滿足社會發(fā)展和人們生活的需要。提升檔案信息化技術(shù)水平，全面促進檔案信息化綜合建設(shè)，積極發(fā)揮檔案資料最大化的社會價值和效益。目前，機關(guān)事業(yè)單位信息化管理的水平較為滯后，面臨著傳統(tǒng)檔案管理方式升級的需要，只有加快檔案管理工作的轉(zhuǎn)型，才能最終推動檔案工作數(shù)字化的進程，實現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化[2]。

二、互聯(lián)網(wǎng)時代下檔案管理面臨問題與不足

1．信息化建設(shè)規(guī)劃缺乏戰(zhàn)略性

當前社會發(fā)展邁入到現(xiàn)代化、信息化發(fā)展的重要階段，互聯(lián)網(wǎng)、計算機、無線網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代技術(shù)打破了人們原有數(shù)據(jù)傳輸、信息處理的時間與空間局限，可以實現(xiàn)遠距離通信，并借助網(wǎng)絡(luò)平臺實時對信息進行處理。信息技術(shù)實踐應(yīng)用形式的不斷革新，使得企事業(yè)單位傳統(tǒng)的辦公形式受到了較大的影響，亟須改革。但從檔案管理體系的信息化建設(shè)實踐來看，部分單位缺乏整體性的戰(zhàn)略規(guī)劃，存在信息化建設(shè)基礎(chǔ)薄弱、改革進程不統(tǒng)一、建設(shè)目標不統(tǒng)一等方面的問題。盡管已經(jīng)認識到現(xiàn)代技術(shù)改革對檔案管理的重要作用，但一些檔案工作者仍舊受到原有管理思維的制約，在常規(guī)性檔案信息處理工作中改革成效不顯著[3]。

2．檔案管理工作缺乏規(guī)范性

目前，機關(guān)事業(yè)單位檔案信息化管理存在著標準規(guī)劃不統(tǒng)一。一些機關(guān)事業(yè)單位管理方式十分死板，完全是按照以往的傳統(tǒng)管理方式做事，沒有建立科學化、標準化、現(xiàn)代化的規(guī)范流程和處理措施，導致檔案管理的方式缺乏統(tǒng)一性和標準性，信息化管理無法發(fā)揮實效性作用。

3．檔案信息安全隱患問題

檔案是一種信息資源的集合，其中也會涉及社會群體的部分隱私，若不加防范被人盜用、惡意篡改，會對個人乃至社會造成嚴重的傷害。檔案信息化建設(shè)依托于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，體現(xiàn)為大數(shù)據(jù)集成，因此容易出現(xiàn)遭受黑客攻擊、網(wǎng)絡(luò)故障，導致信息丟失和遺漏問題。而現(xiàn)有的硬件和軟件基礎(chǔ)設(shè)施并不能完全實現(xiàn)信息化安全的生產(chǎn)需求，檔案信息化技術(shù)還需要被不斷完善和優(yōu)化[4]。

4．網(wǎng)絡(luò)安全防護體系建設(shè)不完善

互聯(lián)網(wǎng)與相關(guān)信息產(chǎn)業(yè)聯(lián)合的不斷深化，在逐步落實跨界融合、萬物互聯(lián)現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)體系建設(shè)戰(zhàn)略的同時，也使得檔案管理面臨著更復雜的網(wǎng)絡(luò)風險。例如，網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫防護體系不完善導致的信息泄露、遺失風險；管理人員缺乏風險防范意識，權(quán)限管理不嚴格、移動存儲設(shè)備使用不規(guī)范等，也會導致關(guān)鍵數(shù)據(jù)泄露風險。除此之外，部分工作人員沒有深刻認識到信息技術(shù)革命帶來的影響，在數(shù)據(jù)處理與信息服務(wù)的過程中，對檔案信息系統(tǒng)操作技術(shù)掌握不熟練，成為阻礙事業(yè)單位安全管理體系整體建設(shè)的重要問題。保證檔案管理的安全性是信息化數(shù)據(jù)管理體系建設(shè)的重要前提，需要檔案部門圍繞互聯(lián)網(wǎng)平臺的信息安全管理要點，對技術(shù)、制度與管理模式等進行合理調(diào)整、創(chuàng)新，做好安全保障工作[5]。

5．檔案信息化建設(shè)的資金不足

資金是讓傳統(tǒng)檔案管理向現(xiàn)代化檔案管理轉(zhuǎn)變的必要保障，在實際的投入和規(guī)范管理內(nèi)容中，相關(guān)單位都應(yīng)當采用科學的資金管理方式，并在良好的環(huán)境下對軟件設(shè)施、硬件設(shè)備進行更新?lián)Q代。因為機關(guān)事業(yè)單位檔案信息部分還存在保密級別限制，因此對檔案信息管理的安全要求較高，需要投入更多的資金。但是很多機關(guān)事業(yè)單位的資金管理方式不科學，對檔案管理的重視程度又不夠高，最終造成了資金利用不足，檔案的信息化管理建設(shè)依舊存在問題。

6．檔案信息資源整合質(zhì)效不足

在事業(yè)單位的實際檔案數(shù)據(jù)處理與開發(fā)環(huán)節(jié)，需要檔案部門確立起整體性、科學性的建設(shè)目標，才能有效保證信息體系建設(shè)的高效性與協(xié)同性。但從實踐調(diào)查來看，檔案部門盡管在檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)建設(shè)過程中投入了大量的人力、物力，但實踐中卻缺乏規(guī)范指導，部分單位檔案工作沿用過去的管理機制，建設(shè)路徑缺乏戰(zhàn)略性。此外，在檔案資源開發(fā)與整合的過程中，部分單位缺乏協(xié)同化信息體系建設(shè)規(guī)劃，信息數(shù)據(jù)的數(shù)字轉(zhuǎn)化率有待加強。在分級數(shù)據(jù)庫、技術(shù)標準體系、信息通道等方面的建設(shè)步伐不統(tǒng)一，在一定程度上影響了檔案數(shù)據(jù)綜合管理的規(guī)范性和專業(yè)性[6]。

三、創(chuàng)新檔案信息化建設(shè)的策略建議

1．轉(zhuǎn)變檔案管理與開發(fā)理念，加強信息化建設(shè)

互聯(lián)網(wǎng)融合發(fā)展背景下，為全面、高效推進智慧檔案一體化管理與開發(fā)體系的建設(shè)，事業(yè)單位應(yīng)創(chuàng)新管理理念，制定貼近管理實際的改革目標，集中優(yōu)勢，加快檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)的進程。一方面，檔案部門應(yīng)在現(xiàn)代檔案管理與開發(fā)思維的指導下，轉(zhuǎn)變原有的工作思維，全面認識檔案資源在事業(yè)單位新時期發(fā)展建設(shè)中的作用，立足實際，系統(tǒng)性地規(guī)劃工作創(chuàng)新路徑；另一方面，事業(yè)單位應(yīng)在明確檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)目標的基礎(chǔ)上，做好統(tǒng)籌工作，合理引進信息設(shè)備，夯實數(shù)字化建設(shè)的客觀基礎(chǔ)。比如，在掃描設(shè)備的引進方面，可以選擇批量、高清功能的掃描程序與設(shè)備，提升紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)化效率，建立起紙質(zhì)檔案、數(shù)字檔案同步管理模式，實現(xiàn)對線上、線下檔案信息的高效整合。

2．加強檔案信息化的安全監(jiān)督和管理

安全問題是檔案信息化建設(shè)關(guān)注的重點，機關(guān)事業(yè)單位是國家重要的工作平臺，對各項經(jīng)濟、生產(chǎn)的發(fā)展有重要的作用。近年來，出現(xiàn)了檔案損毀、數(shù)據(jù)惡意篡改、黑客侵襲等問題，嚴重威脅了相關(guān)單位的建設(shè)效能。對此，相關(guān)單位要做好安全監(jiān)督和管理工作，防止出現(xiàn)信息安全問題。首先，要做好機房、設(shè)備的管理，針對檔案信息化的硬件和軟件設(shè)施，建立線上（數(shù)字化的防火墻）、線下（機房的安全消防管控）措施，以此讓所有的工作人員以及群眾意識到檔案安全的重要性，規(guī)避檔案信息化管理風險。其次，要做好專業(yè)技術(shù)人員的安全教育和指導工作。因為檔案信息化管理技術(shù)與時俱進、不斷更新，所有的檔案管理人員要定期接受專業(yè)的技術(shù)培訓，以應(yīng)對軟件升級和數(shù)據(jù)優(yōu)化等問題，建議從技術(shù)、思想、能力等方面進行綜合教育，提倡廉政教育，提升工作人員的責任心和責任感，最終保證檔案信息的安全，促進檔案信息安全系統(tǒng)長治久安發(fā)展。最后，落實檔案全方位、全周期的管理工作，進一步加強檔案的安全管控工作，及時落實檔案的管理、資料移交以及信息查詢，可在內(nèi)部制定完善的保密責任制度，要求工作人員簽署承諾書，保證檔案的信息安全[7]。

3．做好網(wǎng)絡(luò)風險防范工作

網(wǎng)絡(luò)安全是影響檔案信息化建設(shè)的重要問題，在管理實踐中，檔案部門應(yīng)將安全防護制度的建設(shè)作為重點，推進網(wǎng)絡(luò)安全保障體系的建立健全。具體來講，首先，事業(yè)單位應(yīng)做好網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全監(jiān)管工作，通過防火墻、殺毒軟件等技術(shù)體系的建設(shè)，加強對病毒、黑客攻擊等風險的防護。其次，規(guī)范檔案信息系統(tǒng)的操作，科學設(shè)置訪問權(quán)限等級。建立嚴格的管理流程和制度，設(shè)置檔案管理專人專崗，保證電子檔案管理的嚴謹性和獨立性。最后，在信息平臺上設(shè)置訪問狀態(tài)管理功能，對訪問權(quán)限、操作行為、記錄等進行動態(tài)管理。在訪問記錄中對使用設(shè)備、地點、時間、內(nèi)容等留痕登記，便于檔案人員的管理與追蹤[8]。

4．構(gòu)建檔案管理動態(tài)監(jiān)管機制

數(shù)字化檔案管理體系的核心是共享數(shù)據(jù)平臺，借助平臺的交互、共享、傳輸?shù)确?wù)功能，面向檔案工作者提供便捷化、高效化的信息服務(wù)，可以有效提升醫(yī)療單位檔案數(shù)據(jù)處理的時效性、準確性。在建設(shè)共享中心的過程中，檔案部門應(yīng)按照不同科室、部門數(shù)據(jù)處理需求的不同，設(shè)置分級管理模塊并建立對應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，根據(jù)檔案性質(zhì)的不同進行科學歸類，制定編目規(guī)則。為確保大規(guī)模檔案數(shù)據(jù)處理的效率，檔案部門還應(yīng)構(gòu)建起動態(tài)化的數(shù)據(jù)追蹤、監(jiān)管機制，借助數(shù)據(jù)共享平臺及時對變動數(shù)據(jù)進行登記、覆蓋，對平臺的服務(wù)功能進行調(diào)整、完善，對事業(yè)單位的財務(wù)、業(yè)務(wù)決策提供合理、準確的參考[9]。

5．加大資金投入

資金投入是信息化管理的重要前提，檔案信息化建設(shè)離不開硬件設(shè)施、軟件程序和專業(yè)人才三方因素，這都需要大量的資金保障作為前提。對此，建議各級政府結(jié)合財政指標進一步完善檔案工作建設(shè)機制，將機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化工作發(fā)展的各項內(nèi)容納入綜合制度的建設(shè)環(huán)境中，最終做到長效性、可持續(xù)資金鏈建設(shè)。此外，加大現(xiàn)代化的硬件設(shè)施和安全軟件投建，審計數(shù)字化資源系統(tǒng)，最終不斷提升機關(guān)事業(yè)單位的檔案信息化綜合建設(shè)質(zhì)量。

6．構(gòu)建高素質(zhì)管理隊伍

首先，事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合自身信息化體系建設(shè)實況，對用人選人方法、標準進行優(yōu)化調(diào)整，注重復合型、實踐型人才的引進，對管理隊伍的結(jié)構(gòu)進行改革，做好人才保障工作。其次，在現(xiàn)有隊伍的培訓過程中，應(yīng)采用針對性、靈活性的教育手段，通過對外交流、專題研討、專家講座與短期信息技能課程培訓等活動，全面提升管理團隊的專業(yè)素質(zhì)。最后，逐步完善工作保障制度，對配套的績效考核、獎懲機制等進行調(diào)整，針對單位檔案信息體系的建設(shè)特點，強化制度引導，調(diào)動職工參與信息化改革的積極性，組建高素質(zhì)管理團隊[10]。

結(jié)語

綜上所述，機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作對民生經(jīng)濟、社會發(fā)展都有重要的影響。新時期背景下，面對社會發(fā)展的復雜形勢，為更好地履行政府部門公共管理與服務(wù)職能，事業(yè)單位應(yīng)在多角度分析檔案管理與開發(fā)工作改革需求的基礎(chǔ)上，樹立現(xiàn)代化信息管理思維，深度挖掘檔案資源在管理決策、制度建設(shè)、發(fā)展規(guī)劃等方面的重要作用，通過提升檔案數(shù)字化體系建設(shè)投入，完善網(wǎng)絡(luò)風險防護體系，強化實踐人才培養(yǎng)與引進力度，建立健全共享數(shù)據(jù)平臺等方式，在事業(yè)單位內(nèi)部確立起現(xiàn)代化檔案管理模式。