關于加強單位人事檔案管理工作的思考

海政人力資源保障中心 李靜

新形勢下，事業單位的發展壯大離不開人事檔案的有力支持，通過對檔案信息的深入剖析，輔助人力資源管理決策的制定，挖掘優秀人才，制定長效人才培養機制，打造高素質的人才隊伍，顯著提高單位人力資源利用效率，維護單位運營發展的穩定性。可是受到傳統思想觀念的制約，人事檔案管理制度不夠健全，信息化建設較為落后，檔案管理人員的專業素質較低，嚴重影響了檔案信息的開發利用，給單位發展造成了不良影響。為了打破這一局面，需要單位全體成員明確人事檔案管理工作的實施價值，踴躍參與到實踐工作中，革新管理制度和方式，促進人事檔案的規范化、信息化管理，為單位的可持續發展注入澎湃的生命力。

一、事業單位人事檔案管理工作的重要性

首先，事業單位開展招聘工作時，人事檔案可以客觀真實地反映出每個應聘者的生活經歷和工作履歷，從中挑選最為契合招聘崗位基本要求的人員，大大減輕了人力資源管理人員的負擔，新進職工能夠迅速適應工作崗位，為單位運營發展貢獻一份力量。其次，單位領導會根據人事檔案制定決策，以此為依據實施人才培訓、選拔和職位晉升，增加優秀人才數量，擴大人力資源使用效益，破除論資排輩的沉疴，確保干部職工在其位、謀其政，調動單位內部全體人員的工作積極性。最后，人事檔案是監控和管理職工的有效手段，這一功能通常是以績效考核的形式呈現，職工日常工作表現會被詳細記錄在人事檔案上，考核者透過職工檔案資料了解其在考核期內取得的成績以及是否受到過處罰，使得績效考核更加有理有據，得到職工的信服。

二、事業單位人事檔案管理工作中存在的問題

（一）缺少高素質的檔案管理人才

市場經濟背景下，事業單位所處市場環境發生了巨大變化，對各種類型人才的需求愈發旺盛。鑒于人事檔案發揮的突出作用，需要有高素質的檔案管理人才從事此項工作，以保證人事檔案管理的規范性和精準性。然而事業單位人事檔案管理工作隊伍中恰恰缺少精通檔案管理專業知識，且能夠熟練操作計算機設備和智能軟件的復合型人才，這不利于人事檔案管理工作的穩定高效開展。如今事業單位中從事人事檔案管理工作的相當一部分人員專業技能和職業道德水平較低，接受新知識、新技術需要花費較長時間，尚未樹立主動學習及參加培訓的科學意識，自身知識技能得不到更新，將人事檔案管理視為不重要的工作，草草敷衍了事，使得事業單位人事檔案的信息化建設受阻，標準化、規范化管理難以實現。

（二）人事檔案管理制度不健全，執行力較差

伴隨市場經濟體制改革的持續深化，事業單位面臨著復雜激烈的市場競爭，更加需要人才給單位注入新活力，引領單位在改革道路上全速前進。事業單位中時常會出現職工流動，檔案信息更新不及時，檔案管理人員工作態度被動，沒有嚴格遵守人事檔案管理制度落實各項管理舉措，部門之間的溝通不暢，各自為政的現象較為嚴重。目前事業單位人事檔案管理制度存有漏洞，沒有清晰描述人事檔案管理工作內容、流程、目標及檔案管理人員具體責任，在人事檔案的信息化建設方面也缺少可靠依據，導致人事檔案信息化管理系統的功能單一，運行不穩定，給檔案信息帶來了安全隱患。一旦事業單位人事檔案遭到破壞或者發生遺失，會給單位造成難以想象的損失。

（三）對人事檔案管理的認識不夠

之所以事業單位人事檔案管理工作開展過程中頻繁出現各種復雜問題，歸根究底，在于對此項工作的重要性缺乏足夠認識，將人事檔案管理擺在了比較靠后的位置，單位領導對檔案信息的查閱不細致，檔案管理人員為了應付上級檢查隨意篡改檔案信息，人事檔案在單位人力資源管理工作中發揮的作用遭到極大地削弱。人事檔案管理需要各個部門人員的積極配合，而職工提交檔案時沒有預先進行自檢，等到發現檔案信息遺漏或者錯誤時完全不知道是哪個環節的疏失，從而增加了檔案管理人員的工作強度。檔案管理人員沒有深入挖掘檔案信息價值，及時匯報他們的分析結果，僅僅將檔案信息收集、整理、歸檔列為常規工作，很少為單位管理決策制定提供有價值的檔案信息，使得人事檔案利用率處于較低水平。

（四）人事檔案的信息化建設落后

信息化建設是實現事業單位人事檔案管理規范化、高效化的必由之路，對構成人事檔案信息化管理系統的軟硬件設施有著較高要求。無紙化辦公廣泛推行的今天，盡管越來越多的事業單位將信息化建設提上了日程，但大多是將主要精力放在業務系統、財務系統等關乎單位經濟業務活動開展的系統平臺建設上，人事檔案信息化管理建設無論是前期系統構建技術資金投入還是后期運維管理，都與實際所需有著一定差距，遠不能滿足事業單位對人事檔案利用的迫切要求。與此同時，未能建設完善的信息安全防御機制，在網絡環境下運行的人事檔案信息化管理系統易于遭受來自外部的攻擊，單位人事檔案信息如果被不法分子竊取，會直接威脅到職工生命財產安全及單位切身利益。

（五）人事檔案的開發利用有待加強

實際上，事業單位人事檔案管理工作的根本目標就是要科學利用檔案信息，為干部職工培訓、調動、晉升而服務，激發人才潛能，發揮人才價值。可是從人事檔案管理工作來看，通常比較重視檔案信息的保密工作，忽視對檔案信息的利用，采用的管理措施不當，難以充分挖掘出檔案信息的價值。具體表現在檔案管理人員在人事檔案管理工作中多以信息歸納整理為主，對于干部職工的興趣、專長、能力等都疏于研究，很難全方位、全面性地展示干部職工的綜合素質能力，在擬定人力資源管理決策時毫無頭緒，使得人才隊伍建設陷入停滯。除此之外，事業單位人事檔案的利用面狹窄，僅供領導干部審核、查閱，未能貫穿于單位經濟業務活動的各個環節，影響到了人事檔案功能的展現。

三、事業單位人事檔案管理工作的強化措施

（一）提高對人事檔案管理的重視度

要想全面提高事業單位人事檔案管理的實效性，首要前提就是對相關工作予以高度重視，提供各個層面的保障，推進人事檔案管理工作規范化、信息化開展。一是組織保障，組建檔案管理部門，設置專職人員對人事檔案予以管理，確保檔案管理人員的業務能力強、責任心重、思想活躍，能夠充分勝任新時期的人事檔案管理崗位，履行好崗位職責。二是經費保障，因為人事檔案信息化管理系統的建設和運維管理要有充足的資金，檔案管理人員的培訓和獎懲也需要經濟上的大力支持，所以單位要根據預算劃撥經費，保證資金專款專用。三是技術保障，引入先進技術設備開展人事檔案的信息化建設工作，爭取研發核心系統，提高人事檔案自動化、智能化管理水平，以滿足單位不同發展階段人事檔案管理工作的新要求。

（二）加強檔案管理人才培育

為了順應大數據時代發展，必須加強人事檔案管理工作隊伍建設，提高檔案管理人員整體素質，保證他們具備良好的信息安全意識和創新精神，專業知識儲備豐富，信息素質較高，能夠將人事檔案管理工作視為終身事業，全心全意地為單位發展奉獻智慧和力量。可運用引進來、走出去的策略，采用招聘的方式獲得高校和社會上的優秀檔案管理人才，促進新思想的流入，營造良性競爭氛圍，激發檔案管理人員的危機感和責任感。邀請行業權威專家召開講座，傳授先進的檔案管理工作經驗，或者為檔案管理人員提供到兄弟單位考察進修的機會，拓寬其知識面。鼓勵檔案管理人員之間加強溝通，共同解決人事檔案管理工作中遇到的問題，將危機轉化為機遇，推動人事檔案管理工作模式不斷創新。

（三）建立健全的人事檔案管理制度

人事檔案管理工作的規范化開展對制度的健全完整性及其執行情況有著嚴格要求，事業單位人事檔案管理工作制度中應該涵蓋以下幾點內容：一是明確界定人事檔案管理工作范疇，合理分配工作職責，保證檔案管理人員各司其職，避免多頭管理、重復建設等不良問題滋生。二是檔案信息錄入時必須保證其真實性，檔案管理人員要對檔案信息進行審核，發現有疑義的內容及時與當事人聯系，將錯誤信息予以糾正、缺失信息予以補充，為后續檔案信息的利用打好基礎。三是要求事業單位的各個部門及干部職工都能參與到人事檔案管理工作中，促進檔案信息的高效采集、處理和流轉利用，打破部門信息傳遞壁壘，發揮人事檔案價值。四是對檔案信息使用不同的載體存儲，及時備份，對人事檔案保管環境進行動態監控，竭盡全力維護檔案信息的安全性。

（四）加強人事檔案的信息化建設

提高事業單位人事檔案的安全系數和利用效率，要立足于信息化建設，保證檔案信息在事業單位人力資源配置中起到應有作用。人事檔案管理要借助現代信息技術、大數據技術、云計算技術，構建人事檔案信息化管理系統，徹底擺脫人工管理局限，促進檔案信息的高速收集、歸檔和傳遞，當需要調取特定職工的檔案信息時只需在檢索框內輸入關鍵詞就能快速找到需求的檔案信息，十分的方便和快捷。創建人事檔案數據庫，檢驗職工與崗位是否匹配，基于職工的興趣愛好、職業發展需求、素質能力水平不斷優化人力資源配置，激發職工的內部潛力和工作熱情，使他們在事業單位經濟業務活動中的表現更加亮眼，從而會給單位創造更多社會經濟效益。為人事檔案信息化管理系統構建相匹配的安全防御機制，結合運用防火墻、入侵檢測技術、身份認證技術等先進的網絡信息安全技術，全方位防護檔案信息安全，堅決不給不法分子制造竊取檔案信息的可乘之機。

防火墻可以過濾從互聯網流入的信息，將具有安全隱患的信息隔離在人事檔案信息化管理系統的外部，避免文件資料攜帶的木馬病毒入侵系統，盜取和破壞檔案信息。入侵檢測技術能夠監控系統運行情況，迅速發現黑客入侵系統的行為并向管理人員發出報警信號，對檔案信息的完整性進行評估，識別單位人員是否存在違反安全策略的操作，大大提高了人事檔案信息化管理系統運行的安全性。身份認證技術是指管理人員登錄人事檔案信息化管理系統時需要輸入特定的用戶名和密碼，基于信息秘密、信任物體和生物特征進行身份認證，常見的有靜態密碼、短信密碼、動態口令、數字簽名、生物識別等形式，現已成為防護檔案信息安全的有效工具。隨著網絡信息安全技術的不斷更新和發展，單位要運用更加先進科學的信息安全技術防范各種攻擊，將主動防御和被動防御結合起來，創造安全的檔案信息采集、流轉和利用環境，以便最大化發揮檔案信息價值。

（五）強化對檔案信息保管載體和環境的管理

在單位人事檔案信息化管理背景之下，依托于系統數據庫保管檔案信息仍有不足，應將檔案信息備份在不同的信息載體中，即便出現突發狀況引起系統故障，也不會影響到檔案信息的安全性。必須確保檔案信息載體多樣性且能夠長久保存，應將紙質檔案和電子檔案并存，對手續完備、格式規范的檔案信息經過檢查確定無誤后才能歸檔，從源頭上消除檔案信息的安全隱患，實施對單位人事檔案的精準管理。合理選擇信息載體極為必要，檔案管理人員使用不同信息載體時應該嚴格遵循相應操作標準，切忌盲目操作損壞信息載體，造成檔案信息無法讀取的情況。構建智能環境監控系統，自動調節機房溫度和濕度，并始終處于恒定狀態，防止溫度高、濕度大的環境下加速計算機及硬件設備的老化，影響設備使用壽命。做好機房的防蟲、防火、防鼠、防潮等工作，定期清掃雜物和灰塵，避免各種因素對機房設備造成破壞，進而創建安全的人事檔案信息化管理系統運行環境，提高檔案信息安全系數。

（六）充分發揮人事檔案的作用

為使人事檔案更好地服務于事業單位人力資源管理工作，應根據人事檔案的使用需求、查閱特點等進行專業化、規范化的管理，將人事檔案合理分類、科學編排、及時歸檔，開發多種檢索工具，為檔案信息的精準快速查詢提供便利，發揮人事檔案主動服務的功能。定期對檔案信息進行檢查，找出人事檔案不完整、不合理的地方，在完善人事檔案的同時，深入思考當前人事檔案管理工作的現存問題，并有針對性地進行處理，提高人事檔案管理效力。人事檔案信息化管理系統與人力資源管理系統相對接，促進檔案信息在單位內部不同管理系統之間的傳遞，提高檔案信息收集和利用的效率，這對于全面落實信息化管理意義重大。可以提前設定統計分析指標，系統自動運行得到準確結果，輔助人力資源管理決策的制定。充分發揮人事檔案在干部職工考核工作中的參考價值，干部選拔、職工崗位調動均可參照人事檔案管理的考核結果，為事業單位組織結構調整提供參考意見，進一步優化事業單位人才隊伍結構，為單位蓬勃健康發展提供人才保障。

（七）加強對人事檔案的考評

明確人事檔案管理目標，遵循法治化、嚴格化的原則開展人事檔案管理工作，運用較高的標準對人事檔案管理工作效果進行考評，緊密圍繞既定考評標準、完成質量和時限要求，判斷當前工作情況是否達成管理目標，促進檔案管理人員崗位職責的貫徹落實。委派專業部門負責考評事宜，保持部門的獨立性和權威性，不受其他任何部門及領導的干擾，按照標準化的流程實施考評。堅持實事求是和公平、公正、公開原則，整個考評流程都要公開化、透明化，促使相關人員掌握考評進展，杜絕徇私舞弊現象。發揮以評促建、以評促管的作用，將表現突出的人員樹立為典型，逐步完善人事檔案管理基礎設施，強化人事檔案管理人員的責任意識，在崗位工作中加強自查自評，積極運用新方法、新模式開展人事檔案管理工作，妥善解決潛在問題，推動人事檔案管理工作的創新發展。

信息時代的到來及市場經濟體制改革使得事業單位轉型發展面臨著極大的挑戰，對于單位人事檔案管理工作創新提出了迫切要求。事業單位全體人員都要明確認識到人事檔案管理工作的必要性，加強思想觀念的轉變，并主動參與進來，配合做好人事檔案管理工作。單位領導也要健全人事檔案管理制度和相應保障機制，積極開展信息化建設工作，培育高素質檔案管理人才，從而充分發揮人事檔案的價值功能，為事業單位的可持續發展保駕護航。