大數據時代事業單位人事檔案管理策略剖析

四川省核工業輻射測試防護院 殷玥，朱灝淼

大數據時代的到來，對事業單位的人事檔案管理工作帶來了全新的挑戰與機遇。與此同時，傳統的人事檔案管理模式已經呈現出了明顯的滯后性。事業單位人事檔案管理要想緊跟時代的發展，就必須要充分意識到大數據技術在人事檔案管理中的應用優勢，并大膽創新，對傳統的人事檔案管理模式進行優化，將紙質檔案轉變為與時俱進的數字化檔案。

一、大數據技術在人事檔案管理中的應用優勢

（一）促進事業單位人事組織工作的順利開展

將大數據技術應用到事業單位的人事檔案管理工作中，可以有效促進人事組織工作的順利開展。首先，人事檔案管理工作的開展需要具有一定的嚴肅性、公平性以及科學性。人事檔案管理是人才管理工作質量的評估依據，也是對人才進行分析和考核的重要參考依據之一。將大數據技術應用到人事檔案管理工作中，構建數字化的人事檔案管理模式，不僅可以將人事檔案選人用人的依據作用有效發揮出來，還可以提高人才監督與培養的針對性與合理性，進而將人才的利用價值充分發揮出來，促進事業單位的穩定發展[1]。另外，將大數據技術應用到人事檔案管理工作中，還可以最大限度的降低人為篡改檔案信息的概率，提高人事檔案管理對于各種風險的抵御能力，為人事組織工作的順利發展打下堅實的基礎。

（二）促進事業單位人事檔案發展的科學性

在大數據時代下，人事檔案管理工作改革已經成為必然的發展趨勢。目前，檔案管理人員非常有必要對大數據時代的發展趨勢有一個正確的認識，在此基礎上，應積極、靈活地應對人事檔案管理工作的變革，并促進人事檔案管理的創新與發展。與此同時，事業單位還要加強現代化人事檔案管理制度的建設，加強大數據技術與人事檔案管理工作的有機融合，通過對大數據技術的合理應用，提高人事檔案管理的科學性與高效性。

（三）促進人事檔案資源的共享

在大數據時代下，各事業單位之間可以打造一個專門的人事檔案資源共享體系，并借此突出人事檔案資源的利用價值，采取相應的措施實現人事檔案的增效增值[2]。另外，在共享經濟的發展背景下，將大數據技術滲透到人事檔案管理工作中，提高人事檔案管理工作人員的信息共享意識，可以將數字化人事檔案資源的利用價值發揮到極致。

二、大數據時代下事業單位人事檔案管理工作中的常見問題

（一）人事檔案管理方式過于落后

在大數據時代下，依然有部分事業單位采用傳統的紙質檔案管理模式，以手工記錄為主，大數據技術的應用范圍非常有限。傳統的紙質檔案管理工作，具有較高的復雜性，且工作人員的工作量比較繁重，很容易在登記信息的時候出現失誤或錯誤。在后期的檔案信息查詢與處理方面也存在著較大的難度。

（二）信息化人事檔案管理機制過于傳統

信息化人事檔案管理機制過于傳統的問題，主要體現在以下幾方面。首先，部分事業單位由于預算資金有限，很難購進足量的電子設備，無法有效開展人事檔案的信息化管理工作。其次，部分事業單位在局域網布設方面也存在著一定的困難，再加上檔案管理人員數量較少，大數據技術難以得到持續的推廣應用。

（三）人事檔案信息收集渠道、收集手段過于單一

人事檔案信息的收集，是有效開展人事檔案信息化管理的第一步。但是，信息收集渠道、收集手段的單一性，卻是一個非常普遍的問題。首先，現階段的檔案紙質材料，可能沒有全面囊括員工的詳細情況，無法以此為基礎對員工的綜合素質做出準確的評價，進而影響了員工評價體系的構建。其次，在事業單位不斷發展的過程中，人事檔案信息越來越多，歸檔材料收集手段的單一性，對檔案的補充與完善產生了一定的限制。

（四）人事檔案信息的集成分析與評價體系不夠完善

人事檔案信息不僅是員工晉升發展的參考，還是事業單位從整體上進行業務素質評價的依據，是保證人才招聘、人才容留以及人才管理科學開展的基礎。如果事業單位沒有形成科學合理的信息化檔案管理體系，無法對人事檔案材料進行系統的規劃與整理，那么將很難發揮出檔案信息數據的利用價值。另外，在傳統的人事檔案管理模式下，檔案信息的集成都是每隔一段時間開展一次全員統計，不僅檔案管理效率偏低，還無法實現持續性、動態化的管理。

（五）人事檔案數據信息的填報過于隨意

在傳統的人事檔案管理模式下，檔案信息的填報以手工記錄方式為主。數據填報隨意而不規范，且沒有有力的數據支撐和評價支持。另外，還有一些關鍵、重要員工的人事檔案處于長期存放、無人監管狀態。這些檔案信息很容易遭到泄露，或者出現密級與查閱、報備等規定設置與實際不相符的情況。

三、大數據時代下事業單位人事檔案管理的優化策略

（一）增強事業單位對人事檔案管理的重視程度

在大數據時代下，只有事業單位的全體員工都充分意識到人事檔案管理工作的重要性，才能夠高質量的開展人事檔案管理工作。無論是人事檔案資料的整理，還是人事檔案資料的借閱，或者是人事檔案原始資料的保管以及人事檔案資料信息的更新，都需要以嚴格的人事檔案管理機制為基礎。只有將人事檔案管理機制落實到位，才能夠提升人事檔案信息運行的高效性與準確性[3]。例如，只有事業單位充分認識到人事檔案和報表的更新與提交的重要性與必要性，高度重視人事檔案資料的信息化管理，才能夠徹底避免檔案信息更新延遲等問題的出現。

另外，檔案管理人員責任意識的高低，也直接影響著事業單位人事檔案管理工作的開展。在將大數據技術應用到事業單位的檔案管理工作中，必須要對人事檔案管理責任機制的構建予以高度的重視。與此同時，明確并細化人事檔案管理的工作內容，落實每一位員工的檔案管理責任。

（二）構建針對性的事業單位人事檔案管理信息化系統

在大數據時代下，事業單位要想加強人事檔案管理，還需要構建相應的人事檔案管理信息化系統，提升人事檔案工作的科學性。首先，構建人事檔案數據存儲系統。檔案數據存儲主要有兩種方式，一種是網絡在線存儲方式，另一種是離線存儲方式。事業單位無論使用哪一種存儲方式，都可以達到有效存儲管理人事檔案的目的，為后期人事檔案資料有效利用打好基礎。對計算機、掃描儀等現代化設備加以合理利用，可以明顯提高人事檔案數據的存儲水平。其次，構建人事檔案管理模塊化系統。為了保證人事檔案數據瀏覽、修改以及打印的直接性與便捷性，需要確保人事檔案管理模塊化系統包含以下幾大模塊：第一人事檔案日常管理模塊、第二電子文件存盤管理模塊、第三數據采集傳輸模塊。再次，構建人事檔案查詢系統。可利用Microsoft SQL Server2008等相關軟件查詢并管理人事檔案資料[4]。這一軟件的應用，可以直接根據具體的工作需求對人事檔案數據進行錄入、檢索、查詢以及瀏覽。在局域網范圍內的權限還可以直接利用自己獲得的管理權限瀏覽、查找或者提取人事檔案數據信息。最后，構建人事檔案安全系統，通過對用戶權限管理和用戶登錄管理等方式，提高人事檔案數據信息的安全性。例如，可以在指定區域建立用戶名與口令，并劃分權限級別，防止出現人事檔案越權調閱以及其他違規違法操作行為。

（三）提高事業單位人事檔案管理的保密技術水平

在大數據時代下，事業單位要想加強人事檔案管理，還需要提高相應的保密技術水平。首先，對防火墻技術的應用應予以高度的重視，與當地的信息技術企業建立密切合作關系，使其為事業單位的信息化檔案管理設置一個優質的防火墻，加大檔案數據信息的保護力度，避免內部網絡被攻擊而使檔案信息資料遭到破壞或者泄露。之后，再結合檔案管理崗位的差異性進行訪問權限的設置。檔案的錄入、整理以及借閱權限要分別使用不同的端口。與此同時，還要對每一位員工的訪問權限進行定期的更新，避免出現某些人員濫用權限的問題。其次，在應用防火墻技術的時候，還要進行自動報警機制的設置[5]。如果發現檔案信息被外來技術侵入，則會即刻觸發自動報警機制，自動完善檔案管理保護程序。與此同時，如果發現檔案信息被病毒或者外來技術入侵，還要即刻啟動自我保護機制，加強檔案信息的保護。最后，事業單位還要完善現有的檔案管理規章制度，增強檔案管理人員的警惕性與保密意識，確保檔案管理人員可以嚴格按照相應的步驟和方法，應用大數據技術，標準化得開展檔案管理工作。

（四）優化事業單位的人事檔案管理模式

在大數據時代下，事業單位要想做好人事檔案管理工作，還需要對現有的人事檔案管理模式進行優化，加大人事檔案管理機制的創新。首先，對人事檔案管理工作的重要程度進行分析，在現有條件的情況下，盡可能設置專門的科室，并安排專門的人員負責人事檔案的管理工作，明確工作人員的管理職責、管理權限和允許范圍內的管理機制。然后在管理機制的正常運行下，根據事業單位的實際情況，對管理機制運行所產生的相關數據信息進行檢驗與分析，及時找出管理機制運行中存在的漏洞，采取相應的優化措施。其次，對事業單位的發展現狀及實際情況進行分析，并劃分人事檔案重點管理內容，做好相應的數據更新與管理工作，確保人事檔案可以滿足單位內部工作的相關需求。

（五）建設與創新事業單位人事檔案的信息數據庫

在大數據時代下，事業單位要想做好人事檔案管理工作，還需建立與創新事業單位人事檔案的信息數據庫。首先，建立與創新事業單位人事檔案的信息數據庫，可以輔助檔案管理人員對人事檔案信息進行科學合理的整理、分類、分析以及匯總，并提高核心信息的保密性，提高重要信息更新與補充的便捷性[6]。如果單位內部員工出現流動，檔案管理人員要在第一時間進行檔案資料的更新，并借此增強人事檔案信息的完整性與時效性。設置身份管理權限，確保既可以讓檔案資料借閱者瀏覽并查詢相關檔案信息，又不會出現檔案資料被遺失等問題。加強人事檔案管理流程的把控，保證人事檔案信息數據庫更新的實時性，盡可能地降低檔案信息泄露的風險。其次，事業單位的檔案管理部門要與單位內部的紀檢部門、人事部門以及勞動部門等聯合起來，提升人事檔案管理與開發的統一性與高效性，確保信息化人事檔案的管理工作要求得以滿足。各部門負責各自內部檔案的編輯與管理，然后將檔案資料統一報送至檔案部門進行審核。這樣，既可以提高數據信息更新的及時性，又可以強化各部門與人事檔案管理部門的交互性，為人事檔案管理質量和速度的優化提供保障。最后，事業單位還可以針對人事檔案管理，定期組織開展經驗交流會，邀請同行業專業的人事檔案管理專家，開設信息化人事檔案管理講座，加強大數據技術在人事檔案管理中的應用。

（六）提升檔案管理人員的專業素養與綜合素質

在大數據時代下，事業單位要想做好人事檔案管理工作，還需要提升檔案管理人員的專業素養與綜合素質。首先，對檔案管理人員進行大數據技術培訓，使其掌握大數據技術的應用技巧，可以借助大數據技術高效率的開展人事檔案管理工作。與此同時，對事業單位的業務需求進行分析，并以此為基礎進行人事檔案管理工作的優化。其次，加強檔案資料的保密管理，尤其是關鍵、重要人員的人事檔案資料，要作為事業單位的機密資料，嚴禁外傳外發[7]。再次，嚴格按照人事檔案管理的相關制度和規定，對檔案管理人員的工作行為進行要求和約束，增強檔案管理人員的服務意識，提高檔案管理人員的服務能力，確保其可以勝任人事檔案管理這份工作。最后，增強檔案管理人員的責任意識，激發檔案管理人員的工作激情與熱情，使其充分意識到信息化人事檔案管理的重要性，認識到大數據技術在人事檔案管理工作中的應用價值。

（七）拓展人事檔案的利用途徑

在大數據時代下，事業單位要想做好人事檔案管理工作，還需要拓展人事檔案的利用途徑，將其逐步發展為社會性的共享資源，增強人事檔案的利用價值。首先，事業單位要將所有的人事檔案資料分成兩類，一類是保密性檔案資料，另一類是可分享性檔案資料。對這些檔案資料的利用價值進行充分的挖掘，并借助大數據技術提升檔案資料的服務性[8]。其次，事業單位要加強人事檔案管理部門與其他部門之間的聯系，通過數據信息的共享來提高整個事業單位服務的便捷性與優質性。

四、結語

綜上所述，在大數據時代背景下，事業單位的人事檔案管理較之以前有了很大的不同。要想緊跟時代的發展，為事業單位的進一步發展提供保證，就必須要對單位內部的人事檔案管理工作予以高度的重視。而要想借助大數據技術提高人事檔案管理工作質量，就必須要使事業單位全體人員充分意識到人事檔案管理的重要性，提高檔案管理人員的專業素養。與此同時，還要構建專門的人事檔案管理信息化系統，優化和創新人事檔案管理模式，豐富人事檔案利用途徑，并實現人事檔案信息數據庫的創新。