高校迎新系統建設方案
——以上海民航職業技術學院為例

文/上海民航職業技術學院 譚曉東

每年9月左右的高校迎新，是一項重要的工作，人員眾多、流程復雜，涉及職能部門廣（招生辦、學生處、教委處、財務處、宿管辦、信息中心、后勤保障處）。很多高校都在積極布署智慧校園建設工作，而大數據存儲、保管、應用等功能為智慧校園建設創造極大的價值，迎新管理系統是智慧校園建設的一個基礎平臺，為推動智慧校園建設提供了良好的基礎數據服務和平臺支撐。

一、系統功能描述及架構實現

迎新系統主要是迎新當天學生通過統一認證快速、無誤地辦理已設計好的迎新環節，省時省力，快速統計報到率，提高迎新效率。系統主要對應兩大角色，分別是管理員和學生，管理員又分校管理員和系部管理員。

（一）校管理員功能描述（系統最高權限）。1.公告發布。在學生登錄終端首頁發布迎新相關細節，如將辦理流程、聯系方式、報到須知等供學生查閱參考。2.基礎數據維護。維護迎新批次：每年至少一個批次，如2021年9月迎新；維護新生基本信息，如姓名、身份證、聯系方式、錄取專業、班級等信息錄入，并可新增、修改、刪除、查詢等；維護錄入專業、班級、輔導員等相關信息，并可新增、修改、刪除、查詢等。3.迎新環節設置。設置迎新各個環節，如到校報到（身份確認）、財務繳費、綠色通道、院系報到、住宿辦理等，并決定是否啟用。4.環節明細設置。財務收費的各項明細，如學費、住宿費、軍訓費、服裝費、國防教育活動費等；綠色通道明細，如家庭困難、申請緩繳。5.迎新辦理授權。具備所有迎新環節辦理權限，可為資助中心、財務處、各院系現場辦理業務的教師授予相應的辦理權限或權限撤回，同時予以各系部查詢功能權限。6.所有統計查詢。學生登錄系統、全校報到、系部報到，各環節已辦理或者未辦理查詢、統計等。

（二）系部管理員功能描述。1.基礎數據查詢。系部新生基本信息查詢，系部新生班級名單查詢等。2.統計查詢。系部報到情況、系部各環節辦理或者未辦理查詢、統計。

（三）學生端功能描述。1.公告查看。系部新生基本信息查詢，系部新生班級名單查詢。2.基本數據維護。學生可查看自己的基本信息，修改密碼，補錄其他信息，如個人證件照、家庭成員信息、興趣愛好等。3.在線繳費。可在系統在線繳費，包括學費、住宿費、軍訓費等，也可在學校微信公共號繳費，兩邊實時同步，保持一致。4.綠色通道申請。迎新前可登錄系統申請，申請時上傳相關資料，教師在線批準。

（四）系統架構實現。系統采用B/S架構，在WEB瀏覽器端進行操作，在學生收到錄取通知書時，附上迎新系統登錄方式。系統認定身份證號為唯一認證標準，避免了用戶數據泄露，信息安全方面具備一定保證。

二、迎新流程和系統功能實現

（一）迎新流程。迎新流程設計是保證整個迎新過程有序、高效順利完成的最重要保障。以上海民航職業技術學院為例。首先是到校現場身份確認，通過身份證或者人臉識別技術確認新生身份，然后根據是否繳費情況安排后續流程。如果新生已繳費，則直接去院系報到。如果未繳費，現場繳費或者申請綠色通道。完成后再去院系報到，完成院系報到后，可入住學生公寓，整個流程結束（見圖1）。

圖1 迎新流程圖

（二）迎新系統功能實現。1.迎新準備。首先從招生辦拿到數據后，按照系統模板整理好學生信息、專業信息、導入系統，并完成分班任務，設置迎新批次、收費標準、綠色通道、迎新環節、迎新流程等。2.迎新發布。校管理員將相關通知公告、辦理流程、聯系方式、報到須知等上傳至系統供學生查閱參考，且自己可以編輯、刪除、修改、設置截止日期等。3.迎新環節、流程設置。校管理員設置迎新環節：到校報到（身份確認）、財務繳費、綠色通道、院系報到、住宿辦理等，并按照迎新流程圖設置事務辦理順序，現場辦理時必須按照流程順序為新生辦理。4.繳費數據同步。在迎新當天之前，要準備好繳費數據，已繳費學生在“財務繳費”環節應顯示“該環節已完成”。可以使用兩種方式來完此次操作。第一種，迎新系統與財務系統使用ODI技術或者WEB service 技術做集成，以學生基本信息為橋梁，系統后臺提取數據庫字段，把學生收費標準情況同步到迎新系統。迎新當天，學生在財務系統中進行繳費。迎新系統根據財務系統傳遞過來的實繳金額，與學生應繳金額進行比對，匹配則繳費成功，否則返回錯誤信息。財務系統網絡安全方面要求極其嚴格，這種方式是雙系統對接，有一定的網絡安全風險存在，系統缺少很高的網絡安全“等級保護”，不建議實施。第二種，財務系統中設置繳費截止日期，截止日期必須在迎新現場之前，截止到財務繳費系統自動關閉，導出繳費信息，按照迎新系統中模板手動處理數據后，導入迎新系統。這種方式雖然耗費一定人力和時間，但是網絡安全風險相對很低。5.編碼規范。為了規范基礎數據標準，保證基礎數據在采集、處理、交換、傳輸過程中遵循統一的規范，保證信息的唯一性和適用性，消除“信息孤島”，最大限度實現校內信息資源的共享與交換，系統建設過程中必須遵循相應的規范，遵循唯一性、可擴展性、規范性3個原則。

三、現場報到

迎新當天，現場人流大，時間緊迫，事務繁忙，現場業務辦理人員面臨很大的工作壓力。數字迎新的同時結合人臉識別技術，加速了辦事效率。

在迎新現場各個需要辦理業務的計算機上配備二代身份證識別器，學生辦理時，只需刷身份證系統就會彈出對應學生個人信息，包括身份證號、專業、班級等等。然后馬上自動跳轉至此人辦理頁面，每個辦理環節均如此，且現場辦理的流程的系部管理員可在當前頁面上看清該生上個迎新流程是否也辦理，如未辦理，提醒該生返回上一流程辦理，如已辦，點擊確認，學生即刻進入下一流程。

數字迎新能快速無誤地處理業務，但是地理環境、設備組裝、人員配置、網絡布線等因素受局限，在數字迎新的基礎上，結合人臉識別技術，通過移動APP實現移動迎新，雙管齊下，移動和PC端可以同時進行且互不影響，更加高效、快捷，并且實現移動辦理，保證順利完成迎新工作。

迎新前通知新生完成手機端APP注冊，通過人臉識別技術生成專屬自己的迎新二維碼。迎新報到時，到系部迎新辦理人員手機端掃碼即可。

教師手機APP端，需要提前以院系迎新辦理人員身份注冊，辦理現場識別生成專屬二維碼，查詢學生繳費信息，如果已繳費，且學生已上傳院系所需資料，則點擊學院報到辦理，完成該生報到。該過程移動端和PC網頁端實時同步。在不影響正確性的情況下，極大提高了迎新辦理效率。

四、迎新統計

系統將各類信息根據不同條件進行統計分析。可根據新生報到情況、系新生報到明細、新生繳費、綠色通道、報到前繳費、現場繳費等查詢現場辦理情況，各二級學院可查看本學院的現場報到情況。同時學院定制設計了校園迎新大屏，業務管理部門可以通過大屏查看新生報到的全景數據圖（如圖5.2）。通過LED大屏，學校相關部門、新生及家長都可以實時了解報到情況，實現新生信息數據的統一管理、集中共享和報到實時大數據可視化，系統實時匯總信息，同時也為管理和決策提供了依據。依托數據平臺產生的大數據，實時掌握迎新數據，及時調動資源，保障迎新過程安全、有序。系統還按照查詢條件生成對應的柱狀圖、餅狀圖等（如圖2），所有查詢結果可通過EXCEL表格形式導出，方便工作需要。通過這樣的數字化迎新，極大提高了迎新工作質量和效率，更彰顯了學校以學生為本的人文關懷和服務意識。

圖2 迎新統計柱狀圖

五、結語

信息化技術的發展為高校各項業務提供了高效便捷的方式，也促進了高校教育信息化的改革，加快智慧校園建設，真正讓數據跑起來，為學校開展后續工作奠定良好的基礎，繼而提升學校的服務水平，實現信息資源共享。通過信息化系統的實現，加強各部門之間的協作，保證學生各項數據在各個環節的一致性，為后續學生在校期間教育管理工作提供了準確的數據源。