建筑工程合同管理信息化發展路徑探索

楊雅瓊

〔唐山開灤建設（集團）有限責任公司 河北唐山 063000〕

目前，建筑技術標準和管理制度等各方面都已相當完善。在建設工程施工之前，雙方簽訂合同主要是為了利用法律手段維護雙方的合法權益。在施工合同管理中，受建筑施工過程中各種變動因素的影響，使得合同的內容變動較為頻繁，原有的合同管理模式已無從適應新形勢下的合同管理要求。因此，施工合同信息管理正朝著信息化方向發展。

一、合同管理的具體內容

（一）建立健全規章制度

完善的規章制度是確保合同管理工作能夠有序推進的重要基礎，建立健全規章制度，是合同管理工作中需要重點關注的內容。在合同管理規章制度的建設工作中，應對歸口部門、合同示范性文字及專用章等方面制定完善的管理制度，為后續合同管理工作的嚴格落實提供制度保障。

（二）強化合同管理者的培訓

合同管理的質量與效率取決于合同管理者的業務水平。因此，在合同管理工作中，應當通過系統的知識訓練及技能培訓等，全面提高合同管理者的專業水平，增強其社會責任感及合約精神，為合同管理提供人力保障。

（三）重大合同審查管理

高新技術引入條件、貸款協議、房產發展與貿易協議等都是重大合同審查管理工作需要重點關注的內容。把這些對產品營銷活動和社會效益影響大的條件挑選出來，歸入到合同管理的范疇，法律事務部門積極參與項目討論、資信調研及合同擬定等工作全程，強化合同監管與控制，避免合同條款內出現違法等情況，最大程度上保障企業的合法權益不受侵害。

（四）履行監督和結算管理

建筑雙方簽訂合同的核心目的就是保障契約能夠有效執行，避免存在違規的情況。因此，建筑企業的法律事務部門必須做好監督及結算管理工作，準確把握各項條款的遵守狀況，及早找到妨礙實施的原因，并且實時將情況反映到相關部門，積極處理面臨的問題，杜絕違規作業現象。

（五）違約糾紛的及時處理

合同關系是一種法律關系，違約行為是一種違法行為，要承擔支付違約金、賠償損失或強制履行等法律后果。法律事務部門審核合同時，選擇合適的違約責任條件和爭議解決條件非常重要，一旦發生違約責任情形，法律事務人員要區分具體情況，及時采用協商、爭議仲裁或起訴等方式，主動保護企業的權益，減少企業的損失。

二、建筑工程合同管理的特點及信息化管理的必然性

（一）建設項目合同管理的主要特點

合同條款較長，條款變化較頻繁，整個項目合同生命周期較長。所以，建設項目合同的管理工作并不簡單，必須各方都認真管理合同，而認真負責項目合同管理工作的一般框架可以分為幾個方面：認真分析和預測項目需求，啟動項目。正確選定合同文本，并明確投標形式與方法。除需要公開招標的建設項目以外，招標代理機關在決定具體建設項目的招標形式和方法時，還應當綜合考量下列各種因素：工程設計深度和進度、建設難度、工期和工程概算單價、優良報價、當地市場情況等。合同在履行后，將對其關系的各個方面實施嚴格的檢查和評估，在守法的基礎上重新簽訂合同。合同制度實施監督，是對合同中的條件和情況進行的監督與管理，以確保合同制度的正常執行。合同調整控制是對項目執行過程的監控，在發現條款不符或遺漏后，經商討后對條款作出調整。合同成本控制及時記載并控制項目執行過程中的建筑成本、人工成本、意外損害賠償款的支出，有效協商條款中不當的部分，力求全面、高效地做好合同成本管理工作。而合同驗收管理也應當基于雙方簽訂的合同做好驗收事項，明確問題與不足，確保驗收收尾工作能夠順利完成。

（二）建筑工程合同信息化管理的必然性

建設合同中采用數字化處理技術是建設合同管理發展的必然需要，此外，數字化建設也是工程發展的新趨勢。建筑工程各個環節都要朝著數字化發展轉變，內容主要涉及建筑工程科技的數字化應用（如GPS科技或者BIM科技）、建筑工程財務的會計信息化運用（如會計電算化系統的應用），在建筑工程中使用數字技術是目前建筑工程的主要趨勢。建設合同處理技術是非常關鍵的一部分，在建設工程施工前一定要事先簽署協議，同時在實施過程中也要做好協議管理或者變更的內容，同時建筑工程中采用數字技術也可以和建筑工程各環節互相配套，從而提高建筑工程的管理水平；另外，建筑合作信息化管理中也有合同管理工作本身的特點，其中涉及對有關檔案的查閱、管理工作、利用與保護，因為檔案資料非常機密重要，所以對合同管理也十分重要。傳統的人工管理合同方法不但花費了巨大的人力，同時又在文件登記過程中極易出現錯誤，因此也給建設工程帶來了很大風險；使用信息技術能夠降低人力成本，從而提高企業管理水平。

三、建筑工程合同信息化管理的主要優勢

（一）協同應用的效能大幅提升

建筑企業信息化的一個關鍵環節是建立統一的簽約系統，由合同管理員將簽約信息資源直接錄入系統，建筑施工單位的各部門均能夠在所需要文檔的注冊信息中查找信息資源，便于簽約應用，從而達到了簽約信息的資源共享。此外，建筑管理人員在整個建設管理過程中，還能夠隨時隨地使用施工文件，以此提升了協同應用的效能。

（二）提高工程審批的效率和公正性

合同在訂立流程中必須十分謹慎，很多條款直接關聯到客戶的權益，所以在合同制定與處理流程中，要求建筑工程企業各個部門進行仔細審核，以確保合同制定科學合理。一般企業在審批流程中，文件交接花費了大部分時間，信息化處理中，企業各部門負責人和上下級人員在開展文件審查評估的流程上能夠同步完成，提高合同處理的透明度，不但做到透明公開，同時提高文件審批工作效率。

（三）實現合同管理工作信息化

在傳統工程合同管理流程中，因為工程建設工期相對較長、外部環境影響因素也相對較多，所以往往涉及合同索賠、調整等問題，因此管理人員很容易在工程合同周期的管理流程中發生故障。信息化管理人員能夠根據系統對約定的支付過程和變更索賠流程加以錄入、描述和數據分析，以便更有效做好合同管理工作。

四、建筑工程項目合同管理的問題

（一）合同管理制度不健全

合同是訂立雙方之間權利義務關系的重要規范依據，如果訂立了雙方就應該根據所約定的條件和要求而加以充分履行，但是因為目前合同監管體系并不健全，所以出現了一些個人行為來履行的合同，從而不能合理地加以控制。企業在合同全面管理工作中，對于《民法典》內的重要規定，有時會忽視或不完整地履行，沒有重點，容易出現合同執行困難的問題，這都是由于合同管理制度的不完善所導致。

（二）合同雙方缺失法律意識

在進行建筑工程合同監督管理的過程中，最常出現的問題是簽約當事人法律意識淡薄，目前建筑工程合同效力的保障措施還沒有健全，有些條款履行中對于約定的條文描述不嚴格和不精確，對約定當事人的權利義務描述也十分含糊，導致在簽約執行過程中出現各種矛盾與問題。

（三）合同管理人員素質不高

合同管理工作的專業性很強，而建筑工程合同的管理工作還涉及對法律法規及很多相關技術理論知識的應用，因此，合同管理者既需要掌握專業技術知識，也需要掌握有關法律法規知識。但目前有些企業只是將合同管理工作劃分給了行政業務部門，工作人員缺乏專業的合同管理、建筑技術能力，所以只是對合同進行了分類歸檔，而沒有按照企業的特點做出合理的分析，從而導致合同管理工作存在問題。

（四）合同履約程度低，違約現象嚴重

現階段，企業面臨施工合同履約程度低及違約現象嚴重的問題。按照工商部門不完全統計，全國平均合同履約率僅有50%，嚴重挑戰了合同的權威，造成惡劣的社會影響。同時，考慮到建筑市場運行缺乏規范性，有些承包商并未嚴格按照合同組織建設施工，推諉扯皮及延誤工期等情況普遍存在，不利于建筑市場的可持續發展。

（五）部分施工合同文件公平性差

制定合同的雙方應當具有公平的市場主體地位，權利與義務處在對等的狀態。然而，由當前執行的建設項目合同可知，很多條款的制定面向的是承包商需要承擔的責任及義務，極少約束發包方的行為。特別是針對發包方相關的違約責任及賠款要求等都缺乏明確性，嚴重影響到施工合同的公平性，使得后續合同執行期間難以有效處理發生問題。

五、建筑工程合同管理信息化發展路徑

對建筑合同實施信息化管理，企業可以通過信息化手段實現信息數據資料的有效共享，為建筑企業的工程管理提供信息數據支持，減少建筑公司的經營成本。工程管理的智能化發展，有利于企業對建筑施工各環節實施質量控制，從而增強施工數據的真實性與可信度，提高了施工企業的技術水平，并進一步加強企業的綜合競爭力。建筑合同信息化管理系統，可以有效克服以往合同管理方法所存在的問題，利用現代數據技術對建筑合同數據的保存和處理，從而提高建筑企業的管理水平。

（一）創新建筑工程合同管理工作方式

建筑企業管理系統的現代化要求建設一體化的信息管理中心，對企業信息實施動態控制，從而增強建筑合同控制的實效性。建筑企業信息化管理方法，可以在整體共享的基礎上提高數字資源的準確性，進而提升其應用效果，有效改善企業的經營績效，為企業謀取更大的經濟、社會、環境效益。

（二）提高對合同管理信息化發展的重視程度

傳統合同管理工作方法所存在的缺點非常明顯，建筑工程管理者必須對之加以全面了解，才能在實踐中進一步增強企業對建筑合同管理信息化發展的重視程度。具體來說，在建筑合同管理中，企業的中高級管理人員要對建筑合同管理信息化發展更加關注，從而形成上下聯動的局面，全面提高建筑施工企業對合同管理信息化發展的關注程度。而在建筑合同管理中，企業還需要對建筑合同管理者開展必要的培訓與教學，以加深他們對有關規章制度的理解，增強其信息技術運用水平，從而進一步提高建筑合同管理的專業性。在規范合同管理工作的同時，推動合同管理工作的信息化發展。

（三）增強合同管理人員的信息化技能

為有效提高建筑合同管理的信息化水平，企業必須將走出去和引進外來人才相結合，使員工走出去并掌握先進的建筑合同信息化管理技術，同時積極吸納專業人員，以全面提高建筑合同管理信息化和綜合管理水平。在建筑企業的合同管理工作中，要利用講座培訓活動使職工們主動借鑒其他企業先進的管理經驗，從而實現提高建筑合同管理技術的目的。在錄用人員時也要立足現實需要，選用法學理論知識較豐富、對建筑工程施工的各環節情況均較為熟悉，以及掌握相應信息技術的專業人才，為推動建筑合同管理的信息化發展奠定基礎。

（四）加大合同信息化管理系統建設力度

建筑合同管理的信息化發展，離不開信息化體系建設和信息化技術手段的應用，而信息技術在建筑行業的廣泛應用，為建筑合同管理信息化體系的建設創造了機會。具體來說，就是建筑企業首先要在合同管理工作中搭建信息化系統，進一步加強對軟、硬件設備的應用力度，加強對施工現場的監視與管控，從而提升企業的綜合經濟效益。

（五）優化合同信息化管理系統的設計思路

合同信息化管理系統既是工程合同信息化管理的主要方式，也是工程控制的主要方式。合同信息化管理系統的建設理念，主要涉及如下幾個層面：合同信息化管理系統的主要總體設計任務是進行高效、智能的工程合同管理工作，對項目的施工合同、工程監理合同、物資采購合同等實施高效控制管理，以智能信息系統取代以往的傳統管理手段，可在短期內有效解決工程合同管控問題，便于使用者及時查詢和利用施工文件；在合同信息化管理系統的設置上，信息化系統要具備異地瀏覽能力，通過在手機端應用各種軟件實現在線瀏覽，便于工程使用者在不同時段、不同領域應用；在系統設置時，合同系統要能進行本地和遠程日志保存，以方便對合同的有效控制；同時系統設計使用無線連接方式和寬帶接入技術，以確保更多用戶都能夠實時進入合同系統。系統必須確保用戶在不同的網絡環境下都能夠進入系統查看和應用工程合同信息；而系統的設計也必須從安全性的角度考慮，設計時采用備份網關技術。在系統的正常工作過程中，通過工作與備用雙重網關，設定系統核心服務器的最高權限，以增強對整個網絡系統的安全防護。

六、結語

綜上所述，建筑合同管理信息化發展是與時俱進的需要，為了適應社會發展需要，為提高其現代化發展水平，企業必須加強對合同管理信息化的重視、加強合同管理制度的建設，以及培養管理者的信息化能力和創新管理方法。企業唯有實施信息化變革，并通過科學的手段，緊跟市場的發展，順應市場規律的變化，解決信息化發展前期階段的困難，主動掌握應用技術，從而達到效率的提高，推動建筑行業的良性發展。