項目檔案工作中的主要問題與相應對策

石家莊東方熱電熱力工程有限公司 宗文杰

在當前我國建筑行業(yè)全面發(fā)展的過程中，國家對項目建設工程給予了高度重視，并于2005年開始，國家相關部門把已經完成的項目融入對應的企業(yè)考核管理活動中。項目檔案管理作為項目管理活動中不可或缺的一部分，整合了項目全生命周期各個環(huán)節(jié)管理信息的工作，是保證項目建設工作順利完成的前提要素。

一、項目檔案工作的特點

項目檔案是指固定資產投資項目在提出、立項、規(guī)劃設計、施工建設、竣工驗收等過程中形成的各種具備使用價值的資料、文件等，通過各種方式進行保存和記錄。

為了更好地完成項目檔案工作，需要確定工程建設目標、工程建設周期、工程建設規(guī)模，做好相應的管理工作，嚴格按照國家法律政策要求，對建設過程進行有效約束，從根源上減少不必要問題的出現(xiàn)。項目檔案是項目建設過程中各種數(shù)據(jù)信息的原始記錄，展現(xiàn)出了全面性、專業(yè)性、動態(tài)性等特點[1]。在開展項目檔案工作的過程中，需要保證檔案信息的完整性、準確性、全面性，其特點是資料比較多，覆蓋范圍廣，指導性強、管理難度大、對項目檔案驗收要求嚴格。根據(jù)項目檔案工作的特點，需要思考檔案管理部門在企業(yè)中的價值，順利完成項目檔案工作，制定相應的工作計劃，優(yōu)化應對措施，結合實際情況，保證項目檔案管理的規(guī)范性和專業(yè)性，有效提高項目檔案工作水平。

（一）責任重

作為項目建設中的重要因素，項目檔案形成在整個項目建設的各個環(huán)節(jié)，能夠真實地展現(xiàn)出項目從提出、立項、設計規(guī)劃、施工建設、竣工驗收、后期投用各個環(huán)節(jié)的內容，其形成過程進一步反映了與項目活動對應的運動規(guī)律，是項目建設的成果，是無法取代的關鍵產物。所以，項目檔案不僅承擔著記錄整個項目建設過程的職責，同時也肩負著為科研生產提供服務的重要使命，是項目建設與管理的前提依據(jù)。

（二）難度大

一方面，檔案資料比較分散。因為項目法人和設計人員、施工人員、監(jiān)理人員、上級地方等專業(yè)管理部門人員之間存在著一定的聯(lián)系，人員流動性比較大，涉及的專業(yè)內容較多，導致項目檔案資來源多樣化，在一定程度上給項目檔案資料采集與整理工作增添了難度。另一方面，項目檔案體現(xiàn)出一定的周期性。項目周期性管理特點使得項目各個環(huán)節(jié)都要嚴格按照約定的要求進行，保證在規(guī)定時間內順利完成。在這種情況下，項目檔案工作需要和項目建設各個環(huán)節(jié)保持同步，做好追蹤調查工作，高效配合，防止出現(xiàn)脫節(jié)問題。除此之外，管理相對比較復雜，因為項目檔案涉及的內容比較多、數(shù)量大，載體相對比較復雜，需要根據(jù)項目檔案的實際情況和形成規(guī)律，采取對應的管理方式和對策，迎合其多樣化特點，這在一定程度上讓項目檔案工作變得更加困難[2]。

（三）要求高

對于項目檔案來說，作為項目管理、工程竣工驗收、生產運行、維修管理、對項目改造進行審核調查的依據(jù)，可以給項目建設正確判斷和科學決策提供數(shù)據(jù)參考，是維護項目資產與知識產權的關鍵，更是保證項目穩(wěn)定運行和科學管理的前提，是項目建設發(fā)展過程中的重要資源。對于項目檔案來說，是否真實、完整在一定程度上將會給項目檔案工作質量和結果造成一定影響。

（四）分布廣

開展項目檔案工作并非是一個獨立的管理系統(tǒng)，項目檔案是一個匯集了整個工程建設過程各項信息的載體，涉及的內容比較多，容易受到各種因素的影響。所以，要想更好地完成項目檔案工作，需要各個部門配合進行，其中包括項目領導、項目負責人、項目管理人員、項目施工建設人員、項目技術人員等，都要對項目檔案工作要求有充分的了解，并且要求項目檔案工作人員掌握充足的專業(yè)知識，具備一定的專業(yè)技能，通過科學協(xié)作，形成一個多方參與的項目檔案管理工作機制，在各級人員的配合下，保證項目檔案工作順利完成。

二、國家對項目檔案工作的要求

為了讓項目建設工作有序進行，真正做到有章可循、有據(jù)可依，保證項目建設全過程得到科學管理，順利完成建設目標，防止因界面不清晰出現(xiàn)問題后各個部門相互推卸責任，需要加強項目建設與項目檔案管理體系建設。例如，結合項目現(xiàn)場具體情況，完善項目管理機制，科學劃分各個部門的工作職責，確定好職能部門之間的關系，各司其職。與此同時，明確項目建設的整體要求，完善相應的獎罰措施，把文件材料通過立卷和歸檔的方式融入各個部門職責中，將其當作一個支撐性的文件，并且優(yōu)化項目文件歸檔管理細則，完善項目檔案管理體系，確定檔案管理對策，重點對各個立卷部門建檔過程進行監(jiān)督管理，要求嚴格按照歸檔內容和歸檔時間完成相關工作，并且建立設備、材料管理合同機制，在確定工作職責的同時，協(xié)調好各部門之間的關系，保證項目檔案管理工作順利進行，快速完成工作目標。

（一）依法建立健全項目檔案

結合我國相關部門發(fā)布的基礎設施工程質量管理要求，各個項目建設都要嚴格按照國家法律標準完成建檔工作，并且加強相關工作體系建設。從項目籌劃到項目竣工驗收完成，各個環(huán)節(jié)的文件資料都要嚴格按照國家法律標準進行采集、整理和歸檔，項目檔案管理部門及相關工作人員應該將工作職責落實到位，對于失職的工作人員，可以結合實際情況依法處理[3]。

（二）提高對項目檔案管理重要性的認識

國家檔案管理部門在發(fā)布關于基礎設施工程質量管理的過程中，要嚴格按照國家法律標準完成建檔工作，并對項目檔案進行科學管理。在項目質量管理中，項目檔案管理作為重要內容，在國家基礎建設中發(fā)揮著重要作用，各級檔案管理部門需要給予此工作高度重視，嚴格按照相關要求做好項目檔案管理工作，為項目建設和發(fā)展提供專業(yè)化服務。通過加強項目檔案科學領導，科學劃分檔案工作職責，將其融入工程質量領導責任機制中，并且把項目檔案管理滲透到項目法人責任制度范疇內，優(yōu)化項目檔案管理流程，創(chuàng)新項目檔案管理對策，保證項目檔案管理工作順利進行，有效提高檔案信息的完整性和真實性。

（三）加強項目檔案驗收和管理考核

國家相關部門在發(fā)布的項目檔案驗收管理政策中明確表示，項目檔案驗收作為項目竣工驗收中重要的組成部分，沒有經過項目檔案驗收或者項目檔案驗收不通過的，不可進入或者開展項目竣工驗收工作。通過做好項目檔案管理工作，和項目建設工作同步落實，項目建設部門需要把項目檔案管理工作融入項目建設管理活動中，科學劃分項目檔案管理職責，完善相關人員的工作責任機制，并對其進行全面考核，從根源上減少項目檔案工作中的問題，提高項目檔案管理水平。

三、項目檔案工作目前存在的問題

隨著固定資產投資項目管理更加規(guī)范和專業(yè)，國家對固定資產投資項目檔案工作提出了嚴格要求，項目檔案需要從項目立項環(huán)節(jié)入手，到工程項目竣工驗收結束，直到后期投放，整個過程都要做好項目檔案收集、整理等工作，對項目檔案管理提出一系列要求，如果在實際工作中沒有嚴格按照相關要求操作，必然會產生一些問題。當前項目檔案工作中常見的問題有以下幾點：

（一）組織領導方面認識不到位

領導人員的重視度會對項目檔案工作的實施起到一定影響，一些單位領導對項目檔案管理重視度不夠，沒有意識到檔案工作的必要性，組織落實不到位職責劃分不清晰，沒有構建完善的項目檔案工作機制。在項目開始之前，沒有把檔案工作納入項目管理活動中，在項目建設過程中，檔案部門也沒有全面參與項目立項、規(guī)劃設計、施工管理等環(huán)節(jié)，無法實現(xiàn)對項目檔案形成和管理過程的科學指導。在項目完成后，對項目檔案歸檔缺少有效的激勵和考核，因為檔案不可再生，即便采取相關措施進行處理，也無法獲得理想的效果。

（二）規(guī)章制度方面不夠健全

一些單位在項目檔案規(guī)章制度建設方面表現(xiàn)出薄弱性的特點，沒有嚴格按照國家相關要求和法律標準制定對應的項目檔案管理機制，在項目檔案形成一定量以后，在項目檔案整理、開發(fā)過程中缺少一套專業(yè)化的指導依據(jù)，沒有建立部門及人員責任機制，缺少專業(yè)化指導，相應的考核和獎罰制度也不完善[4]。

（三）人才隊伍建設培養(yǎng)力度不夠

隨著各個單位在用人、考核、激勵方面的工作體系改革優(yōu)化，相關部門和編制開始漸漸被壓縮，人員流程性比較大，一些單位檔案部門沒有獨立設置部門和人員，檔案工作逐漸被弱化。因為相關人員比較少，檔案工作規(guī)模大，檔案人員需要把大量時間和精力放在事務性工作上，缺少學習的機會，導致檔案從事人員專業(yè)水平和綜合素養(yǎng)比較低，無法滿足項目建設發(fā)展要求，使得項目檔案管理比較隨意，影響檔案工作效果。

四、強化項目檔案工作的相應對策

為了讓項目檔案工作朝著專業(yè)化、規(guī)范化的方向發(fā)展，需要加強檔案工作體系建設，從行業(yè)管理的角度出發(fā)，結合實際情況，采取一系列對策。

（一）在項目整體竣工驗收前實行項目檔案專項驗收

結合我國相關部門發(fā)布的項目檔案驗收管理要求，各個單位在上級公司開展項目竣工驗收工作之前，需要做好檔案信息的自檢工作，自檢通過后，相關部門需要在項目竣工驗收前兩個月向上級檔案部門提交驗收申請，并做好專項驗收準備工作，由檔案組織部門人員負責對項目檔案進行科學驗收。驗收通過以后，由驗收部門在項目檔案驗收評審表中認真填寫驗收意見。相關部門需要把檔案部門簽字審核通過的檔案驗收評審表當作項目竣工驗收的依據(jù)，反饋給建設主管部門進行審核。項目檔案專項驗收沒有通過的，需要由驗收部門提出相應的整改意見，要求項目負責人在項目驗收竣工之前進行整改，并結合實際情況進行復查[5]。通過項目檔案專項驗收的，及時找到存在的問題并進行處理，保證項目整體竣工驗收工作的順利進行。

在今后的項目檔案管理過程中，應將其提前納入項目建設過程中，從根源入手，做好過程管理工作，結合項目建設要求和各個環(huán)節(jié)的實際情況，做好檔案信息采集、整合與驗收工作，保證檔案信息質量。

（二）在項目檔案專項驗收工作中實行項目經理負責制

現(xiàn)階段，項目檔案專項驗收工作已經全面開展，嚴格按照相關要求和標準將其落實到位。結合目前的情況，根據(jù)項目檔案驗收工作要求，對項目負責人和建設部門的相關人員進行層次上的劃分，定期開展相關培訓工作，培訓考核通過的人員才能參與到項目檔案專項驗收活動中，讓項目檔案工作變得更加規(guī)范和專業(yè)。

（三）堅持執(zhí)行項目檔案管理登記制度

企業(yè)需要建立完善項目檔案管理登記機制，凡是新建設、在建設、竣工收尾的工程項目，認真填寫項目檔案管理登記報表，及時了解項目檔案管理情況。對于新建項目，需要在施工的六個月完成填寫工作，在建以及未竣工驗收的項目，每年填寫一次，同時在每年3月之前提交給相關部門。

項目檔案登記工作是項目檔案專項驗收的重要依據(jù)，建立完善的項目檔案管理登記機制，可使檔案管理更加規(guī)范和專業(yè)，并且給檔案管理部門提前參與到項目管理活動中提供依據(jù)，讓檔案管理和項目管理同步發(fā)展。

（四）實行項目檔案信息反饋、通報制度，表彰先進

要想更好地完成項目檔案工作，檔案部門需要加強項目檔案信息反饋、通報管理機制，對項目檔案驗收過程進行科學監(jiān)督與指導。通過簡報的方式匯報各個項目的檔案工作進展情況，定期對各個部門在項目檔案工作中的表現(xiàn)和成績進行評價與公布，開展表彰先進工作[6]。

（五）加快推進行業(yè)檔案專業(yè)人才隊伍建設

一方面，在企業(yè)內部選擇一些專業(yè)水平高、工作經驗豐富的人員從事檔案工作，另一方面，加強專業(yè)培訓，考核通過的人員將會積極參與到企業(yè)項目檔案專項驗收活動中，積累經驗，并且適當對專兼職檔案員開展各種專業(yè)化培訓活動，不斷提高相關人員的專業(yè)水平和素養(yǎng)，促進行業(yè)檔案專業(yè)人才團隊建設與發(fā)展。

五、結束語

總而言之，通過全面開展項目檔案工作，能夠給企業(yè)檔案管理水平的提高和發(fā)展提供支持，促進檔案管理理念和模式的改革。通過加強項目檔案科學管理，優(yōu)化檔案管理工作流程，讓項目檔案滲透到項目建設的各個環(huán)節(jié)，為項目建設發(fā)展服務。通過做好項目檔案工作，完善信息交流體系，建立項目管理平臺，可以將項目檔案自身的價值充分發(fā)揮出來，有利于企業(yè)更好地發(fā)展。