計算機技術在醫院檔案管理中的應用探討

陳 蔚

（濟寧市兗州區人民醫院，山東 濟寧 272000）

在醫院發展過程中醫院檔案是一種極其重要的資料，記錄了醫院各項醫療活動的開展情況，包括科研、教學以及管理工作所產生的信息，展示了醫院的發展歷史，是醫院不可缺少的重要財富和資源。隨著我國醫療服務質量的不斷提高，醫院每日所需要接收的患者數量持續增加，所產生的檔案信息規模也有所擴大，增加了檔案管理工作的壓力。通過信息化的檔案管理手段能夠將線下管理工作轉移到線上，優化檔案管理流程，擴大檔案信息的存儲容量能夠保證檔案數據的完整性以及真實性，后續檔案信息的應用有著重要的影響。醫院應當對計算機技術進行合理開發，在檔案管理系統中融入不同類型的計算機技術，不斷優化管理工作。

一、計算機技術在醫院檔案管理中的應用意義

1．加快資料數據的查閱速度

在利用計算機技術后可以更加快速地查找到電子化檔案資源，提升數據的查找速度，避免出現檔案資料查找時間過長的現象，對于檔案信息服務效率的提高有著重要的促進作用。以往紙質檔案雖然對其進行了分類，但是由于所涉及的檔案資料信息過多，在查找過程中需要進行長時間的人工查找，這會影響檔案應用效果。特別是現階段對于檔案管理工作效率的要求有所提升，各個部門對于檔案信息的需求量增加，傳統的管理模式已經難以滿足檔案應用需求。利用計算機技術可以針對檔案信息檢索系統進行優化和調整，相關人員只需要進入檔案系統中輸入相應的關鍵詞即可查找到自己所需要的信息內容[1]。不同部門對于檔案信息均有一定的使用需求，計算機技術可以改變以往由檔案管理人員進行統一查找的問題，其他科室人員均可在獲得系統權限后完成信息的查找。通過該種模式可以方便醫院內部不同科室部門的信息傳遞，有利于提升醫療服務效果和質量，加強檔案信息管理效果。

2．保證檔案信息完整性

紙質檔案在管理過程中會對其管理環境進行控制，如定期通風、清掃，保持存儲環境的干燥性。但是紙質檔案資料的保存時間仍然有一定限制，會出現受潮或者紙張老化的現象，這會給檔案信息的完整性造成影響，容易出現信息損失的問題。在醫院內部包含較多珍貴的檔案資料，對于醫療研究活動的開展有重要意義和影響，必須要確保檔案信息的完整性，才能夠為各項活動提供基礎保障。通過計算機技術的使用能夠將紙質檔案信息進行數字化轉化，將其以電子的形式轉移到云計算平臺上，可以有效避免電子信息在存儲過程中出現丟失的現象。

3．提高檔案管理效率

計算機技術的應用優化了檔案管理手段，提升了管理效率，減輕了檔案管理人員的工作壓力。在進行信息傳遞和共享時不需要檔案管理人員將紙質資料轉交給其他人員，可以選擇硬盤、光盤、云盤或者線上平臺等方式進行信息共享，并且提高了信息共享速度，可以讓其他人員在第一時間獲取檔案資料。醫院檔案資料涉及到的類型較多，如患者診療資料、醫院科研資料等，在檔案信息收集過程中難免會出現信息丟失的現象，可以利用線上填寫的方式對檔案信息進行修改和補充，保證后續檔案管理活動的有序推進，提高了管理效率[2]。

二、計算機技術在醫院檔案管理中的應用問題

1．檔案管理隊伍素質有待提高

在進行檔案管理過程中醫院內部的管理人員存在素質有待提升的問題。以往在醫療改革過程中更加重視對醫務人員的綜合素質，強化醫療隊伍的綜合能力，忽略了對檔案管理人員進行培養，管理人員綜合能力、職業素養均有待提高。一些管理人員普遍缺少計算機技術應用意識以及應用能力，無法對計算機技術進行合理應用，影響了檔案管理系統的改革進程。目前，部分管理人員只是會將檔案信息在電腦上進行登記，沒有重視對檔案信息的內部價值進行挖掘和開發，難以充分發揮檔案信息的價值。作為檔案管理人員也沒有形成良好的服務意識，只是認為自身的工作是對檔案信息進行存儲和分類，未認識到自身的工作價值，會影響到檔案管理工作的服務效果。

2．檔案管理系統功能不完善

醫院已經開始針對檔案管理工作開始建設檔案管理系統，然而現階段檔案管理系統建設過程中存在著一些問題，缺少完善的功能體系，無法滿足具體的工作需求。在管理系統中只是重視設置存儲系統，并且不同科室之間的檔案管理系統沒有得到有序整合，在信息化管理過程中仍然存在著信息孤島的問題。醫院沒有重視對檔案管理系統進行不斷的優化和調整，在使用過程中經常容易出現卡頓或者信息上傳速度慢的現象，影響了系統的應用效率[3]。

3．信息化管理存在安全隱患

醫院電子檔案需要存儲在云端空間上，雖然能夠保證檔案的完整性以及存儲時間，但是極其容易受到外界風險因素的影響而出現安全問題，一旦檔案信息泄露很有可能會威脅到患者的隱私安全。網絡有眾多的木馬或者病毒，會通過各種不同的方式給大家信息系統造成威脅，頻繁的攻擊很有可能會出現系統出現崩潰的現象，從而導致信息受到破壞。除此之外，個別人沒有形成正確的工作意識，在工作過程中會將自己所接觸到的檔案信息散布出去，從而造成隱私泄露的現象。

三、計算機技術在醫院檔案管理中的應用策略

1．加強檔案管理隊伍綜合能力

檔案管理人員的自身素質對于醫院檔案管理活動而言有著重要的影響，應當重點針對檔案管理人員進行培養。第一，對現有管理人員進行定期培訓。在培訓時應針對檔案管理系統的應用技術進行培訓，讓管理人員能夠了解計算機技術的應用方式，可以對檔案管理系統中的各項功能以及相關技術進行有序使用，保證管理人員的專業技能符合未來醫院檔案信息化管理的發展趨勢。電子檔案在應用過程中還存在一定的法律風險，因此應當將法律知識作為重點的培訓內容，保證管理人員可以依照法律要求對電子檔案進行合理使用。第二，強化管理人員服務意識[4]。電子檔案是為醫療活動提供服務的重要手段，因此應當讓管理人員形成良好的服務認知，認識到自身所承擔的責任，能夠在工作中主動做好服務，形成愛崗敬業的精神理念。醫院可以組織榜樣宣傳活動，挑選優秀的檔案管理職工作為學習模范，利用榜樣的作用帶動其他職工不斷提高自身的工作能力，在醫院內部形成良好的工作風氣。第三，不斷吸引新的工作人員參與到檔案管理隊伍中，為檔案管理工作提供源源不斷的人力支持。新型人才具備新的理念和新的技術應用能力，能夠和經驗豐富的檔案管理人員形成合作機制，不斷提高管理隊伍的工作能力。

2．對檔案管理系統進行功能優化

2.1 對各項檔案系統進行整合

在醫院內部擁有各類不同的檔案管理系統，應當重視對檔案系統實施整合處理，這樣才能夠對各類檔案信息進行連接，將信息進行綜合，形成互聯互通的管理模式，有利于對檔案信息進行收集和應用[5]。例如文書檔案、人事檔案、病歷檔案以及電子健康檔案等，其中很多檔案信息都有著緊密的聯系，如在人事檔案中某個醫師的個人工作情況和患者病歷檔案之間有著一定的關系。通過對系統進行整合后能夠將有關某個醫師的所有檔案信息全部搜索出來，從而進一步對醫師的工作能力進行評估，有利于為人事績效考核工作開展提供有效數據參考。作為檔案管理人員應當重點針對檔案系統的功能進行挖掘和整合，進一步提升檔案信息的應用價值，不斷推進醫療改革活動的進程。

2.2 合理利用大數據技術

第一，大數據技術的引進可以在短時間內對大量的數據進行收集和分析，提取出數據背后的價值和規律，可以將檔案數據的分析結果以更加直觀的方式展示給管理人員，以此來結合檔案結果對醫療服務模式進行調整。例如，醫院可以針對患者的檔案數據實施集中分析，特別是針對慢性病患者，應根據治療檔案數據分析慢性病的發展趨勢和發展規律，針對不同類型的患者制定管理計劃，為患者個人身體健康提供重要保障。第二，自動整理和歸納檔案數據類型。大數據技術可以對數據進行集成處理，電子檔案內所包括的數據包括就診記錄、治療數據、藥物數據、病理檢查、科研資料等各類數據，大數據技術會對這些數據進行分類和評估，自動完成數據整理。通過該種方式能夠減輕數據整理的難度，同時也能夠為之后檔案信息的檢索和查找提供幫助。最后，形成統一的檔案數據管理平臺，可以由各個醫院進行聯合構建統一的檔案數據管理平臺，針對患者的電子檔案信息進行整合，落實健康中國戰略，可以對患者在不同醫院接受診療活動的數據上傳到系統中，不需要患者在不同醫院反復建立健康檔案，提升了電子健康檔案的便利性。醫務人員需要提取健康檔案時登錄系統即可查找到，了解患者的過往病史和治療經歷，從而為患者提供更加合適、優質的醫療服務。

2.3 定期對檔案管理系統進行維護

電子化檔案管理系統正在各個醫院內進行建設和完善，但是仍然有較多系統處于不成熟的階段，容易出現系統崩潰的問題，影響檔案管理活動以及其他醫療活動的開展[6]。面對這種問題應當定期針對檔案管理系統實施維護，由專業的技術人員分析檔案管理系統中是否存在安全問題，及時查找都存在的Bug或者安全隱患，做好處理措施，確保檔案管理信息系統的有序運行。定期對系統進行升級和更新，結合檔案管理工作需求對功能進行拓展，滿足不同科室對于檔案信息的使用需求，優化信息化檔案管理流程和管理模式。

3．對醫院檔案管理系統實施安全保護

針對網絡外部存在的眾多安全隱患風險必須要重視采取有效的安全防護措施，避免電子檔案的信息受損，防止信息化檔案管理系統出現崩潰的問題。首先，使用入侵檢測技術。入侵檢測技術是較為常見的安全防護手段之一，其中有各種不同的功能。第一，威懾功能。針對發現的行為會提出警示的信息，使其能夠主動退出計算機系統。第二，檢測功能。檢測不良行為的具體出現原因以及嚴重程度，為后續不良行為處理措施的制定提供數據支持。第三，響應功能。檢測到非法行為后會及時進行預警和響應，使后臺能夠了解到入侵行為的基本信息，能夠及時采取措施進行防范和處理。第四，損失評估功能。如果沒有及時對入侵的行為進行處理出現了損失現象，則該技術也可以針對損失情況進行評估。其次，規定不同人員的使用權限。根據不同工作崗位對于檔案使用的需求設定相應的權限，利用身份認證技術避免其他外界人員對檔案信息系統進行調整和修改。常見的認證技術包括指紋認證以及密碼認證，相關人員應當結合具體的條件選擇合適的認證方式。

4．制定合理的信息化檔案管理制度

在實施信息化檔案管理時應當明確合適的管理制度，這樣能夠為管理活動的開展提供有效的引導，保證檔案管理活動的有序推進。首先，針對檔案信息化建設工作的要求、標準、流程和重點進行分析和明確，完善制度內容，引導信息化管理體系的有序建設。通過全面化的管理制度內容能夠為管理人員工作活動的開展提供指導，避免檔案管理模式突然轉化而引發工作問題。其次，確定不同管理人員所承擔的責任。在管理制度中應明確不同人員的所需要承擔的職責，如果在檔案管理過程中出現信息泄露、信息丟失或者數據存儲不及時的問題，應及時進行責任追究。通過該種方式能夠有效強化管理人員的責任意識，主動落實管理要求，確保信息化管理要求能夠得到落實。最后，制定激勵機制，針對提出創新性電子檔案應用的管理人員提供適當的獎勵，能夠調動管理人員的創新意識，可以主動對系統的應用功能進行拓展和豐富。

結語

計算機技術在醫院檔案管理中具有較強的應用意義，可以加快資料數據的查閱速度，保證檔案信息完整性，提高檔案管理效率，充分發揮檔案信息的價值，為醫院醫療改革活動的開展提供重要的保障。但是在應用過程中檔案管理隊伍素質有待提高，沒有認識到數字化管理的意義，也難以對各類計算機技術進行合理應用，也未針對檔案管理系統功能進行完善，信息化管理存在安全隱患，影響了信息化管理工作的持續推進。為此，醫院應加強檔案管理隊伍綜合能力，對檔案管理系統進行功能優化，對醫院檔案管理系統實施安全保護，充分發揮信息化檔案系統的功能和作用。