江蘇省合法性審查檔案管理辦法

第一章 總 則

第一條為了加強合法性審查檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理、保管和利用工作，有效保護和利用檔案，促進檔案管理工作的標準化和規(guī)范化，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《江蘇省檔案管理條例》等法律、法規(guī)，結(jié)合合法性審查工作實際，制定本辦法。

第二條本辦法適用于本省行政區(qū)域內(nèi)各行政機關(guān)的合法性審查檔案管理。

第三條本辦法所稱合法性審查檔案是指各級行政機關(guān)合法性審核機構(gòu)在辦理重大行政決策合法性審查、行政規(guī)范性文件合法性審核、規(guī)章和行政規(guī)范性文件備案審查以及依申請審查活動中形成的、能反映審查真實情況、有查考利用價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

第四條檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理的原則。各級行政機關(guān)應(yīng)當將合法性審查材料的歸檔作為工作程序列入有關(guān)人員崗位職責，確保檔案的完整、準確與安全。

第五條按照“誰承辦，誰歸檔”的原則，由承辦人員承擔合法性審查材料的收集、整理工作，合法性審核機構(gòu)應(yīng)當指定兼職檔案員（或內(nèi)勤，以下統(tǒng)稱內(nèi)勤）負責集中保管當年度經(jīng)過系統(tǒng)整理的合法性審查文件材料，第二年按照規(guī)定時間向本單位檔案管理機構(gòu)移交；檔案管理機構(gòu)的檔案管理人員（以下簡稱檔案員）負責指導并承擔檔案的保管、利用等工作。

檔案管理工作，在業(yè)務(wù)上接受同級檔案主管部門的監(jiān)督和指導。

第六條合法性審核機構(gòu)和檔案管理機構(gòu)均應(yīng)遵守《中華人民共和國保密法》等保密制度，保守黨和國家的秘密。

第二章 檔案的收集、整理、歸檔

第七條在合法性審查過程中形成的具有查考利用價值的各種載體形式的材料均應(yīng)當收集齊全完整。

第八條合法性審查承辦人員在受理審查件后，應(yīng)當同步進行材料的收集工作。審查完結(jié)后，應(yīng)當核查材料是否齊全完整，發(fā)現(xiàn)缺漏的，應(yīng)當及時補齊。

第九條合法性審查材料的整理應(yīng)當遵循材料的形成規(guī)律，保持材料之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。

第十條合法性審查材料歸檔要求：

（一）齊全完整、簽署完備。歸檔材料應(yīng)當應(yīng)歸盡歸，文件正文與底稿（送審稿）、簽發(fā)單，正件與附件齊全完整，簽字手續(xù)完備。

（二）所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料應(yīng)當符合檔案保管要求，便于長期保存和利用。已破損的文件應(yīng)當予以修整；字跡模糊的應(yīng)當予以辨認、謄抄，易褪變的文件應(yīng)當同時保存復印件。

（三）按照文件內(nèi)在聯(lián)系、重要程度、時間順序科學排序。正件在前、附件在后；定稿在前、歷次修改稿在后；結(jié)論性文件在前、過程性材料按自然順序排列在后。

（四）聲像材料應(yīng)當按照相關(guān)的檔案整理要求進行整理，用文字標出攝像或者錄音的時間、地點、對象、中心內(nèi)容和攝影者等內(nèi)容。

第十一條合法性審查材料以件為單位，按照《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22—2015）進行整理。

第十二條合法性審查材料在審結(jié)年度歸檔。審查受理時間與意見簽發(fā)時間跨年度的，放在意見簽發(fā)年歸檔。終止審查的放在受理年歸檔。

第十三條合法性審查材料由承辦人于審查辦理結(jié)束后30日內(nèi)完成系統(tǒng)整理并移交合法性審查機構(gòu)內(nèi)勤，第二年6月底前統(tǒng)一向檔案員移交歸檔并辦理移交手續(xù)。

第三章 檔案的管理和利用

第十四條合法性審查檔案作為專業(yè)檔案管理。

第十五條已歸檔的合法性審查材料，不得從檔案內(nèi)抽取。確因工作需要增減歸檔材料的，應(yīng)當報檔案管理機構(gòu)和合法性審核機構(gòu)負責人批準后，由合法性審查承辦人員及檔案管理人員共同辦理，并在相關(guān)備考表中由具體操作人簽名并說明文件增減情況、操作的時間（年月日）。

第十六條對保管期限屆滿的檔案, 按照法定程序辦理銷毀或繼續(xù)保存事宜。

第十七條行政機關(guān)應(yīng)設(shè)專用庫房保管檔案，庫房周圍嚴禁存放易燃易爆物品。專用庫房應(yīng)當配備必需的檔案保管、保護設(shè)備，具備防盜、防火、防潮、防蟲（鼠）、防高溫、防光、防塵等功能，并逐步采用先進的管理和保護技術(shù)，保證檔案的安全。

第十八條檔案員應(yīng)當定期檢查檔案保管狀況，發(fā)現(xiàn)破損、蟲蛀、鼠咬、變質(zhì)或字跡模糊等情形，應(yīng)當及時采取措施，進行修補、粘貼、復制或作其他技術(shù)處理。

第十九條檔案員應(yīng)當依法依規(guī)提供檔案利用服務(wù)。

第二十條合法性審查承辦人員因?qū)彶樾枰?，可以按?guī)定調(diào)閱本單位歸檔的檔案。

外單位查閱檔案，應(yīng)當憑單位公函并經(jīng)單位負責人批準，方得查閱。涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案原則上不得查閱，必須查閱時，應(yīng)當符合有關(guān)法律法規(guī)規(guī)定并經(jīng)單位主要負責人批準。

第二十一條檔案原則上不借出，因上級行政機關(guān)調(diào)借檔案等特殊情況必須借出的，應(yīng)當根據(jù)正式調(diào)卷函件，經(jīng)單位負責人批準后辦理借出手續(xù)，并規(guī)定調(diào)借期限。

第二十二條外單位來函索要合法性審查意見或其他材料，根據(jù)外調(diào)要求，按規(guī)定查抄寄送，或通知該單位派人閱檔。

第二十三條借閱、調(diào)借的檔案，嚴禁涂改、圈劃、抽換、批注、污損和折皺，不得轉(zhuǎn)借其他單位或其他人員使用。

第二十四條經(jīng)批準抄錄、復制、復印的檔案材料，由檔案管理機構(gòu)核對無誤后，加蓋檔案部門專用章，與檔案原件具有同等效力。

第二十五條加強檔案信息化建設(shè)。逐步對已歸檔紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化存儲，建立檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫。江蘇省規(guī)章行政規(guī)范性文件備案審查工作平臺系統(tǒng)中的電子文件按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894-2016）執(zhí)行。

第四章 附 則

第二十六條本辦法自2022年11月28日起施行。

附件

合法性審查文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表

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