煤炭企業檔案管理的重要性

袁小梅 陜煤集團神木紅柳林礦業有限公司

檔案部門負責檔案管理工作，所謂檔案管理指的是對企業的檔案信息進行存儲管理和利用，確保檔案能夠為企業的其他業務提供服務。在企業發展過程中，檔案管理是不容忽視的一項工作內容，檔案工作管理與服務融為一體，與企業的生產經營直接掛鉤，一旦出現問題，造成檔案管理工作質量下降或者是泄漏等負面情況，企業的經濟效益勢必會受到影響。

一、檔案管理工作對煤炭企業的重要意義

（一）有助于煤炭企業宣傳工作的順利開展

當下社會行業之間的競爭如此激烈，信息技術的發展如此迅速，煤炭企業是國民經濟發展的支柱行業，未來也將面臨嚴峻的挑戰，想要在市場經濟中贏得一席之地，占據優勢地位，企業的宣傳工作是必不可少的。但宣傳工作的開展往往和圖文資料、音頻視頻之間息息相關，這些都是必不可少的助力，因此保證檔案管理工作的質量，對于煤炭企業的宣傳工作順利進行十分有利，不僅節約了一定的人力物力和財力，還能使煤炭企業的銷售量和影響力更進一步。

（二）有利于人事工作的處理

煤炭企業屬于綜合性企業，因為涉及了比較廣泛的業務范圍和比較復雜的組織結構，龐大的員工數量和企業規模，從客觀上都要求煤炭企業必須做好檔案管理工作，而且人事在煤炭企業各個部門中是非常重要的溝通橋梁，也是員工關系的潤滑劑，做好檔案管理工作，有利于人事工作的順利展開，為煤炭企業的高質量發展奠定基礎[1]。

二、煤炭企業檔案管理問題及現狀

（一）檔案管理的方式方法落后

現代煤炭企業涉及信息化建設十分復雜，考慮的因素也比較煩瑣，因此，在實施過程管理中，會重視人員管理，資源管理和設備管理，而相對忽視了檔案管理。多數煤炭企業依然采用傳統的檔案管理方式，利用紙質的檔案記錄，由檔案部門進行分類與存儲，這種方式會消耗很多時間，需要特定的庫房，對于庫房的要求也比較高。利用人工進行查閱，費時耗力的同時效率也低下，面對信息化的時代，煩瑣的工作，利用傳統的工作方式，已滿足不了工作需求，現實生活中甚至存在一些煤炭企業根本沒有設立檔案管理室，將檔案管理隸屬于行政工作，使檔案管理監管不到位。

（二）管理人員缺乏科學認識

煤炭企業重視經濟效益，這是現階段企業的普遍現象，所以檔案管理工作很少得到重視，有的企業認為檔案管理工作對于企業發展而言無足輕重。市場的不斷變革與發展，在面對如此激烈的市場競爭環境下，煤炭企業想要創新變革，必須以效益優先、生產為主，注重自身的發展和經濟效益，但是無形資產也是資產的一部分，對于無形資產的管理也需要提高認知，檔案管理工作在企業資產管理中是非常重要的，煤炭企業要意識到檔案管理的意義、價值，對檔案管理有新的認知[2]。

（三）檔案人員的專業性不足

現代煤炭企業的檔案管理工作要求檔案人員必須要有很強的專業性，從而保障工作質量，因為管理員的綜合素質與專業能力，對于檔案管理起到直接作用。一些人員提出，檔案管理工作應高水平的規范化與標準化，所以檔案人員的能力素質和道德必須提高門檻。現實中，煤炭企業在檔案管理方面沒有專人負責，即使有也是缺乏專業管理，這些人員不僅缺少專業培訓，而且綜合素質也不高，加上企業領導，對于檔案管理并不重視，所以整個工作陷入了消極怠工的狀態。

（四）檔案管理的水平不足

企業檔案管理過程中，信息化的運用使的檔案管理工作效率和質量提升，檔案管理信息化建設涉及的面比較廣，很多煤炭企業沒有形成數字化的電子檔案管理系統。就是辦公室信息化系統完善，但數據庫的建設不成熟，容易造成電子檔案丟失，將影響企業的穩定性與安全性，此外，檔案管理工作的流程與水準方面也缺乏一定的規范性和科學性[3]。

（五）檔案管理檢索效率低、設備復雜

信息化檔案建設除了設備以外，還要有防護設備，如電腦設備要做到防火、防潮、防盜措施，在實際過程中，由于多種原因信息化建設不完整，使大多數系統都存在檢索方法，老舊的問題，缺乏二次開發，很多內容需要及時更新，檔案的管理和利用需要更快速的檢索功能來進行查閱，這是與人工查閱相比數字化管理的最大優勢，減輕人力物力的同時，提高了檔案管理的效率。如果一味地為了降低管理成本，在某些方面依賴于紙質文件，不能及時完成信息化管理，那么被損毀和被篡改，風險會越來越高，從而信息檢索的效率與管理明顯降低。

三、煤炭企業檔案管理的實踐策略

（一）加強檔案管理工作的重要程度

領導要意識到在企業中自己除了是領導者的角色以外，還應該承擔指導者的身份，在企業的檔案管理工作中付出更多的力量，所以領導要在檔案管理工作方面提供一定的支持與幫助，這對于提高檔案管理的質量而言是很重要的因素。作為企業的檔案管理人員，我們要時刻認識到檔案工作性的重要性，要在潛移默化間讓企業領導意識到該工作的特殊，一方面檔案管理人員可發揮核心人物的作用，利用自身的主觀能動性，在工作中全心全意，通過不斷的技能培訓和學習，促進自身職業能力和素養的提升，只有提高自己能力的同時，才能使檔案工作受到更多的重視，自己保持高度的責任感和飽滿的熱情來面對檔案管理，另一方面嚴謹的工作態度對于保證工作的高效性非常重要，滿懷熱情的服務，對于檔案管理人員來講難能可貴，要樹立起大局意識，及時向領導匯報檔案管理中存在的問題，定期與領導進行檔案管理的溝通，使領導對檔案管理提高重視，從而促進企業檔案管理工作更高的發展。

（二）提高檔案管理人員的專業知識技能與綜合素質

檔案管理人員必須要有扎實的專業技術和專業知識，這樣才能確保檔案管理工作的高質量發展，因此要求檔案管理人員應具備良好的專業管理技能和職業素養企業可以定期對檔案管理人員展開技術培訓，促進其專業技能的提升[4]。

同時檔案管理人員應當改變被動的工作觀念，激發管理人員的工作主動性，讓管理人員可在工作中具備主人翁意識，利用多元化管理形式實現資源的科學分配，幫助管理人員實現專業能力的不斷提升，從而為煤炭企業構建高素質的專業檔案管理人才隊伍。檔案管理人員應轉變單一化工作模式，不斷豐富自身檔案管理知識與專業技能，提高自己的管理能力，更好地滿足大煤炭企業檔案管理工作的需求。

（三）加大檔案知識宣傳力度，提高檔案工作的思想意識

檔案管理工作效率與質量的提升需要煤炭企業的領導層與檔案管理人員對該工作的充分認知，以及對企業發展的重要性，使領導可以給予檔案管理工作更多的支持與幫助，而檔案管理人員可以提高自我認知，更加忠于職守，愛崗敬業。為了提高管理人員的認知水平，首先要全面開展檔案知識的宣傳工作：（1）借助新媒體平臺全面普及新修訂《檔案法》，強化宣傳力度；（2）在企業干部會議中融入檔案法律法規的宣傳，突出檔案管理工作的關鍵性；（3）組織檔案管理人員參與當地檔案部門所開展的宣傳學習活動，強化管理人員的檔案法律意識；（4）檔案部門要積極進行宣傳，強化企業人員對檔案管理工作重要性的正確認知。其次構建完善的檔案管理網絡體系，確定檔案管理工作的分管領導、主抓領導、專職人員與兼職人員，應明確不同崗位的相應職責，確定檔案管理工作的協調性與貫通性。再次在領導議事日程中納入檔案管理工作，在年度考核中納入檔案管理指標，構建年初部署、日常檢查、半年小結、年終考核的工作流程。最后與集團檔案主管部門建立積極的交流與緊密的聯系，確保檔案管理工作能夠與時俱進。

（四）增加投入，優化設備配置

企業應為檔案管理提供良好的基礎保障，為加大檔案管理設備的投入，根據檔案管理信息化發展的要求不斷發展檔案管理應用，確保檔案管理信息化水平與企業其他工作發展水平保持同步。首先，硬件設施的投入，煤炭企業應合理設計檔案室的面積，并做好檔案室的防火防潮工作，全面配備電腦、打印機等設備。其次，引進數字化管理設備，提高檔案管理的信息化水平，利用數字化技術削減管理人員的無效操作，優化檔案管理的效率。最后，引入B/S架構的管理平臺系統，實現檔案管理智能化與數字化，提高檔案應用的便捷性[5]。

（五）統籌規劃，完善制度

科學合理的發展規劃是保障檔案管理工作持續正向發展的根基，煤炭企業應結合發展前景與發展現狀制定切實可行的檔案工作管理規劃，該規劃不僅需要具備針對性與可行性，還需要具有前瞻性與長遠性，才能夠對檔案管理工作提供指導依據與參考。用制度制定了完整科學的檔案管理方法，從而使檔案管理更規范，有序。完成檔案的收集、整理、歸檔、保管與利用，確保檔案管理工作有章可循，提高檔案管理工作的有效性與合理性。

（六）實現辦公與檔案管理的一體化發展

互聯網時代的到來帶動了煤炭產業的發展，部分煤炭企業的辦公規模不斷擴大，業務量不斷提高，煤炭企業致力于產品開發、技術鉆研與產品銷售，其運行過程中會產生更多的檔案文件，提高了檔案管理工作的難度。而隨著大數據技術在各行業的普遍應用，煤炭企業檔案工作可用智能化代替傳統的辦公軟件或手段，降低檔案文件整理、提交及歸檔等工作對管理人員所造成的壓力，避免出現檔案文件混亂或錯漏的現象。通過自動化系統可以快速整理海亮的檔案信息，還可以實現煤炭企業辦公與檔案工作融為一體，降低了煤炭企業的人力與時間成本的損耗，提高了檔案管理的質量[6]。

（七）提升數字化檔案管理水平

隨著現代科技的進步，檔案信息化應用越來越普遍，先進的設備與技術有效提高檔案智能化管理的效率與安全性，因此，煤炭企業應致力于不斷提高檔案管理的數字化水平。首先，數字化檔案管理所選擇的軟硬件應保證穩定性與安全性，盡量選擇騰訊云等可靠性高的云儲存平臺進行檔案數據存儲，并做好檔案數據備份工作。所購置的軟硬件應保障擴容可能性與性能穩定性，避免因軟硬件故障造成檔案的丟失。其次，為了提高信息化的安全水平，檔案管理信息系統必須嚴格遵守科學的操作流程與標準，設置嚴密的網絡防火墻，機房與硬件也必須提高防火水平，從而確保數字化檔案管理的應用效果[7]。

（八）重視檔案信息的安全性

隨著檔案管理工作完成自動化轉變，在信息化技術中企業檔案管理尤為重要，同時如何避免信息環境所造成的檔案安全問題、如何杜絕非法用戶訪問所導致的信息泄露問題、如何避免企業利益與知識產權因信息丟失而遭受威脅，這些問題都需要進行不斷的深思。考慮到檔案信息泄露所造成的嚴重后果，在提高規范性與智能化的同時，必須把控安全性，發揮檔案的利用價值。首先，提高信息化的有效性，對檔案工作制定標準，全面提高各中心、部門的檔案信息化安全意識，確保檔案管理人員遵守相關規定與流程，保障檔案人員遵守職業道德與操守。其次，利用信息技術強化檔案管理系統的安全性，強化對計算機的監控與維護，定期展開計算機病毒掃描，及時處理計算機及管理系統的漏洞與問題，避免病毒對信息系統的攻擊。利用網絡手段落實信

四、結語

從煤炭企業長遠發展角度考量，檔案管理工作對企業的市場定位、結構優化、戰略制定及健康成長皆具有重要意義，是保障企業穩定發展的關鍵因素。而在現代社會，煤炭企業應伴隨科技水平的提升而不斷更新檔案管理模式與智能化應用，不斷培養專業人才，提高檔案的數字化與智能化，使檔案管理工作與時俱進，為煤炭企業的持續發展提供更有力的支撐。煤炭企業的檔案管理人員應善于利用科技手段優化檔案管理工作，結合先進科學技術解決煤炭企業檔案管理問題，推動檔案管理的持續優化，助力于煤炭企業的健康成長。