高校人事信息管理系統在應用過程中的探討

宋 霞

（山東青年政治學院）

伴隨著信息技術的飛速發展，高校人事管理工作服務質量需要不斷提高，逐步進行信息化的轉變，高校人事信息管理系統應運而生。目前各大高校應用符合當前管理模式的人事信息管理系統，是高校實現科學規范化管理的重要維度。高校人事管理部門通過使用人事信息管理系統能夠全面匯總學校各類人員的人事信息，進一步實現對廣大教職工的人事信息進行信息化管理，加強高校人事部門與學校其他部門如教務處、科研處等處室的溝通能力，提高管理效率，在高校人事管理中有著重要的應用意義。

一、高校人事信息管理系統的組成

人事信息管理系統是建立在信息化技術的基礎之上，利用先進的計算機技術進行人事信息的科學化管理。高校人事信息管理系統能夠準確反映學校的人事情況，例如人員變動、職稱晉升、獎懲情況等，它經過采集教職工基本人事信息——存儲大量數據——基礎加工數據——復雜處理分析數據的過程，幫助人事管理人員全面掌握學校的人事工作。人事信息管理系統作為人員管理、職稱評聘、年度考核等人事工作的重要信息來源和依據，是學校人事信息化建設的重要部分。人事管理人員借助于人事信息管理系統實現將教職工人事信息的相關數據進行分析和管理的一個過程[1]。完善的人事信息管理系統能夠減少各類數據信息重復填報的工作量，提高人事管理的工作效率和質量，確保數據的“常新”和“高質”，優化高校人才配置，全面提升人事工作管理的整體水平，促進高校的和諧發展。

高校人事信息管理系統組成如下：

各類用戶管理模塊：對權限內的用戶進行管理，針對不同種類的用戶可設置不同的查詢與操作權限，在保證系統運行安全性的同時，所有種類用戶都可登錄使用信息系統。各類用戶包括教職工、各類人員、人事部門專員、師資部門專員、人才部門專員、勞資部門專員、組織部門專員和各部門人事專員等[2]。

基本信息模塊：基本信息系統是人事管理信息系統中最基礎的模塊，它主要對教職工的基本信息、崗位信息、專業技術職務信息、行政職務信息、專任教師任教信息、外聘教師信息和通訊信息等進行綜合管理。

人事信息模塊：人事信息系統是人事管理信息系統中相對綜合的模塊，它主要對教職工的工作經歷、學習經歷、家庭成員、崗位聘用、職稱信息、政治面貌、綜合表彰、社會服務、合同信息、考核信息、進修培訓、高級人才信息、教師資格信息、證書信息等進行綜合管理。

部門人事專員人事管理模塊：各部門的人事工作界面,用于本部門基本的人事信息管理工作,如修改查詢本部門職工的人事信息,向學校人事部門提交部門教職工人事信息的變動情況。

高校人事信息管理系統還包含人員變動模塊，主要包括新進人員校內手續辦理、職工調離審批等，能夠完整地記錄職工入職和離職手續的辦理過程。在人事信息管理系統應用過程中，各教職工和用戶端口及時提交和更新自己的信息，各專員及時對自己負責模塊的人員信息變更進行信息審核，達到信息入庫時準確、及時。

二、高校人事信息管理系統的必要性

高校人事信息管理系統作為一個綜合的大數據平臺，同時也是高校人事檔案信息化發展的客觀需要，能大大提高人事工作管理的效率，從而加強人事管理工作的透明度。

（一）推動人事檔案信息化的發展

人事檔案管理工作是高校人事管理工作中的一項非常重要的內容，涉及到每一位教職員工的基本信息、學歷學位、職稱職務、政治面貌、工資薪金等，內容時間跨度大、來源廣、種類多、信息繁雜等，查閱人事檔案只能通過人事檔案專員進行。傳統的人事檔案管理方式主要是收集整理紙質的檔案材料，而通過信息化管理能高效改變檔案信息的收集方式，將檔案信息進行分類，從而加大結構化、非結構化數據信息的收集，更加及時、高效，并且更有利于在辦公過程對數據信息的留痕存檔。伴隨著計算機的普及、網絡信息的快速發展，為由現代化信息管理方式實現的電子檔案的產生提供了便利。從以檔案實體為主向以檔案信息為主進行轉變，在有效保存檔案紙質材料的同時，也有利于人事檔案的快速查詢，從而減少人事專員的工作量，大大節約人員成本。各高校可以根據自己的實際情況，教職工的基本信息、學歷學位信息、職稱變動信息、職務變動等的記載都可以通過信息化的管理方式來完成，推動高校人事檔案信息化的發展，充分體現適應高校人事檔案管理方式創新的需要，同時也是發展高校人事檔案管理的必然要求。

（二）提高人事管理工作的效率

目前高校人事檔案信息化的快速增長，亟需創新人事管理工作的工作方式。高校人事檔案管理的工作方式正逐漸由被動工作方式轉向為主動工作方式。人事檔案管理員的工作主要為事務性工作，傳統的工作方式使得檔案管理員的工作量大、工作效率低，目前已不能滿足高校人事工作的需要。所以必須將傳統的人事工作方式進行創新，以便規范高效地處理人事信息。教育事業的快速發展，高校人才流動的頻率加快，進而干部任免、人員調動、信息變更等會越來越頻繁，數據的變化也會更加頻繁，數據間同時存有很大的關聯，借助于信息化的手段能夠實現數據的快速整理與分析，信息系統有針對性地提醒提示工作。人事工作人員在進行大數據分析時，能夠有針對性地快速篩選學校人事信息，從而保證數據分析的及時、準確、全面，以獲得更加有效的信息。人事信息管理系統降低了人事管理的人員成本和時間成本，從而規范了人事工作流程，提高了人事管理工作的效率。

（三）加強人事管理工作的透明度

高校人事管理的工作內容與高校每一位教職員工的切身利益息息相關，運用人事信息管理系統將人事信息進行信息化，從一定程度上能夠避免出現人事管理人員人為工作的不客觀性，管理過程細化量化多維度[3]。例如在教師職稱晉升過程中，能夠將人事系統、教務系統、科研系統中的信息同時抓取，各個系統的人員信息經過層層把關，從而增強高校人事管理工作的透明性，能夠保證公平、公開、公正的管理原則。廣大教職員工能夠快速完成信息的篩選和信息的填寫，大大降低教職員工的辦事成本，進一步推動職稱部門的職能轉變，更好地為教職員工服務、為教師員工辦實事。

三、高校人事信息管理系統在應用過程中存在的問題

高校人事信息管理系統的應用目前尚處于應用探索階段，各高校根據自身的特點，在應用過程中難免會存在一些問題。

（一）人事管理信息化意識有待提高

在大數據時代背景下，人事管理信息化早已引起了高校領導的重視，上到上級主管部門推行的全國教師信息管理系統，高校推行人事信息管理系統是必然趨勢。由于人事系統信息量大，完善人事信息管理系統，僅僅依靠人事部門人員進行錄入工作量非常大，且有的信息如“家庭成員”情況是一個動態的過程，不可能及時登記在紙質檔案中，所以人事部門通常是組織教職工在教師端口首先進行信息的錄入再進行審核入庫。有的教職工對人事管理信息化意識相對淡薄，由于教職工人員信息差異，很多模塊不可能都設置為必填項，所以教職工在填寫的時候出現了不太配合僅僅填寫一部分內容，或者因為有的信息被教職工認為是個人隱私而不去完善信息的情況，從而很難實現信息的及時性和全面性。

（二）系統智能化程度有待提高

高校人事管理過程中有時容易出現系統內各模塊相互之間功能上不關聯、信息不能共享互換、信息與業務流程和應用出現脫節的現象。傳統的人事管理方式雖然已經力爭做到精細化管理，但是由于管理體制等問題的存在，人事各個部門之間的關聯性較差，不同部門需求信息提供只是暫時的，不能形成長效機制，從而不利于人員信息管理工作的長遠發展。在部分高校的人事管理過程中，依然存在傳統的方式進行人事信息管理的情況，這種管理方式早已與現在人事管理的現狀不符。傳統的管理方式不利于查詢和管理信息，從而將導致人事信息失去了其管理的真正意義。高校人事信息管理系統還存在網上辦事系統不夠完善，并沒有形成便捷的共享系統的情況。

（三）人事管理信息內容需要優化

高校人事部門各專員在進行教職工的人事變更信息審核中發現，教職員工對人事信息管理系統中呈現出來的字段指標理解不一致，這是因為信息表述不精準導致。某些具體的字段指標意思相對難懂，有時概念含糊，導致教職員工在進行信息填寫的時候內容有很大偏差。有的數據指標之間有重復、混搭的現象，從而導致信息填寫簡單、錯漏或重復。有時需要提取教職工的信息時發現，人事信息管理系統中的信息不全面，人事管理信息不能全面反映教職工的素養。一方面是人事信息管理系統里的信息指標不全面，主要是因為系統里信息指標缺少，特別是社會服務、綜合表彰、進修培訓等模塊，教師的歸檔意識薄弱，未能及時有效地錄入人事信息系統，從而導致了信息的滯后性。另一方面是人事信息管理系統里的信息指標如“高級人才信息”字段偏高端化，只能對應少數優秀的人才等。

（四）系統功能需要不斷完善

高校人事管理信息具有種類多、信息量大、動態性、時效性、完整性、關聯性和復雜性的特點，從而決定了高校人事信息管理系統也具有相同的特性。所以系統開發和建設者會不斷挖掘新技術，朝著這個方向不斷進行優化和改進。高校人事信息管理系統功能需因時、因地、因事不斷改革創新，根據高校在實際應用過程中出現的問題不斷調試，在這一過程中，高校人事信息管理系統會因經常升級進行系統維護，且同時考慮人事信息管理系統存在安全的隱患，這是一個長期發展的動態過程，這一問題是不可避免的[4]。

四、高校人事信息管理系統的優化對策

（一）加強人事管理信息化宣傳

針對于在人事信息管理系統信息錄入過程中教師人事管理信息化意識不強、教職工配合度不高的問題，其主要原因在于宣傳力度不夠，普通教職工對系統還不夠了解，不能體會到人事信息管理系統給大家帶來的信息的長久性和便捷性。為進一步提高人事信息管理系統的使用率，要讓全體教職工能夠真正感受到人事信息管理系統的用處，必須加強宣傳和引導，從根本上提高人事管理信息化的意識，讓普通教職工從切身利益出發真正感受到人事信息管理系統“有用，好用”，才能有利于建設更加完備的信息系統。同時人事部門各專員應提高人事管理信息化意識和綜合素養，從人事管理的角度及時更新教職工數據信息，如“崗位聘用職稱信息”等，共同確保數據的“常新”和“高質”。

（二）搭建綜合大數據平臺建設

從高校人事檔案信息管理的實際出發，建立多層次、多梯度的人事檔案基礎信息庫，這也是人事信息管理系統的基礎信息庫。搭建好高校人事信息管理系統綜合大數據平臺基礎信息庫，從另一個角度看將有助于完善高校人事信息管理系統。高校人事部門的事務性工作，需及時添加在職在崗、離職、退休等人員的信息庫。根據人事管理實際需求，人事部門還要創建臨時用工人員、外聘人員和勞務派遣人員等數據庫[5]。高校很多采取“校——院”兩級管理體系，人事檔案基礎信息庫同時要滿足各二級學院、教輔部門人事的業務需求。二級學院人事部門除了可查詢本部門人員的多項基礎信息，還可健全本部門職工其他方面的信息，同時滿足上級人事部門各職能科室的需求。高校人事信息管理系統需要協助各單位科學、全面、高效地進行人事管理，高校需要對人事管理做好頂層設計，結合自己的實際情況建設綜合大數據平臺，實現人事管理信息化就越來越容易。

（三）優化系統模塊信息內容

鑒于高校人事信息管理系統其模塊之間的關聯性和該系統的諸多特點，用戶種類和數量多，各用戶計算機水平不同，對系統中各模塊的字段內容理解也不同，所以該系統整體構架要求設計簡單，操作方便、快捷，性能強大、高效，用戶很容易上手。人事信息管理系統需提供全中文操作界面，這樣用戶使用起來無需計算機專業知識反而更加易懂、易會[6]。在實際的推行過程中，人事信息管理系統組織的結構框架，還需要根據高校個性化特點進行進一步優化，模塊搭建上要符合學校特點，系統操作性和便捷性上要更加人性化，讓普通大眾感受到“很有用、很好用”。同時高校人事部門可針對人事信息管理系統信息的錄入制定操作指南，詳細介紹系統模塊信息以及錄入細節，還可以錄制講解視頻供各類用戶使用，從端口上解決各類用戶的錄入問題。

（四）確保系統數據庫的準確性和安全性

高校人事信息管理系統承載了全校教職工的人事信息，所以保證數據的準確性和安全性是人事管理過程中的重中之重。高校應設立專業的數據管理員，根據用戶設定不同權限從而保證數據的安全性及有效性。從準確性方面考慮，無論是教職工端口還是人事信息管理員端口，每次進行信息變更都應該留有記錄痕跡，例如可形成快照，使動態信息能夠及時呈現、保存和查詢。教職工進行信息變更或審核之后，都應該有信息提醒，方便變更信息及時、準確錄入數據庫。從安全性方面考慮，嚴格執行用戶認證手段，從而確保用戶訪問數據的合法性。同時人事管理部門應設定相關的安全管理制度，確保人事信息整體數據的修改只能被特定用戶進行操作，以期最大程度地確保人事信息數據的安全性，同時做好人事信息數據的備份與保存工作。

五、結語

隨著教育事業的發展，信息化建設已經廣泛參與到高校的管理模式和重要決策中。在高校推行人事信息管理系統，能夠大大提高人事管理工作效率，優化人事工作流程，同時大大加強了學校各部門的溝通和協作，更好地為全校教職員工服務，真正讓大家體驗到系統的優越性。高校人事信息管理系統在有效促進學校人力資源管理的同時，推動了學校整體實力的提升，是高校發展的重大改革和重大舉措。