信息化技術在企業檔案管理中的應用

宋紅梅

（山西焦化設計研究院（有限公司），山西 臨汾 041606）

引言

各行業在發展中對信息化技術的應用認知不斷提升，明確了信息化技術使用的具體價值。企業在市場發展中，要想增強企業競爭力，需要順應各行業有效使用信息化技術的這一趨勢，加強信息化技術的應用。通過科技創新提高工作質量的理念，挖掘信息化技術使用優勢。目前，檔案管理是企業發展中的重要組成部分，怎樣提高檔案管理水平是很多企業需要思考和研究的問題。信息化技術在企業的使用為檔案管理工作改革提供新機遇和保障，企業管理人員應該重視信息化技術在檔案管理中的應用，并以此為契機提高檔案管理效果。

一、信息化技術在企業檔案管理中的應用價值

1．有效順應時代發展潮流

近年來，檔案管理對企業的發展產生重要影響，作為企業的重要組成部分，能夠為企業的檔案管理、檔案資源整合等提供良好保障。信息化技術快速發展背景下，企業不斷產生出大量的數據與信息，人們和當今社會逐漸進入了大數據時代。企業各項活動開展中的數據可以為其提供相關基礎信息，也是企業在新時期發展中的主要動力。信息化技術的快速發展，使信息化管理手段不斷革新，通過信息化管理方式可以促進各行業發展和管理水平的提高。然而各種企業在發展的同時，也面臨信息化技術和管理方法帶來的沖擊，當前企業檔案管理工作受到的沖擊和影響比較大。信息化技術的出現，使傳統管理方式無法真正順應社會發展趨勢，滿足具體工作需求，時代的迅速發展也使互聯網檔案管理信息化成為檔案管理工作開展的流行趨勢。傳統檔案管理手段的落后，信息化管理方法的崛起，必然給企業檔案管理工作帶來一些機遇、挑戰。鑒于此，要想從本質上增強企業檔案管理工作效果，企業需要明確信息化技術在發展和管理當中的重要性。檔案管理工作中融入信息化技術是這項工作有效順應時代發展潮流的必然方式，可以增強實際工作效果。除此之外，企業檔案管理工作要想滿足市場需求，需要落實信息化建設工作，只有這樣才能增強企業信息化建設和發展等方面的水平，讓檔案管理真正順應現代化的發展[1]。

2．降低檔案管理工作難度

企業檔案管理中，為了降低檔案管理工作難度，企業需要合理使用信息化技術。對于每個人而言，信息技術已經深入到其日常生活中，通過該技術可以提高生活、學習、工作的有效性和質量。大部分企業在管理工作開展中嘗試運用信息化技術，目的是提高工作質量，降低各項工作開展難度，為企業相關工作的合理開展提供信息和相關技術的保障。當前企業檔案管理中信息化技術的使用，可以改變企業傳統檔案管理形式，結合檔案信息化建設的優勢，促進企業紙質檔案數字化管理和發展。相關人員會結合相關技術對數據和信息內容進行數據管理，進而多方面增強工作效率，減少人工、環境等因素對檔案管理工作的影響，為檔案信息的完整性提供技術保障。

3．提升檔案信息查詢速度

企業發展中必然會出現許多豐富、復雜的信息和數據，通過傳統檔案管理工作形式雖然能夠提高工作質量，并為企業檔案管理工作提供保障。但傳統檔案管理方法存在一些弊端，在查詢和人工管理過程中需要相應的資金支持，也需要大量工序才能完成檔案管理相關工作。信息化技術在使用中可以幫助企業打造信息化系統，讓檔案查詢和相關工作在開展中更加方便，提高企業各項資源利用率。同時，信息化技術的使用可以讓相關人員在信息查詢起來更加方便，通過搜索、檢索、數據整合等形式就能及時掌握檔案管理各種數據、信息以及資源。改變原有依靠人工查詢檔案信息的方法，提升了檔案信息查詢速度。在信息化技術應用創建檔案信息化體系的過程中，企業可以對傳統檔案信息內容進行電子數據形式的表現。而且在儲存相關檔案信息和數據資源時，也可以運用網絡平臺對相關數據和信息進行構建與整理，最大化地增強管理工作效果，又推動資源的合理運用。

二、信息化技術在企業檔案管理中的應用問題

基于信息化技術的企業檔案管理中面臨諸多問題。首先，企業對信息化建設設施和相關技術的利用效率不足。部分企業在各項管理工作開展中，雖然開發了針對檔案管理的檔案系統辦公軟件，也使用了相關軟件和技術開展相關工作，又在現有基礎設施和信息軟件的基礎上，引進許多計算機和管理設備。然而，這些革新和優化只是表面形式上的工作，企業未能真正將檔案信息化管理工作落實，對信息化管理技術的使用不夠到位，進而造成部分設備功能未能有效地運用起來，導致管理效果不佳。比如，在一些企業管理中計算機主要被運用在文字處理、數據收集、檢索工作等方面，忽略了網絡設備一些實際的功能。甚至有的企業和人員未能充分了解相關網絡設備和技術的實際應用功能，從而造成企業信息化設備和技術利用率降低，依托互聯網和信息化技術的檔案管理參與程度不斷下降。其次，企業未能培養管理人員信息化技術和相關能力。企業為了構建健全合理的檔案信息化管理制度、體系，就必須有效引進和培養擁有良好信息技能的高等人才，這也是促進企業檔案管理使用信息化技術的前提，不斷將人才的作用發揮出來[2]。企業全面發展和各項工作開展中人才是重要的基礎，然而從一些調查結果中得知，企業檔案管理工作依然存在人才不足情況，一些企業未能意識到人才的重要性，而且忽略了對當前人才或人員信息化技術的培育。簡單地認為企業檔案管理信息化技術的使用是人人都能做到的，不需要專門的檔案信息化技術性人才，這種情況下導致企業檔案管理工作對信息化技術的使用效果不佳。部分管理人員缺乏相關技術使用的基本技能和素養，在解決相關問題的過程中對問題考慮得不夠全面，阻礙企業檔案管理的創新發展。最后，企業檔案管理模式未能真正得到創新。大多數企業檔案管理中運用的是檔案管理應用系統，雖然該系統有比較長的歷史，但是到目前為止檔案管理應用系統的體系和規模依然未能得到既定。從相關調查結果中得知，即使檔案網被建立起來，但是均未能將該網絡普及和落實下去，進而無法讓國家檔案數據庫構成較大規模，不利于更好地實現檔案管理一體化。由于個別地區的檔案網未能得到有效普及和應用，所以導致個別企業在檔案管理實踐中忽略了相關網絡和信息化技術的使用，還是應用傳統管理模式，未能真正體現信息化技術和各種網絡使用的價值。傳統管理模式存在不完善、單一等弊端，造成企業檔案管理的與時俱進發展腳步受到嚴重阻礙，無法提高信息化的管理水平[3]。

三、信息化技術在企業檔案管理中的應用方向

信息化技術與檔案管理工作的結合應該在企業管理和發展中落實，運用檔案管理信息化工作形式提升工作創新水平。目前，企業檔案管理中可以從以下幾方面出發合理運用信息化技術。一方面，企業應該革新管理觀念，通過創新的理念來完成檔案管理信息化建設。只有在新的理念引導下，才能更好實現企業信息化檔案管理工作的實踐。企業檔案管理工作者可以樹立以服務、信息化技術使用為目標的管理觀念，加強信息化理念、技術的使用，進而為檔案信息管理與時俱進發展提供保障。與此同時，企業可以運用信息化技術傳播等形式，提高員工對信息化技術使用的態度，使員工能夠意識到該技術對檔案管理的主要貢獻和價值。另一方面，企業可以從完善檔案管理信息化機制的角度出發，提高管理工作效果。企業在市場經濟體制改革背景下的檔案管理工作也發生很大變化。要想提高企業在市場發展中的競爭力，企業需要重視崗位責任制，將檔案管理具體工作內容和相關技術的使用落實到每個員工身上。企業需要加強獎懲制度的設置，運用科學獎懲方式增強企業內部積極的工作氛圍。在獎懲制度設計中，企業可以結合自身的特點進行制定，運用科學方法對工作人員的行為進行規范和引導，將工作人員的工作使命感激發出來。除此之外，企業可以強化計算機硬件、軟件的管理，將員工在工作中需要注意的安全事項標注出來，進而為信息安全提供保障[4]。

四、信息化技術在企業檔案管理中的應用策略

1．增強信息化技術的使用

檔案管理工作的基礎是企業注重檔案管理工作，企業只有對這項工作有著較高的重視和關注度，才能實現檔案管理工作的創新與向前發展。當前企業在建設和發展過程中未能合理重視和關注到檔案管理工作，這種情況下使這項工作處于被忽略的地位，一些檔案管理工作人員的工作積極性也受到很大打擊。因此，為了提高檔案管理效果，企業自身必須意識到這項工作的重要性，結合信息化技術提升檔案管理信息化工作力度。企業相關領導者可以對信息化技術的使用價值、觀點進行宣傳，增強員工對信息化技術應用的認知，改變傳統紙質的管理模式，使工作效率有所提升。信息化技術使用中企業應該營造這項技術使用的良好工作氛圍，除了將信息化技術融入檔案管理工作中以外，企業還可以創建信息化的管理平臺。強化檔案管理工作和信息化技術使用在企業發展中的地位，增強企業檔案管理時效性。在信息化技術具體應用中，企業可以加強檔案管理信息和資源的數據化整合、運用，提升檔案數字化管理水平，讓相關檔案資源和內容更好地通過信息化技術展現出來，提高檔案管理工作內容、信息資源的可視化管理水平[5]。

2．培養人員信息化的技術

社會信息化技術的發展與應用中，加強企業檔案管理人員素質、能力的培養是必要的。各種信息化技術在運用中，傳統檔案管理人員工作素質、能力已經無法適應信息化管理工作開展需要。所以企業在運用信息化技術和管理模式中應該提升相關人員能力和素質的培訓力度，讓相關人員在掌握檔案管理方面知識的基礎上，理解和掌握相關的信息化技術。還要通過更高的要求來提升檔案管理人員，增強自身綜合素質能力的意識。在培養人員信息化技術和使用能力中，企業可以定期開展培訓活動，增強人員的管理水平和能力。企業還應該發展相關人員的信息化技術應用能力，持續提升相關人員綜合素質能力，讓其更好地融入工作中。企業可以對現有的人才引進機制、制度進行優化。除了考核檔案管理人員理論知識、專業技能掌握情況以外，還需要考慮相關人員是否具備信息化技術使用的能力。對掌握各種技術的相關人員可以優先錄用，為企業檔案管理工作提供人才保障。企業檔案管理人員自身缺乏一種自主學習各種技術的意識和認知，此時企業需要引導檔案管理人員主動學習相關技術和知識，提升其人員與時俱進發展的能力，如此才可更好地為企業檔案管理工作貢獻力量[6]。

3．實現檔案管理模式創新

在現代化技術水平不斷提高的背景下，企業建設和發展需要順應時代潮流的發展變化，同時，檔案管理工作亦是如此。檔案管理工作開展中，企業可以運用信息化技術促進各項工作的實施。檔案管理工作效率的提升和檔案管理工作模式是否創新之間存在密切關系。良好的工作模式和方法可以帶動檔案管理工作效果的提升，相反，如果企業依然沿用傳統的工作模式，將不利于企業自身發展和檔案管理工作的創新推進。因此，企業可以在信息化技術應用的背景下，實現檔案管理模式的創新。在實際工作中，企業可以運用現代化信息技術，增強傳統觀念工作模式的改革水平，對傳統紙質檔案管理形式進行優化，加強各種技術、平臺的有效使用，進而推動企業的全面建設和發展。企業可以運用信息加密技術提高檔案的安全管理效果，而且在傳統的管理工作中檔案安全一直是重要問題之一。要想真正規避檔案管理期間的各種安全風險問題，企業需要運用加密技術增強管理的安全性，尤其是企業的一些重要文件，要通過加密技術實時保護，為企業建設和安全發展保駕護航。

結語

總之，檔案管理工作中運用信息化技術可以使相關工作迎來新的發展形式，推動傳統管理方式的變革。不少企業在檔案管理效率和安全方面都存在諸多問題，導致企業檔案管理的整體效果不理想。當前企業要想有完整的檔案資源為企業發展提供保障，必須加強信息化技術的使用，在改革傳統檔案管理工作形式的基礎上，改變傳統工作態度，提高檔案管理的安全性。