新醫改下醫院檔案管理的改進與完善思路

濟寧醫學院附屬醫院 梁峰

檔案管理對于醫院工作的開展至關重要，醫院的檔案中除了患者信息外，還有所有醫務工作者以及醫院發展的相關記錄?，F階段，我國各醫院在發展過程中的規模都在不斷擴大，醫院每日接診的患者越來越多。在這一過程中，醫院的業務范圍也在不斷擴大，如果不能對其進行有效管理，可能導致醫院的工作出現混亂。因此，為了保證醫院的工作能夠有序進行，必須通過科學有效的方式保證檔案的安全性和可靠性，如此才能夠推動醫院進一步發展。

一、醫院檔案管理的重要性

自醫院成立以來，檔案管理工作就伴隨著醫院的發展，檔案管理的內容包括醫院的發展、各項軟硬件設施的更替以及相關的制度及醫療經驗等。除此之外，一些醫院的檔案中還記載了一些優秀員工的事跡，這對于醫院更好地樹立形象、引導醫院各項工作的開展有著重要作用。除此之外，檔案中還詳細記錄了醫院各項日常工作的開展情況以及對于醫務人員業務工作開展的指導[1]。落實檔案管理工作能夠更好地為醫院的未來管理工作提供依據。在如今的背景下，各類先進技術的應用使得傳統的手寫報告被電子化的檔案管理方式所取代，管理人員只需要通過對計算機進行操作就能夠對于患者進行周期性觀察，這一過程為醫院節省了大量人力和時間，使得各項工作能夠更加有序地開展，同時也為患者提供了更加有針對性的服務，患者對于這樣的服務方式也更加滿意。此外，隨著我國醫院規模的擴大，醫院接待的患者數量也在不斷增加，但醫院的醫護人員卻十分有限，在為患者提供服務的過程中，很難做到讓每一位患者都滿意，這就導致醫患關系十分緊張的局面。近年來，我國發生的醫療糾紛事件越來越多，檔案作為記錄醫療信息的關鍵，能夠解決大部分醫療糾紛，保證雙方的合法權益[2]。因此，檔案管理不僅僅能夠幫助醫院提高自身工作效率，更能為醫院維護自身的合法權益提供依據，有利于醫院的長遠發展。

二、醫院檔案管理工作現狀

（一）對于檔案管理重視度不夠

根據現階段各醫院的檔案管理情況來看，醫院在對檔案進行管理的過程中還存在著較多問題，這導致檔案無法在醫院發揮其真正的價值，對于醫院的可持續發展產生了一定的影響。檔案管理工作是醫院經營活動中的一項基礎工作，這項工作本應引起醫務人員和管理者的重視，但在實際的工作中卻恰恰相反，許多醫務人員及管理者對于檔案管理工作缺乏有效的認知，不重視該工作，這也就導致了在檔案管理工作中權責不明確的問題。醫院的檔案管理工作與其他企業的檔案管理工作存在較大區別，要對其進行管理，需要管理人員具備一定的醫療知識[3]。除此之外，還要求檔案管理人員具備計算機操作和檔案管理能力。只有具備這些能力，在檔案管理工作中才能夠更好地開展相關工作，而一些醫院在對檔案管理人員進行招聘時并未考慮這些因素，這導致檔案管理人員大多不重視檔案管理的工作，缺乏對檔案管理正確認知，對于醫院各項工作的開展也存在認知不足的情況，檔案管理工作的價值很難發揮。一部分檔案管理人員還存在思想較為陳舊的問題，認為檔案只能記錄醫院過去發生的事情，對于推動醫院的進一步發展并沒有實際作用，因此未重視檔案管理工作，這一思想嚴重阻礙了醫院檔案管理工作的進一步開展[4]。

（二）資金投入不足

在對檔案管理的過程中，由于檔案管理人員對檔案管理不夠重視，導致在檔案管理中缺乏工作的統一性和標準化，同時也缺乏較為完善的檔案管理制度，這就導致檔案無法得到充分有效的利用。對于檔案的管理其實是一項較為復雜的工作，其中涉及較多的內容，并且資料的保管時間較長，不同資料的保管狀態也存在著較大差異，要對這些資料更好地進行管理，就需要醫院建立適合自身的檔案管理體系，配備相應的設施設備，如此才能保證檔案管理工作的有效進行，做到檔案管理工作的科學化[5]。由于醫院對于檔案管理工作的不重視，導致對檔案管理投入的經費非常有限，這就導致在該工作的開展中軟硬件條件基礎相對較差，同時在檔案管理中缺乏有專業知識的高素質人才，這也使得檔案管理的信息化發展受到了阻礙。一部分醫院甚至沒有制定相應的規范和標準，這也導致了醫院檔案管理工作混亂的情況，軟硬件配套設施設備的缺乏使得醫院無法對自身的資源進行有效利用，進而對醫院檔案管理的整體信息化進程造成了阻礙。

（三）管理制度不完善

如今多數醫院在檔案管理工作開展中都存在缺乏較為完善的管理制度的問題，許多醫院在開展檔案管理工作時，并未建立起相應的監督制度，這也導致許多醫務人員和患者的信息在管理過程中被泄露。此外，由于缺乏較為完善的制度，管理人員在管理時缺乏統一標準，存在歸檔不及時和管理較為困難的現象，還有一部分檔案存在著字跡潦草、無法辨認、內容遺漏的問題，這些對于醫院檔案管理工作的進一步開展非常不利。由于缺乏相關監管，往往會出現同一份檔案由多個部門共同管理的問題，這不止降低了檔案管理的效率，也使得醫院的資源無法得到較為有效的利用[6]。

（四）現代化管理水平較低

現階段，大部分醫院都未能針對自身的檔案管理建立專門的管理部門，一部分醫院還存在檔案儲存庫不足的問題，甚至會發生文件丟失或是被刪除的情況，這些都使得醫院的文件檔案不夠全面。除了醫院的日常統計工作以外，醫院每年還會額外進行一次年終總結，這些總結的數據均來自各部門的統計表。面對這樣龐大的數據，檔案管理人員的工作量會突然增大，在人工操作的過程中難免會出現數據錯誤以及文件丟失等情況，這顯然不利于醫院對于自身的發展進行總結，也不利于醫院對未來的發展進行規劃。

三、檔案管理工作的改進方向

在新醫改政策的背景下，醫院檔案管理工作要在完善檔案信息的基礎上，以保證信息的安全性為原則開展檔案管理工作。檔案管理工作中應以內網的形式開展相關工作，如此才能保證檔案的安全性，避免檔案泄露[7]。檔案管理人員需要具備較高的職業素養，嚴格執行保密原則，通過各種現代化的技術手段，幫助醫院建立更為封閉、獨立性更強的檔案管理系統，在這一系統中可以設置相應的權限，對于未能授權的用戶禁止進入系統。除此之外，對于檔案的管理還應秉持一體化原則，進一步加強檔案管理工作，并改變傳統的思路，將創新的理念融入管理制度的建設當中，進而使檔案管理工作更加完善，除了要促進檔案管理工作的電子化發展，對于紙質的檔案文件也要保留，如此才能夠做到紙質檔案與電子檔案的一一對應。傳統的檔案管理大多通過人工記錄的方式進行，在建立檔案管理的信息化系統后，對于這些原始的數據也要保留下來，保證紙質檔案和電子檔案并存管理。紙質檔案是電子檔案的原始憑證，只有保護好原始憑證，才能更好地提高醫院對于檔案的利用率。

四、醫院檔案管理工作的改進思路

（一）明確歸檔的范圍

在新醫改政策的不斷深化下，醫院要做好自身的檔案管理工作，首先需要對檔案的歸檔范圍進行明確，不斷將新醫改的相關要求融入檔案管理中，進而更好地采取相關措施，開展檔案管理工作。醫院的特殊性質決定了醫院的檔案管理范圍非常廣泛，其內容不止包括對于醫務人員的宣傳報道，還包括醫院內部的各類通報批評及記過等，這些都需要被詳細記錄在醫院的檔案中，終身跟隨。除此之外，醫院檔案中還包括大量的患者信息，因此，必須采取有效措施對其進行管理，并根據自身的具體發展情況制定相應的檔案管理制度及規范。

（二）做好前期的信息收集工作

醫院要開展檔案管理，對于信息的收集和歸納是最為基礎也是最關鍵的內容。只有做好前期的材料收集與規劃的工作，醫院的檔案管理工作才能夠更加充實。檔案的收集是一個持續性的過程，在這一過程中會有更多的新材料加入，就好比是一個不斷運動的過程，在這一過程中，會有源源不斷的人員加入，一直到運動人員畢業這一過程才會結束，最終才會形成醫院的檔案。對于一些獎杯或是錦旗等不能夠被放入檔案袋中的重要資料，可以通過照片的方式進行儲存。除此之外，檔案是對醫院內發生的所有事情進行整合，但由于醫院部門眾多，在對檔案進行整合時，信息的來源較為分散，因此還需要加強對于檔案資料的整合，提高檔案管理人員的檔案管理意識，加強對于基礎資料的收集和歸納工作。在一些部門較多的醫院，可以將檔案材料的收集及整理交由醫院各部門負責，在整理后再上交給檔案管理處。檔案管理工作的內容非常繁雜，因此需要醫院各部門聯合起來進行管理[8]。通常情況下，醫院的檔案管理工作只有在每年年末才會進行整理和歸納，但由于整理不及時，會導致一些資料的遺漏或缺失。因此需要縮短對于材料的整理和歸納時間，可以將一年一次改為一月一次，這樣既能夠減少檔案管理人員每次的工作量，又能夠及時對一些材料的遺漏或缺失進行彌補，進而更好地保證檔案的完整性和可靠性。

（三）采用先進技術做好編排工作

信息收集完成后，就需要對信息的完成度及正確性進行分析?，F階段醫院的所有檔案都有相應的電子備份，在對人員的信息進行錄入時，也是通過掃描錄入的方式進行，對人員信息進行錄入后會生成圖像文件。因此，如果在掃描過程中發現文件存在破損或殘缺的問題，需要立即對其進行修理，以確保文件的完整性。對于現代醫院而言，借助計算機錄入是做好信息化檔案管理工作的必要前提。現階段，保證醫院對檔案資料進行編排，就必須保證檔案資料的完整性和準確性，在完成編排工作時，也要遵循一定的規律開展編排工作。在編排過程中，既要注重頁碼的連貫性，也要注重目錄與頁碼相對應，如此才有利于后續的查詢和使用。醫院檔案管理人員作為檔案管理的主體，最主要的任務就是做好檔案管理工作，提升檔案的收集和處理效率，進而使檔案能夠發揮其重要作用，促進醫院的持續發展。在醫院檔案的信息化、電子化發展過程中，檔案管理人員要積極利用數據挖掘等先進的手段，將檔案的信息資源轉化為結構化的數據，借助大數據技術使檔案的核心價值得以發揮。如今，快遞行業已經實現了機器人自動分揀的功能，在醫院的檔案管理工作中也可以借鑒這一思路，將類似的分揀系統運用到檔案的收集歸檔中。當工作人員需要調取某一位患者或是員工的檔案資料時，只要在電腦上輸入姓名，這位員工或患者的檔案帶就能夠自動傳送到工作人員手中。如果能夠在檔案袋內投放這樣的半自動技術，那么醫院檔案管理效率必然能夠得到快速提升，這種方式也能夠減少由于人工操作而產生的誤差，進一步提高檔案管理質量。

（四）建立完善的管理制度

檔案編排工作完成后，就需要工作人員對檔案的準確性進行檢查，并對其中有問題的檔案進行修改，在檢查工作完成后，再對檔案進行裝訂。在對檔案進行裝訂時，要注意幾項基本原則，首先，注重三孔一線，裝訂線的位置應在檔案的左側，并且在裝訂時不能壓字，這是檔案裝訂工作最基本的要求。在歸檔工作完成后，就需要建立完善的檔案借閱制度，如此才能夠更加科學地對檔案進行管理。在新醫改政策的背景下，醫院對于檔案管理工作的開展有利于促進醫院其他工作的順利落實，因此，醫院更應加強對檔案管理的支持和投資力度，以保障檔案管理工作能夠更好地開展，這對于醫院的發展有著重要作用，醫院也應在內部加強對于檔案管理重要性的宣傳，使醫院上下都能夠重視檔案管理工作，形成全員參與檔案管理的良好氛圍。與此同時，醫院需要引進和培養優秀的檔案管理人才，進一步對檔案的管理制度進行完善。由于檔案管理涉及醫院所有的部門，因此更應制定更加科學的管理方式，對其進行集中、統一的管理，通過嚴格的制度保證檔案管理工作的規范性和科學性，對管理制度的完善，有利于檔案管理工作在后期的順利實施。

（五）提升管理人員的檔案管理意識

在醫院檔案管理工作的開展過程中，若想進一步提升檔案管理工作的效率和質量，就必須增強管理人員的工作意識和責任意識。只有管理人員注重檔案管理工作，自愿投入到檔案管理工作中，檔案管理工作才能夠順利開展。管理人員才能自覺完成各項工作。檔案管理水平的提升取決于答案管理人員的自身能力。所以，醫院在招聘檔案管理人員的過程中，必須通過相關考核，審查應聘人員的專業能力及思想素質，在管理人員正式入崗前，還要對其進行相應的崗前培訓，進一步提高管理人員的專業技能，并加強對于管理人員的思想政治教育，使檔案管理人員能夠更好地投入到工作中，幫助醫院提高自身的檔案管理水平，進而在工作中發揮其重要價值，使醫院能夠得到進一步發展。

五、結語

綜上所述，醫院的檔案管理工作是醫院所有工作的基礎，對于醫院有著重要意義。檔案管理工作是否規范，關系著檔案是否能夠在醫院的發展中起著重要作用。在如今的環境下，新醫改政策正在不斷深化，醫院的檔案管理也應隨著新醫改的相關要求而作出改變，醫院要不斷提升自身的檔案管理水平，使檔案管理工作更加完善，在新的時代，借助大數據、互聯網等新型技術，建立相關制度及政策，使檔案管理工作能夠更好地推進，在新的形勢下幫助醫院發揮更加積極的作用?，F階段醫院的檔案管理工作還存在較多問題，例如，管理人員對于自身工作不重視，缺乏相應的責任意識以及醫院投入不夠高的問題，這些都嚴重阻礙著醫院檔案管理工作的開展。因此，需要醫院根據自身的需求及實際情況制定相應的策略，只有不斷發現檔案管理中存在的問題，并采取相應的手段，檔案管理工作才能夠更好地實施。