高校財(cái)務(wù)會計(jì)檔案管理的內(nèi)控制度建設(shè)探究

■賴麗蓮

（福建水利電力職業(yè)技術(shù)學(xué)院）

1 引 言

為了確保高校在經(jīng)濟(jì)活動中能遵紀(jì)守法，資產(chǎn)能有效使用，且足夠安全，使資源在配置和使用上能達(dá)到最大化效益，避免財(cái)務(wù)出現(xiàn)弄虛作假、腐敗舞弊等現(xiàn)象，對于高校的內(nèi)部控制建設(shè)，國家和上級主管部門提出了新的要求，并進(jìn)行了明確，高校應(yīng)積極參與到內(nèi)部控制建設(shè)上來。財(cái)務(wù)會計(jì)檔案的內(nèi)控建設(shè)是高校內(nèi)部控制建設(shè)的重要組成部分，會計(jì)檔案真實(shí)、詳細(xì)記錄著高校的每一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，它可以為高校的財(cái)務(wù)管理指明正確的方向。財(cái)務(wù)會計(jì)檔案管理工作非常關(guān)鍵，但在實(shí)際工作中，這個(gè)工作受重視的程度很低。作為內(nèi)容建設(shè)的一部分內(nèi)容，檔案管理工作還存在著問題，需要高校在工作中把這些問題解決，使會計(jì)檔案管理的工作效能不斷提升。

2 高校財(cái)務(wù)會計(jì)檔案管理對內(nèi)部控制的重要性

首先，內(nèi)部控制的整個(gè)過程其實(shí)就是形成會計(jì)檔案的過程。高校財(cái)務(wù)涉及預(yù)算管理，財(cái)務(wù)事件各時(shí)期的審批、核算和決算等經(jīng)濟(jì)活動都以文字圖片形式真實(shí)的保存在財(cái)務(wù)會計(jì)檔案之中，對所有的經(jīng)濟(jì)活動進(jìn)行全面的控制，這就要求所記載的具有保存價(jià)值的圖表和文字等不同方式的會計(jì)檔案具有真實(shí)性，以保證所有會計(jì)資料的客觀準(zhǔn)確。

其次，高校的財(cái)務(wù)會計(jì)檔案管理過程中體現(xiàn)了內(nèi)部控制的原則。高校響應(yīng)教育部的號召，重視并積極參與內(nèi)部控制建設(shè)，將全面、重要、制衡和適應(yīng)性原則按教育部要求貫徹實(shí)施于內(nèi)部控制的整個(gè)過程。對所有的經(jīng)濟(jì)活動進(jìn)行全面的控制，從活動的決策、執(zhí)行到監(jiān)督，對其可能發(fā)生的重大風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行預(yù)判。這體現(xiàn)了全面性和重要性的原則。在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷更新的當(dāng)下，高校的財(cái)務(wù)會計(jì)檔案管理方式、存檔內(nèi)容、存檔方式等都發(fā)生了變化，這就是內(nèi)部控制適應(yīng)性的一種表現(xiàn)。

最后，高校財(cái)務(wù)會計(jì)檔案管理應(yīng)采用內(nèi)部控制方法。關(guān)于財(cái)務(wù)會計(jì)控制，內(nèi)部控制指南有明確指出，應(yīng)使會計(jì)機(jī)構(gòu)健全完善化，其職責(zé)和權(quán)限應(yīng)清晰明確，會計(jì)工作崗位應(yīng)設(shè)置合理合法，結(jié)合學(xué)校實(shí)際建立內(nèi)部會計(jì)管理制度，制定會計(jì)工作的基礎(chǔ)規(guī)范，明確會計(jì)管理要求，加強(qiáng)并重視對會計(jì)檔案的管理，記錄、收集、整理歸類學(xué)校產(chǎn)生各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，并最后歸檔，使會計(jì)業(yè)務(wù)的處理流程進(jìn)一步優(yōu)化和完善，促進(jìn)會計(jì)系統(tǒng)控制功能有效發(fā)揮作用。

3 當(dāng)前高校財(cái)務(wù)會計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀

3.1 部分管理人員的高校財(cái)務(wù)會計(jì)檔案管理意識淡薄

高校的財(cái)務(wù)部門是高校的核心部門之一，具有非常重要的地位。從現(xiàn)實(shí)的工作中看，大部分的高校財(cái)務(wù)人員都倍加關(guān)注財(cái)務(wù)相關(guān)工作，投入大量精力，卻對會計(jì)檔案管理工作不屑一顧。具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

3.1.1 檔案管理人員配備不足，未設(shè)置專職人員管理

許多高校的財(cái)務(wù)會計(jì)檔案管理工作是由會計(jì)兼職的，沒有單獨(dú)設(shè)置會計(jì)檔案管理這個(gè)崗位。由于會計(jì)平時(shí)工作量大，無法投入更多的精力和時(shí)間進(jìn)行檔案管理，有時(shí)就會讓出納進(jìn)行會計(jì)憑證的裝訂，這就違反出納人員不得兼管會計(jì)檔案的規(guī)定，無法保證會計(jì)檔案的準(zhǔn)確性、完整性、安全性。

3.1.2 平時(shí)收到的上級文件沒有及時(shí)上交學(xué)院檔案管理部門

部門在收到上級文件的正確處理流程為：文件接收部門先將文件交給院辦公室，由院辦公室進(jìn)行收文管理。

院辦公室會給出意見，通過電子流程轉(zhuǎn)交給院領(lǐng)導(dǎo)辦理，院領(lǐng)導(dǎo)會給出由哪個(gè)部門辦理的具體批示，最后由主辦部門將文件執(zhí)行情況反饋給院辦公室。由于財(cái)務(wù)會計(jì)檔案管理人員沒有進(jìn)行過專業(yè)的培訓(xùn)，部門之間的溝通也不到位，平時(shí)收到的上級都放在自己的辦公室，沒有在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)上交到學(xué)院辦公室，導(dǎo)致學(xué)院檔案管理部門不知道有這份文件的存在，所以檔案系統(tǒng)中無法查找到此份文件。

3.1.3 不能及時(shí)移交會計(jì)檔案

會計(jì)檔案如果產(chǎn)生于當(dāng)年，依照會計(jì)檔案管理辦法，應(yīng)暫時(shí)保管在財(cái)務(wù)部門那里，期限是一年，超過這個(gè)保管期限，再由財(cái)務(wù)部門進(jìn)行移交，由單位檔案管理部門接管。由于會計(jì)工作人員的業(yè)務(wù)范圍廣，無法及時(shí)對這些需要?dú)w檔的會計(jì)憑證進(jìn)行整理、裝訂、歸檔，就會延遲會計(jì)檔案的移交，存在積壓、延時(shí)等不良現(xiàn)象，這也不得于會計(jì)檔案管理工作的開展，也無法保障積壓檔案的安全性，容易造成檔案的遺失。

3.2 高校會計(jì)檔案管理制度不夠健全，或沒有落到實(shí)處

大部分高校的會計(jì)檔案管理都由獨(dú)立的檔案部門管理。會計(jì)檔案管理是一個(gè)專業(yè)性強(qiáng)的崗位，對其管理人員的要求高，而學(xué)院檔案管理部門的管理人員往往不具備財(cái)務(wù)管理這方面的知識，所以對移交的會計(jì)檔案并沒有對其進(jìn)行真正的管理，僅僅是提供場所進(jìn)行“保存”而不是“保”“管”，實(shí)際上仍然由財(cái)務(wù)人員在管理會計(jì)檔案。由于大部分高校都沒有根據(jù)自己的實(shí)際情況，結(jié)合學(xué)院的發(fā)展規(guī)劃，量身訂制出一套適合自己的會計(jì)檔案管理辦法，財(cái)務(wù)人員一般是用通用的會計(jì)檔案管理法來“保管”會計(jì)檔案，由于制度缺乏或不完善，問題頻出。

調(diào)閱會計(jì)檔案也存在很多不足。學(xué)院雖有具體的操作流程：業(yè)務(wù)部門提出申請、相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批、登記簽字、借閱或復(fù)印、歸還及查驗(yàn)等步驟。但在實(shí)際中業(yè)務(wù)部門沒有提出檔案借、調(diào)閱的申請，也沒有履行簽字流程，直接過來財(cái)務(wù)就借閱，這不符合學(xué)院的規(guī)定，會計(jì)檔案的安全性得不到保障。

3.3 高校會計(jì)檔案存檔內(nèi)容的新增和存檔方式的變更

在電子信息飛速發(fā)展的今天，會計(jì)檔案的存檔內(nèi)容不再局限于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，還包括在計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)及財(cái)務(wù)系統(tǒng)的應(yīng)用下產(chǎn)生的電子檔案及各類存儲介質(zhì)共存的會計(jì)檔案。傳統(tǒng)的紙質(zhì)會計(jì)檔案的保管只需要提供一個(gè)封閉的空間，做到防火、不丟失、防盜就可以了。而依賴于介質(zhì)存檔的電子檔案，對存檔介質(zhì)的保管提出了更高的要求。它受存放的環(huán)境、溫度、濕度、光線等方面的影響。對于電子檔案還要對它進(jìn)行備份和定期檢查，還要保護(hù)電子檔案載體，以保證電子檔案的安全性。

3.4 高校會計(jì)檔案管理方式落后

現(xiàn)在高校的業(yè)務(wù)范圍不斷拓展，也越來越復(fù)雜，經(jīng)營項(xiàng)目日益增多，會計(jì)檔案和原始憑證的數(shù)量也一路攀升。現(xiàn)在上級部門經(jīng)常對科研經(jīng)費(fèi)的使用、財(cái)政撥款項(xiàng)目的資金使用情況、基建項(xiàng)目資金的使用是否合理等進(jìn)行專項(xiàng)檢查，就需要查閱大量的會計(jì)憑證和項(xiàng)目明細(xì)賬，需要花時(shí)間把相關(guān)的紙質(zhì)憑證資料進(jìn)行復(fù)印供其檢查。紙質(zhì)材料經(jīng)過多次的翻閱后，很容易破損，不利于會計(jì)檔案的保存，無形中還增添了會計(jì)檔案管理工作人員的工作量。

3.5 高校會計(jì)檔案管理人員的管理水平有待提升

由于原始憑證日常監(jiān)管不夠到位，原始憑證在粘貼、裝訂時(shí)沒有符合規(guī)定。許多人在報(bào)銷時(shí)，都是采用固體膠對原始憑證進(jìn)行粘貼，由于粘貼沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，大多數(shù)粘貼的很隨意，會產(chǎn)生票據(jù)粘貼堆積、粘貼不牢的現(xiàn)象。這就導(dǎo)致單據(jù)上的重要內(nèi)容無法直接全部展現(xiàn)出來，也容易造成原始單據(jù)的丟失，影響檔案的完整性。這就要求會計(jì)檔案管理人員在日常的單據(jù)收集中對其進(jìn)行規(guī)范化的管理。

4 如何建設(shè)高校財(cái)務(wù)會計(jì)檔案管理的內(nèi)控制度

4.1 明確內(nèi)控建設(shè)在會計(jì)檔案管理中的重要性

高校要深刻認(rèn)識到內(nèi)部控制是重要性，它貫徹于會計(jì)檔案管理全過程。高校財(cái)務(wù)會計(jì)檔案管理的內(nèi)控制度建設(shè)要先從管理人員的意識入手，明確崗位職責(zé)和工作內(nèi)容，制定健全的會計(jì)檔案管理制度，把檔案管理的內(nèi)控建設(shè)當(dāng)作日常化工作來做，對會計(jì)檔案管理的內(nèi)部控制工作進(jìn)一步加強(qiáng)，在管理各項(xiàng)檔案時(shí)有制度加以規(guī)范和指導(dǎo)，從而使工作有理有序。

4.2 將財(cái)務(wù)會計(jì)檔案管理工作制度落到實(shí)處

高校財(cái)務(wù)會計(jì)檔案管理辦法既能規(guī)范財(cái)務(wù)會計(jì)檔案管理人員的日常行為，又能起到指導(dǎo)作用，保證財(cái)務(wù)會計(jì)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，提高會計(jì)檔案管理的效率，使會計(jì)檔案管理形成一個(gè)科學(xué)、高效、快捷的工作流。比如：對于收到的上級文件，按學(xué)院規(guī)定的流程辦理，及時(shí)移交學(xué)院的辦公室進(jìn)行收文管理，再通過系統(tǒng)對文件進(jìn)行下載進(jìn)行后續(xù)的工作；對于會計(jì)檔案的移交，要在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)移交給單位檔案管理機(jī)構(gòu)保管，避免造成會計(jì)檔案的積壓，防止會計(jì)檔案的丟失。

4.3 會計(jì)檔案管理實(shí)現(xiàn)專人專管

高校會計(jì)檔案管理的專業(yè)性比較強(qiáng)，高校領(lǐng)導(dǎo)及財(cái)務(wù)的主管人員要重視會計(jì)檔案的管理，應(yīng)單獨(dú)設(shè)置會計(jì)檔案管理這個(gè)崗位，配備專業(yè)人才，由專人專管會計(jì)檔案，也即由具體人員負(fù)責(zé)管理任務(wù)，有利于定崗定責(zé)，追根溯源。其具體過程為：第一，會計(jì)人員收集整理各部門原始憑證；第二，會計(jì)檔案管理人員對會計(jì)人員移交過來的原始憑證中的原始數(shù)據(jù)進(jìn)行審核；第三，保留符合要求的原始數(shù)據(jù)，裝訂后登記入冊，最后歸檔。在會計(jì)檔案的專人專管過程中，還要根據(jù)學(xué)校的會計(jì)檔案管理辦法，來約束會計(jì)檔案管理人員的行為，明確檔案管理人員的工作職責(zé)和工作要求，明確責(zé)權(quán)利。

4.4 遵循內(nèi)部控制原則規(guī)范化管理會計(jì)檔案

管理會計(jì)檔案應(yīng)在遵循內(nèi)部控制原則的基礎(chǔ)上進(jìn)行，是管理規(guī)范化、日常化。特別是在會計(jì)檔案的保管和調(diào)閱上，切實(shí)落實(shí)保管和調(diào)閱會計(jì)檔案制度，辦事做到有章可循，行必規(guī)范，行必果。調(diào)閱會計(jì)檔案的同時(shí)應(yīng)明確登記，要做好調(diào)閱登記，嚴(yán)格按照調(diào)閱制度流程，先由業(yè)務(wù)部門提出申請，經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批，經(jīng)過會計(jì)檔案管理人登記簽字后才能借閱或復(fù)印，而借閱或復(fù)印只能在檔案室內(nèi)進(jìn)行。如遇到一定需要外借的，需履行相關(guān)的手續(xù)并約定好歸還時(shí)間，歸還時(shí)檔案管理人要對其進(jìn)行查驗(yàn)，確保檔案是否完整無缺。同時(shí)，定期整理和清點(diǎn)相關(guān)會計(jì)檔案應(yīng)作為常規(guī)工作，成為會計(jì)檔案管理人員應(yīng)盡的職責(zé)。

要及時(shí)對到期檔案進(jìn)行鑒定銷毀。會計(jì)檔案管理辦法中明確指出，對于會計(jì)檔案的銷毀，會計(jì)檔案保管人、會計(jì)部門負(fù)責(zé)人、學(xué)院檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人和單位負(fù)責(zé)人都要在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽字。檔案銷毀工作由學(xué)院檔案管理機(jī)構(gòu)組織，會計(jì)部門派人共同參加銷毀。

監(jiān)銷人應(yīng)對要銷毀的資料進(jìn)行清點(diǎn)和核對，在銷毀后還要在銷毀清冊上簽名。只有嚴(yán)格按照相關(guān)的規(guī)章制度辦事，才能對會計(jì)檔案起到保障作用。

4.5 提升會計(jì)檔案管理人員專業(yè)技能及業(yè)務(wù)水平

高校財(cái)務(wù)會計(jì)檔案工作是一項(xiàng)細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn)且不容閃失的工作，這就要求會計(jì)檔案管理人員應(yīng)具備高水平的業(yè)務(wù)能力。未來，財(cái)務(wù)會計(jì)檔案管理工作發(fā)展趨勢是“互聯(lián)網(wǎng)+”智能化。這就要求會計(jì)檔案管理人員既要懂得應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，又具備扎實(shí)的檔案管理技能。所以，學(xué)院要重視會計(jì)檔案管理人員的培訓(xùn)，加強(qiáng)職業(yè)道德教育，每年都要安排會計(jì)檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)專業(yè)的培訓(xùn)，提升會計(jì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)知識和視野。強(qiáng)化內(nèi)部控制，提高風(fēng)險(xiǎn)防范能力，做到防患未然。長此以往，會計(jì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)將會有所提高，使得他們的專業(yè)技術(shù)和業(yè)務(wù)能力做到與時(shí)俱進(jìn)。

4.6 對財(cái)務(wù)會計(jì)檔案管理模式進(jìn)行改革

現(xiàn)在大多數(shù)高校雖有采用辦公軟件進(jìn)行做賬，但缺少專業(yè)的檔案管理軟件，就無法建立電子檔案。財(cái)務(wù)會計(jì)檔案的未來發(fā)展趨勢是信息化管理。在“互聯(lián)網(wǎng)+”的時(shí)代背景下，信息的共享化，電子檔案的廣泛使用，傳統(tǒng)的會計(jì)檔案管理已無法滿足現(xiàn)代的工作管理需求，為了適應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢，使會計(jì)檔案管理走上信息化道路，這就要求會計(jì)檔案管理進(jìn)行改革，創(chuàng)新其管理模式，才能推動學(xué)院會計(jì)檔案朝信息化以及規(guī)范化的方向發(fā)展與轉(zhuǎn)變。

4.7 學(xué)院應(yīng)建立內(nèi)部控制監(jiān)督隊(duì)伍

設(shè)立專門的內(nèi)部控制監(jiān)督隊(duì)伍對學(xué)院而言勢在必行，隊(duì)伍的架構(gòu)可由學(xué)院各系、部抽派出一名業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的老師組成，負(fù)責(zé)監(jiān)督控制學(xué)院的內(nèi)部，同時(shí)應(yīng)定期對學(xué)校內(nèi)部控制是否足夠完善、足夠有效等等風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估，出具評估報(bào)告。根據(jù)學(xué)院的實(shí)際情況將監(jiān)督檢查的范圍、頻率和方法舉措制定出來，重點(diǎn)的部門、業(yè)務(wù)及經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)應(yīng)作為常規(guī)監(jiān)督檢查內(nèi)容，定期或不定期的進(jìn)行突擊檢查，全面監(jiān)督檢查原則上一年不能少于一次。這樣可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)各系部在內(nèi)部控制中存在的問題，收集其反饋的問題，并將這些問題及時(shí)上報(bào)并提出整改意見，還要監(jiān)督、落實(shí)各系部的是否按照要求整改，是否全部落實(shí)到位，從而保障內(nèi)部控制體系的完善和有效，將其重要效能發(fā)揮出來，推動高校健康長遠(yuǎn)地發(fā)展。

5 結(jié) 語

在內(nèi)部控制制度的背景下，高校要加強(qiáng)對會計(jì)檔案的日常工作管理，在工作中認(rèn)真貫徹會計(jì)檔案管理制度，經(jīng)常組織會計(jì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，拓寬其視野，提高會計(jì)檔案管理人員的管理水平和綜合素質(zhì)，并以內(nèi)部控制規(guī)范為準(zhǔn)繩來加強(qiáng)會計(jì)檔案的管理工作，以提高會計(jì)檔案的管理效率和質(zhì)量，將有利于推動高校的高效率管理。