新時代地質資料檔案信息化建設的問題與對策

夏夢麗

河南自然博物館 河南 鄭州 450016

引言

在社會長期發展中，信息資源漸漸變成了社會和經濟活動的重要資源。經過信息技術的發展和推廣使用，讓信息產業的地位獲得了提升，并漸漸變成經濟中的重要產業。在此過程中，信息技術的作用，也對地質資料檔案管理產生了不小的影響。此時作為一種信息資源，檔案的重要性便會凸顯出來。因而，在新時代背景下，要求管理檔案工作者及時更新信息，加大檔案數字化作業，完成對地質資料檔案信息的數字化管理，為地質資料生產經營提供優質服務。

1 新時代地質資料檔案信息化建設存在的問題

1.1 傳統地質資料檔案數字化問題

傳統地質資料檔案數字化工作是新時代地質資料檔案信息化建設的一項極其重要的基礎工作。長期以來，傳統地質資料檔案數字化問題一直是困擾、阻礙地質資料檔案信息化建設的一大難題。這里所說的傳統地質資料檔案，不僅包括各種文字地質資料檔案，還包括各種圖片、聲音、表格、標本等不同形式的地質資料檔案，不能僅僅理解為狹義的紙質版地質資料檔案。

當然，不可否認，大部分的地質資料檔案都是紙質版地質資料檔案。這些傳統地質資料檔案，其中包括礦產資源、水文資料、物探、化控、遙感等多方面內容，對于我國地質工作的進一步發展具有重大意義[1]。

1.2 地質資料檔案工作者素質問題

地質資料檔案工作者素質與能力的信息化問題，大致包括以下幾個方面：一是對新時代地質資料檔案信息化建設的重要性認識不足，存在“我們只要保證檔案不丟失，不發生事故，我們就盡到了責任”[2]的錯誤工作定位認識。二是缺乏必要的與新時代信息化高速發展社會環境相適應的地質資料檔案信息化專業素質與能力，限制了地質資料檔案信息化建設的步伐。三是來自管理部門的地質資料檔案信息化專業理論知識與業務操作能力培訓提升跟不上，在很大程度上制約了新時代地質資料檔案的信息化建設。

1.3 地質資料檔案信息化技術問題。

新時代地質資料檔案信息化建設的核心是地質資料檔案信息化技術問題。長期以來，地質資料檔案信息化技術問題一直是困擾、阻礙地質資料檔案信息化建設的第三大難題。

地質資料檔案信息化技術問題是廣義的而不是狹義的，它包括新時代地質資料檔案信息化建設過程中遇到的所有技術難題。新時代計算機技術在地質資料檔案信息化建設中存在的問題主要有3種：一是計算機技術大多被當作一種輔助工具或者輔助角色；二是通過計算機技術建立的地質資料檔案信息數據庫，大多是低水平的重復建設且利用率較低；三是存在計算機技術應用先進超前和地質資料檔案工作者計算機操作技術低下滯后之間的不協調問題。

2 新時代地質資料檔案信息化建設的相應對策

2.1 不斷加大傳統地質資料檔案數字化步伐

由于傳統地質資料檔案是由包括各種文字、圖片、聲音、表格、標本等多種文獻資料構成的，內容多而繁復、類型形式多樣，實現全部傳統地質資料檔案數字化是一個循環往復的長期過程。

首先，要努力實現傳統地質資料檔案目錄的數字化；其次，必須對本單位傳統地質資料檔案的使用情況進行調查和分析；再次，要根據本單位傳統地質資料檔案的實際使用情況對所有的傳統地質資料檔案逐步實現電子化，尤其對于那些載體質量較差、內容信息已經較為模糊的傳統地質資料檔案，應該優先進行電子掃描錄入數字化；最后，再將這些數字化過的傳統地質資料檔案刻錄成光盤妥善保存。可以預見，地質資料檔案數據中心是新時代地質資料檔案信息化建設的未來發展方向。

2.2 不斷提升地質資料檔案工作者專業素質

具體來說，可以從以下幾個方面努力：一要更新轉變觀念，提高思想認識。應徹底改變傳統的地質資料檔案管理思維方式，提高其對地質資料檔案信息資源進行多元、科學、有序整合的新時代地質資料檔案信息化建設的思想認識；同時，要不斷更新轉變檔案管理部門的領導者的思想觀念，使其在思想上對新時代地質資料檔案信息化建設給予支持和重視。

二要提升專業素質，強化操作技能。作為地質資料檔案工作者，不僅要學習掌握新時代地質資料檔案信息化建設的專業理論知識，提升自身專業素質，更要強化操作技能的練習，熟練掌握應用數字化技術、信息存儲技術、網絡通信技術、多媒體技術等新時代地質資料檔案信息化建設的專業操作技能。

三要加強培訓教育，提高管理水平。作為地質資料檔案管理部門的領導者，要制定切實可行的培訓教育計劃和培養教育目標，采取包括上崗培訓、專業進修、業余學習、參與學術活動等多種多樣的培訓方式，對地質資料檔案工作者進行定期或者不定期的教育培訓，尤其要加強地質資料檔案工作者的檔案信息化技能操作培訓，讓他們了解并掌握更多的地質資料檔案信息化管理技術并能熟練應用，為推進地質資料檔案信息化建設增磚添瓦、貢獻力量。

2.3 不斷強化地質資料檔案信息化技術應用

由于大數據技術、互聯網技術、數字化技術、信息化技術、智能化技術、網絡安全技術、融媒體技術等現代信息技術發展迅猛、日新月異，需要新時代地質資料檔案信息化建設不斷強化完善信息化技術的換代更新應用，為下一步建設地質資料檔案數據中心打下堅實的技術基礎。以計算機技術為例，新時代應加大計算機技術在地質資料檔案信息化建設中的應用力度。

一要充分重視計算機技術在地質資料檔案信息化建設中的功能作用，從財力、物力以及配置等方面進一步加大計算機硬件設備和軟件設備的投入[3]；二要注重地質資料檔案信息化專業人才的培養，加大相關人員的培訓教育與傳幫帶力度；三要逐步建立一個科學完整的地質資料檔案信息化管理系統，制定一套有效規范的工作制度標準，確保計算機技術在新時代地質資料檔案信息化建設中持續應用。

2.4 成立文件目錄數據庫

首先，需要地質資料建立健全檔案目錄數據庫，將所有資料加以分類，按照檔案名稱內容，錄入計算機中，形成檔案目錄數據庫，從而讓員工利用此快速查詢資料，同時也能夠給管理工作提供便利。其次，地質資料必須建成對應的檔案狀態數據庫，使用網絡傳輸模式，把地質資料的信息資料及時錄入數據庫內，完成數據庫的更新。由此，協助地質資料檔案使用人員對最新檔案數據加以查閱，提升便利性，讓檔案數字化管理更加有序。

2.5 建立專題數據庫

為實現一些檢索需要，應該建成檔案專題數據庫。如果館藏中的檔案只憑借文件級別目錄是無法處理所有檢索問題的。而隨著客觀需要的變化，對檔案的集中利用需要是常常發生的，建立數據庫，是檔案管理的突破口。按照館藏檔案內容確定專題數據總體布局；按照需要分期建立專題數據庫；按照文件內容和檢索分別設置專題數據結構。

2.6 數字化檔案服務工程

數字化檔案利用服務工程是以局域網、互聯網為平臺，利用安全管理制度、網絡運行機制和數字加工，環環相扣，保證數字化檔案的精確。利用防火墻、數字水印等技術，在技術上保證數據安全，利用網絡完成檔案的法律效力，達到遠程給使用人員提供便利和精準的數字化檔案。

2.6.1 在局域網上使用。在局域網中，所有接待人員都有檢索權利，對目錄數字化的檔案實行利用掃描全文的方式，讓全文數字檔案有同樣的效果，借助電子計算機技術達成數字化檔案。數字化檔案獲得了法律法規的支持，給檔案管理參與電子政務供應了新方式。

2.6.2 在互聯網上應用。使用檔案網站，經過CA證書等方式，來幫助領導進行遠程數據的審批，主要進行檔案的遠程查閱、打印。尤其是將CA證書發給立檔單位或使用單位檔案室，為CA用戶遠程提供檔案證明和數字化檔案法律效應的展現，降低異地現場查閱的不便，讓檔案管理參加電腦政務變成現實。

2.7 培養檔案人員的互聯網思維

基于互聯網背景中，檔案資源的管理更多是利用信息技術和網上平臺，因而培養檔案管理人員的互聯網思維是建立高素質資源管理團隊的基礎。加上檔案資源管控是一項保密性和科學性很高的工作，新時代的檔案管理人員應當有軟件開發、網絡運營和網絡安全維護等技能，以便保證檔案管理人員專業技能和網絡技能的培訓工作，落實提升檔案管理人員的專業技能和網絡技能培訓工作，落實提升檔案管理人員利用網絡技術處理工作中的問題。在培訓基礎上，應當不斷吸納網絡應用能力強的人員加入檔案工作中，提升檔案資源修筑工作實效性和創新性。

3 成立地質資料檔案數字化需要處理的問題

3.1 制定貫穿電子文件地質資料標準

熟悉正規系統軟件的功能，指導基層部門和人員去維護系統軟件。將文件數據、文件格式、存儲備份等工作加入檔案業務指導、培訓中，讓工作人員熟練管理系統的基礎操作。

3.2 使用統一的檔案管理系統

檔案管理軟件要提升對需要的適應性，系統軟件的研發和檔案信息化建設發展保持一致。跟蹤了解檔案業務，跟上檔案信息化標準的創新，充分調研，根據地質資料生產經營模式和工作流程建立檔案信息數據庫。建立統一的管理系統，給電子文件的運轉提供統一的標準的平臺。

3.3 規范元數據及其標準

不夠標準的數據不能實現統一管理，應該進行增量電子化的部門，要從電子文件構成階段開始就應該嚴格執行統一數據標準，從而完成對電子文件的全權管控，讓檔案資源在線流轉更有效果。

3.4 不同專業系統的接口要相互連通

檔案信息系統的增量數據主要源自構成地質資料信息的部分，應該必須保證不同專業系統接口的流通。但在實際工作中，檔案信息管理和別的專業管理存有物理隔離，只好憑借后期技術改良達成接口連通、數據對接和在線流轉。

3.5 加大檔案信息化修筑業務監督

從實際效果看，增量檔案電子化相比存量檔案數字化技術更好。對于檔案業務部門，地質資料其他部門通常對電子歸檔不夠看重，地質資料的科研探究一線便是檔案資源數字化建設的前沿。檔案部門應該掌控好這一前沿，處理好有關部門和工作人員信息化建設的業務指導。而數字化建設，應該促成地質資料基層部門信息化的普及。突破增量檔案電子化的發展限制，抓住基層信息化工作。增量檔案電子化技術性高，而存量檔案數字化工作量大，二者難度都高。在存量和增量間，后者是重點，前者是基礎，因而應該重點處理增量電子化標準的制定與執行。加強檔案信息管理系統的升級和維護，確保檔案數字化建設督導和考察的常規化。因為檔案數字化工作已走上了正軌，檔案數字化建設的重點必須轉移到基層單位和部門的數字檔案建設方面。讓地質資料積極開展科研、生產數據信息的增量電子化和存量數字化。把電子文件的規范管理加入部門年度績效考評內，從而提升檔案數字化管理水準，完成數字化地質資料的目的。

檔案數字化是一個復雜而龐大的系統，是一項艱巨的任務。數字化進程中使用檔案館和檔案數字化專業外包公司合作模式，有助于對社會資源的配置，提升檔案工作效率，減少業務運營成本。對該模式中出現的問題，要歸納經驗，使其在推廣中不斷健全。