大數據背景下醫療衛生事業單位人事檔案信息化建設探討

王淑先，張玲妍，牟斌

青島市急救中心綜合辦公室，山東青島 266035

人事檔案管理是人力資源管理的一項基礎性工作[1]，也是干部管理和人才管理的一項重要組成部分。人事檔案記錄了個人基本信息、工作簡歷、學籍材料、政治思想和加入黨團情況、考核及獎懲、工資變動、考察和任免職務等重要的信息資料，人事檔案管理是指人事管理部門對人員入檔材料進行采集、整理、鑒別、利用、歸檔的整個過程。干部人事管理工作離不開對干部人事檔案的審查,隨著新時期從嚴治黨的不斷深化,干部人事檔案的重要性也就越發凸顯[2]。 尤其是醫療衛生事業單位專業性強，人才流動快以及勞務派遣用工等多種用工方式的影響，對人事檔案管理信息化建設的要求更為迫切。

1 醫療衛生事業單位人力資源行業特點及人事檔案管理現狀

①醫療衛生行業是知識和技術密集型行業，醫療機構的核心競爭力及其可持續發展能力取決于醫療衛生專業技術人才的競爭。隨著新醫改的不斷深入，衛生專業技術人員的技術服務能力及專業價值得到體現，同時衛生人才跨地區流動頻繁，衛生人才的管理及人事檔案信息資源的開發利用顯得尤為重要。醫療衛生作為一個專業性強、技術要求高、與人民群眾健康水平密切相關的行業，其人力資源狀況及其可持續發展能力決定了一個醫療衛生事業單位能夠提供醫療衛生服務的質量、效率和效益。隨著醫療衛生新技術的不斷發展和應用，衛生人才需要不斷培訓和進修學習才能提高專業技術能力。而人事檔案能夠真實、客觀地反映一個人的教育背景、既往經歷和專業能力及繼續教育等情況。如何考察新招聘人員、聘期內客觀公正地評價以及合理規劃衛生人才發展戰略等，都需要加強人事檔案的信息化利用。這是順應時代發展潮流的必然要求，凸顯了干部檔案信息化管理的發展必然性[3]。

②醫療衛生人才數量龐大，人事檔案管理難度大。醫療衛生機構人才密集、總量大及人員流動加快等因素的影響，導致人事檔案管理任務重。同時，存在對人事檔案管理不夠重視，檔案管理人員配備缺乏，檔案管理不夠規范，檔案的收集、鑒定及歸檔整理不夠及時等情形。如何在激烈的人才競爭中吸引和招錄到高端、復合型、創新型的人才并留住人才，提升單位的競爭力，以及在衛生人才的合理配置、評價、激勵等方面，大數據技術的應用能極大地提高衛生人才管理效率，從而為單位的可持續發展提供人才支撐。

③醫療衛生事業單位多種用工方式導致檔案管理難度加大。受編制及機構改革的影響，醫療衛生事業單位一般都存在一定數量的編外勞務派遣人員，此類人員的人事檔案一般由人事代理機構或人力資源管理公司代管。 編外人員因不穩定、流動性大及檔案不在本單位或本系統專門的檔案管理部門管理，檔案材料存在收集入檔不及時不規范的現象，甚至出現人事檔案不隨人員流動轉遞的情況。新的用工單位錄用后有時采取建立臨時檔案的方式，與之前的檔案分離，甚至存在人事檔案零散在多個人力資源派遣公司的情況，其檔案的保管、轉遞、信息化和收集歸檔等不規范，出現部分人事檔案找不到的情形。一旦涉及到人員動態檔案信息的收集和制作，便使檔案管理員陷于繁重的工作壓力之中[4]。借助大數據技術和人事檔案的信息化建設，可及時掌握此類人員的檔案信息并及時更新，有利于此類人員的檔案管理及實現對人才的客觀評價和使用。隨著新醫改的進一步推進，以及多點執業和對高層次人才柔性引進等新情況，一名員工可在多家醫療衛生單位工作，而許多單位對該名職工的人事檔案管理，也要通過大數據分析技術手段進行動態管理。

④醫療衛生事業單位在提供醫療服務的同時擔負著公共衛生服務及維護生命安全健康的使命，在重視其從業人員的專業技術水平的同時，醫德醫風建設也應納入醫療衛生事業單位人員人事檔案管理范疇。但是從目前各醫療衛生事業單位人事檔案收集入檔范圍來看，除發生重大糾紛受到黨紀政紀處分的材料歸入檔案外，醫德醫風的日常管理考察材料一般不作為人事檔案收集范圍歸檔。

⑤醫療衛生事業單位的人事檔案信息缺乏有效利用。由于單位對檔案管理崗位的重視不足或檔案管理人員配備不足等原因，對人事檔案信息的應用主要是根據工作需要進行各種維度的統計分析，在服務人力資源管理上缺乏超前意識和主動性，在為醫療衛生事業單位提供人力資源長遠規劃、服務于衛生健康事業戰略發展上缺乏有效利用。同時，對個人人事檔案的信息利用，主要是應本人申請用于辦理公證、學歷證明等查詢需求。 大數據背景下，人事檔案的信息化管理及應用尚需進一步開發。現階段，醫療衛生事業單位的人事檔案檔案管理多僅限于將人事檔案數字化、信息電子化，在積極推進人事檔案信息化管理創新、開創高效率、優質的信息服務應用等方面還需要進一步探索。

2 大數據技術對醫療衛生機構人事檔案信息化管理的影響

借助大數據技術，可以根據需要快速檢索出需要查閱的人事檔案信息資源，并對其進行合理處理滿足自身需求[5]。大數據時代的大檔案理念應該包括3 個方面：一切歸檔成為可能、檔案管理將與信息系統相互交織深度融合、檔案工作重心加快向收集和利用兩端轉移，查找、利用、服務工作也難以滿足檔案利用者異地化、多樣化、高效化、個性化的信息需求[6]。大數據技術可以實現醫療衛生事業單位人事檔案管理實現全面的智能化，并具有人性化、個性化和動態化[7]。

2.1 大數據技術有利于提升醫療衛生事業單位人事檔案管理服務能力

傳統人事檔案管理多采用手工方式，收集、鑒別、錄入、歸檔整理以人工管理為主，且在人事檔案材料的歸集上受時間、空間上的約束，具有一定的延時性。檔案管理系統本身就是一種高智能化的現代管理模式，可對人事管理流程進行動態化、即時化管理，大大提高人事部門的檔案管理效率和質量，使人事檔案信息的價值得到充分發揮[8]。 隨著計算機技術的迅速發展以及數據模式的誕生，加強人事檔案信息化建設成為信息化時代發展的要求，能夠快速將有效的信息資源與人事檔案管理充分融合。 在當前醫療衛生機構人事制度改革的大背景下，醫療衛生人才流動頻繁，尤其是醫療衛生專業技術人員可多點執業及各醫療機構軟性引進高層次人才、勞務派遣用工等多種用工方式并存的大環境下，利用大數據技術可快速有效整理各類人事檔案資源信息，及時補充完善職工本人人事檔案信息，為各類數據的統計分析提供準確的查閱和統計。通過檔案信息化建設，將信息化技術融入到人事檔案管理的全過程，改變以往效率低下的手工管理模式，可大幅度提升工作效率，提高檔案服務質量，提升檔案管理效能[9]。

2.2 有利于醫療衛生事業單位人員檔案信息資料共享

大數據技術可以將醫療衛生機構人事檔案的共享數據資源進行整合，共同構筑醫療衛生單位間的信息共享空間，這樣不僅醫療衛生單位內部各部門之間查閱使用相關信息更便捷準確，而且醫療衛生機構之間可以分享由大量系統連接在一起而形成的醫療衛生人才的人力資源信息。同時，大數據技術的應用可以更全面系統地收集醫療衛生人才的各類人事檔案數據信息，經有關科室審核后納入到人事檔案信息化管理平臺，可以全面準確地反映醫療衛生人才的綜合素質，更好篩選和招聘需要的醫療專業技術人才，節約招聘成本，提高人崗匹配度，更好地促進人才的合理高效流動。

2.3 檔案數據安全的挑戰

由于大數據與分析等信息技術的廣泛應用，醫療衛生機構工作人員個人檔案等信息資料使用用往往會涉及人員檔案信息的泄密、丟失和篡改等問題。所以，人事檔案信息化建設在應用大數據技術時必須制定相關機制，查漏補缺，預防安全風險的發生。

3 探討借助大數據技術提升醫療衛生事業單位人事檔案信息化管理水平

人事檔案信息化建設是在人員檔案信息管理活動中全面應用現代電子計算機技術，對人員檔案信息資料進行處理、管理，并提供利用咨詢服務。通過對人事檔案信息化建設所需要的電腦、互聯網等硬件設備以及相應軟件系統的配置，做到人事檔案資源數字化、管理規范化、服務網絡化，從而做到人事檔案受理、傳遞、使用的一體化、檔案資源共享的動態管理新模式。 尤其是醫療衛生事業單位的信息化人事檔案管理平臺，采用動態化的管理模式，能為醫療衛生事業單位管理決策提供多維度、精確和有效的信息，為單位的運行和人才流動狀況提供參考。

3.1 借助大數據技術多渠道、全面收集人事檔案信息，實現人事信息與檔案系統的融合

人員檔案信息內涵的豐富性和完整性是人員檔案價值得到實現的基石，所以需要多維度、多層面地收集人員信息，確保人員檔案內容豐富全面。 在對現有醫療衛生事業單位干部檔案專審中發現，人事檔案信息內容出現缺項、錯漏、片面或重疊等許多問題，不能全面地、系統地反映整個人的成長經歷。根據現有的檔案政策，個人人事檔案一般從初中或高中階段開始建檔，在此之前的經歷幾乎沒有任何記載，未能體現個人成長的全過程。在人事檔案專項審核過程中遇到最多的問題就是在人員檔案材料中關于出生時間記載不一致的情況。如何認定出生時間，根據檔案中入團志愿書等個人最早存檔材料根本無法完全地、客觀真實地分析和判斷，通常需投入人力，花費大量時間去調查取證。 通過信息化技術手段，充分發揮信息化管理模式的優勢[10]，如通過與人事工資管理系統、干部信息管理系統、職稱評審系統、繼續教育系統等多個數據庫系統多端口收集整理人事檔案的信息，與單位內部的科教、檔案室及信息中心等部門建立人事檔案數字化信息管理平臺，及時錄入、隨時更衛生人才的職務變動、工作履歷、繼續教育、獎懲情況等動態信息，立體反映職工“德能勤績廉”情況，即時更新人事檔案相關數據信息，實現人事系統與檔案系統的深度融合，同時，也方便檔案管理部門對干部檔案的及時查漏補缺，是干部檔案信息化建設的最基本功能[11]。

3.2 共建共享人事檔案數據信息平臺，促進人事檔案信息的分析利用

實現信息化檔案數據導入后可多次查詢利用。①可以利用人事檔案數據信息進行各種維度的統計分析。在對衛生事業單位現有人力資源現狀分析的同時，及時預測衛生人力發展趨勢，為衛生事業單位的決策提供參考。②實現單位內部人事檔案信息的共享。 通過系統加密，為不同層次的人員設置訪問權限，在單位內部進行數據共享，多個端口實時查閱，為衛生人才有關材料的填報提供客觀、真實、有效的數據支撐。③單位間的人事檔案信息共享。 在大數據的背景下，醫療衛生事業單位的人事檔案利用不應僅限于單位內部，在對檔案分區為保密性檔案和可分享檔案的基礎上，實現衛生人才人事檔案的共享。如在醫療衛生事業單位引進高層次人才之前，可通過全國人事檔案信息平臺調閱擬引進人員的人事檔案信息，預判其是否符合引進條件，在節約成本的同時有效規避風險。 但是，必須建立共享權限分級管理機制，將檔案信息資源使用權限劃分出多個等級[12]，做到各類檔案信息利用者既共享又可控。

3.3 提供人事檔案信息的開發利用

在對單位內部人事檔案信息數據分析的基礎上，全面了解掌握職工的整體情況，比如年齡、職稱、學歷結構及各類人員構成等，結合醫療衛生事業單位機構改革及醫改的不斷推進，做好人力資源需求預測，為單位的戰略發展提供人才支撐。同時，通過補充完善個人人事檔案數據信息，對個人業績進行綜合研判，為人才評價、績效考核、培訓管理等提供量化數據，如衛生職稱評價引入全國衛生健康大數據管理平臺中的工作量信息，可為衛生高級職稱評價提供有關工作量、手術難度等相關評價信息，為衛生高級職稱的評審提供客觀可量化的依據。

3.4 應用新的互聯網技術完成人事檔案信息的保密

人事檔案涉及到個人的隱私信息，所以在對人事檔案的保管和使用過程中，都要嚴格遵守相關的保密規定，并強調干部人事檔案的特殊要求[13]。 在大數據技術為人事檔案管理提供便利的同時，要重視信息泄露的安全風險。 對安裝人事檔案信息系統的電腦實行內外網隔離、漏洞掃描和入侵檢測[14]等。 在線上查詢時，可根據實際應用需求分配用戶的查詢或調閱權限，對登錄的用戶進行認證。 定期對信息化設備進行系統升級和檢測，對檔案管理人員開展信息化系統使用方面的指導和培訓，做好檔案數據庫的日常管理、信息備份，存儲空間調配以及負責向有檔案查閱權限的部門分配權限秘鑰[15]。 在調閱的同時，為保證文件內容不被惡意篡改，可采用對文件加載數字水印或數字版權保護技術，為電子文檔安全提供安全防護。

綜上所述，在大數據的背景下，醫療衛生事業單位要充分認識到人事檔案管理信息化建設的重要性，充分利用大數據信息技術的先進性，發揮出人事檔案的最大價值。