解析大數據時代公立醫院檔案管理工作創新思路

黎 彥

（萍鄉市人民醫院，江西 萍鄉 337000）

引言

傳統公立醫院的檔案保管工作發生了極大程度的改變，而傳統的檔案保管工作也已經很難適應現階段公立醫院工作人員對檔案保管工作的真正需要。如何把傳統的檔案保管工作真正地和現代互聯網信息技術有機的融合起來，促進互聯網背景下公立醫院檔案保管工作的現代化進展，成了目前互聯網時代公立醫院檔案保管工作發展的必然走向。

一、大數據時代公立醫院檔案管理工作的特點

大數據管理技術的運用，為填補新時代發展背景下公立醫院檔案保管工作中出現的缺陷而創造了機會，不過，就目前國內的大數據管理技術在檔案保管管理工作中的運用而言，這一技術手段對檔案保管管理工作的影響卻具有相當明顯的“雙刃性”。大數據管理技術在檔案保管工作中的運用，可以有效增加原有公立醫院檔案保管工作的信息容量，同時提高與原有檔案管理環節信息系統的交互性水平。

大數據管理技術在檔案管理工作中的運用，可以在一定程度上發現檔案蘊藏的巨大資源價值，從而促進檔案的有效利用與資源共享。在大數據管理時代下，通過大數據管理資源庫的有效運用可以實現在一定區域內資料的交換與資源共享，這一模式既能提高檔案的利用效果，也可以進一步發現有限檔案中蘊含的無窮力量，從而帶動中國醫療產業的蓬勃發展，并給中國廣大的患者帶去更多的福祉。在大數據管理技術為傳統檔案保管工作發展提供便利的今天，在這一技術使用過程中所蘊藏的安全風險也就日益地凸顯了出來，一些公共醫療機構檔案管理工作中出現大數據泄漏，從而導致了公立醫院檔案內容的泄漏，也同時限制了這一技術的進一步發展[1]。

二、公立醫院檔案管理工作的問題

1．對檔案管理工作重視程度不足

自改革開放之前，中國公共醫院內部便有檔案管理的傳統，現在這一管理工作已經開展了幾十年的時間。在過去數十年檔案保管事業蓬勃發展的歷程中，由于時間的變遷公立醫院現實的檔案保管方式觀念也在潛移默化地進行著改變。不過，也就是由于這一固有檔案保管方式觀念的影響，使得在實踐公立醫院開展活動中檔案保管業務的社會關注度一直保持著不足的局面，影響了現實檔案保管業務的實施成效，同時出現了數據資料浪費問題。

2．專業人才不足

從全國公立醫院檔案管理崗位人員構成來看，總體人才水平參差不齊，特別是一些三四線城市的公立醫院人員。同時，由于檔案保管工作屬于公立醫院的非一線部門，檔案保管部門在公立醫院發展中可以共享的資源和利益相對較少，降低了醫院檔案保管成本，檔案工作對專業檔案管理人才的吸納也影響了這部分管理工作的改革與創新。

3．醫院檔案管理思想落后

受公立醫院固有的檔案管理思想的影響，一些公立醫院的檔案管理仍處于相對簡單的管理狀態，忽視了檔案自身的科學性和指導價值，同時影響了檔案在現實醫學發展中的有效利用，這不僅削弱了檔案保存的實用價值，也制約了檔案工作的蓬勃發展[2]。

三、大數據時代公立醫院檔案管理工作的創新思路

1．切實提高檔案管理人員的整體素質

在新醫療改革背景下，現代性、科學性、規范性的檔案管理實際工作，必須由一個具備專業化的檔案人員管理隊伍來承擔組織與推動。所以，公立醫院可根據院方實際狀況制訂相應的檔案管理培養方案，通過對檔案保管工作人員開展知識和技術的教學和訓練，提高檔案保管工作人員的素質。

公立醫院可在內部舉辦一些關于文件保管理論和檔案管理技術的專題講座，培訓院內人員的歸檔意識和保管技術；對外，公立醫院還可以采取“走出去”的理念，與第三方咨詢服務企業進一步進行行業協作，認真學習國內企業和海外領先完善的醫院檔案管理服務模式，讓醫院檔案管理人員在中國沿海最優秀的公立醫院學習領先的科學管理技能、規范化的業務管理知識，并把所學的理論內容和實踐操作融會貫通，進而帶動公立醫院檔案保存管理工作的不斷創新發展與優化提升。

做好檔案管理工作是公立醫院日常管理的一個關鍵工作，因為醫療檔案承載著全院的各種記錄信息，如已歸檔的病歷則承擔著前來就醫的人員詳細記載、人事檔案則記錄了與院內往來的人員情況以及調度記錄等，因此它能夠為公立醫院的決策者提供合理的信息基礎和保證。具體而言，檔案保存各項工作的效果直接關聯著公立醫院的各項工作水平和質量，是公立醫院日常各項工作的基礎。公立醫院資料保管人員能夠利用業務端采集、整理、分類醫療衛生、人事管理領域的檔案資料，對全院的各項操作情況進行規范、考核、監控、檢驗，從而達到醫院信息化的檔案保存方式。

縱觀以往的檔案保管管理工作經驗來看，如果管理者與員工們對檔案保管管理工作的關注程度是保證今后相關思路實施的關鍵保證，那么為了實現在大數據管理時代下公共診所檔案保管管理工作的蓬勃發展，就必須從提高各從業人員、管理者們對這一管理工作的關注程度開始，讓其可以更為積極地投入到實際檔案保管管理工作當中，并以此提高自身這一管理工作的有效性與準確度的同時，也促進公共診所實際檔案保管管理工作得到更良好的發揮。

2．轉變原有檔案管理工作模式

在大數據分析時代發展的背景下，全面改革公立醫院傳統的檔案管理，將是推動公立醫院未來全面發展的必然趨勢。例如，在這一環節中，現在提出管理者可以逐步從原來的“數字化為主體”模式轉變為“統計為主體”模式，優化原始檔案中以數字化方式呈現的信息內容，賦予這一部分統計方法，信息內容更加現代，從而幫助管理者更好地管理這種高度數字化的文件內容，從而按照可追溯的工作目標逐步實現文件管理工作流程中的文件數量，確保歸檔數據的準確性和真實性[3]。

3．挖掘檔案管理蘊藏自身價值

就公立醫院檔案管理的工作內容而言，往往包含著更有價值的自我價值。因此，在檔案管理的實際實施中，管理者應著眼于檔案所蘊含的價值，使未來的使用者能夠根據自己的需要，更方便、更有效地利用檔案，從而在未來經濟發展的背景下，實現檔案保管管理的進一步創新和發展，為進一步優化我國公立醫院檔案保管管理工作奠定了基礎。例如，在這一環節，管理者應改革原有的封閉式管理模式，將傳統的封閉式管理理念一步一步地納入信息公開、服務社會的管理方向，讓更多的人能夠自由使用檔案數據，以促進中國醫療業未來的蓬勃發展[3]。

4．構建現代檔案管理工作平臺

在大數據管理時代下，為了達到良好的檔案保管管理工作成效，管理者們應該貼合公共醫院管理的發展需要，有針對性地構建可以進行數據分析、文檔等多方面融通的信息化建設管理平臺，利用這一網絡平臺的功能可以很大程度上提升檔案保管管理工作效率，在減少了檔案管理人員歸檔整理強度的基礎上，進一步促進公共院內檔案保管管理工作的健康發展。例如，管理人員們可以根據自身公立醫院檔案保管管理工作的發展需要，建立集約化的信息管理網絡平臺，從記錄環節便開始需要記錄者們根據相應的文檔記錄規范加以錄入，并以此保證日后歸檔整理、使用的效率。

5．全面提高醫院管理者與各級管理人員的管理理念

現代化、科學化、規范化的管理理念，是做好全院歸檔管理工作的重要基石。所以，首先要提高院內管理人員和檔案管理工作人員的規范化管理工作意識。同時，醫院在平時的管理工作中，要做好院內各機關的歸檔宣講管理工作，提高各部門、各環節有關工作人員的歸檔意識，讓使每一個有關工作人員都能主動地為做好院內的檔案管理工作而獻計獻策。使大家都意識到，做好檔案管理工作關乎醫院的進步和發展。人力資源檔案是公立醫院人力資源的基本數據庫，為公立醫院科學合理利用、配置人力資源提供了基礎，所以在宣傳的過程中，要讓醫務人員深刻意識到人力資源檔案和本人健康有著密不可分的聯系，直接關系到自己在醫院事業上的發展前途，爭取全院干部職工對檔案保管現代化、科學化、規范化發展的大力支持。要充分運用各種時機，通過開展有關檔案保管的專題講座、創新性專題會、學術論文撰寫等各種方式和活動多種形式，來加強人才意識的培育，為今后開展有關檔案保管的現代化、科學化、規范化發展和創新活動奠定了扎實的基礎[4]。

6．多舉措并施，實現檔案規范化管理

公立醫院的存檔信息管理資源眾多，涵蓋了人力、財會以及醫療等多種業務部門。要想有效地開展存檔標準化的管理，公立醫院就必須建立健全歸檔整理與保存制度，并做好管理知識儲備和專業技能訓練，多種舉措必須共同實施。同時，檔案管理人員也要根據當前的醫療行業情況與檔案管理實際狀況，建立一個適合于本單位的企業檔案管理機制，以促進醫療人力、財會、醫療設備等的檔案管理、發展和使用。如首先在規范人事檔案管理制度時，規范從制定到實施都必須遵循有關規范和法規執行。其次，在開展黨員干部人事檔案材料采集工作時，也可參照《黨員干部人事檔案材料收集歸檔規范》，通過經常性、定時、集中查閱等相結合方法，及時更新干部人事檔案資料，以滿足黨員干部最新的工作需求。

7．加大對醫院檔案硬件設施的投入

傳統的檔案保管模式，已無法滿足現代經濟社會的發展條件與需要，不但對人力投資過大，而且工作效率低下，對每年的歸檔統計管理工作造成了較大困難，費時費力，準確率也不高。因此，檔案工作者必須要打破舊的傳統管理思路，積極選擇有利于歸檔保管的新式辦公軟件，切實達到文檔與資源數據共享，從而讓人們足不出戶就能夠在網絡上找到自己所需要的資源，簡便快速，準確率較高。這就要求我們必須在歸檔保管流程中加強軟硬件投入，以提高電子互聯網信息化管理水平，從而建立系統化、信息化的歸檔保管流程，完善實體文檔和電子信息類文檔的保管工作。至于檔案資料的利用與借閱，也需要有信息化的資源管理系統平臺，可以做好外借與歸還的電子記載，這樣縮短了檔案資料的流轉時限與統計流程，還可以更及時正確地保管好檔案資料，從而大幅度地提高檔案的利用效果。

8．加強檔案信息化管理，提升檔案利用率

公立醫院的檔案囊括了整個醫院存在與發展過程的每一階段，以及日常管理工作的重要病案材料，還包含了基本設備建設檔案、財務辦公檔案、人力資源檔案等，這些重要病案材料與信息可以更加真實地反映整個醫院存在與發展過程，是醫療發展、學科建設、日常管理等工作的重要材料，也能夠為公立醫院的宣教工作提供更多的信息和數據支持。

在新時代背景下，加強檔案信息化管理工作依然是包括醫院內部的各企事業單位檔案管理工作發展和革新的重點。常規的檔案信息化管理方法，除改變了傳統的紙質文檔的保存、錄入和管理方法以外，還間接地增加了文檔的效率，從而突破時限和空間約束。同時，醫院管理層在開展檔案信息化變革工作的同時，還可把各職能部門和業務單位之間的文檔信息系統連接起來，從而使得文檔主管單位能夠有效使用與信息系統同步的信息資源，開展文檔的管理。比如，通過建設人事檔案資料管理系統，利用網絡技術和電腦硬件等手段完成對人事管理統計的收集、分類、管理等各種功能，快速地為醫院管理層提供符合要求的員工信息，為醫療人才隊伍的建設提供預測依據。

9．優化教學研究工作

醫療科研始終是醫院事業的重要部分，特別是在新醫學變革的大歷史背景下，醫院要想進一步提高自身的科研水平和服務質量，并取得更多的新醫學科研成果，就必須參照與利用眾多的醫療案例與資源。而醫院在開展臨床護理以及日常的人事管理、行政等管理工作中也會形成一些信息與文書的資源，而這些文書經過分類存檔后，將形成醫院新的標準文檔。公立醫院的檔案既展現了公立醫院發展歷史，也可以作為公立醫院平時的教學管理工作、人員調配等基礎工作資料，為公立醫院的業務發展、教學科研工作奠定良好的信息基礎。同時，通過加強檔案管理，可以進一步了解檔案內涵，從而提高檔案利用率[5]。

結語

綜上所述，電子檔案系統作為公立醫院日常工作運營的重要組成部分，對確保其信息完整性、準確性、及時利用極其重要。為推動檔案管理工作有序進行，發揮好檔案的功能，公共醫療機構及其他組織必須更加注重檔案保護工作，創新檔案管理方法，從人才、機制、資本、科技等多方面入手，以實現檔案安全和有效利用的最終目標。