電子會計檔案管理存在的問題與對策

■鐘曉燕

（江門市蓬江區政府投資工程建設管理中心）

隨著信息化時代的迅速發展，基于互聯網新型業態、新型模式的興起，無論是企業共享財務模式對會計檔案管理提出內在需求，還是企事業機關單位緊跟時代步伐需要，電子發票的應用已經普及，電子檔案已經滲透在財務日常檔案管理中。信息時代的浪潮催生出“互聯網+”、移動互聯網、云儲存、區塊鏈等新興技術，這些技術已經應用在電子憑證中形成會計檔案，做好電子會計檔案管理是企業的管理需求，更是時代的發展趨勢。

1 電子會計檔案與紙質會計檔案的優劣勢比較

1.1 電子會計檔案的優勢

1.1.1 減少紙張使用

黨的十八屆五中全會提出貫徹創新、協調、綠色、開放、共享的發展理念，堅持綠色發展之路，堅持節約資源、堅持保護環境、堅持可持續發展，堅定生態良好文明發展道路，加快建設資源節約型、環境友好型社會，為全球生態安全作貢獻。從大體上來說，使用電子會計檔案，減少紙張打印，減少油墨使用，減少由打印帶來的紙張、耗材、能源的消耗，直觀地體現綠色環保理念。

1.1.2 減少管理成本

一是節約檔案庫房成本，減少管理成本。會計檔案的保管期限有10年、30年和永久。《民法典》第一百八十八條規定，訴訟時效期間自權利人知道或應當知道權利受到損害以及義務人之日起計算，超過二十年的，人民法院不予保護，特殊情況可以申請延長。與房屋相關的發票檔案保管期限可能超過30年。與人的壽命相關的會計檔案保管期限可能在人的生命周期內都能用到，這個保存期限可能不止30年，如特殊工種退休、奶粉添加劑事件會計檔案等。面對如此之多有經濟價值的會計檔案資料，都需要檔案庫房存放保管，再算上貨架或檔案柜、過道、庫房設備等必要空間，換成租金或折舊成本，一個企業用于檔案管理的成本確實不少。相對于電子會計檔案，用數字形式儲存，除了計算機等設備載體需要占用辦公面積，電子會計檔案幾乎不占物理空間，能節約檔案庫房成本，減少管理成本。

二是節約人力成本，提升工作效率。管理檔案庫房、裝訂整理紙質會計憑證需要人力，這些工作基本是大量重復低價值的人力勞動，不止耗費經濟成本，也耗費時間成本。電子會計能實現自動歸檔，從整個業務鏈條來看，電子會計能實現數據采集、自動整理、智能編制憑證報表等一系列標準化、自動化流程，避免人為疏漏，節約人力成本，提升工作效率。

三是節約打印成本，提升經濟價值。電子發票無印制成本，無需郵寄，從全國量級來看，僅紙質發票換成電子發票已經產生巨大的經濟價值。對比其他紙質會計檔案與電子會計檔案，紙質會計檔案需要耗費紙張、油墨、耗材、設備折舊，還需要整理、裝訂，可能還有調檔郵寄、移庫運輸，需要庫房、人力等綜合成本；對比電子會計檔案幾乎無印制、運輸、庫房等成本，能明顯降低企業成本，提升經濟價值。

1.2 電子會計檔案與紙質會計檔案的保管比較

1.2.1 儲存介質比較

電子會計檔案的電子格式形式比較多，涵蓋DBF、TXT、ACCESS、JPG、PDF、EXCEL等，數據庫代表包括Oracle、SQLServer，歸檔元數據基于xml為主，這些電子數據可用電子計算機、光盤、硬盤、云儲存（實際也是儲存在服務器計算機上）、甚至區塊鏈作為儲存載體。紙質會計檔案的儲存載體只有紙張。

1.2.2 保護技術比較

基于電子會計檔案數據格式多元化、儲存載體多元化，應從數據可讀性與儲存安全性進行考慮。從可讀取性方面考慮，由于技術更新迭代迅速，應避免老舊的數據格式因無法讀取使得數據名存實亡，有些磁性介質應避免磁性消失造成的數據丟失。從安全性方面考慮，電子數據需要謹防被黑客攻擊，需要防篡改，需要備份防滅失等安全措施。紙質會計檔案需要控制檔案存放環境溫濕度，防潮、防火、防盜。無論電子會計檔案還是紙質會計檔案，都需要防意外、防自然災害，相較于紙質會計檔案，電子會計檔案需要更高技術保護措施，需要一定的運維成本，建立起備份機制，更能有效防止數據丟失。

1.2.3 數據查閱共享比較

在查閱便利性方面，電子會計檔案可以利用強大的檢索能力進行快速檢索，并實現按照給予權限進行權限內的資料查閱，能快速實現數據共享，可以遠程查閱數據，可以從移動端、PC端等不同的設備端口查閱數據，可以利用計算機的強大分析能力進行大數據分析，在數據利用率上大大優于紙質會計檔案。而紙質會計檔案由于物理空間制約，存放于庫房中不利于共享，在數據查閱方面也受到很大限制。相較于紙質會計檔案，電子會計檔案能實現財務共享，更能提供深挖數據價值的便利。

2 電子會計檔案管理的關鍵環節

《會計檔案管理辦法》第七條明確了可用計算機、網絡通信等信息技術設備作為會計檔案的管理手段。第八條、第九條明確了僅用電子形式保存的會計檔案的管理要求。一是電子資料來源真實有效，由電子設備形成和傳輸；二是電子資料能接收和讀取，電子憑證設定了經辦、審核、審批等簽批程序，符合會計憑證、賬簿、報表等格式要求；三是電子檔案與相關聯的紙質檔案建立了的檢索關系；四是電子檔案有效防篡改，有備份；五是需要永久保存的檔案或有重要保存價值的檔案不能僅用電子檔案形式保存；六是外部接收的電子檔案有符合《中華人民共和國電子簽名法》簽名的，可僅以電子檔案形式保存。

2.1 電子發票的管理要求

電子發票符合電子會計檔案的管理范疇，可僅以電子形式保存。電子發票應來源真實有效，掃描件不是源文件，而是源文件的掃描電子副本；打印出來的電子發票也不是源文件，而是電子文件的紙質副本。電子發票應由計算機等電子設備生成和傳輸形成，在管理時應保存電子源文件。在實際應用中應建立電子發票數據庫，以便數據真實性查閱、重復性檢索等。

2.2 電子憑證與非電子憑證的關聯

有的文件直接由電子生成和傳輸，如電子發票、電子銀行回單、電子簽批文件等，可直接作為會計電子憑證存檔，與電子會計憑證直接建立關聯關系。有的文件必須是紙質檔案，如紙質發票、差旅路橋費等，此時有的企業為了實現數據電子化便于管理與共享，紙質發票等文件也采用掃描形式實現電子化，但此時的掃描件并非源文件，而是紙質文件的電子副本，應保留紙質源文件。在實際應用中應建立電子會計憑證與非電子憑證的唯一檢索關聯關系，同一憑證號可以同時存在電子會計檔案與非電子會計檔案，只要建立唯一對應編號，建立檢索關聯關系即可。

2.3 會計憑證、會計賬簿、會計報表的保管

電子發票、銀行單子回單、由內部管理系統形成，經過內控審批的文件，如采購入庫單、產品出庫單、固定資產卡片、折舊分配表、固定資產減少單據，以及紅頭文件等內部文件，可以全部電子化。以上基本構成會計電子原始憑證。由財務核算系統形成的電子會計憑證可以全部電子化；由財務核算系統生成的會計賬簿，可以全部電子化；由財務核算系統生成的會計報表，包括科目余額表、各種項目輔助科目余額表、明細賬、月報、季報、半年報、年報，注意此處年報屬于永久性保存的會計資料，根據《會計檔案管理辦法》第八條第六款，電子會計資料不屬于具有永久保存價值或其他重要保存價值的會計檔案，因此會計年報不能只保存電子形式，其余報表均可全部電子化。

2.4 電子會計檔案的歸檔流程

全部電子化的數據資料可以以不同的數據格式存放于數據庫中，而憑證顯示最好以版式文件顯示。用唯一編號來控制對應的會計記賬憑證與紙質原始憑證的檢索關聯關系。在對電子會計檔案進行歸檔時，應進行待歸檔數據檢查、歸檔數據提交、完整性真實性檢查、分類整理、給定保管期限、卷宗組盒整理、賦權、移交保管、定期鑒定、銷毀等全生命周期檔案管理流程。電子會計資料歸檔標志：一是控制權移交檔案部門或檔案人員；二是存檔格式符合要求；三是元數據符合要求；四是離開原系統。

2.5 切換電子會計檔案的時點

在實際工作中，可以同時保留紙質會計檔案管理與電子會計檔案管理這種雙軌試運行階段，試運行一段時間后再正式切換成電子會計檔案管理。為了便于管理，應從一個完整的會計年度的年初開始執行電子會計檔案切換，即從1月1日起啟用電子會計檔案管理。

3 電子會計檔案管理存在的問題

3.1 企業信息化基礎薄弱

很多企業往往對會計檔案的重視程度不夠，沒有注意到歷史資料的信息價值，受制于傳統觀念思想指導，往往只注重能立刻帶來收入的業務，對信息化管理與支持力度不足。實現信息化、智能化需要與各業務模塊對接，甚至需要與外部銀行、供應商、主要客戶鏈接，需要高技術的軟、硬件支持，需要對這些軟、硬件進行更新維護。這些都需要企業有足夠的資金投入，一些小型企業無法在短期內實現高度信息化，從而無法使電子會計檔案管理達到理想效果。

3.2 采集源多元化，無保留源文件

對于不同的數據從不同的系統采集，數據源格式多元化，生成版式文件后保存在電子會計檔案中，無保留源文件；對于由掃描或拍照采集的數據源，可能分辨率不高造成數據模糊，同時無保留原有數據資料，這些無保留源文件均不符合電子會計檔案管理要求。

3.3 需要技術保障

首先，要對數據進行防偽驗證、重復驗證。電子發票極易被篡改，存在重復報銷風險，需要有效的技術保障措施識別發票真偽，查驗發票重復。其次，從不同系統提取的數據要會讀，要轉變成有用的財務信息、會計語言。對于從掃描圖像中提取的數據，要進行技術識別；基于從不同的系統提取的數據，更需要開發人員進行技術溝通與對接。再次，需要防止黑客攻擊、防止數據被篡改，保證數據安全性。建立遠程備份機制以及系統和數據安全保障，顯得尤為重要。最后，保障電子數據能長期保管。前文已述，電子會計檔案歸檔其中包括存檔格式符合要求，元數據符合要求，要脫離原系統，這就需要技術支持，保障數據的長期存續性與長期可讀性。

3.4 缺乏復合專業人才

會計電子檔案管理需要財務專業與信息技術專業的復合型人才。中國的專業設置現狀是這兩個學科是獨立的學科，這兩種專業技術是割裂的技術，在中國很難找到既有財務專業知識背景又有計算機信息技術的高端復合型人才。在企業從事會計檔案管理的人員往往由財務人員兼任，由于計算機知識匱乏難以開展系統運維檔案管理工作；而計算機專業的人員往往缺乏財務知識而難以開展數據的提取和管理使用的工作。

3.5 制度陳舊、權限設置不清

很多企業在面臨紙質會計檔案向電子會計檔案過渡的當下，電子發票都已經普及好多年，仍使用純紙質時代的管理制度，導致無法適應當下快速發展的信息時代催生的電子會計檔案管理要求，無法指導現實工作。

4 完善電子會計檔案管理的對策

4.1 支持多種數據端、多種數據源采集，及時分類

支持從移動通信端、PC端、各種程序終端采集數據，例如從條形碼、二維碼、APP、小程序中獲取數據；利用移動手機拍照功能、掃描器掃描功能，實現圖像數據采集，實現實時報賬信息采集。人工采集的數據，需要及時分類歸檔，以免造成大量數據堆積而需要耗費更多的時間整理，降低信息價值，而系統自動采集的數據基于技術運用能及時分類歸檔。

4.2 鼓勵研發，開發適合企業自身的會計檔案管理系統

各類企業的業務類型千差萬別，各個企業的管理模式也不盡相同，鼓勵企業研發適合自身企業管理需要、實現業務財務融合、財務中心信息共享、業務流程標準、賦權明確清晰的集數據采集、分析、處理、歸檔、再利用一體化的會計檔案管理系統。

4.3 加強培養人才

在智能電子會計檔案系統的使用管理中，需要既懂財務專業知識，也了解計算機信息技術的復合型專業人才，可以通過培養財務人員學習相關計算機技術來實現基礎管理工作；在系統研發方面，更需要既懂財務又懂計算機高端人才，加強人才培養，順應時代要求。

5 結 語

電子會計檔案能降低管理成本，提升經濟價值，挖掘數據潛能，使作業流程標準化、體系化，支持共享。在大數據、云計算的智能科技發展時代，電子會計檔案能真正實現業財融合，在業務系統自動采集成檔數據，將數據采集由事后轉變成事前、事中，更能及時發現問題，及時解決問題。未來，不止從企業內部各流轉鏈條業務端采集數據，可能還建立企業外部上下游業務鏈條的連接，甚至跨行業的業務連接。未來，差旅費的報銷將變得更簡單，飛機票、火車票等交通工具票據自動推送，餐費住宿費也自動采集。未來，隨著物聯網的不斷發展，數據造假變得更難，會計資料真實性更得以保障，聲音、圖像、影視都可能作為有經濟價值的數據，作為電子會計檔案來保管，這些都是紙質載體無法實現的。