全流程管理理念下高校科研管理系統發展現狀探索
——以常州大學為例

文/常州大學 周雪

科研項目是高校科技創新創造的主要呈現形式。近年來，隨著科研項目多元化、多類型的趨勢愈發顯著，高校科研項目呈現數量增多、成果增多的發展特征，同時各種新類型項目和成果比重不斷加大，促進并帶動高校科技發展進程。與此同時，對管理人員的管理方式及管理能力也提出了更高的要求。信息化技術已成為管理人員創新管理方式、提升管理能力的重要手段，隨著大數據時代的來臨，科研管理系統在高校科研項目管理中的重要性不言而喻。然而，大多數高校科研管理系統處于相對獨立的運行狀態，在項目管理、經費管理、成果管理等過程中涉及面或有缺失，多個管理部門互相打架，管理協同困難，無法滿足越來越復雜的高校科研發展需求。基于此，研究分析現有高校科研管理系統存在的問題，并以科研項目全流程覆蓋的理念為導向，建立符合現代高校科技發展需求與趨勢的新型科研管理系統，顯得尤為重要與迫切。

一、高校科研管理系統的現狀分析

（一）多管理部門交互性構建不科學，亟須打通辦事壁壘。1.存在的問題。多管理部門有效聯合效果不佳。在高校科研管理體系中，以橫向科研為例，使用者大多要歷經申請、審批、立項、經費到賬劃分、經費報銷、項目結項、績效分值分配等多個流程，往往涉及學院研究所、科研管理部門、資產管理部門、財務部門等，如果管理系統不能將多方有效聯合起來，形成綜合性可操作的線上系統，勢必會造成使用者各項審批“五花八門”、蓋章流程“跑斷腿”等現象，也容易滋生各個部門在處理同一項目時規避責任、權責不明的問題。此時，現代化應用操作系統就顯得不那么現代了。在現有科研管理系統中，仍然存在多部門信息交互性不足、共享性差的問題，比如紙質審批仍然是部門之間信息交互的主要方式之一，在用印用章、經費到賬、資產分配等問題上需要開具各類審批單逐一進行線下辦理。2.原因分析。管理系統交互性共享設計更新不足。高等院校科技研究的特殊性與重要性不言而喻，但早期在設計科研管理系統時，著重考慮教師與科技管理部門之間的互動關系，以完成高校科研管理的數字化進程。但是在時代發展中，其他管理事項及管理部門開始分散及增多，科研管理系統的便捷性及智能性不斷打折扣，從而出現以上問題。3.需求分析。流程處理少跑腿，線上處理優先有效。作為科研管理系統的主要應用者，項目負責人需要以線上管理系統完成大部門項目管理流程，減少不必要的線下審核，尤其在疫情常態化背景下，顯得更為重要。能夠避免因審批時間問題、防控政策等客觀問題造成的流程擱置。

（二）科研管理系統同質化趨向顯現，兼容性與特殊性考慮不足。1.存在的問題。使用過程中業務功能的流程連貫性不夠。目前，由于各高校科研管理工作情況各不相同，在具體的功能模塊上存在差異，購買的非定制的科研管理系統無法完全滿足各高校的實際需求，造成系統業務流程與高校實際工作要求存在功能模塊較為分散，流程辦理連貫性較差的問題。如：在科技成果轉化中，沒有將高校現有維護專利信息與授權專利系統打通，老師在專利申請—繳費運營—成果轉化這一完整流程中往往需要用到多個系統；科研管理系統一般涉及縱向項目、橫向項目，一般辦理流程包括項目申報、評審、立項、中檢、變更、結項等環節，在實際操作中，往往有些可以在系統中完成，有些需要紙質申請、管理人員審核蓋章；經費到賬方面也常常與財務系統脫節，完成項目經費入賬、分配、使用需要項目負責人跑多個部門，十分不便。2.原因分析。系統設計兼容性與特殊性考慮不足。由于市面上成熟的軟件系統多數為常規固定模塊，而定制軟件需要耗費更多的時間和經費，很多高校并沒有注意到此項工作的重要性和必要性，造成系統兼容性與特殊性考慮的天然不足。3.需求分析。系統設計“對癥下藥”，方便實際工作的開展。無論是對于使用系統的老師還是科技管理工作人員來說，貼合學校實際需求的系統，才是助力高校科技管理工作的強有力幫手，反之則會造成用之麻煩、棄之可惜的局面。這就需要學校組織專門的對接團隊，劃撥專項設計經費，認真研究本校特點，收集意見與建議，與系統設計公司多次商討、論證，以形成更為適用的專業系統。

（三）科研管理系統缺乏輔助決策功能，數據利用智能化不足。1.存在的問題。一方面，大數據智能化分析利用不足。目前，高校科研管理系統的數據導出通常以固定字段的表格形式為主，對于簡單直觀的統計數據多數需要經過后期人為處理，這種方式不僅耗時耗力，也因人為工作失誤而造成統計誤差，這與大數據智能化、便捷化的利用方式不相符合；另一方面，分析、研判科研管理系統中堆積的大量不同年份的數據，對管理人員的數據統計和分析能力要求較高，往往對數據的使用僅限于簡單查詢和統計，缺乏對數據內在信息的挖掘和分析，難以服務于學科交叉、優勢學科遴選、科研發展方向等學校重要決策工作，無法更好地給科研管理人員和校內高層次管理人員提供決策支持。2.原因分析。系統設計數字智能化、信息化不足。高校數字化校園建設日益廣泛和深入，科研管理系統作為高校信息化數字化建設的重要組成部分，亟須調整以往“簡單粗暴”的功能設計思路，走向更加精細化的分類管理系統。目前高校科研管理系統主要功能板塊為信息錄入、信息查詢、信息導出三大方面，尤其在信息導出方面尚未體現出較高的數字化、信息化功能，導致在智能化數據分析方面存在利用困難的問題。3.需求分析。增加數據自動化智能分析功能。作為高校科研管理人員，除了繁雜的日常工作外，還需要為學校的學科發展、科學研究等提供更好的決策分析，這就要求管理人員充分利用科研數據，主動進行分析和研判。因此，在現有數據導出的基礎之上，通過設計，實現相關數據自動化生成圖表的功能，將會有效提高工作效率與準確性，為學校的發展提供科技化支持。

二、項目全流程管理理念的價值導向

項目先后銜接的各個階段的全體被稱為項目管理流程，高校科研項目的項目管理一般由項目申請、項目審批、財務管理、結題管理、分值及獎勵分配等構成，流程模塊復雜、涉及部門繁多。在國家進一步為科研人員松綁的大政策環境下，科研項目的流程管理必須向全流程管理模式轉變，將各個管理流程集合化，最大程度實現全流程管理在數字化平臺上綜合進行，不僅有利于減少高校科研人員項目管理精力，也有利于構建多效統一的信息化管理平臺，進一步提高高校科技管理的現代化程度。

三、我校科研管理系統的構建探索

（一）完善擴充管理人員及平臺構成。對科研活動相關人員及組織結構進行擴充及管理，主要包含科研處管理員、專利管理員、論文被引管理員以及各學院科研院長、科研秘書、科研人員等。同時支持對專家人員信息的管理，對專家庫人員進行信息維護與更新。還增加對學校科研平臺的錄入、管理。系統實現科研人員、職能部門管理人員、學院管理人員、專家、平臺之間的橫向擴展。

（二）擴展并組合功能模塊。1.經費管理模塊。功能集結有經費入賬、經費執行、經費預警及財務對接四項子菜單，不僅能夠查詢到包括撥款單位、經費總額、到賬時間等的項目經費具體入賬信息，也能夠對經費調賬、經費外撥、經費工作量分割、項目績效分割、經費結轉、報銷、執行進度等進行實時應用與管理，還能實現科研項目入賬與財務的雙向信息共享，并針對經費執行進度自動發出預警信息。通過增加經費管理模塊，有效打通了原本科研管理系統與學校現用的財務系統分離的現狀，通過系統間的數據及業務流程關聯，減少科研人員來回跑的情況發生，提升了原有科研經費管理的手段，大大提高科研管理與財務管理部門的工作效率。2.基礎資源模塊。系統新增基礎資源模塊，主要目的在于實現校內外的信息對流與共享。首先，在基礎資源模塊中，對學校科研隊伍和基礎研究平臺機構的信息進行實時維護與更新，對于掌握學校科研隊伍構成、平臺建設現狀等具有重要意義；其次，新增資源對接欄目，主要對接科技云、社科云統計，實現系統導出的文件可直接導入云統計平臺，大大提高了工作效率；再次，考慮追蹤學校科技水平發展情況，系統能夠對接并展示本校數據與國內高校的對比情況；最后，為了加強信息共享性，系統在基礎資源模塊中加入綜合共享欄目，科研管理人員能夠向科研人員共享科研管理文檔等資料。3.對接校園管理模塊。科研管理系統通過與學校數字化校園進行對接，實現科研系統的統一身份認證登錄，并同步科研人員等的基本信息，以保證個人信息的準確。在科研管理系統首頁對接學校管理信息的通知公告與待辦事項，逐步實現雙系統的信息共享與對接，實現統一性。

（三）不同類項目分塊管理。1.縱向項目管理。根據縱向項目的管理特點，通過不同角色劃分不同的管理模塊，主要包含立項項目、項目變更、項目中檢、項目結項、政府項目接入等欄目，管理人員可設置項目分類、預算標準；科研人員可自行對973計劃、國家科技支撐計劃、863計劃、國家自然科學基金項目、主管部門科技項目及國家科技部、發改委、其他部門項目，省、市、自治區科技項目，企事業單位委托科技項目、國際合作項目等的立項信息、項目成員、校內課題、合作單位和項目預算等進行信息錄入，管理人員進行審核，完成立項登記。管理過程中針對縱向項目與財務項目經費的管理特點，實現科研過程中的經濟活動與財務核算的緊密銜接，達到科研管理與財務經費管理的全面對接。2.橫向項目管理。橫向項目因其自身特點，主要以合同管理為主線內容，功能模塊包含進賬合同投標、進賬合同簽訂、進賬合同認定、進賬合同變更、進賬合同結項、出賬合同簽訂、合同供方單位等，管理人員可進行合同分類設置及預算標準設置。科研人員同樣能夠自行進行合同信息登記，對合同成員、預算、用章信息進行線上提交，等待管理人員審核通過后即可直接辦理，無需多次進行現場審核修改。此外，學校以石油石化行業為發展特色，增加專門科技項目管理模塊，主要來源為中石化、中石油、中海油總部及下屬企業和科研院所，石油石化類合作高校、其他能源化工總部及下屬企業等，系統能夠實現不同條目科研項目的分類導出，大大提高管理效能。3.校級項目管理。根據學校實際發展情況，系統列有校級項目管理模塊，主要針對校級科研項目和校基金的管理，包含有申報項目、項目評審、項目立項、項目變更、項目中檢、項目結題等條塊，管理人員能夠對項目分類、預算標準、評審方案等進行個性化設置。通過對校級項目的關注，能夠進一步激活校內科研活力，培育科研成果，釋放科技創新動能。

（四）基礎模塊的整合升級。1.成果管理。成果管理模塊中主要包含對科研成果、知識產權、成果獲獎、學術交流的管理：一是對學術論文、學術著作、研究報告、鑒定成果、藝術作品等進行信息收集；二是管理我校所有專利數據，管理所有單位署名為我校的著作權、標準、藥證、新品種等，并維護代理公司信息；三是進行獲獎成果的申報，管理所有署名為我校的獲獎成果，并增加獲獎評審，制定評審方案并進行專家分配、打分等流程；四是管理我校主辦會議、學術講座、參加會議情況、管理合作研究類項目的人員派遣和接受等。2.考核獎勵。包含對校內各考核崗位的考核、對各項業務類型的獎勵及績效分配。其中，崗位考核及考核獎勵是依照相關科研管理文件制定科研考核方案及計分、獎勵細則，依據相關內容及要求進行考核和獎勵，并對相關內容進行多輪公示，科研人員依據最終確定的考核結果進行績效的分配與提交，管理人員進行統一審核。

（五）科研數據統計可視化、智能化呈現。根據主管部門的要求，對科研管理過程中的相關數據進行統計，支持主管領導部門要求的數據上報格式，支持自主選擇關鍵詞自動生成相關EXCEL表格；支持學校的多種科研統計口徑，生成相關報表信息；首頁顯示本年度學院科研經費TOP5，年度經費到賬情況與立項經費情況、年度科研項目到款經費比較、核心論文發表走勢等統計圖，便于直觀高效地掌握實時科研項目數據并實現對比，有利于為學校層面的決策分析與制定提供依據。

四、結語

在新時代背景下，高等院校承載著科技創新的重要使命，科研管理系統承載著服務科研人員、管理科研項目等的重要功能，需要進行更新維護和個性化設計，以滿足各種復雜的項目管理需求，最大限度地提高高校科研管理效率。本文淺析科研管理系統存在的問題及原因，以常州大學科研管理系統為例，從全流程管理出發，為高校科研項目管理提供支持，助力高校高質量發展。