如何加強(qiáng)新形勢(shì)下事業(yè)單位人事檔案管理工作

■張亞梅

（甘肅省天水公路事業(yè)發(fā)展中心）

引 言

在事業(yè)單位運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，涉及到眾多的部門(mén)，職工資料相對(duì)較為繁雜，這就給人事檔案管理工作帶來(lái)較大的難度。事業(yè)單位人事檔案主要是對(duì)本單位內(nèi)部所有職工的基本信息、工作表現(xiàn)、社會(huì)經(jīng)驗(yàn)等信息進(jìn)行詳細(xì)記錄的資料，該資料也是開(kāi)展職工選用、培養(yǎng)等工作的重要依據(jù)。隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，以往的人事檔案管理方式方法已不能滿足事業(yè)單位發(fā)展的需要，尤其是在信息化時(shí)代背景下，傳統(tǒng)管理方式方法的操作復(fù)雜，工作量較大，不僅增大了工作人員的工作壓力，還很可能出現(xiàn)錯(cuò)誤。為此，事業(yè)單位必須加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理的創(chuàng)新工作，注重先進(jìn)管理理念與管理技術(shù)的有效運(yùn)用，從而確保人事檔案管理功能能夠很好地適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的需要。

1 做好人事檔案管理工作的必要性

1.1 有利于開(kāi)展職工績(jī)效考核與工作分配

通常而言，事業(yè)單位都具備專屬的績(jī)效考核系統(tǒng)與工作分配規(guī)范，通過(guò)做好人事檔案管理工作，可實(shí)現(xiàn)對(duì)單位內(nèi)部全體職工檔案的統(tǒng)一化管理，更加全面的獲取到職工的各種情況與具體工作表現(xiàn)等數(shù)據(jù)信息，從而為后續(xù)職工的績(jī)效考核、工作分配提供一定的依據(jù)，確保人事管理工作的公平、公正、高效開(kāi)展[1]。同時(shí)，人事檔案管理對(duì)事業(yè)單位內(nèi)部職工的個(gè)人發(fā)展、人力資源規(guī)劃均具備非常重要的意義，可以協(xié)助事業(yè)單位在今后的人事管理中均可以獲得更加系統(tǒng)、全面的發(fā)展規(guī)劃。

1.2 有助于監(jiān)督且激勵(lì)職工積極進(jìn)取

對(duì)于事業(yè)單位的職工而言，人事檔案會(huì)伴隨其一生，成為其生活和工作中必不可少的一筆，所以事業(yè)單位人事管理人員必須對(duì)每位職工的檔案進(jìn)行準(zhǔn)確無(wú)誤的記錄，可見(jiàn)，人事檔案管理工作不僅對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展起著重要作用，還對(duì)職工的一生具有深遠(yuǎn)的影響，可以在職工的日常生活和工作中發(fā)揮監(jiān)督和激勵(lì)作用，促使其始終以一種積極、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，自覺(jué)監(jiān)督和約束自己的一言一行，從而督促職工形成正確的三觀和思想意識(shí)[2]。

1.3 有利于促進(jìn)我國(guó)人力資源改革的不斷深入

當(dāng)前，我國(guó)社會(huì)、經(jīng)濟(jì)及科技水平的顯著提升，導(dǎo)致我國(guó)各企事業(yè)單位對(duì)人力資源的規(guī)劃、使用提出了更加嚴(yán)格的要求，在這一新形勢(shì)下，事業(yè)單位必須與時(shí)俱進(jìn)，加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理的創(chuàng)新和改革工作，使之能夠更好地貼合當(dāng)代人力資源規(guī)劃使用的需求。為此，在實(shí)際人事檔案管理工作中，事業(yè)單位需要切實(shí)做好檔案的儲(chǔ)存、分類、整理及保管工作，以便在后期更加科學(xué)的開(kāi)展人力資源定向培養(yǎng)與規(guī)劃工作，可以說(shuō)，只有具備一份真實(shí)、完備的參考數(shù)據(jù)，才能夠確保人才資源規(guī)劃與使用方案的合理性、可行性。

2 事業(yè)單位人事檔案管理工作的現(xiàn)狀

2.1 缺乏健全的管理機(jī)制

就當(dāng)前事業(yè)單位人事管理開(kāi)展情況而言，很多領(lǐng)導(dǎo)者和管理者都缺乏對(duì)人事檔案管理工作的準(zhǔn)確認(rèn)識(shí)，片面的認(rèn)為只是一項(xiàng)保管的事務(wù)性工作，由于上級(jí)的不重視，導(dǎo)致人事檔案管理人員的工作態(tài)度也比較懈怠，甚至有的事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者和管理者錯(cuò)誤的認(rèn)為，人事檔案管理僅僅是一項(xiàng)輔助性工作，這種思想就導(dǎo)致檔案管理人員在日常工作中得不到重視，阻礙其自我價(jià)值的實(shí)現(xiàn)，久而久之，就會(huì)嚴(yán)重影響事業(yè)單位人事檔案管理工作的質(zhì)量[3]。

2.2 信息化程度較低

現(xiàn)階段，事業(yè)單位人事檔案管理工作主要以紙質(zhì)檔案與電子檔案為主，然而很多事業(yè)單位都缺乏完善的基礎(chǔ)設(shè)施配置，在實(shí)際人事檔案管理工作中依然使用陳舊、落后的硬件設(shè)備設(shè)施，并未及時(shí)配置檔案管理所需的電子設(shè)備，如：掃描儀、計(jì)算機(jī)等，從而造成人事檔案管理的信息化水平較低，不利于事業(yè)單位人事檔案管理的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。另外，有的事業(yè)單位當(dāng)前依然存在人工文字記錄檔案的情況，并未實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，這種方式對(duì)檔案保管的安全性、完整性是非常不利的，且整個(gè)工作效率也比較低。

2.3 檔案管理人員的整體素質(zhì)有待提升

由于人事檔案內(nèi)容涵蓋了職工生活與工作的各個(gè)方面，詳細(xì)地記錄著職工的成長(zhǎng)信息和發(fā)展情況，具備很高的使用價(jià)值，且對(duì)保密性具備非常高的要求，所以對(duì)檔案管理人員的整體素質(zhì)也有著更高的要求，尤其是在信息化時(shí)代背景下，要求檔案管理人員既要具備傳統(tǒng)檔案管理能力，還要具備良好的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力[4]。然而當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理人員普遍缺乏這些能力，這就難以滿足新形勢(shì)下事業(yè)單位人事管理的需要。另外，當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理中的工作人員大多是兼職，這些人員往往很難專心開(kāi)展工作，日常工作也只會(huì)對(duì)檔案文件進(jìn)行分類歸檔，沒(méi)有進(jìn)行嚴(yán)謹(jǐn)?shù)奶幚恚@就嚴(yán)重影響到檔案管理的質(zhì)量。

3 強(qiáng)化新形勢(shì)下事業(yè)單位人事檔案管理的有效策略

3.1 健全人事檔案管理機(jī)制

首先，提高對(duì)人事檔案管理的重視程度。要想有效提高人事檔案管理工作的水平，首先必須正確認(rèn)識(shí)人事檔案。所以強(qiáng)化檔案管理人員、領(lǐng)導(dǎo)者、管理者及全體職工的檔案意識(shí)、利用意識(shí)顯得尤為關(guān)鍵。基于此，在日常人事檔案管理工作中，人事部門(mén)必須做好人事檔案相關(guān)知識(shí)的宣傳工作，及時(shí)轉(zhuǎn)變檔案管理工作人員的思想觀念，使之充分認(rèn)識(shí)到自己的崗位職責(zé)與工作性質(zhì)，利用先進(jìn)的檔案管理理念，不斷提升自身的信息化素養(yǎng)、精細(xì)化工作能力、管理服務(wù)素質(zhì)，增強(qiáng)其職業(yè)認(rèn)同感，準(zhǔn)確認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作的實(shí)際價(jià)值，樹(shù)立良好的責(zé)任感和敬業(yè)精神。同時(shí)，人事管理人員應(yīng)積極向廣大職工群眾宣傳檔案對(duì)其個(gè)人成長(zhǎng)發(fā)展的必要性，由于職工的工作表現(xiàn)、人生經(jīng)歷、政治面貌等均體現(xiàn)在人事檔案中，所以職工應(yīng)積極配合管理人員的工作，確保檔案管理工作的順利開(kāi)展。另外，事業(yè)單位需要確保負(fù)責(zé)人事檔案管理的工作人員的專業(yè)性與穩(wěn)定性，盡量減少兼職人員的比例，保證單位內(nèi)部職工的各項(xiàng)檔案信息得到及時(shí)準(zhǔn)確地記錄、更新及核對(duì)，最終確保人事檔案管理工作的順利展開(kāi)[5]。

其次，科學(xué)管理人事檔案，制定科學(xué)的管理制度。事業(yè)單位人事檔案管理有著很強(qiáng)的綜合性，要想獲得理想的人事檔案管理效果，除了需要人事檔案管理部門(mén)的努力以外，還需要事業(yè)單位內(nèi)部其他各部門(mén)的積極配合，所以事業(yè)單位需要結(jié)合自身具體情況，制定完善科學(xué)的人事檔案管理制度，以“金字塔式”的責(zé)任層級(jí)方式來(lái)合理劃分人事單位內(nèi)各部門(mén)的職責(zé)，通過(guò)分工協(xié)作的方式來(lái)對(duì)廣大職工群眾的檔案信息進(jìn)行收集、分類、整理及記錄，以此來(lái)有效提高人事檔案管理工作的效率，節(jié)約成本，實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案的合理化、系統(tǒng)化管理。

最后，強(qiáng)化人事檔案管理的制度化建設(shè)。在人事檔案管理工作中，事業(yè)單位必須嚴(yán)格按照黨中央提出的“從嚴(yán)管檔”的要求，全面建立從嚴(yán)管檔長(zhǎng)效體系，對(duì)國(guó)家對(duì)于檔案工作的各項(xiàng)制度規(guī)定進(jìn)行有效整理，然后立足于自身實(shí)際情況，明確檔案管理要求、管理考核制度、責(zé)任追究制度等，以此來(lái)對(duì)人事檔案管理的收集、整理、調(diào)用等各個(gè)工作環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范，從而切實(shí)提高人事檔案管理工作的效率與質(zhì)量。如：針對(duì)人事檔案的調(diào)閱，需要建立調(diào)閱登記備案制度，任何人或是組織調(diào)閱人事檔案，必須得到檔案部門(mén)或是檔案當(dāng)事人的書(shū)面同意；若人事檔案信息被查閱、轉(zhuǎn)遞過(guò)程中發(fā)生錯(cuò)誤時(shí)，應(yīng)得到本人同意，再進(jìn)行相應(yīng)的修改或是補(bǔ)充。

3.2 完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提高信息化程度

在新形勢(shì)背景下，事業(yè)單位必須積極順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求，結(jié)合本單位人事檔案管理的具體情況，不斷完善相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。尤其是針對(duì)檔案庫(kù)房的建設(shè)，既要合理把控庫(kù)房的空間大小，還應(yīng)合理把控庫(kù)房的溫濕度、安全性、通風(fēng)性、硬件設(shè)備設(shè)施的質(zhì)量等；同時(shí)，需做好檔案庫(kù)房的隔斷處理，以此來(lái)有效保護(hù)人事檔案的安全性與完整。

隨著信息化技術(shù)的廣泛應(yīng)用，人事檔案電子化管理已是大勢(shì)所趨。眾所周知，事業(yè)單位人事檔案儲(chǔ)存量非常大，管理工作比較繁雜，對(duì)管理人員錄入人事檔案資料、調(diào)閱檔案數(shù)據(jù)信息等有著很高的要求，僅僅依靠人力難以滿足工作本身的需求。基于此，在具體工作中，事業(yè)單位應(yīng)加大對(duì)人事檔案管理資金的投入力度，及時(shí)配備先進(jìn)的檔案管理電子設(shè)備，包括：電腦、掃描儀等設(shè)備設(shè)施，并在此基礎(chǔ)上，對(duì)先進(jìn)的信息化技術(shù)進(jìn)行有效利用，構(gòu)建信息化、電子化檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)事業(yè)單位內(nèi)部全體職工的檔案的統(tǒng)一化管理，安排專人對(duì)人事檔案進(jìn)行管理，單獨(dú)儲(chǔ)存，分開(kāi)存閱，以電子化的形式來(lái)查找檔案，從而實(shí)現(xiàn)信息共享，有效減輕檔案管理人員的工作壓力，實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確、迅速收集、整理、查詢及調(diào)閱[6]。

同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下必然要面臨著計(jì)算機(jī)病毒，而對(duì)于人事電子檔案的信息而言，在傳輸過(guò)程中可能面臨計(jì)算機(jī)病毒感染的風(fēng)險(xiǎn)，信息化檔案管理系統(tǒng)也可能面臨不法分子、病毒等攻擊，這就嚴(yán)重威脅到人事電子檔案信息的安全性和完整性，出現(xiàn)資源泄漏、丟失等問(wèn)題。為此，事業(yè)單位必須在建設(shè)信息化人事檔案管理的過(guò)程中，加強(qiáng)安全防范工作，具體做到以下幾點(diǎn)：①提高檔案管理人員的安全保密意識(shí)，結(jié)合我國(guó)檔案工作的相關(guān)規(guī)范和要求，制定科學(xué)嚴(yán)格的人事檔案管理安全保密制度，以此來(lái)有效約束管理人員的操作行為；②制定人事電子檔案管理工作的責(zé)任制度，明確各崗位人員的工作職責(zé)，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行復(fù)查，避免由于一些因素而造成原始樣本錯(cuò)誤。還需加強(qiáng)對(duì)電子檔案查詢、使用情況的監(jiān)督，避免出現(xiàn)檔案資料泄漏問(wèn)題的發(fā)生；③基于技術(shù)性層面來(lái)加強(qiáng)對(duì)信息化人事檔案系統(tǒng)的保護(hù)，即通過(guò)加密技術(shù)、防火墻技術(shù)、無(wú)線射頻技術(shù)、芯片智能識(shí)別技術(shù)等，來(lái)提高檔案信息的安全。

3.3 提高檔案管理人員的整體素質(zhì)

對(duì)于任何企事業(yè)單位而言，人才都是第一生產(chǎn)力，能夠?yàn)樽陨淼倪M(jìn)步和發(fā)展提供源源不斷的動(dòng)力。在事業(yè)單位人事檔案管理工作中，人才是主要服務(wù)對(duì)象，還是檔案管理工作的主體。要想確保人事檔案管理工作的有效性，促進(jìn)事業(yè)單位更加穩(wěn)步健康的發(fā)展，就必須構(gòu)建一支高素質(zhì)的優(yōu)秀檔案管理隊(duì)伍，不斷提高人事檔案管理人員的專業(yè)技能與職業(yè)素養(yǎng)，提高這一崗位人員的穩(wěn)定性和固定性，并加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的教育培訓(xùn)與考核，促使其不斷學(xué)習(xí)、提升自我，從而更好地滿足新形勢(shì)下事業(yè)單位人事管理工作與發(fā)展的需要。具體做到以下幾點(diǎn)：①加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理人員的教育培訓(xùn)力度，通過(guò)定期開(kāi)展相關(guān)專業(yè)培訓(xùn)，或是邀請(qǐng)專業(yè)檔案管理專家或是國(guó)際優(yōu)秀團(tuán)隊(duì)到單位內(nèi)部開(kāi)展講座、經(jīng)驗(yàn)分享，讓檔案管理人員能夠及時(shí)掌握更加先進(jìn)、全面的檔案管理理論知識(shí)與管理技能，學(xué)會(huì)更加科學(xué)有效的人事檔案管理程序與內(nèi)容，并促使其積極探究新理論、新技術(shù)、新方法，以此來(lái)推動(dòng)人事檔案管理工作的高質(zhì)高效開(kāi)展。同時(shí)，在信息化時(shí)代背景下，人事檔案管理人員應(yīng)積極學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)，不斷提高自身的綜合實(shí)力，以便更好地適應(yīng)新形勢(shì)人事檔案管理工作；②嚴(yán)格把關(guān)人才選用環(huán)節(jié)，事業(yè)單位需要積極向社會(huì)招聘優(yōu)秀的檔案管理人才，選擇專業(yè)能力好、政治覺(jué)悟高、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的人才，并做好上崗培訓(xùn)工作，確保所選人才能夠滿足本單位檔案管理的需要；③制定科學(xué)完善的績(jī)效考核與激勵(lì)制度，將人事管理人員的薪酬待遇、崗位謹(jǐn)慎與績(jī)效考核相掛鉤，針對(duì)工作表現(xiàn)優(yōu)秀的人員，給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，以此來(lái)調(diào)動(dòng)其工作熱情，改變其以往被動(dòng)的工作態(tài)度，全身心的投入到人事檔案管理工作之中。

4 結(jié) 語(yǔ)

綜上所述，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，以往的人事檔案管理模式已無(wú)法滿足事業(yè)單位自身發(fā)展與職工發(fā)展的需要，為此事業(yè)單位必須立足于新形勢(shì)，清晰地認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作開(kāi)展的意義和價(jià)值，結(jié)合黨中央關(guān)于檔案管理的相關(guān)規(guī)定，并深入分析自身當(dāng)前人事檔案管理工作存在的不足與問(wèn)題，提出針對(duì)性地解決辦法，建立科學(xué)完善的人事檔案管理制度，加強(qiáng)信息化、現(xiàn)代化的人事檔案管理建設(shè)，有效提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力與職業(yè)素養(yǎng)，從而促進(jìn)人事檔案管理工作的高質(zhì)量、高效率開(kāi)展。